チームスペースの管理

チームスペースの管理

利用条件
スタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン

プラン別の制限
チームスペース数の上限：スタンダードプラン5件、プロフェッショナルプラン10件、エンタープライズプラン25件、アルティメットプラン25件
チームスペース内のフォルダー数の上限：50件

必要な権限
チームスペースの作成／編集／削除には、チームスペースの管理権限が必要です。

チームスペースとは、Zoho CRM内でチームが共同作業を行うためのスペースです。1つの組織内に、必要に応じてさまざまなチームスペースを作成可能です。

たとえば、組織の構造に基づき、部門用やチーム用のチームスペース作成できます（例：営業部門用、マーケティング部門用、事業部門用、法務チーム用など）。

また、以下は業種別の例です。各業種の要件に応じた部門やチームごとにチームスペースを作成できます。
  1. 不動産業：建設、開発
  2. 物流業：運輸、倉庫、調達
  3. 製造業：商品開発、品質保証、生産管理
  4. 金融業：リスク管理、引受業務
  5. ホテル業：調理、料飲、イベント、宿泊

チームスペースには、チームスペースのユーザーを追加し、タブ（チームタブ／組織タブ）を関連付けることができます。チームスペース管理者は、チームスペースのユーザーとタブに関する管理操作（例：追加、削除など）を実行できます。

たとえば、マーケティングチーム用のチームスペースの利用例は、以下のとおりです。
  1. チームスペース管理者：マーケティングチームのリーダー
  2. チームスペースのユーザー：イベント担当者、Web担当者、ソーシャルメディア担当者など
  3. チームスペースのタブ：見込み客、キャンペーン、ソーシャル、広告、事例研究、受注／失注に関する分析、競合他社分析など

チームスペースの作成

チームスペースを作成するには
  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストの隣にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［+ 新しいチームスペース］をクリックします。
  2. 新しいチームスペースの作成画面で、チームスペース用のアイコンを設定します。チームスペースの名前と説明を入力します。
  3. ［+ タブを追加する］をクリックします。表示された画面で、追加するタブを選択し、［追加する］をクリックします。
  4. フォルダーを作成すると、タブをグループ化して管理できます。フォルダーを作成するには、［+ フォルダーを作成する］をクリックします。フォルダー名を入力し、［作成する］をクリックします。


    フォルダーの作成後は、タブの追加時に、追加先のフォルダーを選択できます。
  5. タブの一覧では、タブの並べ替え／別フォルダーへの移動／削除を実行できます。
  6. チームスペース管理者を選択します。チームスペース管理者は、チームスペースに関する管理操作を実行できます。チームスペース管理者には、任意のZoho CRMユーザーを指定できます。
  7. チームスペースのユーザー（チームスペースへのアクセスを許可する対象のユーザー）として、［特定のユーザー］または［すべてのユーザー］を選択します。

    ［特定のユーザー］を選択した場合、アクセスを許可する対象のユーザー／役職／権限／グループを指定します。

    ［特定のユーザー］を選択した場合、チームスペース管理者は自動で追加されませんので、ご注意ください。
  8. ［保存する］をクリックします。

以上で、チームスペースの作成は完了です。

メモ
  1. チームスペースの作成は、［設定］→［カスタマイズ］→［チームスペース］の順に移動し、［チームスペースを作成する］をクリックすることによっても可能です。
  2. チームスペース管理者には、任意のZoho CRMユーザーを指定できます（権限設定にかかわらず、Zoho CRMユーザーであれば誰でもチームスペース管理者になることができます）。チームスペース管理者に指定されたユーザーは、チームスペースの設定を変更できます。
  3. ［チームスペースの管理］の権限を持つユーザーは、Zoho CRM内のすべてのチームスペースを管理できます。
  4. チームスペース内のタブの一覧を表示するには、［設定］→［カスタマイズ］→［チームスペース］の順に移動し、対象のチームスペースの欄で、情報アイコンをクリックします。

チームスペースの並べ替え

  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストの隣にある［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
  2. ［チームスペースの管理］をクリックします。
  3. 並べ替えアイコンをドラッグ＆ドロップし、チームスペースを並べ替えます。なお、並べ替えは、左から右、上から下の方向にのみ可能です。

チームスペースの切り替え

複数のチームスペースのユーザーである場合、以下の手順によって、表示するチームスペースを切り替えることができます。
  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストをクリックます。
  2. 表示するチームスペースを選択します。

チームスペースへのユーザーやタブの追加

  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 設定対象のチームスペースにカーソルを重ね、編集アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの編集画面が表示されます。新しいタブを追加するには、［+ タブを追加する］をクリックします。
  4. 表示された画面で、追加するタブを選択し、必要に応じて、追加先のフォルダーを選択します。［追加する］をクリックします。
  5. 新しいユーザーを追加するには、［管理者と権限］の欄で、チームスペースへのアクセスを許可する対象のユーザーとして、［特定のユーザー］または［すべてのユーザー］を選択します。
  6. ［特定のユーザー］を選択した場合、許可する対象のユーザー／役職／権限／グループを指定します。
  7. ［保存する］をクリックすると、チームスペースに変更内容が反映されます。

チームスペースの編集

  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 設定対象のチームスペースにカーソルを重ね、編集アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの編集画面で、必要に応じて設定を編集します。
  4. ［保存する］をクリックします。

チームスペースの削除

  1. 画面左側のメニューでチームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 対象のチームスペースの欄にカーソルを重ねて、削除アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの削除画面で、［はい、削除します］をクリックします。

メモ
  1. 画面左側のメニューにおけるチームスペースのタブの管理操作（追加、削除、並べ替え）は、Zoho CRMの管理者、［チームスペースの管理］の権限を持つユーザー、チームスペース管理者のみが実行できます。
  2. Zoho CRMの管理者と、［チームスペースの管理］の権限を持つユーザーは、すべてのチームスペースのタブを管理できます。一方、チームスペース管理者は、自分が管理しているチームスペースのタブのみを管理できます。
  3. 上記の各管理者が、画面左側のメニューでタブを管理するには、以下の手順を実行します。
    1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストで対象のチームスペースを選択します。
    2. 画面左側のメニューで［タブ］の隣に表示されている（タブの管理）アイコンをクリックします。
    3. タブを追加するには、［+ タブ］をクリックし、追加するタブを選択して、［選択した内容を追加する］をクリックします。
    4. フォルダーの選択画面で、タブの追加先のフォルダーを選択し、［完了する］をクリックします。
    5. タブの設定画面では、タブの削除／別のフォルダーへの移動／並べ替えも実行できます。
  4. チームスペースへのタブの追加は、画面左側のタブのメニューで［+］（追加）アイコンをクリックすることによっても可能です。
  5. チームスペースの編集は、［設定］→［カスタマイズ］→［チームスペース］に移動し、対象のチームスペースの欄にカーソルを重ねて、編集アイコンをクリックすることによっても可能です。
  6. チームタブは、複数のチームスペースに追加できます。チームタブがチームスペースから削除されるか、チームタブが関連付けられているチームスペース自体が削除されると、チームタブとチームスペースとの関連付けは解除されます。関連付けが解除されたチームタブは、チームスペースに追加できます。
  7. 組織内のすべてのユーザーがCRM for Everyoneに切り替えていない場合は、チームスペースの設定はサンドボックス環境に適用されません。