データ保護設定

データ保護設定

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データの保護を有効にする

  1. ページ上部にあるAdminタブを選択します。
  2. 左側のパネルからデータの保護を選択します。
  3. 「データの保護」を有効にします。
  4. カウンターパーティ連絡先の個人データを保存する項目を、「Personal Data 項目」セクション内で確認して選択します。

          













データの保護設定が有効になると、ユーザーは、カウンターパーティの連絡先情報の処理を停止したり、削除時に連絡先の個人を特定できる情報を匿名化したりするなど、データ件名リクエストを管理できるようになります。

メモ: 

    1. 「Personal Data 項目」セクションで選択した項目は、Zoho Contracts により個人を特定できる情報として扱われます。初期設定では、「Full 名前」項目が個人データ項目として設定されています。 
    2. 連絡先を匿名化および削除する場合、個人データ項目の値のみが匿名化されます。


カウンターパーティおよびその連絡先のエクスポートを制限する

  1. ページ上部のAdminタブを選択します。
  2. 左側パネルのデータの保護を選択します。
  3. 「Restrict non-adminsがカウンターパーティおよびその連絡先詳細をエクスポートするのを制限する」をPersonal Data Handlingセクションで有効にします。


Nオン-adminユーザーは、カウンターパーティの連絡先や個人カウンターパーティの詳細をダウンロードできません。

メモ: 「できること」設定により、管理者以外のユーザーがカウンターパーティとその連絡先をエクスポートすることを制限できます（データの保護設定が有効な場合）。

カウンターパーティ連絡先のデータ処理を停止する

  1. ページ上部のCounterpartiesタブを選択します。
  2. データ処理を停止したい連絡先が含まれているカウンターパーティを開くにはクリックします。
  3. カウンターパーティ詳細パネルの右側にある連絡先タブを選択します。
  4. データ処理を停止したい連絡先カードのその他 をクリックし、次に停止する Processing Dataを選択します。


メモ:

    1. 連絡先は、交渉担当者として含まれている契約の交渉担当者一覧から削除されます。
    2. 連絡先は、交渉中の契約へのアクセス権を失います。
    3. 連絡先がカウンターパーティのメインの連絡先であり、契約が交渉 - 確認する 保留中ステージにある場合、交渉は自動的に取り消されます。
    4. 連絡先は、署名者として含まれている契約の署名者一覧から削除され、署名 保留中ステージにある契約については署名処理が取り消されます。
    5. 連絡先がカウンターパーティのメインの連絡先である場合、契約の詳細パネル内の概要タブから連絡先が削除されます。
    6. 連絡先は、Zoho Contractsから今後の連絡を受信しません。
    7. データ処理が停止済みの連絡先は、ストップ記号が連絡先カードのcounterparty詳細パネルに表示されます。

 


Counterparty連絡先のデータ処理を再開する


  1. ページ上部の Counterpartiesタブを選択します。
  2. データ処理を再開したい連絡先が含まれているカウンターパーティを開くにはクリックします。次に、
  3. カウンターパーティ詳細パネル右側の連絡先タブを選択し、クリックします。
  4. データ処理を再開したい連絡先カードのその他 をクリックし、「再開する Processing Data」を選択します。 Anonymize および 削除 連絡先


選択する

  1. ページ上部のCounterpartiesタブをクリックして、カウンターパーティを開きます。
  2. 匿名化および削除したい連絡先、またはデータ処理を停止したい連絡先が含まれているものを選択します。
  3. 右側のカウンターパーティ詳細パネル内の連絡先タブを選択します。
  4. 削除したい連絡先カードのその他 をクリックし、「削除」を選択します。
  5. 削除確認ポップアップで連絡先のデータを匿名化するチェックボックスをオンにし、「匿名化して削除」をクリックします。


メモ:

  1. 削除された連絡先の個人を特定できる情報は匿名化され、連絡先は表示されるすべての箇所（たとえばAnonymized ユーザー 、活動、Negotiation, や 署名 タブ（契約の詳細画面内）、通知、ユーザー活動セクションやレポートタブなど）で「Anonymized ユーザー n」として表示されます。nは匿名化された連絡先ごとに付与される連番を表します。
  1. 連絡先は、交渉者として登録されている契約の交渉者一覧から削除されます。
  2. 連絡先は、交渉中の契約へのアクセス権を失います。
  3. 連絡先が契約におけるカウンターパーティのメインの連絡先であり、契約がIn Negotiation - 確認する 保留中ステージにある場合、交渉は自動的に取り消されます。
  4. 連絡先は、署名者として登録されている契約の署名者一覧から削除され、署名 保留中ステージにある契約の署名は取り消されます。
  5. 連絡先がカウンターパーティのメインの連絡先である場合、契約の詳細パネル内の概要タブから連絡先が削除されます。

    データの保護を無効にする

  1. ページ上部のAdminタブを選択します。
  2. 左側のパネルからデータの保護を選択します。
  3. データの保護を無効にします。


データの保護設定が無効化されると、ユーザーはデータ件名リクエストを管理できなくなります。


メモ: データ処理を停止済みのcounterparty連絡先は、引き続き停止された状態のままになります。これらの連絡先に対しては、いつでもデータ処理を再開することができます。