不達メールの管理

不達（バウンス）の警告は、送信メールが受信者のサーバーで拒否された場合に送信されます。不達の原因としては、宛先のメールアドレスが無効である、メールアカウント／メールボックスの空き容量が不足している、送信元（差出人）のドメインがブロックされているなど、さまざまな問題が考えられます。このような中で、不達の原因を特定し、再発防止のための手立てを講じることが大切でしょう。再発防止策としては、たとえば、連絡先のデータ一覧から無効なメールアドレスを削除する、迷惑メール判定を回避するための工夫を行う、短期間に大量のメールを配信しないようにするといったことが挙げられます。さらに、Zoho CRMには、不達率の管理や改善に役立つツールがあります。このようなツールを利用することで、メールの不達原因をすばやく特定し、必要な対応を行うことができます。

高い不達率に要注意

「不達率」とは、送信したメールの受信者のうち、メールが届かなかった受信者の割合です。多くの受信者にメールを一括送信する場合には不達になるメールが出てくることはよくあります。ここで、不達率が一定の基準値を超えると、不達の警告が表示されます。目安として、Zoho CRMでは不達率が「5％」未満であれば許容範囲内です。「5%」を超えると不達の警告が表示され、すぐに対応する必要があります。

次に、メールが不達にならないようにするための対策について見てみましょう。

メールが不達にならないようにするには

不達の原因はさまざまです。メールの不達は、不達原因に基づいて以下の2種類に分類されます。

恒久的な不達：恒久的な問題による不達です。以後、Zoho CRMから該当のメールアドレスに対してメールを配信できなくなります。
一時的な不達：一時的な問題による不達です。Zoho CRMからメールアドレスのブロックを手動で解除できます。

Zoho CRMからのメール送信が不達となったデータにおいては、上記のどちらの種類に該当するかが表示されます。［一時的な不達］の原因は、主に恒久性が低い問題です（例：受信者のメール容量が不足している）。［一時的な不達］の場合は、不達の原因が解消されたことを確認できたら、Zoho CRM内からメールアドレスのブロックを手動で解除できます。一方、［恒久的な不達］の原因は、主に恒久性が高い問題です（例：宛先のメールアドレスが存在しない）。この場合、Zoho CRM内からメールアドレスのブロックを手動で解除することはできません。

恒久的に不達として処理されたメールアドレスが、現在は配信可能な状態であると考えられる場合、詳細を記載の上、 support@zohocrm.com にお問い合わせください。担当者が確認後、許可対象（ホワイトリスト）に追加します。

不達のメールアドレスの詳細の確認

不達の種類や原因は、Zoho CRMの以下の場所から確認できます。

データの詳細ページ
データの詳細ページで、不達のメールアドレスの欄には注意アイコンが表示されます。アイコン上にカーソルを重ねると、不達の種類や原因を確認できます。
メールの関連リスト
不達であることを表す注意アイコンは、メールの関連リストの［ステータス］欄にも表示されます。カーソルを重ねると、不達の種類や原因を確認できます。
タブのデータの一覧ページ
タブのデータの一覧ページで、メールのブロックに関するフィルター条件を適用すると、ブロック中のメールのみを抽出して一覧表示できます。一覧上で注意アイコンにカーソルを重ねると、不達の種類や原因を確認できます。

不達原因の分類

以下の表では、不達原因の分類と説明、対策を確認できます。不達の問題を解消したい場合は、まず、以下に記載の内容を確認することをお勧めします。

一時的な不達

原因	説明	対策
ドメインに関する一時的なエラー	該当のメールアドレスのドメインが見つかりません。	ドメインが見つからない原因としては、ドメインが期限切れまたは使用停止の状態になっている、ドメインのDNSレコードが正しく設定されていない、メールアドレスのドメイン部分が誤って入力されているといった問題が考えられます。解決策としては、まず、ドメインが正しく入力されているかどうかをご確認ください。ドメインに間違いがない場合は、メール以外の手段で受信者に連絡し、ドメインの状態を確認してもらうことをお勧めします。
不在（勤務外）	受信者が、休暇などによりメールを確認できない状態です。	受信者のメールアカウントが不在状態に設定されている場合、不在であることを知らせる自動返信メッセージが送信されます。解決策としては、受信者が対応可能な状態になるのを待つか、自動返信メッセージに不在中の連絡先の記載があれば、そちらに連絡することをお勧めします。
認証の失敗	受信者のサーバーまたは送信者のリレーサーバー（メール中継サーバー）のセキュリティポリシーの制限によりメールがブロックされました。	Zoho CRMから、未認証のドメイン（SPF認証、DKIM認証を行っていないドメイン）を利用してメールを送信した場合、セキュリティ上の制限によってメールが不達となる可能性があります。この問題は、送信者のIPアドレスまたはドメインが、受信者の組織のセキュリティポリシーによって拒否された場合にも発生します。解決策としては、まずZoho CRMでドメイン認証が完了しているかどうかをご確認ください。ドメイン認証が完了している場合は、メールの受信者に連絡して、送信元のIPアドレスとドメインを許可対象（ホワイトリスト）に追加してもらってください。なお、許可するIPアドレスとしては、Zoho CRMのメールサーバーのIPアドレスおよび自社で利用しているリレーサーバーのIPアドレスの設定を依頼してください（リレーサーバーのIPアドレスの設定は、利用している場合にのみ必要です）。Zoho CRMのメールサーバーのIPアドレスは、この表の下部に記載されています。
メールアカウント／メールボックスの容量が一杯です	受信者のメールアカウント／メールボックスの容量が上限に達しています。	このような不達のメッセージは、受信者のメールアカウント／メールボックスの容量が上限に達したか上限に近い場合、または、メールの添付ファイルのサイズが受信者が利用しているメールサービスで定められている上限を超えている場合に表示されます。解決策としては、前者の場合、受信者に連絡して不要なメールなどを削除してもらい、容量を空けてもらうことをお勧めします。また、後者の場合、添付ファイルのサイズが大きすぎないかどうかをご確認ください。
ネットワークに関する一時的なエラー	リレーサーバーから受信者のメールアカウントにメールを送信できませんでした。	メールリレーとは、メールをあるサーバーから別のサーバーに転送して受信者に届ける仕組みです。送信者のリレーサーバーで転送に関する問題が生じた場合、不達原因はネットワークに関する一時的なエラーとして分類されます。解決策としては、利用中のリレーサーバーに問題がないかどうかを確認することをお勧めします。また、受信者に連絡して、利用中のメールサービス、ドメイン、社内システムなどに最近大きな変更や障害がなかったかどうかをご確認ください。
本文関連の問題	このメールは受信者のメールサーバーで迷惑メール（スパム）として設定されました。	メールが受信者によって手動で迷惑メール（スパム）に設定された場合や、受信者のサーバーの迷惑メールフィルターによって自動で迷惑メール（スパム）として判定された場合、不達原因は本文関連の問題として分類されます。解決策としては、なぜメールが迷惑メール（スパム）として判定されたかを検証することをお勧めします。迷惑メール（スパム）判定の原因としては、メール本文の内容、メール内のURL、添付ファイルの種類などの問題が考えられます。また、Zoho CRMで、SPFやDKIMによるドメイン認証を行うことで、迷惑メール判定の可能性を低減できます。
その他	原因不明のエラーにより、受信者のメールアカウントに配信できません。	不達原因が上記のいずれにも該当しない場合、不達の原因はその他として分類されます。解決策としては、メールの受信者に連絡して、送信元のIPアドレスとドメインを許可対象（ホワイトリスト）に追加してもらうことをお勧めします。なお、許可するIPアドレスとしては、Zoho CRMのメールおよびサーバーのIPアドレス自社で利用しているリレーサーバーのIPアドレスの設定を依頼してください（リレーサーバーのIPアドレスの設定は、利用している場合にのみ必要です）。Zoho CRMのメールサーバーのIPアドレスは、この表の下部に記載されています。また、Zoho CRMでメールアドレスの不達設定を解除する前に、受信者側の問題を解消しておくことをお勧めします。問題が解消されないまま、メールを送信し続けると、送信元のメールアドレスの到達率が低下する可能性があります。

Zoho CRMのメールサーバーのIPアドレス

日本（JP）
103.163.153.0/25

米国（US）
135.84.80.0/24

EU地域（EU）
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24

インド（IN）
103.117.158.0/24

中国（CN）
163.53.94.0/27

オーストラリア（AU）
103.138.129.0/24

恒久的な不達

原因	説明
差出人の拒否	受信者のメールアカウントで送信元（差出人）のドメインがブロックされています。
不適切なドメイン	受信者のメールアドレスのドメインは存在しないか、無効です。
不適切なメールアドレス／メールアカウント	受信者のメールアドレスは存在しないか、無効です。
ポリシー関連	受信者のサーバーまたは送信者のリレーサーバーのポリシー制限によってメールを送信できません。
プロトコルに関するエラー	メールの送受信の処理やSMTPサーバーに技術的な問題が発生しています。
メールリレーの制限	送信者側のリレーサーバーで送信者の認証に失敗しました。
転送に関するエラー	受信者のメールサーバーで転送エラーが発生しました。メールサーバーの設定に問題がある可能性があります。
迷惑メール（スパム）の可能性	メールが受信者のサーバーで迷惑メール（スパム）として処理されました。
その他	受信者のメールアカウントが利用できない状態であるか、上記以外の問題が発生しています。

不達のメールアドレスのブロック解除

［一時的な不達］の状態と判断されたメインまたはサブのメールアドレスについては、Zoho CRMからブロックを解除できます。

不達によるブロックはZoho CRMの以下の場所から解除できます。

データの詳細ページ
タブのデータの一覧ページ（個別解除）
タブのデータの一覧ページ（一括解除）

データの詳細ページから不達のメールアドレスのブロックを解除するには：

データの詳細ページで不達のメールアドレスの項目に移動します。
注意アイコンにカーソルを重ねて不達の種類を確認します。
［メールアドレスのブロックを解除する］をクリックします。
ブロックの原因となっていた問題が解決したことを確認するチェックボックスを選択します。
［確定する］ をクリックします。

データの一覧ページから不達のメールアドレスのブロックを個別に解除するには：

タブのデータの一覧ページに移動します。
フィルター条件の検索欄で［メール］を検索し、［メール］に関する条件として［ブロックされている］を選択します

［一時的］ 、 ［恒久的］ 、 ［両方］ のいずれかを選択します。
さらに、特定の不達の種類を選択した場合は、不達の原因や期間を選択できます。

不達のメールアドレスの欄に表示されている注意アイコンにカーソルを重ね、［メールアドレスのブロックを解除する］をクリックします。その後の手順は データの詳細ページ の場合と同様です。

データの一覧ページから不達のメールアドレスのブロックを一括で解除するには：

データの一覧ページでメールアドレスのブロックを解除したいデータを選択します。
画面上部の処理ボタンで ［メールアドレスのブロックを解除する］ をクリックします。
不達原因の解消を確認するチェックボックスを選択します。
［確定する］をクリックします。

メインとサブの両方のメールアドレスが一時的に不達になっている場合、ブロックの一括解除時に、解除対象としてメイン／サブ／両方のいずれかを選択できます。

6か月ごとの自動ブロック解除（条件付き）

ブロック中のメールアドレスについては、6か月ごとに不達の原因が解消されているかどうかが確認され、解消されている場合はブロックが自動で解除されます。

たとえば、ドメイン認証が完了していないことが不達原因であるメールアドレスでは、自動ブロック解除のタイミングでドメイン認証が完了していれば、ブロックは自動で解除されます。

メールの不達を回避するには

種類にかかわらず、メールの不達を回避することが重要です。Zoho CRMからいつでも問題なくメールを送信するために、Zoho CRMでメール送信を行う前に次のチェックリストをご確認ください。

顧客リストのインポート時のデータ形式の問題を回避する

Zoho CRMに顧客リスト（見込み客／連絡先のデータ）をインポートする際、インポート用ファイルの不備によりデータ形式のエラーが発生することがあります。顧客リストをインポートする際には、次の点を必ずご確認ください。

インポート用ファイル内のメールアドレスの列（項目）に、メールアドレスに使用しない文字（コンマ、引用符、スペースなど）が入力されていないことを検索して確認し、入力されていた場合は必ず削除します。
各列（項目）には、それぞれの列名（項目名）に基づく見出し（姓、名、メールアドレスなど）を正しく付けます。

情報が古くなった顧客リストに対してメールを送信しない

メールの不達で最も多い理由の1つに、顧客リストの情報が古くなっていることが挙げられます。
古くなった顧客リストとは、次のような状況のメールアドレスを含む顧客リストのことです。

メールアドレスがすでに無効になっている。
メールアドレスに対するメール送信が長期間（6か月以上など）行われていない。
メールアドレスがすでに変更されている。
メールアドレスが長期間使用されなかったため、無効化された。
メールドメインの有効期限が切れている。

上記のいずれの場合も、メールが不達になる可能性が高くなります。したがって、顧客リストは定期的に確認して更新することをお勧めします。前回の一括メール送信から長時間が経過している場合は、次回の一括メール送信時に、顧客リストの内容をあらかじめご確認ください。

無料のWebメールアドレスを［差出人］アドレスとして使用しない

無料のWebメールアドレス（フリーメールアドレス）を［差出人］アドレスとして使用する場合、メールが不達になる可能性が非常に高くなります。

無料のWebメールアドレスによっては迷惑メール防止のための対策がとられていますが、それにかかわらず、 Zoho CRMで これらのメールアドレスを使用してメールを送信する場合、メールが不達になる可能性が非常に高くなります。たとえば、Zoho CRMで example-id@yahoo.com を使用してメールを送信すると、受信サーバーでは、該当のメールが直接Yahooからのものではなく、別のアプリケーションから送信されたものであることが認識されます。この場合、受信サーバーがメールを拒否する可能性があり、その結果、送信したメールは不達になります。

したがって、Zoho CRMで顧客に向けて一括メール送信をする場合は、無料のWebメールアドレスではなく、自社の独自ドメインのメールアドレスを使用することを強くお勧めします。

不適切な提供元からメールアドレスを取得／購入しない

顧客リストのメールアドレスが、信頼できない複数の提供元からバラバラに収集したものである場合、偽物または無効である可能性があります。このようなリストは使用しないことをお勧めします。また、適切にデータを取得して登録した顧客についても、メールの受信を希望するかどうかをあらかじめ本人に確認してから、一括メール送信を行うことを強くお勧めします。

無効なメールアドレスを削除する

顧客リストの情報を最新の状態に保つため、定期的にメールアドレスの有効性をご確認ください。時間の経過に伴い、長期間使用されていないメールアドレスはメールサービス側でアカウントが停止され、無効になる場合があります。このような無効なメールアドレスに対してメールを送信した場合に、メールは不達になります。したがって、リストから無効なメールアドレスを必ず削除する必要があります。

メールの不達率を確認するには、Zoho CRMの標準機能である、メールの［不達のレポート］をご確認ください。メールの不達に関するレポートは、 ［レポート］ → ［メールのレポート］ → ［不達のレポート］ の順に移動して、確認できます。