インポート記録

インポート記録

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データのインポートは、重要なデータ管理タスクです。Biginでは、この大切な操作を簡単かつ複雑さなく実行できます。現在、組織、連絡先、Pipelines、商品タブへのデータインポートが可能です。また、タスクやメモも、親データと関連付けてインポートできます。


インポート チェックリスト

インポートを開始する前に、次のチェックリストを確認することをおすすめします。

権限の確認

ご自身の権限でインポート権限が有効になっているかご確認ください。このオプションがない場合、インポート機能はアカウントで利用できません。

インポートファイルの形式

インポートファイルは、以下のいずれかの形式である必要があります。また、添付ファイルとデータは分けて管理してください。
  1. Excel（XLS、XLSX）
  2. カンマ区切り値（CSV）
  3. 法人カード または vCard 形式（VCF）

許容される値

  1. インポートするデータは、' ' の内部に含まれていない必要があります。
  2. データは項目種類に一致している必要があります。例えば、番号種類の項目には番号のみを入力してください。文字列を追加した場合、その項目値はインポートされません。  

必須項目

データ内の必須項目が空欄ではなく、正しい値が入力されていることを確認してください。空欄の場合、そのデータはインポート時にスキップされます。

Boolean またはチェックボックス項目

チェックボックス項目へインポートするデータには、インポート時に適切に変換できる値を入力してください。ファイル内のチェックボックス項目には、以下の形式でデータを入力する必要があります。
  1. チェックボックスが選択されている場合：真 または 1
  2. チェックボックスが未選択の場合：無効 または +10、-10
インポートファイルのドロップダウンリストに含まれるすべての値は、Biginの対応する項目にも存在している必要があります。例えば、連絡先タブに連絡先データ元というドロップダウン項目がある場合、連絡先をインポートする前に、ファイル内のすべてのドロップダウン値をBiginの連絡先タブに追加しておいてください。注：値がBiginに追加されていない場合、データはドロップダウン値付きでインポートされますが、その値はBiginのドロップダウン項目で利用できません。

項目名

インポートファイルの最初の行に、実データ値ではなく列見出しや項目名が含まれていることを確認してください。

インポートファイル内の空白行

ファイル内に連続して10行の空白行がある場合、その時点でファイルの終わりと見なされ、空白行の後にあるデータはインポートされません。データ行の間に空白行が入らないようご注意ください。

インポートするファイルのサイズ

インポートするファイルのサイズは、以下の制限を超えないようにしてください。
 
ライセンス種類
上限
すべてのファイル種類におけるファイルサイズ
無料
5 MB
Express/ Premier/ Bigin 360
10 MB
.csv以外のファイル（.xls、.xlsx、.vcf）の行数制限
無料
250
Express/ Premier/ Bigin 360
5000
.csv ファイルの行数上限​
無料
250
Express/ Premier
10,000

Bigin 360
20,000


Unique 項目

Unique 項目は、Bigin が別のタブのデータにマッピングされているデータを識別するのに役立ちます。
例：Pipelines タブの連絡先名 項目。

Biginで利用できるスタンダードなユニーク項目の一覧です：
 
タブ 名前
項目 名前
連絡先
メール
組織
組織名
Pipelines
Pipeline データ名
商品
商品名

連絡先ID、Company ID、Pipeline データID などの項目は、データをエクスポートした際にBiginで自動作成されます。これらの値は、以前Biginからエクスポートしたデータをインポートする際に役立ちます。以下は、Biginでシステムによって自動作成されるユニークな項目の一覧です。


タブ名


項目名
連絡先
連絡先ID
組織
Company ID
Pipelines
Pipeline データID
商品
商品ID
タスク
タスクID
 
これらの項目に加え、ユーザーはタブごとに最大2つまでカスタムのユニーク項目を作成できます。
 
ユニーク項目は大文字と小文字を区別しません。例えば、インポートファイル内のユニーク項目の値が「ABC」で、既存データでは「abc」となっている場合でも、Biginは一致していると認識します。

パイプラインデータのインポート

パイプラインデータは必ず会社または連絡先と関連付けて作成されます。そのため、パイプラインデータをBiginアカウントにインポートする前に、親タブ（連絡先または組織）と関連付ける必要があります。これを行うには、インポートファイル内に親タブと紐づくユニークな値を持つ項目を作成してください。これらのユニーク参照項目には、組織名、Company ID、連絡先名、連絡先ID、またはその他のユニーク項目が使用できます。
 
注意点：
  1. インポートするファイルにPipelineの項目がなく、ユーザーがインポート時にパイプラインをマッピングしていない場合、システムはスタンダードパイプラインを初期設定として選択します。
  2. インポートするファイルにSub-Pipelineの項目がなく、ユーザーがインポート時にサブパイプラインをマッピングしていない場合、システムはスタンダードサブパイプラインを初期設定として選択します。
  3. 特定のデータのステージ値は、データをインポートする前に該当するPipeline内で作成されている必要があります。データのステージ値がPipeline内に存在しない場合、そのデータはインポート時にスキップされます。
  4. ユーザーがインポート時にPipeline項目をマッピングしておらず、かつファイル内のすべてのパイプライン値がインポート前に作成されていない場合、パイプライン値がないデータはスキップされます。

タスクのインポート

タスクは、必ずいずれかの親タブ（連絡先、会社、パイプライン）に関連付ける必要があります。インポート前に、インポートファイルに連絡先、組織、パイプラインタブへの一意の参照項目が含まれていることを確認してください。一意の項目の例としては、組織名、Company ID、連絡先名、連絡先メール、PipelineデータID、Pipelineデータ名などがあります。

インポートの順番

すべてのチェックリスト条件が満たされたら、データのインポートを開始できます。管理者の方は、Biginアカウントへのデータインポートを以下の順番で行うことを推奨します。この順番を守ることで、関連データが正しくマッピングされます。例えば、最初にパイプラインデータをインポートすると、パイプラインデータに関連付ける会社が存在しません。そのため、最初に組織をインポートし、その後連絡先をインポートして、連絡先を該当する組織に関連付けてください。その後、パイプラインデータをインポートし、組織や連絡先と関連付けることができます。

以下の順番でタブをインポートしてください。
  1. 組織
  2. 連絡先
  3. 商品
  4. Pipelines
  5. メモ
  6. タスク

インポートするプロセスの段階

インポートするプロセスには4つの段階があります。

ステージ1：ファイルをアップロードする

ユーザーは、上記のチェックリストの条件を満たすファイルをアップロードする必要があります。




必要に応じて、ドロップダウンリストから差出人の文字エンコーディングを変更できます。


 

ステージ2：操作を選択

データのインポートでは、Biginに新しくデータを追加したり、既存のデータを更新したりできます。この手順で追加・更新・追加と更新のいずれかを指定してください。
 
追加（新規データとして）: データをBiginアカウントに新規データとしてインポートしたい場合は、このオプションを選択してください。
また、ファイル内のデータがBiginアカウントの既存データと一致する場合、そのデータをスキップするオプションもあります。例えば、組織をインポートする際は、組織名、Company ID、またはその他の一意の項目で照合してデータをスキップできます。


既存データのみを更新: Biginアカウント内の既存データのみを変更する場合は、このオプションを選択してください。Bigin内で一致するデータを特定するために、ドロップダウンから項目を選択します。
また、「既存データの空である値は更新しない」チェックボックスを選択することで、ファイル内の空欄値でBiginの値が上書きされるのを防げます。


両方: このオプションを選択すると、新規データの追加と既存データの更新の両方が可能です。Bigin内で一致するデータを識別するため、ドロップダウンから項目を選択してください。空白の値で項目を上書きしないようにスキップすることも選択できます。
メモ
  1. 「更新するデータ」を選択した場合、一致するデータの既存項目値はすべて置き換えられ、この操作は元に戻せません。
  2. マルチピッキングリスト項目にインポートする場合は、ファイル内に既存値と新規値の両方をセミコロン（;）で区切って含めてください。タグ項目の場合は、カンマ（,）で区切って入力してください。

ステージ3：データのマッピング

このインポートプロセスのステージでは、ファイル内の項目をBiginアカウント内の項目にマッピングする必要があります。このセクションには、項目のマッピングをサポートするための設定がいくつか用意されています。

新規項目の作成：インポートファイル内のデータをBiginアカウントのカスタム項目にマッピングするために、カスタム項目を作成します。


マッピング済み列: すでにマッピングされている項目の一覧を表示します。
未マッピング列: まだマッピングされていない項目の一覧を表示します。


項目マッピングのリセット: すべての項目マッピングを元に戻し、最初からやり直します。
自動マッピングの適用: インポートするファイル内の項目とBigin内の一致する項目を自動的にマッピングします。
ファイルのサンプルデータ: ファイル内のデータがどのようにマッピングまたはインポートされるかを確認できます。インポートするファイルの最初の2つの有効な値がここに表示されます。

ステージ4: 追加操作

データ担当者の割り当て
  1. マッピング済み列から: このオプションを選択すると、インポートするデータごとに異なるデータ担当者を割り当てることができます。BiginユーザーのメールアドレスまたはユーザーIDをインポートファイルの別の列に指定し、それをデータ担当者項目にマッピングしてください。
  2. Biginから: このオプションを選択すると、すべてのインポートデータのデータ担当者として1人のユーザーを割り当てます。
タグの追加
  1. 差出人 Mapped 列: このオプションを選択すると、インポートするデータに異なるタグを追加できます。タグはインポートファイル内の別の列に追加し、Tag項目とマッピングする必要があります。
  2. 追加する tags: このオプションを選択すると、インポートファイルからすべてのデータに1つまたは複数のタグを追加できます。
ワークフローをトリガー

インポートプロセス内のこのオプションにより、ユーザーは連絡先、組織、Pipelines、タスクの各タブでインポート時にワークフローを開始できます。初期設定されたワークフロー処理（メール送信、項目の更新、タグの追加／削除、タスクの作成など）に対応しています。このオプションは商品タブでは利用できず、File Cabinet処理やウィジェットからのカスタム処理はトリガーされません。

Biginアカウントへのデータのインポート

まず、主要なタブである「組織」と「連絡先」にデータをインポートし、その後に「商品」「Pipelines」「メモ」「タスク」用のデータをインポートすることを推奨します。
 
データをインポートする方法
  1. 目的のタブ（連絡先、組織、商品、Pipelines）へ移動します。
  2. +連絡先／会社／商品／Pipeline データの横にあるドロップダウンボタンをクリックし、「インポートする」を選択します。
  3. アップロードファイルのステージで、「アップロードする」をクリックするか、ファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
  4. 「次へ」をクリックします。
  5. 操作を選択するセクションで、以下から1つ選択してください。
    1. 新規データとして追加する
    2. 既存データのみ更新する
    3. 両方
  6. 「次へ」をクリックします。
  7. 「データをマッピング」のセクションで、ファイル内の項目をBiginアカウントの項目に割り当てます。
  8. 「次へ」をクリックします。
  9. 追加設定のステージで、データ担当者を選択し、必要に応じてタグを追加します。
  10. 「完了」をクリックしてインポートを開始します。
インポートする処理はバックグラウンドで実行されます。完了すると、Biginアカウントの右下に通知が表示されます。この通知には、インポートするの詳細な概要を表示するオプションが含まれています。また、概要はインポートする履歴のセクション（データ管理の設定内）からも確認できます。

メモ
  1. インポートする時に「既存データのみを更新する」機能を選択すると、変更を元に戻すことはできません。一度更新されると、変更内容は永久的なものとなり、元に戻せません。
  2. 「両方」を選択した場合、元に戻す機能が利用できますが、新しく追加されたデータのみが削除され、既存の更新データに対する変更は元に戻せません。