Zoho CRMのZoho Contracts拡張機能
Zoho CRMとZoho Contractsの連携用の拡張機能を利用すると、Zoho CRM上で契約書を作成したり、契約書のステータスを確認したりすることができます。取引先との契約を担当する管理者や営業担当者が、契約業務を円滑に行うことが可能です。Zoho Contractsには、さまざまな契約書のテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを利用して契約書の下書きを作成したり、要件に応じて契約条件を変更したりすることもできます。また、拡張機能の設定内容に応じて、契約書の作成時にZoho CRMの項目のデータが自動で入力されます。
拡張機能のインストール
拡張機能は、Zoho Marketplace、またはZoho CRMアカウントからインストールできます。
Zoho CRMからインストールするには：
- ［設定］アイコン→［マーケットプレイス］→［すべて］をクリックします。
［すべての拡張機能］画面が表示されます。には、Zoho CRMで利用できるすべての拡張機能が表示されます。 - 検索欄に［Zoho Contracts］を入力し、表示された一覧から［Zoho Contracts for Zoho CRM］を選択します。
拡張機能の詳細が表示されます。 - ［Install］（インストールする）をクリックします。
- 同意できることを確認できたら、同意欄にチェックを入れ、画面の内容に従って次の手順に進みます。
- ［Choose Users / Profiles］（ユーザー／権限を選択する）の画面で次のいずれかを選択し、［Confirm］（確定する）をクリックします。
- ［Install for Admins only］（管理者のみにインストールする） - 拡張機能は、管理者権限を持つユーザーのアカウントにのみインストールされます。
- ［Install for all users］（すべてのユーザーにインストールする） - 拡張機能は、すべてのユーザーのアカウントにインストールされます。
- ［Choose profiles］（権限を選択する） - 拡張機能は、選択した権限に応じてインストールされます。こちらを選択した場合、対象の権限を選択します。
選択した権限に該当するユーザーのアカウントに拡張機能がインストールされます。 - インストールが完了すると設定画面が表示されるので、［Authorize］（認証する）をクリックします。
- Zoho Contractsからのアクセスを許可するための確認画面がポップアップで表示されます。［承諾する］をクリックします。
拡張機能の設定
拡張機能のインストール後、［Zoho Contracts - Settings］（Zoho Contracts - 設定）画面で、拡張機能を有効にする設定を行う必要があります。設定しない限り、拡張機能は利用できません。
- ［General］（一般）の項目で、次の値を選択します：
- ［Counterparty Type］（取引先の種類） - 取引先とは、合意に基づき契約を結ぶ相手の組織または個人のことを表します。一覧から取引先の種類を選択します。
- ［Requester Department］（申請者の部署） - 一覧から申請者の部署を選択します。
- ［Counterparty Fields Mapping］（取引先の項目の関連付け）で、一覧からZoho CRMの項目を選択します。契約書を作成する際、こちらで指定した内容に基づいて、Zoho CRMの項目の値がZoho Contractsに自動で入力されます。
- ［Counterparty Contact Fields Mapping］（取引先の連絡先の項目の関連付け）で、一覧からZoho CRMの項目を選択します。契約書の申請時に、この関連付けに基づいて連絡先の詳細がZoho Contractsに自動で入力されます。
- ［Contract Types and Related Settings］（契約書の種類と関連設定）で、よく利用する契約の種類のテンプレートを選択します。
- ［Assign Request To］（申請の割り当て先）で、［Deal Owner］（商談の担当者）を選択します。
契約の担当者がZoho Contractsのユーザーであり、契約の作成／管理権限がある場合、契約書の申請が商談の担当者に割り当てられます。それ以外の場合、この拡張機能を認証したユーザーに割り当てられます。 - ［Save］（保存する）をクリックします。
メモ：
- ［Counterparty Fields Mapping］（取引先の項目の関連付け）セクションで［Country］（国）の項目を関連付けるには、取引先タブにおいて、対応するカスタム項目（選択リスト）をあらかじめ作成しておく必要があります。選択リストの選択肢には、2文字で国を表す値を設定する必要があります（例：JP、US、IN）。
- Zoho Contractsで契約書の種類を変更した場合、変更内容を反映させるには、Zoho CRMの設定画面に移動して、契約書の種類の隣に表示される［UPDATE］（更新する）をクリックします。
- 設定はいつでも変更できます。
- 拡張機能の設定を完了するまで、ユーザーは拡張機能を利用して契約書に関する操作を行うことはできません。
契約書の申請
拡張機能の設定が完了すると、Zoho CRMの［商談］タブの詳細ページに［Request Contract］（契約書を申請する）ボタンが表示されます。契約書の申請は、［商談］タブからのみ行うことができます。他のタブから行うことはできませんのでご注意ください。契約書の申請時には、商談に直接関連付けられている連絡先、および商談の取引先に関連付けられている連絡先の両方が、Zoho Contractsの取引先として追加されます。契約書を申請するには、次の手順を実施します：
- ［商談］タブに移動します。
- 契約書を作成する商談を開きます。
- 画面右上の［Request Contract］（契約書を申請する）ボタンをクリックします。
- ［Request Contract］（契約書の申請）画面で、一覧から［Contract Type］（契約書の種類）を選択します。
拡張機能の設定時に選択した契約書の種類がすべて表示されます。 - ［Basic Details］（基本情報）の欄で、以下の情報を入力します：
- ［Title］（件名）に、契約書の件名を入力します。
- ［Description］（説明）に、契約書の説明を入力します。
- ［Requester Name］（申請者名）には、契約書の申請を行うユーザー（あなた）の名前が表示されます。こちらの項目は編集できません。
- ［Requester Department］（申請者の部署）には、拡張機能の設定時に指定した部署が表示されます。こちらの項目は編集できません。
- ［Counterparty Name］（取引先名）には、拡張機能の設定時に指定した商談の取引先名が表示されます。こちらの項目は編集できません。
- ［Primary Contact Name］（メインの連絡先名）では、取引先に登録されている連絡先の一覧からメインの連絡先を選択します。
- ［Primary Contact Email Address］（メインの連絡先のメールアドレス）は、メインの連絡先を選択すると自動で入力されます。
メインの連絡先として選択できるのは、メールアドレスが登録されている連絡先のみです。 - ［Contract Term］（契約期間）では、［Definite］（期限あり）または［Indefinite］（期限なし）にチェックを入れます。
- ［Contract Effective Date］（効力発生日）では、一覧からいずれかの選択肢を選択します。
- ［Contract End Date］（契約終了日）では、一覧からいずれかの値を選択します。
- ［Termination Notice Period］（契約解除の通知期間）では、契約解除の通知（予告）期間を日数で入力します。
- ［Renewal Details］（更新の詳細）の［Is Contract Renewable?］（契約の更新有無）には、更新可能な場合は［Yes］（はい）、更新しない場合は［No］（いいえ）にチェックを入れます。
- ［Yes］（はい）を選択した場合、［Renewal Type］（更新の種類）を一覧から選択します。
- ［Send］（送信する）をクリックします。
- 関連付けが行われていない項目がある場合、確認画面がポップアップで表示されます。続ける場合は、［Continue］（続ける）をクリックします。
- 契約書の作成が完了すると、契約書をダウンロードしたり、メールで送信したりできます。
- ［View in Zoho Contracts］（Zoho Contractsで表示する）をクリックすると、Zoho Contracts内で契約書を確認できます。
- ［Download Draft Document］（下書き文書をダウンロードする）をクリックすると、契約書のコピーをコンピューターに保存できます。
- ［Email As Attachment］（添付ファイルとしてメールで送信する）をクリックすると、契約書をメールの添付ファイルとして、取引先や任意の宛先に送信できます。
メモ：一部の契約書の種類では、［Renewal Details］（更新の詳細）が表示されません。
契約書のステータスの管理
拡張機能をインストールして設定を完了すると、Zoho CRMに［Contracts］（契約書）タブが追加されます。このタブには、すべての契約書が表示されます。送信した契約書のステータスは、このタブ、もしくは関連する商談や取引先の関連リストの［Zoho Contracts］から確認できます。
メモ：取引先の担当者、連絡先の担当者、管理者に対しては、商談と取引先タブの［Zoho Contracts］の関連リストでは、契約書名はリンク付きで表示されます。それ以外のユーザーには、契約書名はリンクのない通常のテキストとして表示されます。
商談または取引先の担当者は、契約書の担当者の役割が設定されていて契約書が自身に割り当てられている場合、次の操作を直接実行できます：契約書の表示、交渉依頼、署名依頼、修正、延長、更新。
拡張機能の設定時、［Assign Request To］（申請の担当者）に組織のユーザーのいずれかを選択した場合、契約書のステータスを進める処理は手動で行う必要があります。ステータスを進めるにあたって行う処理は、現在のステータスによって異なります。
契約書のステータスを進めるには：
契約書のステータスを進めるには：
- 対象のデータの詳細ページで［Zoho Contracts］欄に移動します。［Actions］（処理）の［
］アイコンにカーソルを合わせます。
- ［Request to Send for Signature］（署名を申請する）ボタンをクリックします。申請画面が表示されます。［To］（宛先）は自動で入力されます。
- メッセージを入力して、［Send］（送信する）をクリックします。
［Assign Request To］（申請の担当者）で設定したユーザーに対して申請メールが送信されます。申請の担当者が処理を行うと、ステータスが更新されます。
拡張機能のアンインストール
拡張機能をアンインストールすると、すべてのデータが削除され、復元できなくなりますのでご注意ください。
拡張機能をアンインストールするには：
- ［設定］アイコン→［マーケットプレイス］→［すべて］をクリックします。
［すべての拡張機能］には、Zoho CRMで利用できるすべての拡張機能が表示されます。 - ［Installed］（インストール済み）タブから［Zoho Contracts］に移動して、［Uninstall］（アンインストールする）をクリックします。
- 確認画面で［Ok］をクリックして、拡張機能をアンインストールします。
拡張機能がアンインストールされ、拡張機能に関連するすべてのデータが削除されます。
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