Zoho BookingsとZoho Meetingの連携
このページは Bookings 2.0 バージョンにのみ適用されます。Bookings 1.0 版の内容を確認するには こちらのページをご覧ください。
1. 概要
Zoho Bookings を使用すると、Zoho Meeting とシームレスに連携し、予約に対してオンライン会議を実施できます。
2. 機能の提供状況
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すべてのプランで利用可能です（プラン比較はこちら）。
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スーパー管理者と管理者が連携を設定できます
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その他のユーザーは、管理者が連携を設定すると、自身の予約に対する会議リンクを受け取ります
3. 概要説明
Zoho Meeting は、リモートでのコラボレーションを円滑に行うための、バーチャル会議やビデオ会議を開催できるオンライン会議ソフトウェアです。Zoho Bookings と Zoho Meeting を連携すると、クライアントとオンラインで面談できます。
この連携の主なメリット
- 予約が確定すると、会議リンクが自動で作成されます
- 作成されたリンクは、顧客とユーザーに送信されるメール通知に含まれます
- 会議の詳細が予約概要に追加されます
- 予約が再スケジュールまたはキャンセルされた場合、会議情報も自動的に更新されます
4. Zoho Meeting を連携する手順
前提条件
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この連携には、オンライン会議を設定できる 適切なプランの Zoho Meeting アカウントが必要です。
4.1 Zoho Meeting を接続する
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Bookings 画面右上の 管理センター（Admin Center） アイコン
をクリックします。［ビデオ会議（Video Conferencing）］を、［Integrations］ セクションから選択します。
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［Zoho Meeting］カードをクリックし、［接続（Connect）］をクリックします。
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表示される権限を確認し、［承認（Accept）］をクリックします。これで Zoho Bookings アカウントと Zoho Meeting アカウントが接続されます。
4.2 イベントタイプで会議モードを選択する
Zoho Meeting での実施が必要なイベントタイプでは、会議モードとして Zoho Meeting を選択する必要があります。
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左上の Bookings アイコンの下にあるワークスペース名をクリックして、目的のワークスペースに切り替えます。
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左側のサイドバーでイベントタイプをクリックし、対象のイベントタイプを選択します。
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イベント詳細タブで、右側の［編集］をクリックします。次に、会議モードでオンラインを選択し、続くドロップダウンでZoho Meetingを選びます。最後に［保存］をクリックします。
上記の手順を、必要なすべてのイベントタイプに対して実行します。また、新しいイベントタイプを作成する際に会議モードを設定することもできます。
4.3 Zoho Meeting にユーザーを追加する
各ユーザーの予約に対して会議リンクを生成するには、Bookings のユーザーを Zoho Meeting のユーザーとして追加する必要があります。Zoho Meeting にユーザーを追加する方法については、こちらのヘルプページを参照してください。
メモ: 複数のビデオ会議ツールを同時に連携することができます。イベントタイプの設定で、連携済みのビデオ会議ツールのいずれか 1 つを選択できます。
5. 連携後にできること
上記の連携が完了すると、対象のイベントタイプで予約が行われるたびに、Zoho Meeting のリンクが自動的に生成されます。Bookings ユーザーは、このリンクを予約概要と、（設定している場合は）メール通知で確認できます。
Zoho Meeting で会議を開くと、予約フォームに入力された顧客情報が、Zoho Meeting の［アジェンダ］セクションに表示されます。
顧客は、このリンクを（設定している場合は）メール通知と、予約完了ページで確認できます。
メール通知には、ユーザーと顧客宛てのものに既定で変数 %meeting_info% が含まれています。この変数によって、メールに会議リンクが挿入されます。カスタマイズ時に削除している場合は、メッセージエディターで［変数を挿入］> ［Meeting Info］から再度追加できます。
6. 連携を解除する
オンライン会議で Zoho Meeting を使用しない場合は、連携を無効にできます。連携を解除すると、その後に予約された予定については会議リンクが生成されなくなりますが、解除前に作成されたリンクは引き続き有効です。
連携を解除する手順:
- Bookings 画面右上の管理センターアイコンをクリックします
。[ビデオ会議] を［連携］の下から選択します。
- Zoho Meeting のカードをクリックし、右上の［オプション］アイコンをクリックします
。
- ［連携を解除］を選択します。これで Zoho Meeting との連携が解除されます。
7. トラブルシューティング
連携しているのに、会議リンクが生成されないのはなぜですか？
- 予約済みの予定に対して会議リンクが生成されない場合は、次の点を確認してください。
- 予約された担当者が、Zoho Meeting のユーザーとして追加されているか確認します。
- イベントタイプのミーティングモードとして、Zoho Meeting が選択されているか確認します。
8. 注意事項
- Zoho Meeting 連携を一度無効にしてから再度有効にしても、Meeting Modeの選択内容は、イベントタイプの詳細にそのまま保持されます。
- 予約された担当者はミーティングを開催できます。参加者はミーティングに参加して、共同作業を開始できます。