データに関する履歴の確認

見込み客や顧客のデータの追加／更新、活動の予約、メールの送信、メモの追加、添付ファイルの追加／削除など、Zoho CRMでは日々さまざまな操作が行われます。これらのデータに関する操作履歴をすべて把握し、管理するのは手間がかかります。このような場合に、Zoho CRMのデータの履歴機能が役立ちます。

データの履歴機能の主な内容は、以下のとおりです。

データに関する履歴を時系列順にわかりやすく確認できます。問題解決や監査など、さまざまな目的で活用することが可能です。
最大で3年間分の履歴を確認できます。以前の上限の6か月間に比べて、より長い期間における履歴を把握することが可能です。
履歴の表示や他の操作に関する権限を役職別に設定できます。特定の役職のユーザーに対してのみ履歴へのアクセスを許可することが可能です。

Zoho CRMでは、各データの詳細ページの［履歴］タブから、対象のデータに関するこれまでの変更／やりとりを、すべて時系列で確認できます。具体的には、変更／やりとりの日時、実行したユーザー、実行元の機能や処理、内容などの詳細を確認できます。これらの情報は、データに関する問題の原因を分析し、適切な対応を行うのに役立ちます。

データの履歴では、3年前までの履歴を確認できます。

利用条件

データの履歴を表示するには、対象のデータに関する表示権限が必要です。

活用例

ある企業の営業チームでは、ある新規顧客との大規模な商談に対応しています。営業部門のマネージャーは、この商談がある時点からしばらく停滞していることに気がつき、原因を調査することにしました。Zoho CRMで商談データの詳細ページにアクセスし、履歴を確認したところ、商談の完了日が過去3か月間で何度も延期されていることが発覚しました。また、顧客からのメールで、プライバシー保護の観点で懸念がある旨が伝えられていたにもかかわらず、社内ではこの点が見落とされ、適切に対処されていなかったことが判明しました。そこで、このマネージャーは、対象の顧客との商談をあらためて調整し、社内から製品のセキュリティ担当者を商談に同席させました。結果的に、顧客の懸念は解消され、商談を受注することができました。このように、データの履歴からデータに関する過去の対応を確認することで、現在必要な対策を個別に検討し、実行することが可能です。

データの履歴を表示するには

Zoho CRMで対象のタブに移動します（例：見込み客、取引先、連絡先など）。
タブのデータの一覧ページで、履歴を表示する対象のデータをクリックし、詳細ページを開きます。
データの詳細ページで、［履歴］タブをクリックします。

履歴の一覧における操作

［履歴］の一覧では、データの詳細、メモ、添付ファイル、タスク、予定、通話に関する変更と、データに関連するメールのやりとりをすべて時系列で表示できます。履歴の一覧では、具体的に、以下の操作を実行できます。

フィルターによる履歴の抽出：条件に一致する履歴のみを抽出して表示できます。フィルター条件としては、以下を指定できます（複数指定可）。

タブ：メモ、添付ファイル、タスク、予定、通話、メールなど、変更された対象を指定できます。
ユーザー：変更／やりとりを行ったユーザーを指定できます。
時間：［今日］、［昨日］、［過去7日間］などの期間を選択できます。また、特定の期間や日付を指定することも可能です。

データ元：変更／やりとりの実行元となった機能や処理を指定できます。［手動］のほか、自動処理（例：API、ワークフロールール）や、プロセス管理機能（例：ブループリント、ジャーニー設計）などを選択できます。

履歴の表示：指定した条件に一致する履歴を、時系列で確認できます。履歴は、日付ごとにまとめて表示されます。
今後予定されている自動処理の表示：対象のデータに対して、今後、実行される予定の自動処理を確認できます。

各履歴に対する操作

送信メールのステータスの表示

送信メールのステータスを表示できます（送信済み／開封済み／クリック済み／不達）。ステータスを確認するには、対象の履歴の欄で、［履歴を表示する］をクリックします。

各データ（例：見込み客、連絡先）では、メールアドレスが、メインのメール項目のほか、サブのメール項目、カスタム項目などに複数保存されている場合があります。このような場合も、履歴には、すべてのメールアドレスとの間のやりとりが記録されます。ただし、同一のデータに関連する複数のメールアドレス宛てに、1件のメールを送信した場合、履歴は1件のみ記録されます（履歴が複数記録されることはありません）。たとえば、ある商談データでは、商談に関連するメールアドレスが、メールアドレスA、B、C、Dの合計4件登録されているとします。1件のメールを、これらの4件のメールアドレスを宛先として送信した場合、「メールアドレスA、メールアドレスB、その他2件宛てにメールが送信されました」という履歴が1件のみ追加されます。また、その場合、対象の履歴の欄で［履歴を表示する］をクリックすると、うち1件の宛先（メールアドレス）における送信メールのステータスを確認できます。この際、メールのステータスとしては、1. メインのメール項目、2. サブのメール項目、3. カスタム項目の優先順位に従い、優先順位が高いメールアドレス1件におけるステータスが表示されます。

メモの追加

各履歴には、メモを追加できます。メモは、関連情報を後から参照したり、別のユーザーと共有したりするのに役立ちます。

たとえば、顧客との通話履歴に対して、関連商品の購入見込みに関するメモを追加できます。また、予定の作成履歴に対して、予定の詳細に関するメモを追加することも可能です。

履歴画面から追加したメモは、対象のデータの詳細ページにおいて、［メモ］の関連リストから確認できます。関連リストで対象のメモをクリックすると、メモに関連する履歴を表示することが可能です。

権限の設定

管理者の設定画面に移動します。
［ユーザー管理］の項目で、権限を選択します。
新しい独自の権限を作成するか、既存の権限を編集します。
［タブと権限］のセクションで、各タブ（例：連絡先、取引先、商談など）で履歴の設定を指定します。こちらから、ユーザーの役職に応じて履歴の表示設定を有効／無効にできます。
管理者と標準の権限の場合、履歴の設定はロックされ、操作できません（グレーで表示されます）。これらの権限において、この設定を変更することはできません。