レポートワークフローの通知アクションの設定

レポートワークフローの通知アクションの設定

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このページの概要

レポートワークフローの通知アクションと、その設定方法について説明します。通知アクションを設定すると、ユーザーがレポートのライブモードで関連するカスタムアクション項目を操作したときに、メール、SMS、プッシュ通知でアラートを送信したり、成功メッセージを表示したり、ユーザーを特定のURLにリダイレクトしたりできます。続行する前に、フォームワークフローの仕組みとその作成方法を十分に理解していることを確認してください。

利用条件 

  1. Zoho Creatorのすべてのプランで利用できます
  2. 特権管理者、管理者、開発者がアクセスできます

1. レポートワークフローの通知アクション

レポートワークフローの通知アクションを使用すると、ユーザーとリアルタイムでやり取りできます。ユーザーがアプリのライブモードから、通知アクションを含むレポートワークフローに関連付けられたカスタムアクション項目を操作すると、これらのアクションが実行されます。定義したワークフロー条件に基づいて、アラートの送信、メッセージの表示、ユーザーのリダイレクトを自動的に行うことができます。

レポートワークフローで設定できる通知アクションは次のとおりです。

  1. メールの送信：指定した受信者にメールを送信します。
  2. SMSの送信：携帯電話番号にテキストメッセージを送信します。
  3. プッシュ通知の送信：ユーザーにプッシュ通知を送信します。
  4. 成功メッセージの表示：フォームの送信後にトーストメッセージを表示します。
  5. URLへのリダイレクト：送信後、ユーザーを特定のWebページにリダイレクトします。

Zoho変数、システム項目、フォーム項目を使用して、通知メッセージに動的な値を含めることもできます。通知の送信時に、これらのプレースホルダーは現在のデータの対応する値に自動的に置き換えられます。通知に動的な値を割り当てるために使用できるZoho変数とシステム項目を次の表に示します。

変数 置換後の値
${zoho.adminuserid} アプリ管理者のメールアドレス
${zoho.loginuserid} ログイン中のユーザーのメールアドレス
${Added_Time} データの追加日時
${Added_User} データを追加したユーザーの名前
${Added_User_IP_Address} データを追加したユーザーのIPアドレス
${ID} データに割り当てられる一意の番号
${Modified_Time} データの更新日時
${Modified_User} データを更新したユーザーの名前
${Modified_User_IP_Address} データを更新したユーザーのIPアドレス

通知へのフォーム項目値の挿入

上記の項目に加えて、'${<fieldLinkName>}'の形式を使用し、フォーム項目の値をメッセージに含めてカスタマイズすることもできます。たとえば、フォームに「従業員名」という項目がある場合、本文に変数'${Employee_name}'を挿入すると、ユーザーが実際に入力したデータに自動的に置き換えられます。

1.1. メールの送信

Notesメモ：メールの到達率を向上させるため、メール処理ポリシーを更新しました。公開ドメインまたは認証されていない独自ドメインのメールアドレスは、メール送信アクションやタスクの送信者アドレスとして使用できなくなりました。これらのアドレスを使用している既存のメールは、該当するドメインが認証されるまで、当社の認証済みドメインに自動的に置き換えられ、経路が変更されます。

Zoho Creatorのレポートワークフローにあるメール送信アクションを使用すると、コードを記述せずにカスタマイズしたメール通知を送信できます。画面上でメール通知を設定でき、Delugeのメール送信タスクの代わりに使用できます。
このアクションは、ユーザーがレポート内で、メール送信アクションを含むレポートワークフローに関連付けられたカスタムアクション項目を操作すると実行されます。

メール通知には、［差出人］、［宛先］、［件名］、および［メッセージ］などの項目があります。対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を、これらの項目に動的に挿入できます。［メッセージ］項目にはテキストエディターとHTMLエディターが用意されており、HTMLタグを使用してテキストを書式設定できます。たとえば、テキストを<strong>テキスト</strong>で囲むとメール内で太字になり、<em>テキスト</em>で囲むと斜体になります。

使用例：Zoho Creatorの採用管理アプリでは、候補者が応募フォームから求人に応募します。採用担当者は、フォームのレポートを使用して送信された応募内容を確認します。［面接招待を送信］というカスタムアクション項目を作成し、メール送信アクションを含むレポートワークフローに関連付けます。採用担当者が応募データを確認して［面接招待を送信］アクション項目をクリックすると、候補者に面接招待メールが直接送信されます。メールには、候補者名、求人、面接日、ミーティングリンクなどの応募情報が動的に挿入されるため、迅速に連絡でき、手動でのフォローアップを削減できます。

1.1.1. メール送信アクションの設定

  1. 任意のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。［新しいアクション］パネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を、アクションとして［メールを送信］を選択します。
  5. ［メールを送信］ページで次の項目を指定し、ワークフローのメール送信アクションを設定します。
    1. ［送信元］：メッセージの送信元となるメールアドレスを選択します。次の項目から選択できます。
      1. 管理者のメールアドレスやログイン中のユーザーのメールアドレスなどのZoho変数
      2. ワークフローを設定しているフォームのメール項目
      3. Zoho Creatorアカウントのメール管理セクションに登録されている認証済みメールアドレス
      4. ［+新しいメールを追加］を選択し、ポップアップにメールアドレスを入力して、そのアドレスに送信された認証コードを入力することで、新しいメールアドレスを追加して認証することもできます。認証が完了すると、そのメールアドレスがアカウントの認証済みメール一覧に表示されます。

Notesメモ：選択した送信元アドレスが認証されていない場合、メールはZoho Creatorの初期設定のドメインから送信されます。詳細はこちら
  1. ［宛先］：メッセージの送信先となるメールアドレスを選択します。1件以上のメールアドレスを直接入力することも、Zoho変数、システム項目、フォーム項目などの動的な値（管理者やログイン中のユーザーのメールアドレスなど）を使用することもできます。
    1. 各リンクをクリックして項目を表示し、［CC］、［BCC］、［返信先］のアドレスを指定することもできます。
  2. ［件名］：メールの件名を入力します。［項目を挿入］を選択すると、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を件名に挿入できます。
  3. ［メッセージ］：メッセージの内容を入力します。件名と同様に、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を挿入して、メールを個別にカスタマイズできます。
  4. ［コンテンツの種類］：使用するコンテンツの種類を選択します。
    1. ［HTML（初期設定）］– 入力したメッセージの内容が、HTMLタグを処理せずに受信者に表示されます。出力にはタグも表示されます。
      例：メッセージが<p>こんにちは、世界</p>の場合、<p>こんにちは、世界</p>として送信されます。
    2. ［書式なしテキスト］– HTMLタグを表示せずに、メッセージの内容が受信者に表示されます。タグは非表示になり、テキストのみが表示されます。
Notesメモ：メッセージにHTMLタグが含まれており、そのタグを処理して表示する場合は、コンテンツの種類を［書式なしテキスト］に設定します。

例：メッセージが<p>こんにちは、世界</p>の場合、こんにちは、世界として送信されます。


  1. ［保存］をクリックします。
  2. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.2. SMSの送信

SMS送信アクションを使用すると、フォームの電話番号項目または数値項目に保存されている電話番号に、カスタマイズしたテキストメッセージを送信できます。外部のSMSサービスプロバイダーと連携するため、コードを記述せずにSMSを送信できます。UI上でSMS送信アクションを設定でき、DelugeのSMS送信タスクに代わる機能として使用できます。

このアクションは、SMS送信アクションを含むワークフローに関連付けられた、レポート内のカスタムアクション項目をユーザーが操作すると実行されます。SMS通知を受信者に即時送信できるため、迅速な対応や緊急性の高い連絡に役立ちます。SMSには、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を含めることができ、受信者や状況に応じたメッセージを作成できます。

このアクションを使用するには、対応しているSMSサービスプロバイダーのアカウントが必要です。対応しているプロバイダーは次のとおりです。

  1. Twilio
  2. Clickatell
  3. Screen Magic
  4. ClockWorkSMS
  5. Hoiio
使用例：Zoho Creatorの注文管理アプリケーションでは、顧客が注文フォームから注文を行います。店舗スタッフは、フォームのレポートを使用して注文を確認、追跡します。［受け取り通知を送信］というカスタムアクション項目が、SMS送信アクションを含むレポートワークフローに関連付けられています。スタッフが受け取り可能な注文を確認し、受け取り通知を送信するアクション項目をクリックすると、SMS通知が顧客に直接送信されます。メッセージには、顧客名、注文ID、受け取り場所、受け取り手順などの詳細が動的に挿入されるため、顧客に適切なタイミングで連絡でき、確認のための通話を減らすことができます。

1.2.1. SMS送信アクションの設定

  1. 任意のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックしてワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションパネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］に設定されており、すべてのデータに対してアクションが実行されます。特定のデータに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または基準を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択し、［SMSを送信］アクションを選択します。
  5. 対応サービスとの接続をすでに作成している場合は、SMSサービスへの接続に使用する接続を選択します。
Notesメモ：アカウントにSMS用の接続が設定されていない場合は、接続を追加する必要があります。新しい接続を作成するには、［接続を追加］リンクをクリックします。
  1. 追加アイコン（）をクリックして、SMSサービス用の新しい接続を作成し、認証します。
  2. 接続の追加ポップアップから、使用するSMSサービスを選択します。
  3. 接続を作成して認証します。
Notesメモ：選択した接続が認証されていない場合は、接続項目の下に表示される［認証］ボタンをクリックして認証します。
  1. SMSの送信先として、［宛先］項目のドロップダウンから任意の番号、またはフォーム内の電話番号項目を選択します。
  2. ［メッセージ］項目に送信するメッセージを入力します。
  3. メッセージの内容に対応しているフォーム項目、システム項目、Zoho変数を追加するには、［項目を挿入］をクリックします。
  4. ［保存］をクリックします。
  5. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.3. プッシュ通知の送信

通知を使用すると、ユーザーに最新情報を適切なタイミングで届けることができます。Zoho Creatorでは、データへのコメントやブループリントのアクションなど、特定の操作に対して初期設定で通知が送信されます。また、ユーザーがレポート内のカスタムアクション項目を操作したときに通知を送信するよう、レポートのワークフローを設定できます。このアクションはスクリプトを記述せずに画面上で直接設定でき、Delugeのプッシュ通知の送信タスクに相当する代替機能です。

通知を設定する際は、受信者、タイトル、メッセージ、およびユーザーが通知をクリックしたときに移動するレポートを指定する必要があります。タイトルとメッセージの項目には、対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値を動的に挿入することもできます。これらの通知は、Webとモバイルの両方に配信されます。

  1. Webユーザーは、ベルアイコン（）からアクセスできる通知パネルで通知を確認できます。
  2. モバイルユーザーは、アプリが開いていない場合、バックグラウンドで実行されている場合、または端末がロックされている場合でも、プッシュ通知を受信できます。

通知を受信するためのアクセス要件

ワークフローによって送信された通知を受信者が受け取るには、対象データへのアクセス権が必要です。次の条件を満たす必要があります。

  1. レポートへのアクセス権がない：ユーザーには、通知に関連付けられているレポートへのアクセス権が必要です。この設定は、アプリケーションの［アプリケーション設定］タブにあるユーザー権限で行えます。
  2. フィルター適用後のレポートに対象データが表示されない：レポートにフィルターが適用されている場合、条件を満たすデータのみが表示されます。ユーザーが関連する通知を受信するには、対象データがレポートに表示されている必要があります。
  3. 対象データへのアクセス権がない：アプリケーションに追加されたユーザーは、初期設定では自分が追加したデータにのみアクセスでき、そのデータに関連する通知を受信します。
    1. 役職階層が有効になっている場合、受信者は階層と割り当てられたデータの担当者に基づき、アクセス可能なデータに関する通知を受信します。
    2. すべてのユーザーが追加した全データに関する通知を受信できるようにするには、［アプリケーション設定］タブでユーザーに「すべて表示」権限を割り当てる必要があります。
Notesメモ：初期設定では、アプリケーションの開発者（環境が無効な場合）と管理者は、アプリケーション、レポート、データにアクセスできます。
  1. 環境に追加されたアプリ：開発者は本番環境から通知を受信できませんが、開発環境とステージ環境でアプリケーションをテストする際は、開発者または管理者が通知を受信するよう設定できます。これにより、各アクションで事前設定された受信者に不要な通知が大量に送信されるのを防止できます。この設定は、開発環境とステージ環境の設定から行えます。
使用例：Zoho Creatorのバグ追跡アプリケーションでは、バグを［バグレポート］で追跡します。［バグを割り当てる］という名前のカスタムアクション項目は、［プッシュ通知を送信］アクションを含むレポートワークフローに関連付けられています。QA責任者が優先度の高いバグを確認し、［バグを割り当てる］アクション項目をクリックすると、選択したバグが対応可能な開発者に割り当てられ、その開発者のモバイル端末にプッシュ通知が直接送信されます。通知には、バグID、優先度、概要などの詳細が動的に追加されるため、開発者は新しい割り当てをすぐに把握し、迅速に対応できます。

1.3.1.プッシュ通知送信アクションの設定

  1. 目的のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックして、ワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションパネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が設定されており、すべてのレコードに対してアクションが実行されます。特定のレコードに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択し、［通知を送信］アクションを選択します。
  5. 通知を送信ページで次の項目を指定し、ワークフローの通知送信アクションを設定します。
    1. ［ユーザーの選択基準］：通知の送信先を選択する方法を指定します。
      1. ［ユーザー一覧］：Zoho Creatorアカウント内のすべてのユーザー一覧から選択したユーザーに通知を送信します。送信先として1人または複数のユーザーを選択できます。
      2. ［ユーザー項目］：フォームで選択したユーザー項目に保存されているユーザーに通知を送信します。フォームに設定されているユーザー項目に加え、［管理者ユーザー］、［ログインユーザー］、［追加ユーザー］、［最終更新ユーザー］などのシステム項目も選択できます。
    2. ［送信先］：前の手順での選択に応じて、通知の送信先となるユーザー、またはユーザー情報を含むフォーム項目を選択できます。
      1. 以下の画面では、前の手順で［ユーザー項目］を選択したため、フォームで利用可能なユーザー項目が一覧表示されています。ユーザー項目を選択すると、その項目に保存されているユーザーにプッシュ通知が送信されます。
      2. 前の手順で［ユーザー一覧］を選択した場合、Zoho Creatorアカウント内のすべてのユーザーが表示されます。通知の送信先として1人または複数のユーザーを選択できます。
    3. ［件名］：通知の件名を入力します。［項目を挿入］をクリックして、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を挿入し、内容をカスタマイズできます。
Notesメモ：件名は最大200文字です。

  1. ［メッセージ］：メッセージの内容を入力します。件名と同様に、対応しているZoho変数、システム項目、フォーム項目を追加して、通知をカスタマイズできます。
Notesメモ：メッセージは最大500文字です。

  1. ［ビュー］：通知に関連付けるレポートを選択します。ユーザーが通知をクリックすると、選択したレポートが開きます。ワークフローで定義されたフォームアクションと抽出条件が適用され、レポートがフィルターされます。
  1. ［保存］をクリックします。
  2. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.4.成功メッセージの表示

成功メッセージの表示アクションを使用すると、レポートのアクション項目に関連付けられたワークフローの実行時に、カスタムメッセージをユーザーに表示できます。このアクションでは、スクリプトを使用せずに、UIから直接カスタムの成功メッセージを設定できます。Delugeの成功メッセージタスクに代わるノーコードの方法です。

このアクションは、ワークフローに複数のアクションが含まれ、最後に成功メッセージを表示する場合に特に役立ちます。ユーザーがレポートワークフローに関連付けられたアクション項目を操作すると、関連するすべてのアクションが正常に実行されたことを成功メッセージで確認できます。

対応しているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目の値をメッセージに動的に追加できるため、ユーザーが実行した操作に応じた内容を表示できます。

使用例：Zoho Creatorのプロジェクト管理アプリケーションでは、管理者が［タスク］レポートで未完了のタスクを確認します。［完了にする］という名前のカスタムアクション項目は、レポートワークフローに関連付けられています。このワークフローには複数のアクションが設定されています。タスクのステータスを完了に更新し、すべてのタスク担当者にメール通知を送信した後、成功メッセージの表示アクションを使用して成功メッセージを表示します。管理者がアクション項目をクリックすると、タスクのステータスが更新され、メールが送信されます。その後、成功メッセージが表示され、アクション項目とそれに関連付けられたすべてのワークフローアクションが正常に実行されたことを確認できます。

1.4.1.成功メッセージの表示アクションの設定

  1. 目的のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックして、ワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しいアクションを追加］をクリックします。新しいアクションパネルが右側から表示されます。
    1. 既存のアクションブロックに新しいアクションを作成するには、アクションブロック内のアクションにカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. このアクションを実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が設定されており、すべてのレコードに対してアクションが実行されます。特定のレコードに対してのみアクションを実行するには、［条件に基づく］を選択し、必要な条件または抽出条件を指定します。ワークフローでの条件の設定について、詳細をご確認ください。
  4. アクションの種類として［通知］を選択し、［成功メッセージを表示］アクションを選択します。
Notesメモ：このメッセージは、フォームのプロパティで設定した成功メッセージを上書きします。

  1. 表示するメッセージを入力します。［項目を挿入］をクリックして、Zoho変数やフォーム項目を含めることもできます。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。

1.5. URLへのリダイレクト

URLへのリダイレクト処理を使用すると、ユーザーがレポート内のカスタムアクション項目を操作した際に、特定のURLに移動させることができます。ユーザーがアクション項目をクリックすると、外部のWebサイトや、アプリケーション内の別のフォーム、レポート、ページにリダイレクトできます。

サポートされているZoho変数とフォーム項目の値を含めることで、状況やユーザーに応じてURLを動的にカスタマイズできます。また、フォームまたはレポートのURLにクエリーパラメーターを追加することで、レポートを絞り込んだり、リダイレクト先のフォームに値を自動入力したりできます。この処理は、DelugeのopenUrlタスクに代わる、コード不要の方法です。

使用例：Zoho Creatorの顧客フィードバックアプリケーションでは、顧客がフィードバックフォームからフィードバックを送信し、その内容がすべてのフィードバックレポートで管理されます。［サポート問い合わせに変換］という名前のカスタムアクション項目には、URLへのリダイレクト処理を含むレポートワークフローが関連付けられています。

サポート担当者が、選択したフィードバックデータのこのアクション項目をクリックすると、サポート問い合わせフォームにリダイレクトされます。クエリーパラメーターによって、顧客のフィードバック情報がフォームに動的に事前入力され、問い合わせの担当者、優先度、その他の関連項目も自動的に設定されます。これにより、担当者は情報を手動で入力することなく、フィードバックからサポート問い合わせをすばやく作成でき、フィードバックからサポート対応までのワークフローを効率化できます。

1.5.1 URLへのリダイレクト処理の設定

  1. 任意のレポートに新しいカスタムアクション項目を追加する際に、［ワークフローを作成］をクリックして、ワークフロービルダーを開きます。
  2. ワークフロービルダーで［新しい処理を追加］をクリックします。［新しい処理を追加］パネルが右側から表示されます。
    1. 既存の処理ブロック内に新しい処理を作成するには、処理ブロック内の処理にカーソルを合わせ、表示される［+］アイコンをクリックします。
  3. この処理を実行するタイミングを選択します。初期設定では［常に］が選択されており、すべてのデータに対して処理が実行されます。特定のデータに対してのみ処理を実行するには、［条件に応じて］を選択し、必要な条件や基準を指定します。ワークフローでの条件の設定についての詳細をご確認ください。
  4. 処理の種類として［通知］を選択し、［URLへのリダイレクト］処理を選択します。
Notesメモ：このメッセージは、フォームのプロパティで設定した成功メッセージを上書きします。

  1. ユーザーのリダイレクト先となるURLの［種類］を選択します。
  2. 前の手順で選択した内容に応じて、WebサイトのURLを設定するか、アプリケーション内のフォーム、レポート、ページのURLを選択できます。
セキュリティ上のヒント：リダイレクトURLが有効かつ安全で、https://で始まっていることを確認してください。悪意のあるリダイレクトからユーザーを保護するため、未確認のURLやユーザーが生成したURLは使用しないでください。

  1. URLの［種類］として［Webサイト］を選択した場合は、［項目を挿入］をクリックして、URLにサポートされているシステム項目、Zoho変数、フォーム項目を含めることができます。
Notesメモ：Webサイト項目にレポートまたはフォームのURLを入力し、クエリーパラメーターを追加することで、ユーザーのリダイレクト時にレポートを絞り込んだり、フォームに値を自動入力したりできます。

  1. URLを開くウィンドウを選択します。
  2. ［保存］をクリックします。
  3. 画面右上の［完了］をクリックします。
  1. レポートでのアクション項目の作成
  2. レポートワークフローの管理
  3. レポートワークフローのデータアクセス処理の設定
  4. レポートワークフローのDelugeスクリプトの設定
  5. レポートワークフローの連携処理の設定
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レポートワークフローでの通知処理の設定について確認する前に、レポートワークフローの仕組みとその設定方法を理解しておいてください。