データに関する履歴の確認

見込み客や顧客のデータの追加／更新、活動の予約、メールの送信、メモの追加、添付ファイルの追加／削除など、Zoho CRMでは日々さまざまな操作が行われます。これらのデータに関する操作履歴をすべて把握し、管理するのは手間がかかります。このような場合に、Zoho CRMのデータの履歴機能が役立ちます。

データの履歴機能の主な内容は、以下のとおりです。

データに関する履歴を時系列順にわかりやすく確認できます。問題解決や監査など、さまざまな目的で活用することが可能です。
最大で3年間分の履歴を確認できます。以前の上限の6か月間に比べて、より長い期間における履歴を把握することが可能です。
履歴の表示や他の操作に関する権限を役職別に設定できます。特定の役職のユーザーに対してのみ履歴へのアクセスを許可することが可能です。

Zoho CRMでは、各データの詳細ページの［履歴］タブから、対象のデータに関するこれまでの変更／やりとりを、すべて時系列で確認できます。具体的には、変更／やりとりの日時、実行したユーザー、実行元の機能や処理、内容などの詳細を確認できます。これらの情報は、データに関する問題の原因を分析し、適切な対応を行うのに役立ちます。

データの履歴では、3年前までの履歴を確認できます。

利用条件

データの履歴を表示するには、対象のデータに関する表示権限が必要です。

活用例

ある企業の営業チームでは、ある新規顧客との大規模な商談に対応しています。営業部門のマネージャーは、この商談がある時点からしばらく停滞していることに気がつき、原因を調査することにしました。Zoho CRMで商談データの詳細ページにアクセスし、履歴を確認したところ、商談の完了日が過去3か月間で何度も延期されていることが発覚しました。また、顧客からのメールで、プライバシー保護の観点で懸念がある旨が伝えられていたにもかかわらず、社内ではこの点が見落とされ、適切に対処されていなかったことが判明しました。そこで、このマネージャーは、対象の顧客との商談をあらためて調整し、社内から製品のセキュリティ担当者を商談に同席させました。結果的に、顧客の懸念は解消され、商談を受注することができました。このように、データの履歴からデータに関する過去の対応を確認することで、現在必要な対策を個別に検討し、実行することが可能です。

データの履歴を表示するには

Zoho CRMで対象のタブに移動します（例：見込み客、取引先、連絡先など）。
タブのデータの一覧ページで、履歴を表示する対象のデータをクリックし、詳細ページを開きます。
データの詳細ページで、［履歴］タブをクリックします。

履歴の一覧における操作

［履歴］の一覧では、データの詳細、メモ、添付ファイル、タスク、予定、通話に関する変更と、データに関連するメールのやりとりをすべて時系列で表示できます。履歴の一覧では、具体的に、以下の操作を実行できます。

フィルターによる履歴の抽出：条件に一致する履歴のみを抽出して表示できます。フィルター条件としては、以下を指定できます（複数指定可）。

タブ：メモ、添付ファイル、タスク、予定、通話、メールなど、変更された対象を指定できます。
ユーザー：変更／やりとりを行ったユーザーを指定できます。
時間：［今日］、［昨日］、［過去7日間］などの期間を選択できます。また、特定の期間や日付を指定することも可能です。

データ元：変更／やりとりの実行元となった機能や処理を指定できます。［手動］のほか、自動処理（例：API、ワークフロールール）や、プロセス管理機能（例：ブループリント、ジャーニー設計）などを選択できます。

履歴の表示：指定した条件に一致する履歴を、時系列で確認できます。履歴は、日付ごとにまとめて表示されます。
今後予定されている自動処理の表示：対象のデータに対して、今後、実行される予定の自動処理を確認できます。

各履歴に対する操作

送信メールのステータスの表示

各データの履歴ページでは、送信メールのステータスを確認できます（送信済み／開封済み／クリック済み／到達／不達）。ステータスを確認するには、対象の履歴の欄で、［履歴を表示する］をクリックします。

各データ（例：見込み客、連絡先）では、メールアドレスが、メインのメール項目のほか、サブのメール項目、カスタム項目などに複数保存されている場合があります。このような場合も、履歴には、すべてのメールアドレスとの間のやりとりが記録されます。ただし、同一のデータに関連する複数のメールアドレス宛てに、1件のメールを送信した場合、履歴は1件のみ記録されます（履歴が複数記録されることはありません）。たとえば、ある商談データでは、商談に関連するメールアドレスが、メールアドレスA、B、C、Dの合計4件登録されているとします。1件のメールを、これらの4件のメールアドレスを宛先として送信した場合、「メールアドレスA、メールアドレスB、その他2件宛てにメールが送信されました」という履歴が1件のみ追加されます。また、その場合、対象の履歴の欄で［履歴を表示する］をクリックすると、うち1件の宛先（メールアドレス）における送信メールのステータスを確認できます。この際、メールのステータスとしては、1. メインのメール項目、2. サブのメール項目、3. カスタム項目の優先順位に従い、優先順位が高いメールアドレス1件におけるステータスが表示されます。

メールの本文とスレッドの表示

履歴内では、メールに関連するすべての項目（例：送信メールや受信メール）にメールの件名のリンクが表示されます。メールの件名のリンクをクリックすると、メールの本文とスレッドを確認できます（メールのスレッドは存在する場合にのみ表示されます）。

メモの追加

各履歴には、メモを追加できます。メモは、関連情報を後から参照したり、別のユーザーと共有したりするのに役立ちます。

たとえば、顧客との通話履歴に対して、関連商品の購入見込みに関するメモを追加できます。また、予定の作成履歴に対して、予定の詳細に関するメモを追加することも可能です。

履歴画面から追加したメモは、対象のデータの詳細ページにおいて、［メモ］の関連リストから確認できます。関連リストで対象のメモをクリックすると、メモに関連する履歴を表示することが可能です。

権限の設定

管理者の設定画面に移動します。
［ユーザー管理］の項目で、権限を選択します。
新しい独自の権限を作成するか、既存の権限を編集します。
［タブと権限］のセクションで、各タブ（例：連絡先、取引先、商談など）で履歴の設定を指定します。こちらから、ユーザーの役職に応じて履歴の表示設定を有効／無効にできます。
管理者と標準の権限の場合、履歴の設定はロックされ、操作できません（グレーで表示されます）。これらの権限において、この設定を変更することはできません。

なお、データごとの履歴ではなく、Zoho CRMのあらゆるタブや機能における操作履歴をすべてまとめて確認したい場合は、監査ログの機能をご利用ください。