Twilio連携

Twilio連携


:「Twilio」(トゥイリオ)は、電話システム(PBX)をWebやモバイルのアプリケーションに連携させるための開発プラットフォームです。Zoho CRMの標準の電話連携機能もTwilioのプラットフォームを通じて提供されています。なお、電話連携機能の設定において、以前はユーザーごとにTwilioのアカウントを設定して連携を有効化することができましたが、現在では、該当の設定はできません。これは、Zoho CRMの標準の電話連携機能においてTwilioを使用するよう変更が行われたためです。そのため、本ページで記載されている手順は、現在では有効ではありません。ただし、Zoho CRMの標準の電話連携の設定で、Twilioを通じて購入した電話番号を設定することは可能です(ただし、現在のところ、日本の電話番号を使用して設定することはできません)。なお、過去に有効になっていた手順を通じてTwilio連携を設定済みの場合は、引き続き利用可能です。その場合に、Twilio連携で使用している電話番号を、標準の電話連携の設定に変更して使用したい場合は、サポート窓口(support@zohophonebridge.com)にご連絡ください。Zoho CRMの標準の電話連携機能の詳細については、該当のヘルプページをご参照ください。

Twilio連携の設定

Twilio連携を利用すると、Zoho CRM内からTwilio経由での通話の発着信が可能になります。また、発着信した通話をZoho CRM内の見込み客/連絡先/取引先のデータに関連付けることができます。Twilio連携の設定には、次の3つのステップが含まれます。

  1. Twilioの認証
  2. 着信通話へのTwilio番号の追加
  3. 発信通話へのTwilio番号の追加

ステップ1:Twilioの認証

Twilio連携を認証するには

  1. [設定]→[チャネル]→[電話連携]の順に移動します。
  2. Zoho電話連携のページで、電話連携プロバイダーとして[Twilio]を選択します。
  3. アカウントSID認証トークンを指定します。これらの情報は、Twilioアカウントのダッシュボードで確認できます。
  4. 詳細を入力し、認証ボタンをクリックします。

    Twilioアカウントが認証されます。着信番号と発信番号を設定するには、ステップ2とステップ3を参照します。

ステップ2:着信通話へのTwilio番号の追加

着信通話へTwilio電話番号を追加するには

  1. [設定]→[チャネル]→[電話連携]の順に移動します。
  2. [着信]タブで、[電話番号を追加する]をクリックします。

  3. Twilioから購入した電話番号を入力します。
  4. いずれかの設定を選択します。こちらの設定に基づいて、着信通話が営業担当者に転送されます。
    • 自動音声応答メニュー設定:発信者に対して再生される自動音声応答メニューを設定します。発信者が選択した設定に基づいて、指定したユーザーに通話が転送されます。
    • ユーザーの関連付け:こちらの電話番号へのすべての着信通話が、指定されたユーザーに転送されます。

機能1:自動音声応答メニューの設定

[自動音声応答メニューの設定]で、次の操作を実行します。

  1. キーの入力:1~9の数字を入力します。
  2. メニュー:入力した番号のメニューの内容を入力します。
  3. アクション:選択リストから処理を選択します([ユーザーの割り当て]または[自動音声応答メニューの設定])。
    • ユーザーを割り当てる
      有効なZoho CRMユーザーの一覧から1人以上のユーザーを選択します。
      選択したユーザーに通話が転送されます。

      複数のユーザーを選択した場合は、呼び出しの種類を指定できます。
      • 同時呼び出し:着信時には、選択したすべてのユーザーが同時に呼び出されます。
      • 順次呼び出し:着信時には、選択したすべてのユーザーが順番に呼び出されます。順序は、Zoho CRMに最初にサインインしたユーザーによって異なります。あるユーザーが応答できない場合、通話は次のユーザーに転送されます。
        こちらの設定を選択した場合、[呼び出しの間隔]を指定できます。[繰り返し呼び出す]のチェックボックスにチェックを入れると、この順序でもう一度通話が転送されます。

    • 自動音声応答メニューの設定[キーの入力][メニュー][アクション]を指定してサブの自動音声応答メニューを作成し、[完了]をクリックします。
  4. さらにメニュー設定を追加するには、追加アイコンをクリックし手順1以下を繰り返します。
    自動音声応答メニューでは5つまで段階を追加できます。

[自動音声応答の音声の設定]のセクションで、次の操作を実行します。

  1. 音声形式:テキスト、音声、URLのいずれかを選択します。
    • テキスト:メッセージをテキストとして入力する場合に選択します。
    • 音声ファイル:挨拶メッセージをオーディオファイルとして添付する場合に選択します。
    • 音声のURL:音声ファイルをURLとして指定する場合に選択します。
  2. 挨拶メッセージ:発信者に対する挨拶メッセージを追加します。例:「お電話いただきありがとうございます。」
  3. メニュー:メニューの内容を入力します。また、読み取りに必要な形式も指定します。Key変数とMenu変数は自動的に入力され、削除できません。
    :「${Menu}については${Key press}を選択してください。」
  4. ユーザーが通話中の場合のメッセージ:ユーザーが通話中の場合に発信者に通知するメッセージを入力します。
    例:「現在、すべての担当者が応対できません。しばらくしてからもう一度お試しください。よろしくお願いいたします。」
  5. ユーザーが不在の場合のメッセージ:ユーザーが不在の場合に発信者に通知するメッセージを入力してください。
    例:「現在、営業担当者が不在です。」

  6. 対応待ちの電話:
    こちらの機能を使用すると、設定された番号の着信通話を対応待ち(キュー)に追加できます。対応待ちの電話の設定では、次の操作を実行できます。
    • 対応待ちに追加する最大発信者数を選択します。最大25人の発信者を選択できます。
    • 対応待ちの通話の最大待機時間を設定します。最大時間は25分です。
    • 発信者が待機している間に流す音楽を選択します。初期設定の音楽またはカスタマイズした音楽を選択できます。カスタマイズした音楽を選択した場合は、音源URLを入力します。
    • 発信者が待機している間のお知らせメッセージを設定します。使用可能なメッセージの一覧から選択することも、要件に応じてお知らせメッセージをカスタマイズすることもできます。
    • お知らせメッセージの頻度を設定します。30秒までの頻度を設定できます。
  7. 通話の録音:クリックすると通話の録音が有効になります。こちらの設定を選択すると、Twilioアカウントに追加料金が発生する場合があります。
  8. 保存ボタンをクリックします。自動音声応答の音声の設定メニューが設定されます。
メモ
メモ
  • 最大9件の自動音声応答の音声メニューを設定できます。サブメニューの場合は、最大5件の自動音声応答メニューを追加できます。
  • 複数の段階が設定されている自動音声応答メニューでは、テキスト形式でのみ音声を追加できます。
  • 通話のステータスは、オンラインまたはオフラインに変更できます。

機能2:ユーザーの割り当て

  1. 有効なZoho CRMユーザーの一覧から1人以上のユーザーを選択します。
    選択したユーザーに通話が転送されます。複数のユーザーを選択した場合は、呼び出しの種類を指定できます。
    • 同時呼び出し:着信時には、選択したすべてのユーザーが同時に呼び出されます。
    • 順次呼び出し:着信時には、選択したすべてのユーザーが順番に呼び出されます。あるユーザーが応答できない場合、通話は次のユーザーに転送されます。
      応答のなかった通話は、この順序で2周まで転送されます。
  2. [音声の設定]セクションでは、要件に従って、音声形式の選択、挨拶メッセージの入力、ユーザーが不在の際のメッセージの入力、ユーザーが発信者に応対できない場合のメッセージの入力を行うことができます。また、必要に応じて、対応待ちの通話を管理したり、通話を録音したりすることもできます。

ステップ3:発信通話へのTwilio番号の追加

発信通話へTwilio電話番号を追加するには

  1. [設定]→[チャネル]→[電話連携]の順に移動します。
  2. Zohoの電話連携のページで[発信]タブに移動し、[電話番号の関連付け]をクリックします。

  3. [ユーザー]の選択リストからユーザーを選択します。
    すべての有効なユーザーが表示されます。
  4. [電話番号]の選択リストから電話番号を選択します。
    Twilioから購入した電話番号がすべて表示されます。
  5. [追加]アイコンをクリックすると、さらにユーザーを電話番号に関連付けることができます。
    この関連付けに基づいて、ユーザーはそれぞれの電話番号から発信できます。
  6. 通話の録音:通話の録音機能を有効または無効にできます。録音された通話は、データの[メモ]に添付されます。
  7. 保存ボタンをクリックします。

Twilio連携の利用

Twilio連携の設定が完了すると、Zoho CRMアカウント内で発信や着信を行うことができるようになります。また、通話の終了後に、フォローアップ用の活動データ(通話/予定/タスク)を追加することもできます。

着信通話

Twilio経由でZoho CRMの連絡先からの着信があったときに、その連絡先の概要を表示できます。

Zoho CRM内部でTwilio経由の着信の間、次の操作を実行できます。

  1. [保留]アイコンをクリックして、通話を保留できます。必要に応じて、もう一度クリックして通話を再開することが可能です。また、必要に応じて、通話をミュートできます。
  2. 必要に応じて通話の詳細を追加して、今後の参考用に使用できるようにします。
  3. 通話が終了したら、通話の終了ボタンをクリックします。
  4. 通話が終了したら、フォローアップ通話やフォローアップタスクを追加できます。

発信通話

Zoho CRMアカウント内からTwilio経由で発信できます。

発信するには

  1. 対象のデータをクリックします。
  2. データの詳細ページで、電話番号の隣にある電話番号アイコンをクリックします。

    通話が発信されます。

  3. 通話が終了したら、フォローアップ通話やフォローアップタスクを追加できます。

フォローアップ活動

Twilio経由の通話が終わるたびに、Zoho CRMの[通話の終了]画面からフォローアップ通話やフォローアップタスクを追加できます。これらは自動的に対象のデータに関連付けられます。

電話番号の編集と削除

着信と発信の電話番号は、一覧から必要に応じていつでも編集/削除できます。

電話番号を編集/削除するには

  1. [設定]→[チャネル]→[電話連携]の順に移動します。
  2. Zohoの電話連携のページに、追加された電話番号が表示されます。
  3. [着信]タブまたは[発信]タブをクリックします。
  4. 電話番号にカーソルを合わせ、以下のいずれかをクリックします。
    • 編集[受信]タブでは、自動音声応答メッセージ、通話録音設定、取り込み中または不在時の自動メッセージなどの詳細を編集できます。[発信]タブでは、発信通話についてユーザーとユーザーに割り当てられた電話番号を編集できます。

    • 削除[受信]タブでは、Zoho CRM内から電話番号に対するすべての着信通話を無効にできます。[発信]タブでは、Zoho CRM内からユーザーに対するすべての発信通話を無効にできます。
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