一覧レポートの基本操作を理解する

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レポートには、事前に定義しなくても利用できる共通の処理がいくつかあります。これらの処理はデフォルトの位置に表示されます。多くの場合必須のため、レポートには必ず表示されます。主な共通処理は次のとおりです。

レコードを追加する

［レコードを追加］アイコンは、レポート右上に［検索］アイコンと並んで表示されます。ここから新しいレコードをレポートに追加できます。［追加］アイコンをクリックするとフォームウィンドウが開きます。項目値を入力し、［送信］をクリックします。送信したレコードはレポートに表示されます。

レコードを検索する

検索機能を使用すると、レポート内から特定のデータを探すことができます。検索アイコンをクリックすると、レポートの項目が検索ウィンドウに一覧表示されます。検索を実行するために、項目、演算子、条件を選択します。条件に一致するレコードのみが表示されます。複数の項目を選択して、複数条件で検索することもできます。

検索オプションを使用すると、大量のデータから必要な情報だけを絞り込むことができます。たとえば、在庫管理アプリがあり、在庫内のすべての商品詳細を表示するレポートがあるとします。特定のメーカーの、特定の型番の商品について在庫情報を更新したい場合は、検索機能を使用します。検索項目をクリックすると、レポート内のすべての項目が一覧表示されます。必要なレコードを絞り込むのに役立つ項目を選択します。この例では、商品項目を選択し、演算子「次の値と等しい」を選択して商品の名前を入力し、model 項目を選択して演算子「次を含む」を選択し、型番を入力し、さらにメーカー項目を選択します。

ブラウザーでの検索項目は、検索条件を指定できるすべての項目を含むスライドインペインとして表示されます。

ラジオボタン、ドロップダウン、チェックボックス、複数選択の各項目タイプでは、設定内容に基づいて条件値があらかじめ入力されます。ユーザーはこれらの項目値を使用して、一致するレコードを検索できます。
名前項目と住所項目では、ユーザーはサブフィールドを使って検索できます。名前／住所項目で有効にしているサブフィールドが、検索ペインに表示されます。

メモ: 検索条件を適用した状態でレポートを閉じると、その状態が保存されます。次回レポートにアクセスしたときは、前回適用した検索条件が維持され、その条件に一致するレコードのみが表示されます。すべてのレコードを表示するには、検索条件を削除またはクリアする必要があります。

レコードを並べ替える

並べ替えを行うと、データが一定の順序で直線的に並び替えられ、雑然とした情報管理の手間を省くことができます。データを一目で確認し、必要な情報を簡単に見つけられるようになります。レポートのヘッダー行には、各項目ごとに並べ替えオプションがあります。対象項目について標準の並べ替え順序を選択すると、その並べ替えがレポートに適用されます。

レコードをグループ化する

グループ化とは、グループを定義するのに役立つ項目値に基づいて情報をクラスタに分類することです。データをグループ化することで、一定の構造で分類された情報を得ることができます。レポートのヘッダー行には、各項目ごとにグループ化オプションがあります。対象項目について標準のグループ化順序を選択すると、その項目の値に基づいてレポート内のレコードが再構成されます。

列を非表示にする

列を非表示にすると、不要だと判断した列を閲覧者に表示させないようにできます。ヘッダー行の左端にあるアイコンをクリックすると、非表示にしたい項目が表示されます。項目名のチェックを外すと、その列が非表示になります。再度表示するには、チェックを外した項目名を選択し直します。レポートで列を非表示にするには、次の手順を実行します。

対象のレポートに移動します（任意の方法）。
ヘッダー行の左端にある目の形をしたアイコンをクリックし、非表示にしたい項目を表示します。
非表示にしたい項目名のチェックを外します。
再度表示するには、チェックを外した項目名を選択します。

レコードを印刷する

印刷オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。印刷では、一覧形式または概要形式で印刷するための設定を行えます。一覧形式は表形式のレイアウトで、概要形式はラベルと値のペアとしてレコードレベルの詳細を含むレイアウトです。

レコードをインポートする

データをインポートすると、他のアプリケーションですでに利用可能なデータを取り込んで、Creator でレポートを作成できます。これにより、レポートを一から作り直す手間を省けます。オプションにアクセスするには、ハンバーガーアイコンをクリックします。［インポート］を選択すると、対応するウィンドウが表示されます。ここで項目タイプ、ファイルの場所を選択し、ファイルをアップロードします。アップロード後、Creator の設計に合わせてレポートを再調整し、項目名を適切な位置に割り当てて理解しやすくするよう求められます。

レコードを選択してインポートできるデータの保存場所は、次の 3 つです。

ローカルドライブ:ローカルドライブ上のファイルを参照して選択し、そこからファイルをアップロードできます。
データを貼り付け:元のファイルからデータをコピーし、クリップボードに貼り付けてインポートできます。
クラウド:クラウドストレージからファイルを選択してアップロードできます。

データインポート時の検証

インポートでは、フォーム項目で有効になっているプロパティとの互換性を確保するために、特定の項目値を検証する必要があります。氏名項目、電話番号項目、住所項目の値は、いくつかの前提条件に基づいて検証されます。

氏名項目

氏名項目には、「敬称」「名」「姓」「接尾語」の4つのサブフィールドがあります。氏名項目の値はスペースで区切られます。この項目に値をインポートする際、値が有効なフォームプロパティと互換性を持つよう、いくつかの検証が必須となります。氏名項目の値に対する検証は次のとおりです。

「名」はデフォルト値です。
氏名項目が必須項目の場合、インポートする項目値には、表示項目として有効になっているすべてのサブフィールド（スペース区切り）が含まれている必要があります。

例:フォームで「敬称」「名（デフォルト）」「姓」を表示項目として選択しているにもかかわらず、インポートした値に「敬称」と「名」しか含まれていない場合、不足しているサブフィールド値が理由としてエラーメッセージが表示されます。

誤った値: Mr. Davy

正しい値: Mr. Davy Higgins
フォーム項目のプロパティで敬称の設定を指定している場合、インポートする項目値の敬称は、その設定と互換性がある必要があります。敬称は、末尾のピリオドによって識別されます。

例:フォーム項目で、敬称として「Mr.」「Miss.」のみを設定しているとします。

誤った値: Mrs. Jessica Hubert

正しい値: Miss. Jessica Hubert
氏名項目には4つのサブフィールドがあります。インポートした項目値（スペース区切り）が4つを超える場合、4つ目以降の値はすべて接尾語として扱われます。

例:5つの要素からなる氏名項目の値をインポートしたとします。

Mrs. Jessica Mary Hubert, M。D.（敬称、名、ミドルネーム、姓、接尾語）。アプリケーションはデフォルトで、ミドルネームMaryを姓の位置に割り当て、姓と接尾語であるHubertとM。D.を接尾語の位置に割り当てます。

電話番号項目

電話番号項目には、インポートされた値を評価するためのいくつかの検証ルールがあります。

すべての電話番号は「+」記号で始まる必要があります。インポートした値がこの形式に従っていない場合、エラーメッセージが表示されます。

誤った値: 12012327123

正しい値: +12012327123
インポートした項目値に、数字、スペース、「-」、「()」以外の文字が含まれている場合、その項目では他の文字はサポートされていない旨のエラーメッセージが表示されます。

誤った値: 1201232712A

正しい値: +12012327123
インポートした値が存在しない電話番号である場合、エラーメッセージが表示されます。
フォームの電話番号項目で1つ以上の国コードを指定している場合、インポートする値にはそれらの国コードが含まれている必要があります。存在しない国コード、またはフォーム項目のプロパティで指定していない国コードが含まれている場合、エラーメッセージが表示されます。

住所項目

住所項目には、「住所行1」「住所行2」「市区町村/District」「州/Province」「郵便番号」「国」の6つのサブフィールドがあります。インポートする項目値が有効なフォームプロパティと互換性を持つよう、いくつかの検証が行われます。住所項目の値はカンマとスペースで区切られます。住所項目の値に対する検証は次のとおりです。

「住所行1」はデフォルトのサブフィールドです。
項目が必須項目で、かつ「住所行2」を表示項目として選択している場合でも、インポート時にこのサブフィールドに対する検証は行われません。インポートした項目値にこのサブフィールドの値が含まれていない場合、その値は無視されます。

例:住所が4913 Commercial Park, Orlando, Florida, 32819.の場合

4913 Commercial Parkが「住所行1」、Orlandoが「市区町村/District」です。「住所行2」の値はありませんが、住所項目の値の正しさには影響しません。
インポートした項目値（カンマ区切り）に、表示項目として選択されているすべてのサブフィールドの値が含まれていない場合、検証でエラーが発生します。

例: 6つすべてのサブフィールドを有効にしているにもかかわらず、インポートした項目値に郵便番号と国が含まれていない場合。

誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida。この場合、不足しているサブフィールド値が理由としてエラーメッセージが表示されます。

正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United 都道府県
4つのサブフィールドのみを有効にしている状態で、インポートした項目値にそれ以上の情報が含まれている場合、超過分の情報は最後に選択されているサブフィールドとして表示されます。

例 1: 「住所行1」「市区町村/District」「州/Province」のみを有効にしているとします。インポートした値が42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United 都道府県の場合、アプリケーションは値（カンマとスペースで区切られた部分）に対して、逆順でサブフィールドを割り当てます。

誤った値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida, 33763, United 都道府県. この場合、「United 都道府県」が「州/Province」、「Florida」が「市区町村/District」、残りの住所が「住所行1」として割り当てられます。
正しい値: 42 Marquette Crossing, Clearwater, Florida,33763,United 都道府県. 値の間のスペースを削除することで、これらが1つの値であるとみなされ、「州/Province」サブフィールドに割り当てられ、残りの住所は正しいサブフィールドに収まります。
例 2: 「住所行1」「市区町村/District」「州/Province」のみを有効にしているとします。インポートした値が 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida の場合。

誤った値: 42B, Golf Course Hill, Marquette Crossing, Clearwater, Florida. この場合、「42B」が「住所行1」、「Golf Course Hill」が「市区町村/District」、「Marquette Crossing, Clearwater, Florida」が「州/Province」として割り当てられます。

正しい値: 42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing, Clearwater, Florida. スペースを削除することで、「42B,Golf Course Hill,Marquette Crossing」が「住所行1」サブフィールドに割り当てられ、残りの住所が正しいサブフィールドに収まります。

データをエクスポートする

データをエクスポートすると、Creator レポート内のデータを、Zoho Creator 環境外で利用するための特定の形式で取得またはダウンロードできます。Creator では、レポートを数ステップの簡単な操作でエクスポートでき、オフラインで参照したり、Zoho を利用していない同僚にメールで送信したりできます。エクスポート操作は、Creator がサポートする3つのプラットフォーム（Web、モバイル、タブレット）すべてで実行できます。

メモ: Zoho Creator は、エクスポートされたファイルに、いかなる種類の有害な情報やデータも一切含めません。ただし、不明なセキュリティ脅威から身を守るための予防措置として、エクスポートされたファイルを MS Excel で開く際には、実行可能な操作に関する警告が表示されていないか確認することを推奨します。また、Zoho Creator からエクスポートされた CSV ファイル内のコマンドは更新しないでください。