Zoho BookingsとMicrosoft Teamsの連携
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1. 概要
Zoho BookingsをMicrosoft Teamsとシームレスに連携し、予約に関するオンラインミーティングを実施できます。
2. 機能の利用条件
- スーパー管理者と管理者が連携を設定できます。
- その他のユーザーがこの連携を利用するには、Outlookのビジネス用カレンダーを接続する必要があります。
3. 概要
Microsoft Teamsは、オンライン会議、円滑なコミュニケーション、共同作業に対応したオンラインプラットフォームです。Zoho BookingsをMicrosoft Teamsに接続すると、顧客とオンラインで面談できます。
この連携の主なメリット
- 予約が登録されると、ミーティング用リンクが作成されます
- メール通知で顧客とユーザーにリンクが送信されます
- 予約の概要にミーティングの詳細が追加されます
4. Microsoft Teamsとの連携手順
前提条件
- この連携には、Microsoft 365／Office 365のビジネスアカウントが必要です。
4.1 Microsoft Teamsへの接続
Microsoft Teamsと連携するには、Office 365／Outlookのカレンダーを接続し、ミーティング用リンクを作成するカレンダーを選択する必要があります。
- Bookings画面右上の［管理センター］アイコン
をクリックします。［ビデオ会議］を［連携］から選択します。
- ［Microsoft Teams］カードをクリックし、［接続］をクリックします。
- ［カレンダーを設定］をクリックします。カレンダー連携ページに移動します。
- Office 365 Calendarの［接続］をクリックします。Microsoftのログインページに移動します。サインインまたはサインアップできます。
- 権限の内容を確認し、［続ける］をクリックします。
- ［予定の重複を確認する］ポップアップで、空き状況を確認する必要があるカレンダーを選択します。
- カレンダー連携ページの［予約の追加先］セクションで、Teamsカレンダーを選択します。このカレンダーは、ミーティングの招待を作成するために使用されます。
Zoho BookingsアカウントとMicrosoft Teamsアカウントが接続されます。
4.2 予約タイプでのミーティングモードの選択
Microsoft Teamsでミーティングを行う予約タイプでは、ミーティングモードとしてMicrosoft Teamsを選択する必要があります。
- 左上のBookingsアイコンの下にあるワークスペース名をクリックし、対象のワークスペースに切り替えます。
- 左サイドバーの［予約タイプ］をクリックし、対象の予約タイプを選択します。
- ［予約タイプの詳細］タブで、［オンライン］を［ミーティングモード］から選択し、次のドロップダウンで［Microsoft Teams］を選択します。
対象となるすべての予約タイプに対して、上記の手順を実行します。また、新しい予約タイプの作成時にミーティングモードを設定することもできます。
4.3 ユーザーによるOffice 365 Calendarの接続
Microsoft Teamsを使用する予約タイプに割り当てられているすべてのユーザーは、自分のOffice 365 CalendarをZoho Bookingsに追加する必要があります。Office 365 Calendarを連携すると、そのユーザーのMicrosoft Teamsが自動的にリンクされます。
ユーザーは次の操作を行う必要があります。
- ［カレンダー連携］でOffice 365 Calendarを追加します。
- ［MS Teamsカレンダーの設定］ポップアップでカレンダーを選択します。このポップアップは［カレンダーアカウント］にあります。このカレンダーは、ミーティングの招待を作成するために使用されます。
5. 連携後の動作
連携後、選択した予定の種類で予約が入るたびに、Microsoft Teamsのリンクが自動的に生成されます。Bookingsのユーザーは、［予約の概要］およびメール通知（設定されている場合）からミーティングリンクにアクセスできます。
顧客は、メール通知（設定されている場合）と予約確認ページからこのリンクを取得できます。
メール通知内のミーティングリンク
メール通知はユーザーと顧客に送信され、変数%meeting_info%が初期設定で含まれています。この変数により、メールにミーティングリンクが追加されます。以前、カスタマイズ時にこの変数を削除した場合は、［変数を挿入］を、通知設定内のメッセージエディターでクリックして追加できます。
Microsoft Teamsには参加用リンクしかないため、この場合、ミーティング情報とミーティング参加リンクの変数のみ値が返されます。
6. 連携の解除
オンラインミーティングにMicrosoft Teamsが不要な場合は、連携を解除できます。連携を解除すると、予約された予定のミーティングリンクは生成されなくなります。ただし、無効にする前に作成されたリンクは引き続き使用できます。
無効にするには、次の手順を実行します。
- Bookings画面右上の［管理センター］アイコン
をクリックします。次に、［連携］の［ビデオ会議］を選択します。
- ［Microsoft Teams］カードをクリックし、右上のオプションアイコンをクリックします。次に、［連携を解除する］を選択します。これでMicrosoft Teamsとの連携が解除されます。
7. Microsoft Teamsミーティングを作成するカレンダーを変更するには
- ［連携］に移動し、［カレンダー］をクリックします。
- ［カレンダーアカウント］セクションで、対象のOutlookカレンダーカードにある3点
アイコンを選択し、［MS Teamsカレンダー］をクリックします。
- ポップアップ画面で、対象のカレンダーを選択します。
8. トラブルシューティング
以下のいずれかが原因として考えられます。
- Microsoft Teamsが正しく連携されていません。
解決方法：［カレンダー連携］でOffice 365／Outlookカレンダーを追加し、設定を変更して、予約ごとに予定が作成されるようにしているか確認してください。 - 予定の種類が関連付けられていません。
解決方法：対象の予定の種類で、［Microsoft Teams］を［会議モード］として選択します。 - 割り当てられたユーザーがOutlook Calendarのアカウントを追加していません。
解決方法：Microsoft Teamsを使用する予定の種類に割り当てられているすべてのユーザーが、Outlook Calendarを追加し、そこに予約を追加する必要があります。
赤色のインジケーターは、何らかの対応が必要であることを示します。以下を行っているか確認してください。
- ［カレンダーアカウント］セクションにOutlook Calendarを追加している
- ［予約の追加先］セクションで、Outlook Calendarに予約を追加している
9. 留意事項
- ［会議モード］について、［予定の種類の詳細］での選択内容は、Zoom Meetingとの連携を無効にしてから再度有効にした場合も保持されます。
- 予約を受けたユーザーは会議を開始できます。参加者は［会議に参加］して、共同作業を開始できます。
- Microsoft Teamsには、独立したMicrosoft Teamsカレンダーはありません。名称がCalendarであるメインカレンダーが使用され、このカレンダーは名前変更も削除もできません。［Calendar］を［Microsoft Teamsの設定］ポップアップ（Zoho Bookings内）で選択すると、会議の詳細がTeamsに以下のように表示されます。