Zoho CRMのフィードを使用した共同作業

Zoho CRMのフィードを使用した共同作業

共同作業はビジネスにおける重要な要素です。商談を成立させる、割引価格について交渉する、または予定を調整する必要がある場合、目標を達成するために、チームで協力する必要があります。このため、チームとの明確なコミュニケーションを支援するツールは、共同作業に最適です。ディスカッションに積極的に参加し、アイデアを共有できるプラットフォームは、非常に有用であり時間の節約にも貢献します。

Zoho CRMの [フィード] 機能はこのようなプラットフォームを提供します。ここでは、チームメンバーと意見を率直に共有し、問題点について話し合うことができ、意思決定プロセスを迅速化します。また、データの更新者やデータに加えられた変更など、フォローしている重要なデータの更新情報も確認できます。

Zoho CRMアカウントのフィード機能では、次のことが可能になります:

  • メッセージをフィードに投稿して、組織内のすべてのユーザーと共有する
  • メッセージをグループに投稿して、グループのメンバーと共有する
  • ステータスメッセージでユーザー、役職、またはグループにメンションする
  • 非公開ダイレクトメッセージを同僚に送信する
  • ステータスメッセージにコメントし、非公開メッセージに返信する
  • 自動フォロールールを作成して、データを自動的にフォローする
  • 投稿したメッセージに文書を添付する
  • 自分のデータやフォローしているデータにおいてメンションや変更があった場合に通知を受信する

利用条件 

必要な権限
ユーザー設定で[フィード]タブが非表示になっていない場合、このタブにアクセスできます。


フィードについて

すべてのステータスメッセージ、メンション、コメント、ダイレクトメッセージ、担当しているデータに加えられた変更、データへのメモの追加、データの削除などが一覧表示されます。


フィードは タブや時間に基づき 抽出 できます。


ステータスメッセージで、 他のユーザー、グループ、または役職にメンションできます 。メンションされたグループまたは役職に関連付けられているユーザーは、自分の[フィード]でメッセージを表示できます。


自分にとって重要な データをフォロー できます。担当しているデータは自動的にフォローされます。 [フォロー] ボタンを使用してデータを手動でフォローするか、自動フォロールール を作成して他のデータをフォローできます。



次の場合に、Zoho CRMで 通知を 受信 できます:

  • コメントやメッセージで自分がメンションされた場合。メンションがあった場合のみ、メール通知が送信されます 
  • 担当するデータに変更があった場合
  • フォローしているデータに変更があった場合


組織内の他のユーザーや特定のグループと ファイルを共有できます 。ユーザーに ダイレクトメッセージを送信する こともできます。


データの更新に追加されたコメントは、データの メモとして追加 されます。また、データに追加されたメモは、フィードでコメントとして表示されます。



フィードのデータ更新では、 概要表示を一目ですぐに確認 できます。


メモ 
  • 担当しているデータは自動的にフォローされます。また [フォロー] ボタンを使用してデータを手動でフォロー、または自動フォロールールを作成して他のデータをフォローできます。
  • ステータスメッセージは32,000文字以内にする必要があります。
  • ファイルは次の2つの場所にアップロードできます。
    • ステータス メッセージを投稿するとき:一度に最大5件までのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20 MB以下である必要があります。各ファイルのサイズは4 MB以下にする必要があります。 
    • ステータスメッセージにコメントを投稿するとき:最大5件までのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20 MB以下である必要があります。 
  • フィードでは自分のメッセージを削除できます。
  • あるユーザーがメッセージ/コメントで自分にメンションした場合や、自分が所属しているグループにメンションした場合、通知メールが届き、さらにZoho CRMアカウントにも通知されます。

グループの作成

マーケティンググループや複数の営業グループ、チームリーダーとマネージャーのグループなど、多数の非公開グループに属している場合があります。組織においては、このような環境で共同作業や情報共有をどのようにすれば簡単に行えるかがよく問題となります。フィードにグループを作成することで、その問題を解決できます。グループ内で行われるディスカッションや、グループ内で共有されるファイル、ステータスメッセージなどには、グループのユーザーがアクセスできます。メッセージでグループにメンションする、またはグループに非公開メッセージを送ることもできます。 

メモ 
  • グループを作成できるのは、 グループ管理 権限がある場合のみです。

[フィード]タブからグループを作成するには 

  1. [フィード] タブで、 [グループの作成] アイコンをクリックします。



  2. [新しい グループ] ページで、次の手順を実行します:
    • グループの [グループ名] [詳細] を入力します。
    • [グループのメンバー] セクションで、グループのメンバーを選択します。新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、異なるグループを選択できます。

  3. [保存] をクリックします。
    グループをクリックすると、グループのフィードと、そのグループに関連付けられたメンバーを表示できます。


フィードの設定の変更

フィードは、タブに重要なデータを表示させ続けるための優れた方法です。ただし、あらゆる種類の更新で[フィード]セクションの情報が多すぎると思われる場合は、更新を受け取るタブを選択できます。たとえば、 [商談] [取引先] の更新のみを表示し、[見込み客]は表示させないようにするには、 [フィードの設定] で[見込み客]のチェックボックスをオフにします。これにより、[見込み客]タブに関連するすべてのフィードがブロックされます。 

[フィードの設定]は管理者が設定し、CRM組織アカウントのすべてのユーザーに適用できます。

フィード設定を変更するには

  1. [フィード] タブで、 [フィードの設定] をクリックします。
  2. 更新を受け取るタブを選択します。



  3. [保存] をクリックします。

自動フォロールールの追加

自動フォロールールは、その名前の通り、重要なデータを自動的にフォローできるよう支援します。データが自動フォロールールで指定された条件を満たす場合、そのデータを自動的にフォローします。フォローするデータに加えられた変更は、Zoho CRMの[フィード]タブに表示されます。これにより、これらの重要なデータの活動と更新を継続的に追跡することができます。

次の利用例を考えてみましょう。あなたは会社の営業部門を率いており、$1,000を超える販売機会を持つすべての重要な商談の更新情報を受け取りたいと考えています。チームに重要なデータの更新情報を個別に送ってもらうように頼む代わりに、自動フォロールールを使用してデータを自動的にフォローし、[フィード]タブ内で更新情報を取得できます。このようにすると、メモが追加されたり、データに詳細が追加されたり、他の活動がデータに関連付けられたりするたびに、必要な情報が得られます。

自動フォロールールを作成するには

  1. [フィード] タブで、 [作成] リンクをクリックします。



  2. [新しい自動フォローのルールの作成] ページで、次の手順を実行します: 
    1. 自動フォロールールの [名前] を入力します。
    2. 一覧から [タブ] を選択します。



    3. フォロー するデータの条件を指定します。
    4. 次のチェックボックスを1つ以上オンにします。このオプションにアクセスできるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。 
      1. [データの担当者の上位の役職] - データ担当者よりも上位の役職のユーザーが、条件を満たすデータを自動的にフォローします。 
      2. [データの作成者] - データを作成したユーザーが、自動的にデータをフォローします。 
      3. [その他] - データをフォローする個々のユーザーを指定できます。役職、グループ、またはテリトリーを指定することもできます。 

  3. [作成] をクリックします。

自動フォロールールを編集または削除するには

  1. [フィード] タブで、 [管理] リンクをクリックします。
    すべての自動フォロールールが一覧表示されます。これらのルールは [自分が作成] [自分に共有] の2つの見出しのもとで並べ替えられます。



  2. ルールを編集するには [編集] リンクをクリックし、リンクを削除するには [削除] リンクをクリックします。

     
メモ 
  • 自動フォロールールは、カスタムタブを含むすべてのタブに対して作成できます。
  • タブごとに最大5件までの自動フォロールールを作成できます。
  • 自分で作成した自動フォロールールのみが使用可能です。
  • フィードでは、フォローしているデータに対する変更を取得できます。これらのアクションには、データの作成、データの編集と削除、メモの追加が含まれます。

更新がないデータの表示

[フィード]スライダーは日数を示し、 1~180の間 で日数を設定します。このスライダーで選択した数に基づいて、これを超えた日数の間更新されなかったデータが一覧表示されます。これにより、最大6か月の間、動きがなかったすべての重要な見込み客を継続的に追跡できます。

:過去5日間、活動または更新がないデータを表示したい場合を考えます。[フィード]スライダーを5に設定する必要があります。5日を超えた日数の間更新されていないデータが一覧表示されます。

更新がないデータを表示するには

  1. [フィード] タブをクリックします。
  2. [フィード] タブで、 [休眠 データ] リンクをクリックします。
  3. [フィード]スライダー を目的の日数まで動かします。
    スライダーは1~180日の間で設定できます。テキストボックスに1~180の間の数値を入力して、 Enter キーを押すこともできます。

フォローしているデータの表示

担当するすべてのデータが自動的にフォローされます。手動でフォローしたデータ、または自動フォロールールに基づいてフォローしているデータが、 [自分がフォロー中] セクションに一覧表示されます。

フォローしているデータを表示するには

  1. [フィード] タブをクリックします。
  2. [フィード] タブで、 [自分がフォロー中] リンクをクリックします。
  3. 一覧から、 [すべて] または特定のタブを選択します。
    フォローしているデータが一覧表示されます。













                        • Related Articles

                        • Converse for Zoho CRM

                          Zoho CRMでConverse拡張機能を利用すると、Zoho CRM内から投稿を作成し、コメントや返信を通じて他のユーザーと会話することができます。この拡張機能では、見込み客と連絡先に関する情報を、関連するチームメンバーと個別に共有することが可能です。 拡張機能のインストール 拡張機能をインストールするには: [設定]→[マーケットプレイス]の[すべて]をクリックします。 [All Extensions](すべての拡張機能)で[Converse for Zoho ...
                        • Zoho Desk連携の管理

                          Zoho CRMでは、Zoho Deskとアカウントを連携できます。この連携によって、CRMの取引先に関する問い合わせを1つの場所でまとめて確認したり、問い合わせに返信したりできます。 Zoho CRMの管理者は、Zoho CRMアカウントとZoho Deskアカウント間の連携を設定できます。設定時に、Zoho CRMのユーザーをZoho Deskに招待し、取引先と連絡先のタブを同期して、関連リストで問い合わせを表示するタブを選択できます。 利用条件  必要な権限 Zoho ...
                        • Zoho SalesIQ連携の設定

                          Zoho CRMとZoho SalesIQの連携により、Webサイト訪問者の追跡とチャットのやりとりができます。また、Zoho CRMに訪問者の情報を登録できます。Webページにチャットウィジェットを埋め込み、訪問者とチャットをして、見込みの高い顧客の情報をZoho CRMに新しい見込み客または連絡先として登録することもできます。顧客情報とともにチャットの履歴も登録でき、フォローアップ活動に役立てられます。 連携を有効にすると、Zoho ...
                        • Zoho Directory連携

                          Zoho CRMをZoho Directoryと連携すると、CRMの管理者が、パスワードやIPアドレスによる制限、その他さまざまなセキュリティポリシーを設定できます。組織のCRMアカウントを詳細に管理して保護することができます。Zoho Directory連携の詳細については、以下をご参照ください。 Zoho Directory連携のメリット パスワード管理:CRMの管理者は、次のような設定を行うことで、組織におけるパスワードの使用方法を最適化することができます: ...
                        • GoCardlessとZoho CRMの連携

                          GoCardlessでは、顧客からの支払いに関する処理を効率よく管理することができます。決済後すぐに顧客の支払い口座から代金が引き落とされ、指定した口座で代金を受け取ることが可能です。Zoho CRMのGoCardless拡張機能を利用すると、Zoho CRMから直接顧客に請求書を送信したり、支払いを受け取ったりできるようになります。顧客からの支払いは、GoCardlessアカウントに関連付けられている銀行口座に直接入金されます。 拡張機能のインストール GoCardless拡張機能は、Zoho ...

                        Resources

                        Videos

                        Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                        eBooks

                        Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                        Webinars

                        Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                        CRM Tips

                        Make the most of Zoho CRM with these useful tips.