業務を円滑に進めるためには、組織の関係者間で協力体制を築き、情報共有やコミュニケーションをいつでもスムーズに行えることが重要です。たとえば、重要な商談の進捗を上司にいち早く報告したり、商談の関係者間で打ち合わせの日程を調整したり、チーム内で提案内容へのアドバイスを求めたりなど、このような場面にはコミュニケーションツールが欠かせません。ツールを使用して、組織内で情報やアイデアをすばやく共有し、フィードバックやディスカッションを行うことで、効率的かつ効果的に組織の成果につなげることができます。
Zoho CRMの
フィード
機能は、組織のユーザー間の情報共有とコミュニケーションに役立ちます。[フィード]タブで、他のユーザーとメッセージをやりとりできるほか、Zoho CRM内のデータの更新情報をリアルタイムに確認できます。
[フィード]タブの主な機能は、次のとおりです。
フィードの表示欄には、すべてのメッセージ、メンション、コメント、自分が担当者となっているデータの更新、データへのメモの追加、データの削除などが、時系列で表示されます。
フィードのフィルター機能では、投稿先のタブや投稿日時に基づいて、投稿を
抽出
できます
。
メッセージの投稿時に、特定の
ユーザー、グループ、役職
をメンション(相手を指名)して、通知できます。メンションされたグループ/役職に関連付けられているユーザーは、自分の画面の[フィード]欄で該当のメッセージを確認できます。
必要に応じて、特定の
データをフォロー
できます。フォローすると、対象のデータの最新情報が通知され、フィード欄に表示されます。なお、自分が担当者となっているデータは自動的にフォロー対象として設定されます。それ以外のデータについては、
[フォローする]
ボタンを使用すると、個別にフォローできます。また、
自動フォロールール
を作成すると、指定した条件に一致するデータを自動的にフォローできます。
その他、更新されたデータについては、[フィード]タブから
概要表示をすばやく確認
できます。
組織では通常、情報共有やコミュニケーション、共同作業を効率よく行うために、さまざまな部署やチームなどに担当者がグループ化されます(例:営業部やマーケティング部、部長やチームリーダーのグループなど)。また、1人の担当者が多数のグループに所属する場合もあります。各グループ内での情報共有やコミュニケーションには、[フィード]タブでのグループ機能が役立ちます。グループ内でやりとりされるメッセージや、グループ内で共有されるファイルには、グループのユーザーのみがアクセスできます。メッセージでグループにメンションしたり、グループに対して個別メッセージを送信したりすることも可能です。
[フィード]タブでグループを作成するには
[フィード]タブを使用すると、重要なデータに関する処理や更新をリアルタイムですばやく確認できます。ただし、[フィード]タブに表示される情報が多すぎると、重要な情報の確認が難しくなってしまいます。このような場合には、表示対象のデータの種類(タブ)を制限できます。たとえば、[商談]と[取引先]のデータの更新情報を表示し、[見込み客]のデータの更新情報は表示しないように設定するには、画面の左下にある
[フィードの設定]
をクリックし、[商談]と[取引先]のチェックボックスのみ有効にし、[見込み客]のチェックボックスを無効にします。これにより、[フィード]タブでは、[見込み客]タブに関連する更新情報が表示されなくなります。
[フィードの設定]は組織の管理者が設定し、組織内のすべてのユーザーに適用できます。
フィードの設定を変更するには
自動フォロールール機能は、重要なデータを自動的にフォローすることができる機能です。更新情報の確認漏れを防ぐのに役立ちます。自動フォロールールを作成することで、指定した条件に一致するデータを自動的にフォローできます。これにより、対象のデータの更新情報が、[フィード]タブに表示されるようになります。重要なデータに関する処理内容や更新情報を、常に把握できます。
自動フォロールールの利用例をみてみましょう。ある営業チームの管理者が、売上の期待値が1,000ドルを超える商談の更新情報をリアルタイムに確認したいとします。対象となるデータの更新情報を個別に報告するように各担当者に指示する代わりに、自動フォロールールを使用することで、管理者自身が対象データをフォローして更新情報を簡単かつ確実に確認できます。これにより、対象データにメモが追加されたり、変更が加えられたり、活動データが関連付けられたりするたびに、[フィード]タブで必要な情報をすべてリアルタイムに確認できます。
自動フォロールールを作成するには
自動フォロールールを編集/削除するには
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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