インポート記録

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Importing データは、データ管理において重要なタスクです。Bigin では、この重要な操作を手間や複雑さなく実行できます。現在、組織、連絡先、Pipelines、商品タブへのデータインポートが可能です。また、親データに関連付けてタスクやメモのインポートも可能です。

インポートチェックリスト

インポートを始める前に、次のチェックリストを確認することをおすすめします。

権限

インポート権限が権限設定で有効になっていることを確認してください。この権限がない場合、アカウントでインポートオプションは利用できません。

インポートファイル形式

インポートファイルは、以下のいずれかの形式であり、添付ファイルとデータは分けて管理してください。

Excel（XLS、XLSX）
カンマ区切り値（CSV）
法人カードまたはvCard形式（VCF）

許可される値

インポートするデータは、' ' の中に入っていないことが必要です。
データは項目の種類と一致している必要があります。例えば、番号型項目には番号のみを入力してください。文字列を番号型項目に追加した場合、その項目値はインポートされません。

必須項目

データ内の必須項目が空でなく、適切な値が入力されていることを確認してください。空の場合、そのデータはインポート処理中にスキップされます。

Boolean またはチェックボックス項目

チェックボックス項目にインポートするデータは、インポート処理中に正しく変換できる適切な値である必要があります。ファイルには、次の形式でデータを含めてください。

チェックボックスが選択されている場合：真または 1
チェックボックスが選択されていない場合：無効または +10、-10

ドロップダウンまたはピックリスト項目の値

インポートファイル内のすべてのドロップダウンリストの値は、Bigin の対応する項目に存在している必要があります。例えば、連絡先タブに連絡先データ元というドロップダウン項目がある場合、連絡先をインポートする前に、ファイル内のすべてのドロップダウン値を Bigin の連絡先タブに追加しておいてください。注意：値が Bigin に追加されていない場合、データはドロップダウン値付きでインポートされますが、該当する値は Bigin のドロップダウン項目としては利用できません。

項目名

インポートファイルの最初の行には、実際のデータ値ではなく、列見出しや項目名が含まれていることを確認してください。

インポートファイル内の空行

ファイル内に連続して10行の空白行があると、ファイルの終端と見なされ、それ以降のデータがインポートされません。データ行の間に空白行が入らないようにしてください。

インポートするファイルのサイズ

インポートするファイルのサイズは、以下の上限を超えないようにしてください。

	ライセンス種類	上限
すべてのファイル種類のファイルサイズ	無料	5 MB
すべてのファイル種類のファイルサイズ	Express/ Premier/ Bigin 360	10 MB
.csv以外のファイル（.xls, .xlsx, .vcf）の行数制限	無料	250
.csv以外のファイル（.xls, .xlsx, .vcf）の行数制限	Express/ Premier/ Bigin 360	5000
.csvファイルの行数上限	無料	250
.csvファイルの行数上限	Express/ Premier	10,000
	Bigin 360	20,000

Unique 項目

Unique 項目は、Biginが他のタブのデータと紐づけられているデータを識別するのに役立ちます。

例：Pipelinesタブにおける連絡先名項目。

Biginにおけるスタンダードのユニークな項目一覧は次のとおりです。

タブ名前	項目名前
連絡先	メール
組織	組織名
Pipelines	Pipeline データ名
商品	商品名

連絡先ID、Company ID、Pipeline データID などの項目は、Bigin でデータをエクスポートすると自動的に作成されます。これらの値は、以前にBiginからエクスポートしたデータをインポートする際に役立ちます。Biginでシステムにより作成される一意の項目の一覧は以下の通りです。

タブ名	項目名
連絡先	連絡先ID
組織	Company ID
Pipelines	Pipeline データID
商品	商品ID
タスク	タスクID

上記の項目に加えて、ユーザーは各タブごとに最大2件のカスタムユニーク項目を作成できます。

ユニーク項目は大文字と小文字を区別しません。例えば、インポートファイル内のユニーク項目の値が「ABC」で、既存データ内では「abc」となっている場合でも、Biginはこれを一致するものとして認識します。

パイプラインデータのインポート

パイプラインデータは必ず会社または連絡先と紐付けて作成されます。そのため、Biginアカウントにパイプラインデータをインポートする前に、親タブ（連絡先または組織）と関連付ける必要があります。これは、インポートファイル内に親タブを特定できるユニークな値が入った項目を作成することで対応可能です。これらのユニーク参照項目には、組織名、Company ID、連絡先名、連絡先ID、または他のユニーク項目が利用できます。

注意事項：

インポートするファイルにPipelineの項目がなく、ユーザーもインポート時にパイプラインをマッピングしていない場合、システムは標準パイプラインを初期設定として選択します。
インポートするファイルにSub-Pipelineの項目がなく、ユーザーもインポート時にサブパイプラインをマッピングしていない場合、システムは標準サブパイプラインを初期設定として選択します。
特定のデータのstage値は、インポート前に該当するPipeline内で作成しておく必要があります。データのstage値がPipelineに存在しない場合、そのデータはインポート時にスキップされます。
ユーザーがインポート時にPipeline項目をマッピングせず、ファイル内のすべてのパイプライン値がインポート前に作成されていない場合、パイプライン値がないデータはスキップされます。

タスクのインポート

タスクは、必ずいずれかまたは複数の親タブ（連絡先、組織、パイプライン）に関連付ける必要があります。インポート前に、インポートするファイルに連絡先、組織、パイプラインタブへの一意の参照項目が含まれていることを確認してください。一意の項目の例としては、組織名、Company ID、連絡先名、連絡先メール、PipelineデータID、Pipelineデータ名などがあります。

インポートの順番

チェックリスト内のすべての条件を満たしたら、データのインポートを開始できます。管理者は、データをBiginアカウントに以下の順番でインポートすることを推奨します。この順番に従うことで、関連データが正しくマッピングされます。例えば、先にパイプラインデータをインポートすると、パイプラインデータに関連付ける組織がありません。そのため、まず組織をインポートし、次に連絡先をインポートして、連絡先を関連する組織に紐付ける必要があります。その後、パイプラインデータをインポートし、Biginアカウント内で組織や連絡先と関連付けることができます。

タブは次の順番でインポートしてください：

組織
連絡先
商品
Pipelines
メモ
タスク

インポートするプロセスの段階

インポートするプロセスには4つの段階があります。

第1段階: ファイルをアップロードする

ユーザーは、上記のチェックリストの条件を満たすファイルをアップロードする必要があります。

必要に応じて、ドロップダウンリストから差出人の文字エンコーディングを変更できます。

ステージ2：操作を選択

データのインポートは、Biginに新しいデータを追加したり、既存のデータを更新することができます。この手順で「追加」「更新」「追加と更新」のいずれかを指定してください。

「追加（新規データ）」：データをBiginアカウントに新規データとしてインポートしたい場合は、このオプションを選択してください。
また、ファイル内のデータがBiginアカウント内の既存データと照合された場合、それらのデータをスキップするオプションも用意されています。たとえば、組織をインポートする際、組織名、Company ID、その他ユニークな項目でファイル内のデータと一致するものをスキップできます。

「既存データのみ更新」：Biginアカウント内の既存データだけを変更したい場合は、このオプションを選択してください。Bigin内の一致するデータを特定するため、ドロップダウンから項目を選択します。
また、「既存データの空の値は更新しない」チェックボックスを選択することで、ファイル内の空の値によるBigin内の値の上書きを防ぐことができます。

両方: このオプションを選択すると、新しいデータの追加および既存データの更新が可能です。Bigin内で一致するデータを特定するため、ドロップダウンから項目を選択します。空の値で既存の項目を上書きしないようにスキップすることもできます。

メモ

「更新するデータ」を選択した場合、一致するデータの既存項目値はすべてシステムによって上書きされます。この操作は元に戻せません。
Multi-ピッキングリスト項目へインポートする場合、ファイルには既存値・新規値の両方をセミコロン（:）で区切って含める必要があります。タグ項目の場合は、値をカンマ（,）で区切ってください。

ステージ3：データのマッピング

このステージでは、インポートファイル内の項目をBiginアカウントの各項目にマッピングする必要があります。このセクションには、項目のマッピングをサポートするいくつかの設定が用意されています。

新しく作成する項目：カスタム項目を作成し、インポートファイルのデータをBiginアカウントの項目にマッピングします。

マッピング済み列: すでにマッピングされている項目の一覧を表示します。

未マッピング列: まだマッピングされていない項目の一覧を表示します。

項目マッピングをリセット: すべての項目マッピングを元に戻し、最初からやり直します。

自動マッピングを適用: インポートファイル内の項目と、Bigin内で一致する項目を自動的にマッピングします。

ファイルのサンプルデータ: ファイル内のデータがどのようにマッピングまたはインポートされるかを確認できます。インポートファイルの最初の2つの有効な値がここに表示されます。

ステージ4: 追加操作

データ担当者を割り当てる

マッピング済み列から: このオプションを選択すると、インポートするデータごとに異なるデータ担当者を割り当てることができます。BiginユーザーのメールアドレスまたはユーザーIDを、インポートファイル内の別の列に指定し、それをデータ担当者項目とマッピングしてください。
Biginから: このオプションを選択すると、インポートするすべてのデータに対し、1名のユーザーをデータ担当者として割り当てます。

タグを追加

差出人 Mapped 列: このオプションを選択すると、インポートするデータに異なるタグを追加できます。タグはインポートファイルの別の列に追加し、Tag項目とマッピングしてください。
追加する tags: このオプションを選択すると、ファイルからインポートされるすべてのデータに1つまたは複数のタグを追加できます。

ワークフローをトリガー

インポート処理時にこのオプションを利用すると、連絡先・組織・Pipelines・タスクタブで、ワークフローを起動できます。初期設定済みワークフローによるメール送信、項目の更新、タグの追加・削除、タスクの作成などの処理に対応しています。本オプションは商品タブでは利用できません。また、File Cabinet処理やウィジェットからのカスタム処理はトリガーされません。

Biginアカウントへのデータインポート

最初にメインタブである組織と連絡先へデータをインポートし、その後に商品、Pipelines、メモ、タスクのデータをインポートすることを推奨します。

データをインポートするには

任意のタブ（連絡先、組織、商品、Pipelines）に移動します。
+連絡先/Company/商品/Pipelineデータの横にあるドロップダウンボタンをクリックし、「インポートする」を選択します。
「アップロードする your file」ステージで、「アップロードする」をクリックするか、ファイルをドラッグ＆ドロップします。
「次へ」をクリックします。
「操作を選択する」セクションで、下記のいずれかを選択してください。

新規データとして追加する
既存データのみを更新する
両方

「次へ」をクリックします。
「Map Your Data」セクションで、ファイル内の項目をBiginアカウントの項目にマッピングします。
「次へ」をクリックします。
「Additional 設定」ステージで、データ担当者を選択し、必要に応じてタグを追加します。
「完了する」をクリックしてインポートを開始します。

インポートする処理はバックグラウンドで実行されます。完了すると、Biginアカウントの右下に通知が表示されます。この通知には、インポートするの詳細な概要を表示するオプションがあります。概要は、インポートする履歴セクション（データ管理設定内）からもご確認いただけます。

メモ

インポートする際に「更新する既存データのみ」機能を選択すると、変更の取り消しができなくなります。一度更新されると、その変更は恒久的なものとなり、元に戻すことはできません。
「両方」オプションを選択すると、元に戻す機能が有効になりますが、追加された新しいデータのみ削除され、既存データに対する変更は元に戻りません。