パイプラインの権限

パイプラインの権限

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Bigin では、チームパイプラインが営業やワークフローのプロセスを視覚的に表現し、チームが見込み客、商談、タスクを効率的に追跡・管理できます。パイプラインは各ステージの進捗を明確に把握できる概要を提供します。Pipeline 権限を活用することで、役割や権限に応じてパイプラインへのアクセス権を細かく調整できます。

パイプライン作成タブのPipeline 権限セクションで権限を設定できます。このセクションでは、次の6つのレベルが用意されています。
  • Organizer：Organizerはチームパイプラインを管理でき、ユーザーの追加、ステージや項目のカスタマイズ、ワークフローの自動化など、パイプライン内の処理に完全にアクセスできます。
  • Manager：Managerはパイプライン内のすべてのデータに対して作成・編集・削除を含む包括的なアクセス権を持ちます。ただし、パイプラインの整理やカスタマイズ、チームパイプライン内のユーザーの追加・削除はできません。
  • Member：Memberレベルのユーザーはパイプライン内のすべてのデータを表示できますが、自分が所有しているデータのみ編集・削除が可能です。他のユーザーのデータは変更・削除できません。有効にする 役割 Hierarchyオプションがオンの場合、自分の部下が所有するデータも編集・削除できます。
  • Participant：参加者は自分が所有するデータのみ表示・編集・削除が可能です。パイプライン内で他者のデータを表示することはできません。
  • Viewer：Viewerはパイプライン内のすべてのデータを閲覧のみ可能です。編集や削除はできません。
  • リクエスター: リクエスターは通常、チームパイプラインの外部にいるユーザーであり、パイプラインにデータを追加して、そのステータスを追跡することができますが、自分が作成したデータの編集や削除はできません。リクエスター権限は、組織内の特定の利用ケースに対応するために設計されています。例えば、組織がBiginを使用して営業、ヘルプデスク、HRなど複数のチーム間で業務を管理している場合を考えてみましょう。この場合、それぞれのチームメンバーは自分のパイプラインに所属し、他のパイプラインにはアクセスできません。たとえば、営業担当者が自分の見込み客で発生した課題をヘルプデスクチームに報告する必要がある場合、営業担当者をヘルプデスクパイプラインのリクエスターとして追加できます。これにより、営業担当者はヘルプデスクパイプラインのマイリクエストセクションからチケットを作成し、その進捗状況を追跡できます。
     

メモ:
  • Organizerの場合、役割階層が有効になっていても、Administrator権限やSuper Adminsには影響しません。
  • Viewerの場合、Sheet表示するが次の値と等しくない場合でも、編集する権限はありませんが、データのクイックプレビューは可能です。
  • Requesterの場合、データをすばやくプレビューすることはできますが、メモの表示する権限はありません。データは一覧表示するのみ可能で、エクスポートすることはできません。
  • チームパイプラインのOrganizerのみが、そのチームパイプラインの詳細機能へアクセスできます。他の権限レベルのユーザーは、たとえ設定の所有者や作成者であっても、これらの機能へはアクセスできません。

    詳細機能 - ワークフロー、Webform、Bulk処理、ステージ遷移ルール、商談クローズの制限、ステージ自動化、メールテンプレート、データ管理および連携。

各役割ごとの処理に対する権限レベルは、以下の通りです。
 

権限レベル

オーガナイザー

マネージャー

メンバー

参加者

ビューアー

リクエスター
ユーザーの追加/削除
すべてのデータ
いいえ
いいえ
いいえ
いいえ
いいえ
カスタマイズする Stages & 項目
すべて データ
いいえ
いいえ
いいえ
いいえ
いいえ
データ 表示設定
役割 有効
自分、共有、部下
自分、共有、部下
自分、共有、部下
Own データ
自分、共有、部下
作成 データ
役割 無効
すべてのデータ
すべてのデータ
すべてのデータ
Ownデータ
すべてのデータ
作成データ
作成 データ
はい
はい
はい
はい
いいえ
はい
編集 データ
役割 有効
自分、共有、部下
自分、共有、部下
自分、共有、部下
Own データ
いいえ
いいえ
役割 無効
すべてのデータ
すべてのデータ
Ownデータ
Ownデータ
いいえ
いいえ
削除 データ
役割 有効
自分、共有、部下
自分、共有、部下
自分、共有、部下
Own データ
いいえ
いいえ
役割 無効
すべて データ
すべて データ
Own データ
Own データ
いいえ
いいえ 

これらの詳細は、表形式や、Pipeline 権限セクション内のツールチップとしても確認できます。

編集 Pipeline 権限

管理者は、Pipeline 権限を編集する方法が2つあります。

設定から編集:
  1. 移動先 設定 > 項目 > Pipeline 項目 に移動します。

  2. 対象のパイプラインを選択します。

  3.  その他 アイコンをクリックし、編集 権限 を選択します。

メイン表示から編集:
  1. メインのパイプライン表示画面で、パイプライン名の横にある その他 アイコンをクリックします。
  2. 編集 権限 を選択します。

必要な変更を行った後、保存 をクリックして適用します。

使用例

あなたが不動産会社の管理者であり、Bigin を使って顧客データを管理している場面を想像してください。各プロセスの段階ごとに異なるパイプラインを管理しており、それぞれのパイプラインに誰がアクセスできるかを明確に権限設定したいと考えています。まずは、管理者として持つ権限について確認しましょう。

オーガナイザー:管理者は、チームメンバーの新規追加、物件リストの設定、予定の調整、物件取引のワークフローの効率化が可能です。また、物件のお問い合わせや内覧のスケジューリング、関係者への通知送信などのタスクに対して自動化を設定することもできます。

マネージャー: 貴社のマネージャーは、複数の物件および取引を一括で管理できます。すべての物件データや取引詳細へのフルアクセス権があるため、商談の進捗を監督し、顧客やエージェントとの調整、リスティングや契約内容の必要な修正などを行うことが可能です。ただし、パイプラインの構造を変更したり、ユーザーの追加・削除を行う権限はありません。

メンバー: 組織内のリレーターは、物件リスティングの管理、顧客とのコミュニケーション、取引の推進を担当します。権限内で物件リスティングの作成、編集、管理ができ、共有リスティングで同僚と連携することも可能です。

パーティシパント:例えば、潜在的なホーム購入者や賃貸希望者の場合を考えてみましょう。アクセス権は、担当エージェントから割り当てられた物件や、自身が興味を持つ物件に限定されます。物件詳細の表示、内覧のスケジューリング、各種設定や質問についてエージェントとやり取りできます。

ビューワー: 会社のCEOや担当者は、監督者や分析スペシャリストなどの観察者として機能します。物件リスティングの作成や編集はできませんが、物件取引や市場動向に関するすべてのデータと指標にアクセス可能です。情報を分析し、経営陣へのインサイトや提案を行うことに注力します。

リクエスター:
Biginユーザーがリクエスターになる場合: 例えば、リレーターが賃貸物件のメンテナンスや修理を依頼する必要がある場合を想定してください。メンテナンス依頼セクションへ進み、問題内容を記載した新規依頼を送信できます。リクエスターとして、依頼したメンテナンスのステータスを追跡し、物件の状態や入居者満足度を維持するために迅速な解決を図れます。
外部/公開ユーザーがリクエスターになる場合: 例えば、購入希望者や売却希望者が自身の体験についてフィードバックを提供したいと考えている場合を想定してください。エージェンシーはWebサイトを通じた公開フィードバックの提出機能を有効にしており、物件の内覧やエージェント対応、提供されたサービス全体に対するフィードバックを送信できます。
 

Pipelineデータを顧客と共有する

外部共有機能を利用すると、特定のパイプラインデータを顧客などの外部関係者と共有できます。共有可能なリンクを生成することで、顧客は共有されたデータの詳細を表示できます。これにより、チケットや注文の進捗状況をチームが手動で更新することなく、顧客に常に最新情報を提供できます。顧客はチケットやプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認でき、やり取りの手間が軽減されます。

例えば、チケッティングパイプラインで顧客が課題についてチケットを提出した場合、チケットが「開く」「進行中」「解決済み」などのステージを進むにつれて、外部共有機能を使って顧客にリンクを送信できます。顧客はそのリンクにアクセスし、自身のチケットのステータスや最新情報を確認できます。

利用可能状況

この機能は、すべてのエディションで利用でき、試用版エディションも含まれます。

権限

外部共有権限は、設定 > ユーザーと管理 > 権限に進み、パイプラインデータ内の外部共有オプションを有効にすることで、ユーザーに付与できます。

データの共有

データを共有するには、まず対象のパイプラインで外部共有オプションを有効にしてください。外部共有を有効にするには、共有したいデータのパイプラインのその他アイコンをクリックし、外部共有を有効にします。


これを有効にすると、データ上に共有可能のアイコンが表示されます。アイコンがグレーの場合は未共有、緑色の場合はすでに共有されています。


共有したいデータを選択し、グレーの共有アイコンをクリックします。すると、外部共有オプションの詳細が表示されるポップアップ通知が表示されます。権限を確認して共有をクリックして、リンクを開いた際に顧客へ表示する項目を選択します。


この商談を共有ボタンをクリックすると、共有リンクが自動的に添付されたメール作成画面へ遷移します。その後、選択済みデータに記載されたメールアドレス宛てに直接メールを送信できます。また、利用可能な共有リンクも提供されます。
  
リンクが共有されると、顧客はそのリンクを使用して公開ページにアクセスできます。初期設定では、リンクはOTPで保護されていますが、この機能は無効化することも可能です。
 
OTP共有が有効な場合、顧客はリンクにアクセスしようとした際にメールでOTPを受け取ります。
OTP共有が無効の場合、顧客はリンクに直接アクセスできます。
 

データ共有の自動化

データの共有・共有解除はワークフローまたはステージ自動化を利用して自動化できます。Pipelineデータの共有オプションが有効なパイプラインでは、ワークフローやステージ自動化でチケットを外部共有操作を設定できます。ワークフローでは、インスタント処理およびスケジュール処理の両方で利用可能です。

カスタムビュー

Pipelineデータの共有を有効にすると、すべての外部共有データの新規カスタムビューが追加されます。
 

顧客の表示（公開ページ）

顧客は閲覧専用の公開ページを表示できます。公開ページに表示される詳細情報は編集可能です。編集するには、その他アイコンをクリックし、共有権限の編集を選択してください。

外部共有権限は2つの段階に分かれています：
1. 項目権限：パイプラインで利用可能なすべての項目がここに一覧表示され、表示する項目を選択できます。
  1. 連絡先名項目の場合、連絡先関連の項目を選択するためのサブカテゴリーがあります。


  2. OTPオプションが無効の場合、連絡先名項目のサブカテゴリー選択は利用できません。


  3. ステージ項目の場合、サブカテゴリーから表示したいステージを選択できます。


  4. すべての項目権限を設定したら、「保存＆次へ」をクリックしてください。
Notes
メモ
項目をすべて選択または選択解除するには、テーブルヘッダーのチェックボックスをクリックしてください。


2.カスタマイズ: ここでは、ページの各種設定（組織ロゴ、組織名、ページタイトルなど）をカスタマイズできます。また、ステージ履歴の詳細を非表示にすることも可能です。

このタブでは、アクセス権限の種類を「開く」または「OTP」に設定することもできます。
 

データの共有解除

データはいつでも共有解除できます。そのためには、共有解除したいデータに移動し、共有アイコンをクリックして「Unshare データ」を選択してください。
 
パイプライン内のすべてのデータに対する共有アクセスを取り消すには、該当するパイプラインのその他アイコンをクリックし、[External Sharing] > [Sharingを無効にする] に進んでください。

 


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