分割表示
概要
分割表示とは、Zoho CRMのタブのデータ表示方法のひとつです。ユーザーや選択リストなどの項目ごとに分割してデータを表示できます。分割する条件を詳細に指定することも可能です。分割表示を使用することで、大量のデータをより見やすく確認できます。また、対象となるデータをすばやく特定し、処理を行うことが可能です。
フィルターを適用したり、独自のデータ一覧を作成したりする手間を省くのに役立ちます。画面内から必要なデータをすばやく特定し、業務を円滑に進めることができます。
たとえば、商談対応件数の多い営業マネージャーの場合、分割表示を使用することで、売上規模の大きさ（大、中、小）ごとに商談のデータを整理して表示できます。データ一覧の画面内で繰り返しスクロールしたり、フィルターを適用したりする手間を省くことが可能です。分割した各区分の商談のデータは、パネルごとに表示されます。画面やタブを切り替えずに、ひとつの画面内で各区分の商談データをすばやく確認することができます。同様に、データの担当者や選択リストの値をもとにデータを分割して表示することも可能です。
このように、データを分割してすばやく確認することで、ひとつの画面内から必要なデータをすばやく確認し、業務を円滑に進めることができます。以下では、分割表示の使用方法について説明します。
利用条件
Zoho CRMの各プランにおける分割表示の上限は、以下のとおりです。
- 無料プラン：1件
- スタンダードプラン／プロフェッショナルプラン：5件
- エンタープライズプラン：10件
- アルティメットプラン：25件
必要な権限：この機能を利用するには、権限の設定の［一覧の管理］の項目で［分割表示］の権限を有効にする必要があります。
分割表示の主な特徴
- データの整理：選択した項目（例：見込み客のデータ元、データの担当者、業界など）に基づいて、データを複数のテーブルに分割できます。
- データの簡潔表示：ひとつの画面内にデータを分割して表示できます。
- 分割方法のカスタマイズ：要件に合わせてデータの分割方法を設定できます。
分割表示でできること
- 分割した区分ごとのデータの表示：タブ内のデータを複数の区分に分類して表示できます。対象のデータをすばやく確認することが可能です。
- データ一覧内での各種操作：分割表示の各パネル内で、スクロールなどの各種操作を行うことができます。
- データの管理：分割表示内のデータを並べ替えたり、編集／削除したりできます。
- 表示するデータ数の指定：分割した各区分に表示するデータの件数を選択できます。選択した件数は、分割した各区分に共通して適用されます。各区分に対して件数を個別に指定することはできません。
- グラフ表示：分割した各区分のデータをグラフ形式で表示できます。
- データの作成：分割表示内で新しいデータを直接作成できます。ただし、データを作成できるのは、選択リストまたはユーザーの項目をもとに分割表示が作成されている場合のみです。以下の場合、分割表示内で新しいデータを作成することはできません。
● 項目が使用されていないか、権限がない
● 項目が非表示に設定されている（例：作成者、更新者、登録解除の方法など）
● 他の項目に関連付けられている（子の項目のみ）
分割表示によるデータの表示方法
対象のタブで分割表示を使用してデータを表示するには、以下の手順を実行します。
- 対象のタブに移動します（例：商談、見込み客）。
- データの一覧のドロップダウンをクリックし、［分割表示］を選択します。
- 分割表示のレイアウトの名前を入力します。
- 分割した各区分に表示するデータの件数を選択します。
*こちらで指定した件数は、分割した各区分に共通して適用されます。各区分に対して件数を個別に指定することはできません。 - データの分割方法として、［選択リスト／ユーザー］または［条件］のいずれかを選択します。
- タブのデータの分割に使用するカテゴリーを選択します。
- データの分割方法として［選択リスト／ユーザー］を選択した場合、分割する値と列を選択します。
- 分割方法として［条件］を選択した場合、分割の名前を入力して条件と列を選択します。［新しい分割］をクリックして、分割区分をさらに追加します。
- 設定した内容に基づいて、タブのデータが区分ごとに分割されて表示されます。
メモ：分割区分の列を選択できるのは、分割表示の初回の作成時のみです。分割区分の編集時に別の列を選択することはできません。ただし、分割区分の列の管理画面で、初回の作成時に選択した列の表示／非表示を切り替えることは可能です。
分割区分のデータのグラフ表示
分割区分のデータをグラフ形式で表示できます。データをグラフ形式で表示するには、分割区分のパネル右上のドロップダウンで［グラフ表示］を選択します。
以下の画像のように、グラフの種類を変更することも可能です。
分割表示の管理
必要に応じて、分割表示から通常の一覧表示に切り替えることができます。また、分割表示内でデータを編集したり、カスタマイズしたりすることも可能です。
分割表示内で対象のデータにカーソルを合わせて［…］アイコンをクリックすると、操作メニューが表示されます。［編集する］をクリックすると、対象のデータの編集画面が開きます。こちらからデータを編集できます。［削除する］をクリックすると、タブ内から該当のデータが削除されます。一度に複数のデータを選択して一括削除することも可能です。
分割区分内でデータを選択し、フォローアップ活動を実施したり、メールを送信したりすることもできます。
分割表示では、すべての分割区分で同じデータ（列）を表示したり、分割区分ごとに異なるデータを表示したりすることが可能です。表示する列の設定を行うには、分割区分のパネルで［列の管理］をクリックします。すべての分割区分で同じデータを表示する場合は、［すべての分割区分に適用する］のチェックボックスにチェックを入れます。分割区分ごとに異なるデータを表示する場合は、こちらのチェックボックスのチェックを外します。
制限事項
- 分割表示は、CRM for Everyoneで一覧表示に対応しているタブでのみ使用できます。該当する主なタブは、次のとおりです：取引先、セット商品、カスタムタブ、通話、キャンペーン、問い合わせ、連絡先、予定、請求書、見込み客、商談、価格表、商品、発注書、見積書、受注書、ソリューション、タスク、仕入先
- 分割表示で作成できる分割区分の上限は、10件です。また、分割区分は2件以上作成する必要があります。
- 分割区分内で設定可能な条件の上限は、10件です。
- 分割方法として［条件］を選択した分割表示に対応している項目の種類は、次のとおりです：テキスト、日付、日時、メールアドレス、数値、電話番号、パーセント、通貨、小数、長整数、自動番号、真偽値、選択リスト、ユーザー、レイアウト、タグ
- 分割方法として［選択リスト］を選択した分割表示に対応している項目の種類は、次のとおりです：選択リスト、ステージ、レイアウト
- 分割方法として［ユーザー］を選択した分割表示に対応している項目の種類は、次のとおりです：担当者（ルックアップ項目）、単一ユーザー（ルックアップ項目）、作成者、編集者、在庫管理者
- ［すべて選択する］の操作は、分割表示と一覧表示内では動作が異なります。分割表示内ですべてのデータを選択することはできません。
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