Champ de relation de recherche

Champ de relation de recherche

Les champs de relation de recherche permettent aux utilisateurs d'associer des enregistrements entre deux modules. Supposons, par exemple, que vous ayez deux modules : Students et Courses. En ajoutant un champ de relation de recherche appelé Course type dans le module Students, les utilisateurs peuvent sélectionner un cours lors de la création ou de l'ajout d'un nouvel enregistrement d'étudiant dans Zoho CRM et voir la liste des étudiants inscrits à un cours particulier dans la liste associée du module Courses.
 
Bien que le champ de relation de recherche Course type affiche les noms des cours pour lesquels un étudiant a exprimé un intérêt, vous pouvez utiliser l'option du module Field of lookup si vous souhaitez obtenir plus de détails, comme les frais de scolarité, la durée du cours, les matières, le nom du professeur, etc.

Scénarios professionnels

  1. Afficher les détails supplémentaires d'un contact dans le module Deals
    Les vendeurs peuvent afficher l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le référent d'un contact et, à côté du champ de relation de recherche principal, le nom du contact. Ils peuvent également afficher les valeurs de ces champs dans un rapport créé pour le module Deals.
  2. Trouver les demandes de prêt approuvées par un approbateur spécifique
    Dans le module Applications, l'ajout d'un champ d'approbateur de prêt peut aider les agents à trouver rapidement l'adresse e-mail, le rôle et d'autres informations sur la personne qui a approuvé une demande. Il peut également être utile d'inclure le champ d'adresse e-mail d'un approbateur de prêt dans la mise en page via l'option Field of lookup. Les agents peuvent également filtrer les enregistrements sur les pages de vue en liste des modules en fonction du champ de relation de recherche ou des champs de champ de relation de recherche ajoutés dans le module. 

Utilisation du champ de relation de recherche 

Les modules lookup peuvent être utilisés dans les étapes suivantes.
  1. Identification et sélection du champ : en fonction de vos besoins métiers, vous devez identifier et sélectionner les champs spécifiques à ajouter dans le module de relation de recherche.
    Par exemple, les frais de scolarité, la durée du cours, le professeur, etc.
  2. Choix de la méthode pour associer les champs : une fois que vous avez identifié et sélectionné le champ à associer dans le module lookup, vous devez choisir de le mapper avec un champ existant dans le module principal (par exemple, Course instructor) ou de l'ajouter en tant que nouveau champ, comme Course fee ou Course duration.
REMARQUES :
  1. Lors du mappage de champs, seuls les types de champs similaires sont répertoriés pour la sélection. De même, lors de l'ajout de nouveaux champs, des champs avec des types de données similaires seront créés.
  2. Vous aurez la possibilité d'utiliser des types de champ similaires lors du mappage des champs. Il existe toutefois certaines exceptions, telles que la liste de sélection, la sélection multiple, le numéro automatique, la recherche, la formule, la recherche utilisateur et le propriétaire de l'enregistrement, etc.
    Champs du module lookup (module parent)
    Type de champ nouvellement créé ou champs répertoriés pour le mappage
    Liste déroulante
    		Ligne unique
    Multi-select
    Multi-line (small)
    Auto-number
    Single-line
    Lookup
    Lookup ou Single line
    Formule
    Le type de champ sera déterminé en fonction du type de retour du champ de la formule.
    User lookup et Record owner
    User lookup ou Single-line

Ajout d'un champ de relation de recherche 

Pour ajouter un champ de relation de recherche
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur, puis cliquez sur l'icône de configuration ( ).
  2. Accédez à Customization, puis à Modules et Fields.
  3. Sélectionnez le module et accédez à l'éditeur de mise en page.
  4. Cliquez sur l'icône plus à côté du champ de relation de recherche.
  5. Cliquez sur Add field of lookup module.
  6. Dans la page du module Field of lookup, cliquez sur Add Fields.
  7. Choisissez un champ dans le module de relation de recherche.
  8. Dans How do you want to relate the field value with the [Contacts] module?, cochez la case Add as new field ou Map with existing Fields.
  9. Si vous choisissez Add as new field, saisissez le nom du champ dans lequel vous souhaitez que la valeur soit ajoutée.
  10. Si vous choisissez Map with existing fields, choisissez le champ auquel vous souhaitez mapper.

  11. Cliquez sur Done.
  12. Le ou les champs ajoutés s'affichent dans la page du module Field of lookup. Le type de relation indique si le champ est ajouté ou mappé.
  13. Cliquez sur + Add Fields pour inclure d'autres champs.
  14. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq champs.
  15. Cliquez sur Save.
  16. Cliquez sur Save and Close pour quitter l'éditeur de mise en page. 

Points à retenir 

Population de données

  1. Pour l'importation d'enregistrements : lors de l'importation, les valeurs des champs de relation de recherche sont renseignées sur la base des valeurs présentes dans le fichier importé. Ce n'est que si la valeur est vide qu'elle sera remplie sur la base de l'enregistrement de la base de données. Si la valeur du champ est vide, le système vérifie si des valeurs sont présentes pour ces champs dans les enregistrements de relation de recherche existants et les remplace. Par exemple, lors de l'importation de transactions, si le numéro de téléphone du contact est vide dans le champ, le numéro de téléphone présent dans l'enregistrement du contact sera capturé directement.
  2. Lors de la conversion de leads : lorsqu'un lead est converti et qu'un contact, un compte ou une transaction est créé, les valeurs des champs associés sont renseignées depuis les champs mappés dans le module Leads. Toutefois, si les champs ont des valeurs vides, la valeur de relation de recherche sera renseignée.
  3. Mise à jour des enregistrements dans le module lookup : les valeurs du champ Field of lookup sont renseignées uniquement lorsque l'enregistrement est mis à jour dans le champ de relation de recherche.
    Lorsque le champ associé dans l'enregistrement du module parent est mis à jour, la valeur du champ de relation de recherche ne change pas.
    De même, lorsque le champ de relation de recherche est mis à jour, la valeur du champ mappé dans le module parent n'est pas modifiée.
  4. Le module de champs de relation de recherche n'est pas répertorié sous Find and merge : lors de la recherche et de la fusion, seuls les champs de relation de recherche sont répertoriés et, en fonction de la valeur de relation de recherche mise à jour dans l'enregistrement principal, les données sont renseignées dans le champ FOL (Field of lookup).
  5. Lors des mises à jour en masse du propriétaire, les données associées sont renseignées dans tous les champs FOL.
  6. La valeur d'un champ de relation de recherche est renseignée s'il dispose des autorisations Read-write et Read-only. 

Côté configurations

  1. Champs non pris en charge : le champ de relation de recherche n'est pas pris en charge pour les champs de recherche à sélection multiple, de téléchargement de fichiers, les champs multi-utilisateurs ou de chargement d'images.
  2. Le champ de relation de recherche parent est déplacé vers les champs inutilisés/supprimés : les champs dépendants ajoutés à la mise en page du module en tant que champs de relation de recherche seront également déplacés vers les champs inutilisés. Cependant, la relation existe toujours.
    Si le champ de relation de recherche parent est supprimé de la mise en page, les champs dépendants restent disponibles, mais la relation pour le champ de relation de recherche n'existe plus.
  3. Ces champs ne peuvent pas être marqués comme des champs « uniques ».
  4. La limite de caractères des champs FOL est déterminée en fonction du champ parent : une fois les champs de champ de relation de recherche créés, la limite de caractères de ces champs ne peut pas être modifiée et dépend du champ parent.
  5. Les champs ajoutés à une mise en page via l'option Field of lookup ne peuvent pas être mis à jour via l'option Field update disponible dans l'automatisation ou la gestion des processus tels que les workflows, blueprint, CommandCenter, etc.
    De même, si un champ est utilisé dans l'une de ces actions de mise à jour de champ, il ne sera pas répertorié pour être mappé sous un champ de relation de recherche.
  6. Les champs définis par le système ne peuvent pas être des champs de champ de relation de recherche.
  7. Lorsque la prise en charge de plusieurs devises est activée, la valeur de devise renseignée dans le champ FOL est basée sur la devise de l'enregistrement et le taux de change présents dans l'enregistrement actuel.
  8. Si la valeur est modifiée dans le champ parent, la valeur dans le champ Field of lookup ne sera pas modifiée. Si la valeur dans le champ enfant est modifiée, la valeur dans le champ parent ne sera pas modifiée. En d'autres termes, la synchronisation à double sens n'est pas possible.

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