リストレポートのクイックビューアクションの理解

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アクションを使用すると、情報の編集・更新、情報の追加、情報の削除、アプリケーションからのデータのエクスポート、アプリケーションへのデータのインポート、必要なデータの標準形式での印刷が行えます。アプリケーションには、あらかじめ用意されたシステムアクションがあります。また、レポート固有の要件に対応するスクリプトアクション項目も用意できます。

クイックビューでは、レポート全体またはデータの集合に対して適用できるアクションを実行できます。複数のデータに対して一括でアクションを実行し、まとめて変更したり、一度に多数のデータを削除したりできます。たとえば、タスク管理アプリケーションにステータスを追跡するレポートがあるとします。ステータスが「確認待ち」に設定されているデータを「レビュー済み」ステータスに変更する必要がある場合、一括アクションを使用して実行できます。「確認待ち」ステータスに一致するデータを検索して選択します。編集アイコンが表示されるので、編集アイコンをクリックし、項目の値を「レビュー済み」ステータスに変更します。

変更内容はレポートに反映されます。

レポートで利用できる事前定義済みアクションは次のとおりです。

レコードを表示

このアクションを使用すると、選択したレコードを表示できます。設定に応じて、レコードをクリックまたは右クリックしたときに表示されます。「レコードを表示」を選択すると、ユーザーに詳細ビューが表示されます。

レコードを編集

クイックビューでは、1件のレコードまたは複数のレコードを編集できます。このアクションは、事前に設定された条件に応じて、レコードをクリックまたは右クリックしたときに表示されます。「編集」を選択すると編集画面が表示され、項目値を変更できます。また、複数のレコードを選択した場合は、編集画面で項目値を一括変更できます。

レコードを削除

クイックビューでは、1件のレコードまたは複数のレコードを削除できます。このアクションは、事前に設定された条件に応じて、レコードをクリックまたは右クリックしたときに表示されます。「削除」を選択すると値が削除されます。また、複数のレコードを選択して一括削除することもできます。

レコードを複製

クイックビューでは、1件のレコードまたは複数のレコードを複製できます。このアクションは、事前に設定された条件に応じて、レコードをクリックまたは右クリックしたときに表示されます。「複製」を選択するとコピーが作成されます。また、複数のレコードを選択して、一括でコピーを作成することもできます。

アクション項目

アクション項目は、「編集」「削除」「複製」「レコードを表示」といった既存のシステムアクションの代替として定義できます。Zoho Creator では、これらのアクションを使用してレポートを操作できます。ただし、既存のアクションとは異なるロジックを持つアクションが必要となる特殊なシナリオでは、事前定義されたアクション項目を使用して対応できます。

アクション項目を追加するには、そのアクションの動作原理とロジックを定義するワークフローを作成する必要があります。このアクションは、レポートやレコードのヘッダーに表示されるボタン、または他のシステムアクションと並んで表示されるメニューとして利用できます。このボタンまたはメニューをクリックすると、あらかじめ設定したロジックがレポートまたはレコードに適用されます。このロジックに基づいてカスタムアクションが実行され、必要な結果が得られます。

たとえば、従業員情報を管理するアプリケーションがあるとします。出張申請を管理するレポートには、申請を開始した従業員の名前、役職、部署、申請を承認するマネージャー、出張先、出張期間、従業員が訪問する顧客／パートナー／ベンダー、出張手配を行う出張デスクなどの詳細が含まれます。このレポートに「すべてに通知」というアクション項目があるとします。出張の手配が完了したら、出張デスク担当者は、関係する従業員とマネージャーに通知する必要があります。この事前定義済みメニュー項目には、出張日と出張の最終スケジュールの詳細を含むメール通知を関係者に送信するワークフローが組み込まれています。出張デスク担当者が「すべてに通知」ボタンをクリックすると、従業員、マネージャー、顧客に通知メールが送信されます。

次のレコード選択とアクションのタイミングで、アクションが表示または実行されます。

単一レコードへのアクション

たとえば、レコード内の誤字を修正する必要があるとします。対象のレコードを選択して編集アイコンをクリックすると、既存データが入力されたフォームが表示されます。そこで修正を行い、フォームを送信します。変更内容はレポートに反映されます。

複数レコードへのアクション

たとえば、図書館の蔵書目録レポートがあるとします。出版社からの「新規在庫保留中」として分類されている多数のレコードがあります。新規在庫が入荷したら、ステータスを「新規在庫受領済み」に変更する必要があります。ステータスを更新するには、必要なすべてのレコードを選択し、編集アイコンをクリックします。表示される画面で、対象の項目を選択して値を入力し、「適用」をクリックします。意図した変更が、選択したすべてのレコードに適用されます。

アクションは、レポートにアクセスしているデバイスに関係なく利用できます。実行できるアクションは、デバイス上で行う操作（ジェスチャー）によって提供されます。どのジェスチャーでどのアクションを実行するかを設定できます。

レコードのクリック時

レコードをクリックしたタイミングでアクションが表示されます。たとえば、「編集」と「削除」のアクションをレコードのクリック時に利用できるように定義したとします。ユーザーがレポート内の特定のレコードをクリックすると、そのイベントに対して設定されたアクションが表示されます。この例では「編集」と「削除」です。

レコードの右クリック時

レコードを右クリックしたタイミングでアクションが表示されます。たとえば、「編集」と「レコードを表示」のアクションをレコードの右クリック時に利用できるように定義したとします。ユーザーがレポート内の特定のレコードを右クリックすると、そのイベントに対して設定されたアクションが表示されます。この例では「編集」と「レコードを表示」です。