概要   

1. どのユーザーが、何にアクセスできるのか？
   
2. ユーザーの種類（役割）ごとに、どのデータまたは機能へのアクセスを許可するのか？
   
3. 権限の付与や管理はどのように行うのか？
   
   

このようなルールの策定と運用を可能にするため、Zoho CRMでは、以下のように複数の種類の管理者で管理作業を分担する仕組みが導入されています。

この記事では、特権管理者、チームスペースの管理者、チームタブの管理者という3種類の管理者が、Zoho CRM for Everyoneの分権化されたチーム構造をどのように支えるのかを説明します。

特権管理者が担う役割と責任 

特権管理者（組織全体の管理者）は、Zoho CRMの管理者階層の最上位に位置します。しかし、多数のチームがそれぞれの業務に合った環境を必要とする場合、すべての設定を特権管理者が行っていると、そこがボトルネックになり対応に遅れが生じることがあります。そのためZoho CRMでは、特権管理者が一部の管理作業を適切なユーザーに（たとえば、各チームのマネージャーやリーダーなどに）委任できます。この「委任」は「管理を手放す」という意味ではありません。策定したルールに従って、管理作業を分担することを意味します。

1. ユーザーを登録する、または無効化する。
   
2. Zoho CRMの契約プランとライセンスを管理する。
   
3. 組織としてのデータアクセス制御を監視する。
   
4. 他の人に管理者権限を付与する、または管理者権限を取り消す。
   
5. 役職を作成し、その権限を設定する。
   
6. タブの構成やデータに関する方針の決定を支援する。
   
7. チームスペースおよびチームタブの管理者をサポートするため、必要な設定などを行う。
   

 特権管理者（組織全体の管理者）が理解しておくべきポイント

・Zoho CRM内の管理者の種類とそれぞれの違い
・チームスペースとチームタブの違い
・チームスペースおよびチームタブに管理者を割り当てる際の推奨事項

チームスペースの管理者が担う役割と責任  

チームスペースは各チーム専用の作業スペースであり、チームが日々の業務を遂行するために使用します。各チームスペースに指定された管理者は、そのチームスペース全体を監督する役割を担います。これは、実際の会社組織でも、各部門に任命された部門長がその部門の全体を監督するのと同じです。チームスペースの管理者は、適切な人に適切な権限が付与されていることを確認し、チームスペース内のすべての人が業務を円滑に進められるように調整を行います。各チームは、柔軟かつ効率的に管理できるチームスペースを活用することで、それぞれの役割や目的に合った最適な環境で業務を進めることができます。

1. チームスペースにユーザーを追加する（ユーザーを個別に追加するか、グループ／役職／権限の単位で一括追加できます）。
   
2. チームスペースのタブを追加する、削除する。
   
3. 複数のタブをまとめるためのフォルダーを作成する。
   

チームスペースの管理者が理解しておくべきポイント  

・チームスペースの管理者が管理するのは、チームスペースにどのユーザーをアクセスさせ、どのようなタブを設置するかです。各タブ内の機能や設定の詳細には関与しません。  
・ユーザーからチームスペースが表示されないという問い合わせを受けた場合は、そのユーザーがチームスペースに追加されているかを確認します。また、チームスペースの選択メニューで正しいチームスペースを選択しているかも念のため確認してください。 
・［チームスペースの管理］権限を持つユーザーは、タブの追加、削除、並べ替えをZoho CRM画面のサイドバーから直接行うことができます。
・チームスペースの管理者は、自分が管理者となっているチームスペースに対してのみ管理作業を行います。自分が管理者となっていないチームスペースに対して管理作業を行うには、［チームスペースの管理］権限が別途必要です。 

チームスペースを管理できるユーザーの条件   

1. チームスペースの管理者には、任意のZoho CRMユーザーを指定できます。チームスペースの管理者に権限などの条件はありません。
   
2. 組織の権限設定で［チームスペースの管理］権限を付与されているユーザーは、Zoho CRM内のすべてのチームスペースを管理できます。
   
3. 1つのチームスペースの管理者は、常に1人です。
   

チームタブの管理者が担う役割と責任  

各チームは、チームスペース内のタブを使ってさまざまな業務や共同作業を実施します。チームタブの管理者は、タブに表示する内容から各種の詳細設定まで、チームタブのあらゆる面を管理する役割を担います。実際の会社組織でも、業務の実務的な管理を担うのは、業務の要件や個人の適性などを熟知しているチームリーダーです。チームタブの管理者はこのようなリーダーに相当します。

1. チームタブの機能を設定し、管理する。
   
2. チームタブにユーザーを追加し、それぞれに役職を割り当てる。
   
3. 各役職の権限を管理する。
   
4. タブのレイアウト、項目、表示、権限を管理する。
   
5. 自動化処理を設定する。
   

チームタブの管理者についての詳細と、その設定方法については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

チームタブの管理者が理解しておくべきポイント   
 
・チームタブの管理者が管理するのは、タブ内の機能やその設定です。チーム全体のユーザーの権限などには関与しません。
・ユーザーからタブが表示されないという問い合わせを受けた場合は、そのユーザーがタブに追加されているかを確認します。
・チームタブの管理者に指定されても、チームスペースにユーザーとして追加されない限り、チームスペースの画面にはアクセスできません（この場合、自分が管理者となっているタブにアクセスするには、直接リンクを使用します）。つまり、チームタブの管理者に指定されることによって、そのタブに対して管理作業を実施する権限は付与されますが、チームスペースのデータにアクセスする権限までは付与されません。
・チームタブの管理者は申請の作成と、自分の申請の表示のみ可能です。  
・組織のプライバシーやセキュリティの方針に適切に従わない場合、特権管理者によってチームタブの管理者権限が停止されることがあります。

チームタブを管理できるユーザーの条件   

管理者の協力体制 

以下に、Zoho CRMによってすべての業務を円滑に進めるために、複数の種類の管理者がどのように協力するのかをまとめます。  

1. 特権管理者は、全体の土台を管理します。
   

1. チームスペースの管理者は、チームの境界を管理します。
   

1. チームタブの管理者は、境界の内側を管理します。