Zoho BookingsとMicrosoft Teamsの連携
このページは Bookings 2.0 バージョンにのみ適用されます。Bookings 1.0 バージョンに相当する内容を表示するには、 こちらのページをご確認ください。
1. 概要
Zoho Bookings を使用すると、Microsoft Teams とシームレスに連携し、予約に対してオンライン会議を実施できます。
2. 機能の提供状況
- スーパー管理者と管理者は、この連携を設定できます。
- その他のユーザーは、この連携を利用するために、Outlook のビジネスカレンダーを接続する必要があります。
3. 概要
シームレスなコミュニケーションとコラボレーションのために、バーチャル会議を実施できるオンラインプラットフォームです。Zoho Bookings を Microsoft Teams と連携すると、クライアントとオンラインで面談できます。
この連携の主なメリット
- 予約が確定すると、会議リンクが自動的に作成されます
- 作成されたリンクは、顧客およびユーザー宛てのメール通知に自動で挿入されます
- 会議の詳細が予約概要に追加されます
4. Microsoft Teams を連携する手順
前提条件
- この連携を利用するには、Microsoft 365 / Office 365 のBusinessアカウントが必要です。
4.1 Microsoft Teams を接続する
Microsoft Teams と連携するには、Office 365 / Outlook カレンダーを接続し、会議リンクを作成するカレンダーを選択する必要があります。
- Bookings 画面右上の Admin Center アイコンをクリックします。
［Video Conferencing］を、Integrations セクションから選択します。
- Microsoft Teams のカードをクリックし、Connect をクリックします。
- Configure Calendar をクリックします。カレンダー連携ページにリダイレクトされます。
- Office 365 Calendar の［Connect］をクリックします。 Microsoft のログインページにリダイレクトされます。ここでサインインまたはサインアップできます。
- 表示される権限を確認し、Continue をクリックします。
- Check for conflicts with ポップアップで、空き状況を確認する必要があるカレンダーを選択します。
- カレンダー連携 ページの Add Bookings to セクションで、Teams のカレンダーを選択します。このカレンダーが、会議招待の作成に使用されます。
これで Zoho Bookings アカウントと Microsoft Teams アカウントが接続されます。
4.2 イベントタイプで会議モードを選択する
Microsoft Teams での会議が必要なイベントタイプでは、会議モードとして Microsoft Teams を選択する必要があります。
- 画面左上の Bookings アイコンの下に表示されるワークスペース名をクリックし、目的のワークスペースに切り替えます。
- 左側のサイドバーで Event Types をクリックし、対象のイベントタイプを選択します。
- Event Type Details タブで、Meeting mode の項目の下にある Online を選択し、次のドロップダウンで Microsoft Teams を選択します。
上記の手順を、Microsoft Teams を使用するすべてのイベントタイプに対して実行します。新しいイベントタイプを作成する際に、会議モードを設定することもできます。
4.3 ユーザーが自分の Office 365 カレンダーを接続する必要があります
Microsoft Teams を使用するイベントタイプに割り当てられているすべてのユーザーは、自分の Office 365 カレンダーを Zoho Bookings に追加する必要があります。Office 365 カレンダーが連携されている場合、そのユーザーの Microsoft Teams も自動的にリンクされます。
ユーザーは次の操作を行います。
- Calendar Integrations で自分の Office 365 カレンダーを追加します。
- Calendar Accounts の下に表示される MS Team Calendar Setup ポップアップでカレンダーを選択します。このカレンダーが、会議招待の作成に使用されます。
5. 連携後にできること
連携が完了すると、選択したイベントタイプで予約が入るたびに、Microsoft Teams のリンクが自動的に生成されます。Bookings のユーザーは、このミーティングリンクを予約概要および（設定している場合は）メール通知から確認できます。
顧客は、このリンクを（設定している場合は）メール通知および予約確認ページで取得できます。
メール通知でのミーティングリンク
メール通知には、ユーザーと顧客宛てのものにデフォルトで %meeting_info% 変数が含まれています。これにより、メールにミーティングリンクが追加されます。カスタマイズ時にこの変数を削除している場合は、挿入変数をクリックし、通知設定内のメッセージエディターから追加できます。
Microsoft Teams には参加用リンクのみがあるため、この場合に値が返されるのは、Meeting info と Meeting Joinlink の変数のみです。
6. 連携を解除する
オンラインミーティングに Microsoft Teams を使用しない場合は、連携を削除できます。連携を解除すると、その後に予約される予定にはミーティングリンクは生成されません。ただし、無効化前に作成されたリンクは引き続き有効です。
無効にする手順:
- Bookings 画面右上の 管理センター アイコンをクリックします。
［ビデオ会議］を、連携 の下から選択します。
- Microsoft Teams カードをクリックし、右上のオプションアイコンをクリックして、連携を解除を選択します。これで Microsoft Teams との連携が解除されます。
7. Microsoft Teams ミーティングを作成するカレンダーを変更するには？
- ［連携］に移動し、［カレンダー］をクリックします。
- ［カレンダーアカウント］セクションで、対象の Outlook カードの三点リーダー
アイコンをクリックし、［MS Teams カレンダー］をクリックします。
- ポップアップウィンドウで、使用するカレンダーを選択します。
8. トラブルシューティング
次のいずれかの理由が考えられます。
- Microsoft Teams が正しく連携されていない。
対処方法：カレンダー連携で Office 365/Outlook カレンダーを追加し、各予約に対して予定が作成されるように設定を変更しているか確認してください。 - イベントタイプに会議モードが割り当てられていない。
対処方法：該当のイベントタイプで、Meeting Mode として Microsoft Teams を選択してください。 - 担当ユーザーが自分の Outlook カレンダーアカウントを追加していない。
Microsoft Teams を使用するイベントタイプに割り当てられているすべてのユーザーは、自分の Outlook カレンダーを追加し、予約を追加する必要があります。
赤いインジケーターは、何らかの操作が必要であることを示します。次の点を確認してください。
- Calendar Accounts セクションで Outlook カレンダーを追加しているか
- Add Bookings to セクションで、予約を Outlook カレンダーに追加するよう設定しているか。
9. 注意事項
- Meeting Mode の選択内容は、イベントタイプの詳細 で Zoom Meeting 連携を一度無効にしてから再度有効にしても保持されます。
- 予約されたユーザーが会議を開始できます。参加者は会議に参加し、共同作業を開始できます。
- Microsoft Teams には、専用の Microsoft Teams カレンダーはありません。代わりに、既定の プライマリカレンダー（名前は Calendar）を使用します。このカレンダーの名前は変更も削除もできません。Zoho Bookings の Microsoft Teams 設定ポップアップで Calendar を選択すると、会議の詳細は以下のように Teams に表示されます。