Gestion des utilisateurs de l'extension Zoho Mail

Gestion des utilisateurs de l'extension Zoho Mail

L'extension Zoho Mail vous permet de gérer toute votre correspondance client au sein de votre compte Zoho CRM. Elle vous aide à assurer le suivi de toutes les communications par e-mail entre les clients et les utilisateurs CRM. De plus, en tant qu'administrateur, vous disposez des fonctionnalités suivantes pour gérer les utilisateurs de l'extension Zoho Mail.

  • Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé
  • Verrouiller la configuration des extensions de messagerie
  • Déverrouiller la configuration des extensions de messagerie

Ces fonctionnalités sont utiles lorsqu'un utilisateur, employant l'extension Zoho Mail, est désactivé dans Zoho CRM. Lorsqu'un utilisateur est désactivé, toutes les conversations par e-mail qu'il a eues avec les clients sont perdues. Pour éviter ce type de problème, vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. De cette façon, les e-mails associés aux enregistrements dans CRM seront restaurés et disponibles pour que les autres utilisateurs (commerciaux) puissent prendre le relais.

Remarque
  1. Vous pouvez effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie POP3 uniquement. Il n'existe pas d'option pour effectuer une sauvegarde pour les comptes IMAP.
  2. Vous pouvez uniquement effectuer une sauvegarde des comptes de messagerie possédant le type Partage des dossiers ou Partage complet. De plus, l'administrateur peut verrouiller la configuration de l'extension de messagerie des utilisateurs, pour leur interdire de changer les paramètres de leurs comptes de messagerie à Compte privé, avant que leurs comptes ne soient désactivés.
  3. Le domaine de l'adresse e-mail du compte dont vous souhaitez effectuer une sauvegarde doit correspondre à votre domaine.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs ayant le profil d'administrateur peuvent accéder à cette fonctionnalité.

 

Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur

Vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie d'un utilisateur désactivé uniquement s'il possède le type de compte Partage des dossiers ou Partage complet. Une fois la sauvegarde effectuée, tous les e-mails de l'utilisateur associés aux enregistrements dans Zoho CRM seront disponibles.

Pour effectuer une sauvegarde de données

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
  2. Dans la page Utilisateurs de l'extension Zoho Mail, tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail sont répertoriés.
    Vous pouvez afficher les détails de Boîte aux lettres, Type de compte pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Détails de la sauvegarde de la messagerie sera également disponible.
  3. Cliquez sur Sauvegarder les données.
    La sauvegarde des e-mails associés aux enregistrements CRM sera initiée. Une fois la sauvegarde effectuée, le statut Terminé apparaît sous Statut.

Verrouiller la configuration de l'extension Zoho Mail

Les configurations pour l'extension Zoho Mail ne peuvent être modifiées que par les utilisateurs eux-mêmes. Vous ne pouvez pas modifier les configurations des comptes de messagerie d'un autre utilisateur, mais vous pouvez verrouiller les configurations en tant qu'administrateur. Après verrouillage, l'utilisateur ne pourra pas modifier les paramètres de l'extension de messagerie, en particulier le type de compte ou la boîte aux lettres.

Cette fonction est utile lorsque vous prévoyez d'effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. Vous pouvez uniquement effectuer une sauvegarde pour les comptes du type Partage des dossiers ou Partage complet. Ainsi, si vous souhaitez interdire à l'utilisateur de passer le type de compte au mode Privé, vous pouvez verrouiller la configuration de l'extension de messagerie.


Remarque
  1. Si votre compte Zoho CRM comporte plusieurs administrateurs, vous ne pourrez pas verrouiller ou déverrouiller vos propres configurations d'extension de messagerie. Vous pouvez uniquement les verrouiller pour les autres administrateurs.
  2. Si vous êtes le seul administrateur de votre compte Zoho CRM, vous pouvez verrouiller ou déverrouiller votre propre configuration d'extension de messagerie.
  3. Vous ne pourrez pas verrouiller la configuration de l'extension de messagerie des utilisateurs qui ont défini leur compte comme Privé.

Pour verrouiller les configurations de l'extension de messagerie

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
    Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail seront répertoriés.
    Vous pouvez afficher les détails de Boîte aux lettres, Type de compte pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Détails de la sauvegarde de la messagerie sera également disponible.
  2. Cliquez sur Verrouiller la configuration pour l'utilisateur correspondant.

 Déverrouiller la configuration de l'extension Zoho Mail

En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours verrouiller les configurations d'extension de messagerie pour les utilisateurs, afin de leur interdire de modifier les paramètres et déverrouiller les configurations.


Remarque
  1. Si votre compte Zoho CRM comporte plusieurs administrateurs, vous ne pourrez pas déverrouiller vos propres configurations d'extension de messagerie. Vous pouvez uniquement les verrouiller pour les autres administrateurs.
  2. Si vous êtes le seul administrateur de votre compte Zoho CRM, vous pouvez déverrouiller votre propre configuration d'extension de messagerie.

Pour déverrouiller les configurations de l'extension de messagerie

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
    Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail seront répertoriés.
    Vous pouvez afficher les détails de Boîte aux lettres, Type de compte pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, l'option Détails de la sauvegarde de la messagerie sera également disponible.
  2. Cliquez sur Déverrouiller la configuration pour l'utilisateur correspondant.

Effectuer la dernière sauvegarde

Lorsqu'un utilisateur est désactivé, il est possible d'effectuer une sauvegarde de son compte de messagerie. Il est également possible que l'utilisateur rejoigne l'entreprise et utilise le compte CRM pour envoyer des e-mails. Si l'utilisateur est de nouveau désactivé, vous pouvez effectuer une sauvegarde des derniers e-mails associés au compte CRM.
Deux cas où l'option Dernière sauvegarde n'est pas disponible :

  1. Si l'utilisateur n'enregistre pas la configuration de l'extension Zoho Mail une fois que l'administrateur l'a activé. L'utilisateur doit se connecter à son compte et enregistrer la configuration de l'extension de messagerie.
  2. Si l'utilisateur modifie le paramètre en compte privé, l'administrateur ne peut pas effectuer une sauvegarde après avoir de nouveau désactivé l'utilisateur.

Pour effectuer la dernière sauvegarde

  1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
  2. Sur la page Utilisateurs de l'extension Zoho Mail, cochez la case correspondant à l'utilisateur désactivé.
  3. Cliquez sur Dernière sauvegarde.