File Cabinetアドオンを使用すると、連絡先と簡単にファイルのやり取りができます。例えば、Zylker InsuranceのMartinは、各顧客に保険申込書を送付し、記入済みの書類や健康証明書、身分証明書、銀行情報などの追加書類を回収する必要があります。これまでは、Martinが顧客ごとにファイルを手動で送受信しており、直接共有する方法がありませんでした。

顧客向けにFile Cabinetアドオンを有効にすると、Martinは顧客ごとのレコードに対してWorkDriveのユニークなリンクを生成し、共有できます。セキュリティ確保のため、顧客はZohoアカウントで認証する必要があり、アカウントがない場合はメールでOTPコードを受け取ります。

認証後、顧客はリンクから直接ファイルをアップロードすることができ、アップロードされたファイルはBigin内の「ファイル」セクションに保存されます。MartinにはSignalsで通知が届きます。また、同じリンクを使ってMartinから顧客へファイルを共有することも可能で、その際は顧客にメールで通知が送信されます。

情報

利用可能状況

• 対応エディション：Express、Premier、Bigin 360

• 価格：US$5/月/組織（ExpressおよびPremierのみ適用）

権限

• Super Admin権限を持つユーザーのみ、アドオンのインストール・連携が可能です。

• どのプロフィールでも、連絡先レコード用のFile Cabinetを有効化できます。
  

File Cabinetの設定方法

1. File Cabinetアドオンをインストールする

• ［設定］>［連携 / Toppings］にアクセスします。

• ［Built by Bigin］タブに移動します。

• 「File Cabinet」と検索し、［インストール］をクリックします。

スーパー管理者は既存のWorkDriveアカウントを接続するか、自動的にWorkDriveアカウント（Essentialプラン：5GBストレージ、または1GBの試用版）が作成されます。

⚠️ WorkDriveアカウントが個人の場合、Team アカウントに変換され、組織内の全メンバーがBiginフォルダー内のファイルへアクセスできるようになります。

2. File Cabinetを連絡先で有効化する
次の方法で実行できます：

• レコード詳細ページ

• 一括操作

• ワークフロー

注意事項：

• 1ユーザーあたり1日最大500件の連絡先

• 事前にWorkDriveの連携が必要です
  
  

レコードページから

• 「Contatos」モジュールにアクセスし、該当するレコードを開きます。

• 「Arquivos」タブに移動します。

• 「File Cabinetを有効化」をクリックします。

• リンクが生成されます。必要に応じてe-メールの内容を編集し、コンタクトへ送信してください。
  
  

一括操作の場合

• 「Contatos」モジュールで、対象のレコードを選択します。

• 「その他 > File Cabinetを有効化」をクリックします。

• 必要に応じてe-メールの内容を編集してください。各コンタクトに固有のリンクが送信されます。
  
  

ワークフロー経由
基準に基づいて自動的に有効化する場合に使用します。例：新しい連絡先を作成した際に自動的に有効化します。

1. 「設定」>「ワークフロー」>「+Regra作成」に進みます。

2. 「モジュール」を選択し、「Contatos」を選びます。

3. ルールに名前を付け、「Próximo」をクリックします。

4. 「アクション いいえ Registro」で「Criado」を選択します。

5. 「条件」で「Todos os contatos」を選択します。

6. 「即時アクション」で「+Ativar File Cabinet」をクリックします。

7. アクション名を設定し、必要に応じてe-メールを編集します。

8. 「Salvar」をクリックします。

送信済みファイルの表示

File Cabinetを有効化すると、レコードのファイルセクションに2つのタブが表示されます：

• 内部ファイル：組織のユーザーが送信したファイル（顧客には表示されません）

• 外部ファイル：顧客がリンク経由で送信したファイル、またはユーザーが顧客向けに送信したファイル

表示方法：

1. モジュール連絡先を開き、該当するレコードを表示します

2. タブのファイル > 内部ファイル / 外部ファイルをクリックします

連絡先に対してFile Cabinetを無効化する

• 「Contatos > Registro > Arquivos」へ進みます。

• メニューから「Ações do File Cabinet > Desativar File Cabinet」をクリックします。

• 「Desativar」をクリックして確認します。

⚠️ これはアンインストールではなく、該当の連絡先に対してのみ無効化されます。

アドオンのアンインストール

不要になった場合：

1. 「Configurações > Toppings > Built by Bigin」へ進みます。

2. 「File Cabinet」で検索し、「Gerenciar」をクリックします。