レポートへのデータインポート方法
Zoho Creator では、Creator アプリケーション内のレポートにデータをインポートできます。Creator では、.xls、.xlsx、.xlsm、.csv、.tsv、.ods、.accdb、.mdb、.json、numbers 形式のファイルからのデータインポートに対応しています。必要なファイルは、コンピューター上、またはクラウドサービス（Dropbox、Google Drive、Zoho Writer など）に保存されているものを使用できます。
1. Creator アプリケーションにアクセスする
2. 必要な保存場所を選択する
- ローカルストレージ - コンピューターに保存されているファイルを選択します。
- URL - 公開アクセス可能な直接ダウンロードリンクを指定して、URL からファイルをインポートします。
- クラウドサービス - クラウドに保存されているファイルをインポートします。左側のペインからファイルが保存されているクラウドサービスを選択します。認証後、必要なファイルを選択できます。
- 貼り付け - データを貼り付けてインポートできます。区切り文字で区切られた値を貼り付けてデータをインポートします。サポートされている区切り文字は、カンマ（,）、タブ、セミコロン（;）、スペース、パイプ（|）の 4 種類です。最大 5MB までのデータを貼り付けでインポートできます。
- 大容量のデータファイルをインポートする場合、インポート処理はバックグラウンドで継続されるため、その間もアプリケーションを利用したり、インポートのステータスを表示したりできます。ポップアップボックスの Access Application ボタンをクリックすると、アプリケーションの有効なバージョンにアクセスできます。
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インポートのステータスは、［インポートステータスを表示］ボタンをクリックして確認できます。
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レポート右上のハンバーガーメニューをクリックし、インポート を選択します。
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表示されたウィンドウで Recent Imports タブをクリックすると、成功および失敗したインポートのステータスを表示できます。インポートステータスは、インポート進行状況のポップアップでも確認できます。
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失敗したインポートを含むデータをクリックすると、失敗の理由が次のように表示されます。
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CSV ファイルのサイズ上限は 2GB です。その他のファイル形式のサイズ上限は 100MB です。
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100MB を超える CSV ファイルは、ローカルファイルからのみインポートできます。クラウドまたは URL からはインポートできません。
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最初の 3,000 件のデータが正常にインポートされなかった場合、残りのインポート処理も中止されます。
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ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックスなどの選択項目は、100MB を超えるファイルからアプリケーション／フォームを作成する場合には利用できません。
［インポートステータスを表示］への移動
Recent Imports タブには、すべてのインポートのステータスと、インポートされたデータの合計件数、成功データと失敗データの件数が表示されます。
メモ: インポートするデータが、既定設定および設定済みの検証ルールに準拠していることを確認してください。これにより、エラーのないインポートが行えます。
制限事項
3. インポートインターフェイス
次の手順では、選択したファイルのデータが表示されたインポートインターフェイスが開きます。このインターフェイスでは、列のマッピングに基づいて作成されるデータのプレビューが表示されます。表示されているデータは編集できます。
インポートインターフェイスには、インポート対象データのフィルタリング、絞り込み、クレンジングを行うためのさまざまなスマート機能も用意されています。インポートするファイルのデータに基づき、特定の項目には形式が自動的に設定されます。必要に応じて、この形式は要件に合わせて編集できます。
Creator には、インポート対象データのフィルタリング、絞り込み、クレンジングを行うためのさまざまなスマート機能が用意されています。
- 先頭行を列ヘッダーとして使用
- 列のマッピング
- 列を追加
- インポート設定
- インポートエラー時の動作
- 日付形式
- データの並べ替え
- データのフィルター
- 検索と置換
- データの調整
- Zia によるスマートサジェスト
4. 先頭行を列ヘッダーとして使用
Creator は、インポートしたファイルの先頭行がヘッダーかどうかを自動的に判別します。[先頭行を列ヘッダーとして使用]オプションを選択すると、「項目のマッピング」セクションの列名は、その列ヘッダーに基づいて設定されます。このオプションをオフにした場合、先頭行の値は実データとして扱われます。
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対象のテーブルの横にある[テーブル設定]ボタンをクリックします。
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[先頭行を列ヘッダーとして使用]オプションを選択します。
5. 列のマッピング
[列のマッピング]セクションでは、インポートしたファイルの項目を Creator 上の項目に対応付けることができます。[列のマッピング]ペインでは、左側にインポートファイルの列、右側に Creator の項目が表示されます。Creator は項目を自動的にマッピングしますが、必要に応じてインポートファイルの列を任意の項目に再マッピングできます。列をマッピングするには、ドロップダウンリストから項目を選択します。
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[列のマッピング]ボタンをクリックします。
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列をマッピングするには、ドロップダウンリストから項目を選択します。
- 必須項目：必須項目がすべてマッピングされており、インポートファイル内で必須項目が空欄になっていないことを確認してください。必須項目をマッピングしないと、ファイルのインポート時にエラーが発生します。
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ルックアップ項目の処理：ルックアップ項目は、ID または値のいずれかに基づいてインポートできます。インポートが値ベースか ID ベースかは、項目の横に表示されます。
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競合の解決：Creator は、項目のマッピング時に発生する可能性のある警告をハイライト表示し、競合を解決できるようにします。競合の警告が表示された場合は、[再マップ]ボタンをクリックして誤りを修正できます。
- 小数に関する警告：必要な桁数の小数が存在しない場合に表示されます。
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項目／データ型の不一致：列に設定されているデータ型が、そのデータに適した型になっていない場合に表示されます。
- ルックアップ（親に存在しない）警告：値がルックアップ元の親項目に存在しない場合、その行はインポートに失敗することがあります。これを解決するには、インポートエラー時に値を空に設定することを推奨します。
- ルックアップ（重複値）：親のルックアップ項目に重複する値が含まれている、または一部の値が親のルックアップ項目に存在しない場合に表示されます。
6. 列を追加
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[列を追加]ボタンをクリックします。
- 対象の項目を選択し、初期値を入力して、[追加]をクリックします。
- 1 回のインポートにつき、最大5列まで追加できます。
- インポート時に追加列として関連付け可能な項目タイプは、名前、メール、住所、電話番号、単一行、複数行、数値、日付、ドロップダウン、ラジオ、複数選択、チェックボックス、判定ボックス、リッチテキスト、URL、時間、パーセント、通貨、小数、日付-時間、サブフォーム、ルックアップ（単一選択）、ルックアップ（複数選択）、自動採番です。
7. インポート設定
ファイル内のデータをどのようにインポートするかを選択するために、Creator では次の 2 種類のインポート方法をサポートしています。
- データを追加 - 既存のレポートに新しい行を追加します。
- データを更新 - 指定した一意の値項目に基づいて既存データを更新します。
- 既存データを更新すると、対象ファイル内のデータは上書きされ、元に戻すことはできません。データをインポートする対象ファイルは、事前にバックアップコピーを作成しておくことを推奨します。
- 項目IDや自動採番などのシステム項目でデータを更新する場合、一致するデータが見つからないときは、不足している値をシステムが自動的に生成できます。これにより、新規データに対して、手動入力なしで一意かつ一貫したシステム生成値を付与できます。
- 既存の Creator レポート内の値は、インポートするファイルの内容に基づいて更新されます。これは、ファイル内で一致するデータに対応する項目が空白の場合でも同様です。
- 行を更新オプションは、対応するフォームに一意の値を持つ項目が少なくとも1つあるレポートでのみ利用できます。
8. インポート時のエラー発生時の動作を定義する
データのインポート中にエラーが発生する可能性があります。そのため Zoho Creator では、そのような場合にどのように処理を続行するかを選択できます。[インポート時のエラー] セクションでは、データのインポート中にエラーが発生したときに実行する操作を選択します。該当する行をスキップするか、その列に空の値を設定するかを選択できます。
- 画面左上付近に表示されている［設定］ボタンをクリックします。[設定] ペインが右側からスライド表示されます。
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[インポート時のエラー] セクションに、次の 2 つの設定が表示されます。
- 該当する行をスキップ - 行の値に不整合が見つかった場合、Zoho Creator は該当する行をスキップします。
- 列に空の値を設定 - 列の値に不整合が見つかった場合、Zoho Creator は該当する列に空（NULL）の値を設定します。
- データをインポートしない - いずれかの値に不整合が見つかった場合、Zoho Creator はデータをインポートしません。このオプションは、インポートするデータ数が 3000 未満の場合にのみ利用できます。
9. 日付形式を設定する
日付形式の設定は非常に重要です。これにより、Zoho Creator がファイル内の日付値をどのように解釈するかが決まります。
- 画面右上付近に表示されている［設定］ボタンをクリックします。[設定]ペインが右側からスライド表示されます。
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[日付形式] の下にあるドロップダウンから、必要な値を選択します。
アプリケーションには、ロケールに基づいて日付を認識する機能があります。たとえば「dd.mm.yyyy」のような日付は、ロケールが US の場合、日付として認識されず、インポート時にもテキストとして扱われます。そのため、考えられるすべての日付と時刻の形式が認識されます。列ごとに日付形式が異なる場合は、[データの調整]セクションの[日付と時刻の標準化]オプションを使用して、共通の形式に統一できます。
10. データのクレンジング
Creator では、インポート予定のデータに対して、次のようなクレンジング機能を利用できます。
データの並べ替え
特定の列を基準に、テーブル内のデータを昇順または降順に並べ替えることができます。適用した並べ替え順は、インポートされたデータにも引き継がれます。これにより、必要な順序でデータを表示できます。データの並べ替えは、データの調整処理を行う前に実施しておくと便利です。
- 対象の列の下向き矢印をクリックします。
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ドロップダウンリストから、必要な並べ替え順を選択します。
データのフィルター
フィルター機能を使用すると、データを絞り込むことができます。フィルターを適用すると、フィルター条件に一致したデータのみが、作成されるインポートデータとして取り込まれます。
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[フィルター]オプションをクリックします。
- 必要な条件を設定します。条件は最大 20 個のサブ条件を含めることができます。設定後、[フィルター]ボタンをクリックします。
検索と置換
検索と置換機能を使用すると、データを検索して別の値に置き換えることができます。
- [検索と置換]ボタンをクリックします。
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検索と置換の条件を入力します。
11. データの調整
[データの調整] オプションでは、次のようなスマートなデータ調整処理を実行できます。利用可能な設定は次のとおりです。
- 表記ゆれの修正 - スペルの不一致や入力ミスを特定できます。文字数、発音、文字の繰り返しなどがほぼ類似しているクラスターが表示されます。クラスター内の値を、提案された値または任意の値に一括で変更できます。
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欠損値の修正 - 列に空のセルが含まれているかどうかを確認し、次のいずれかの方法で修正できます。
- 空のセルを、直前の行にある値で埋める
- 空のセルを、任意の値で埋める
- 空のセルを、その列で最も頻出する値で埋める
- その列に値がない行を削除する
- 列の分割 - 1 つの列内のデータを 2 つに分割できます。データを分割する際に使用する区切り文字（空白、カンマ、ハイフンなど）を指定する必要があります。
- 列の結合 - 2 つ以上の列のデータを、選択した順序で結合できます。必要に応じて、値と値の間、または結合対象の列の間に、空白、カンマ、ハイフンなどの区切り文字を挿入することもできます。結合後の値はプレビューで確認できます。
- 探索と編集 - 列内の値の出現頻度分布を表示します。これにより、データを検索と置換で更新するか、表記ゆれの修正機能を使用して更新するかを判断する際に役立ちます。検索と置換も併用できます。
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日付と時刻の標準化 - 日付／日時列を共通の形式に標準化できます。複数の異なる日付形式をアップロードして、1 つの形式に統一することが可能です。また、「ピボット年」を選択するオプションも利用できます。ピボット年は、西暦が 2 桁で指定されている場合に役立ちます。この場合、ピボット年より小さい 2 桁の年値 xx は 20xx に、ピボット年以上の年値は 19xx に展開されます。
- 列が日付／日時項目にマッピングされている場合、インポートする値の日付形式がアプリケーションで設定されている日付形式と一致しないと、[日付／日時の標準化] の注意メッセージが表示されます。
- ユーザーが [日付の標準化] の注意メッセージを無視した場合、日付値は、[設定] で指定されている日付順序に基づいて自動的に標準化されます。日付の標準化を無視すると、インポートするデータに列ごとに複数の異なる日付形式が含まれている場合にのみ、インポートエラーが発生します。各列は、適切な日付順序で個別に標準化する必要があります。
完全一致は、選択した列で同一（大文字・小文字を区別）の値を含む行を検索します。 類似一致は、選択した列で、大文字・小文字、句読点、単語の順序、空白の違いを除けば類似している値を含む行を検索します。 あいまい一致は、選択した列で、誤字、発音上の類似、文字の入れ替え（「item」で「ei」と「ie」が入れ替わるなど）の違いを除けば類似している値を含む行を検索します。 テキスト型および電話番号型の列では、重複の検索方法として、完全一致、類似一致、あいまい一致のいずれかを選択できます。 数値、日付、時刻、日付-時刻の項目タイプにマッピングされた列では、3 種類の一致方法はいずれも同じ重複クラスターを表示します。 目的の重複クラスターを選択すると、対応する行が左側に表示されます。その中から 1 行をマスターデータとして設定でき、UI 上で強調表示されます。 重複を削除ボタンをクリックすると、各クラスターのマスターデータと、除外した行を除くすべての行が削除されます。
データをクレンジングするには:
- Refine data ボタンをクリックします。
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Refine data ペインで、ドロップダウンリストから必要な操作を選択します。
- 次に、対象の列を選択し、データクレンジング操作を実行します。
12. Zia によるスマートサジェスト
［Smart suggestions］セクションでは、Zia（Zoho のインテリジェントアシスタント）が、ファイルからアップロードされたデータ内の問題に基づいて提案を行います。Zia は、次のような一部の問題に対して提案を提供します。
- テーブルレベルでの重複行
- データの不整合
- 複数のデータ型の混在
- 欠損値
- 標準化されていない電話番号
- 標準化されていない名前と住所
- 標準化されていない日付／日時／時刻
- エスケープされていない HTML エンティティを含むデータ
- 引用符で囲まれた値
Zia の提案を利用するには:
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Smart suggestions ボタンをクリックします。右側のSmart Suggestionsペインに、Zia からの提案一覧が表示されます。
13. データのインポート
設定と項目のマッピングが完了したら、ファイルからデータをインポートする準備が整います。
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インポートボタンをクリックして、レポートへのデータインポートを開始します。インポートにかかる時間は、インポートする情報量に応じて数秒から数分程度です。
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インポート処理が完了すると、インポート概要を示すポップアップが表示されます。エラーがある場合はここに表示されます。
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インポート概要ボタンをクリックすると、インポートされたデータの成功／失敗の詳細な概要が表示されます。
- レポートにアクセスをクリックして、レポートを表示します。
新しいインポートインターフェイス:
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新しいインターフェイスでは、必要な権限が付与されている場合、データの追加と更新が可能です。
- インポート処理中の追加および更新は、そのフォームに対してアクセス、編集、インポート権限が付与されている場合にのみ許可されます。データの更新は、すべてのレコードを変更権限および役割階層にも依存します。
- 対象フォームに対して編集権限が付与されていない場合、インポート処理中のデータ更新は許可されません。
- インポート機能は、対象フォームにアクセス権限が付与されている場合にのみ動作します。
- スクリプトを実行するファイルのインポートは、インポートするデータ件数が 3000 未満の場合にのみ現在サポートされています。
- 既定では、新しいインポートインターフェイスではワークフローは実行されません。必要に応じて、インポート設定セクションから有効にできます。
- インポートエラー時セクションの「データをインポートしない」オプションは、インポートするデータ件数が 3000 未満の場合にのみ利用できます。
注意事項
- .xls、.xlsx、.xlsm、.csv、.tsv、.ods、.accdb、.mdb、.json、.numbers 形式のファイルからデータをインポートできます。
- 名前項目は、1 つの列として存在していても、敬称、名、姓、敬称（後置）のサブフィールドから成る複合項目として存在していてもかまいません。Creator はどちらのケースのデータインポートにも対応しています。
- 同様に、住所も 1 つの列として、または住所行 1、住所行 2、市区町村／地区、州／都道府県、郵便番号、国のサブフィールドから成る複合項目として存在していてもかまいません。Creator はどちらのケースのデータインポートにも対応しています。
- ファイル内の列に true/false などの値が含まれている場合、Creator は自動的にそれを判定ボックス項目に関連付けます。それ以外のブール値が存在する場合は、ラジオボタン項目に関連付けられます。
制限事項
- ファイルサイズが 100 MB 未満であれば、インポートできる行数に制限はありません。
- サブフォームデータのインポートは現在サポートされていません。
- スクリプトを実行するファイルのインポートは、インポートするデータ件数が 3000 未満の場合にのみ現在サポートされています。
- データをインポートしないオプションは、インポートエラー時セクションで、インポートするデータ件数が 3000 未満の場合にのみ利用できます。
- Smart suggestions と Refine 設定は、20 MB を超えるデータのインポートには利用できません。