Le module My Jobs dans Zoho CRM
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Le module My Jobs est une interface d'action qui regroupe et répertorie l'ensemble de vos actions de processus issues de différents modules et processus, pour un accès rapide.
Depuis un emplacement unique, faites avancer vos enregistrements bloqués dans des transitions Blueprint, approuvez des enregistrements, examinez et autorisez les enregistrements valides à entrer dans le CRM, et validez l'authenticité des images soumises — le tout en priorisant vos obligations de processus.
Quelles sont les principales fonctions ?
- Si vous êtes un commercial ou un agent participant à un processus métier dans l'automatisation Blueprint de Zoho CRM, le module My Jobs simplifie votre travail en répertoriant toutes les transitions éligibles issues des différents processus et modules Blueprint en attente de votre intervention. Exécutez les transitions nécessaires directement depuis le module MyJobs et permettez au processus d'avancer conformément à la configuration.
En savoir plus sur l'exécution des transitions Blueprint en tant qu'utilisateur - Si vous êtes responsable commercial ou approbateur, tous les enregistrements en attente de votre validation sont répertoriés sous l'onglet des approbations. Traitez-les immédiatement, effectuez des actions en masse ou examinez chaque demande avant de prendre votre décision.
En savoir plus sur la gestion des approbations - Si vous êtes chargé de vérifier l'éligibilité des enregistrements entrants dans votre base de données Zoho CRM, ces demandes sont regroupées sous forme de lignes distinctes, ce qui facilite leur priorisation et le traitement approprié.
En savoir plus sur l'examen des demandes - Si
vous êtes un utilisateur disposant du profil Administrateur ou d'un profil personnalisé
auquel l'autorisation Gérer les actions a été accordée sous Validation d'image,
chaque fois qu'une image échoue à la validation lors de la création d'un enregistrement via la Validation d'image Zia,
l'image est envoyée pour approbation manuelle. L'enregistrement associé
sera créé.
Remarque : si le profil de l'utilisateur ne dispose pas de l'autorisation Gérer les actions sous Validation d'image, cet onglet ne sera pas visible.
En savoir plus sur la validation des images
Découvrons chacune de ces fonctions et les actions associées.
Transitions Blueprint
Blueprint est l'outil de gouvernance des processus de Zoho CRM qui requiert des actions de la part des utilisateurs pour répondre aux obligations de processus. Ces actions sont appelées transitions ; une fois accomplies, elles font avancer l'enregistrement dans le processus.
Ces actions s'affichent principalement en haut de chaque enregistrement, afin que le propriétaire ou l'utilisateur associé puisse les effectuer directement depuis l'enregistrement.
Cependant, si vous avez des actions provenant de plusieurs enregistrements répartis dans différents modules, le module My Jobs vous permet de visualiser l'ensemble de ces transitions de manière centralisée.
- Priorisez-les selon leur ordre.
- Traitez ces transitions les unes après les autres sans en manquer aucune.
Actions rapides dans MyJobs pour faciliter l'exécution de vos Blueprint
Filtrez la liste des actions par module, propriétaire et date de soumission.
Triez par nom de Blueprint.
Pour savoir comment configurer des Blueprint et des transitions, cliquez ici.
Demandes d'approbation
Le processus d'approbation dans Zoho CRM est un outil d'automatisation des processus qui vous permet d'envoyer vos enregistrements pour différents types d'approbations à l'utilisateur concerné, à une équipe, à des utilisateurs occupant différents rôles, à des groupes, ou à des utilisateurs associés à un enregistrement via la recherche d'utilisateurs.
Dès qu'un enregistrement devient éligible à l'approbation, il est verrouillé pour les modifications des utilisateurs et placé dans la file d'attente des approbateurs. En fonction du nombre de niveaux d'approbation et de l'ordre d'approbation, l'enregistrement reste dans la file d'attente des approbateurs jusqu'à ce qu'il soit entièrement approuvé, délégué ou rejeté.
Un processus ne compte généralement qu'un nombre limité d'approbateurs pour un volume illimité d'enregistrements à traiter. Approuver chaque enregistrement individuellement peut rapidement devenir fastidieux ; c'est pourquoi Zoho CRM vous propose une liste consolidée de toutes les demandes d'approbation dans le module MyJobs.
Visualisez le nombre d'approbations en attente dans votre file, priorisez-les et répondez-y directement depuis la même interface.
Actions rapides d'approbation disponibles dans votre module MyJobs
- Approuver, rejeter ou déléguer des demandes en masse
- Filtrer les demandes d'approbation par champs participants
- Gérer les colonnes
- Tronquer les textes
- Naviguer entre les pages
- Afficher les approbations vous concernant et celles des autres utilisateurs (si vous disposez d'un accès administrateur)
- Consultez l'historique des approbations sous forme de chronologie, avec la possibilité de filtrer par module, utilisateur, action et date de demande.
Demandes de vérification
Les demandes de vérification sont des enregistrements qui cherchent à obtenir l'autorisation d'entrer dans la base de données CRM, puis dans les processus, tels qu'automatisés par le processus de vérification. Imaginez que vous souhaitiez éliminer les leads non qualifiés et vous concentrer uniquement sur les leads à véritable intention d'achat. Dans ce cas, configurez un processus de vérification, soumettez tous les leads à l'examen et n'autorisez que les demandes éligibles à entrer dans votre base de données CRM, puis dans le pipeline commercial.
En savoir plus : Configurer le processus de vérification
Présenter ces demandes sous forme de lignes distinctes permet aux vérificateurs de connaître le nombre d'éléments en attente dans leur file, de valider les champs marqués pour vérification et de répondre en conséquence.
Depuis l'onglet Vérifications du module My Jobs, vous pouvez
- Trier les demandes par ordre croissant ou décroissant selon le type de statut et les modules.
- Consulter les journaux de vérification pour visualiser les actions effectuées dans l'ensemble de votre organisation CRM, avec la possibilité de filtrer par module, utilisateur, action et date de soumission.
Demandes de validation d'image
La validation d'image dans MyJobs vous permet d'examiner manuellement les images précédemment invalidées par la reconnaissance optique de Zia.
En savoir plus : Validation d'image par Zia
Depuis le module MyJobs, vous pouvez
- Accepter ou supprimer les images jointes à l'enregistrement.
- Évaluer la pertinence du rejet de l'image jointe par Zia.
- Filtrer les demandes de validation par module, pour une gestion simplifiée.
Voici une présentation complète du module My Jobs dans Zoho CRM. Il est disponible pour les utilisateurs de l'organisation et les utilisateurs d'équipe, et s'affiche avec les modules de l'organisation ou spécifiquement sous les modules d'équipe, selon vos préférences.
Gérer le module My Jobs
My Jobs est destiné uniquement aux utilisateurs qui participent à un processus. Si certains utilisateurs n'ont pas de rôle actif dans les processus de votre entreprise, vous pouvez restreindre la visibilité de ce module pour ces utilisateurs en fonction de leurs profils.
Vous pouvez gérer cela depuis la page des modules dans les paramètres ou cliquer sur le bouton représentant des points de suspension affiché à côté de My Jobs > Manage & Share > Module Permissions.