Microsoft Office 365の予定、連絡先、タスクの同期

Microsoft Office 365の予定、連絡先、タスクの同期

Zoho CRMの予定とOffice 365（Microsoft 365）の同期 

Zoho CRMの予定とOffice 365（Microsoft 365）の同期を有効にしている場合、同期を設定する際に同期対象とするOffice 365のカレンダーを選択できます。同期を有効にすると、選択したOffice 365のカレンダーの予定がZoho CRMに自動で表示されます。今後このカレンダーで作成された予定は、Zoho CRMに同期されます。Zoho CRMで自身が担当する予定のみが、Office 365に同期されます。また、同期を設定するにあたって、一方向同期または双方向同期のいずれかを選択することも可能です。
情報必要な権限
  1. Zoho CRMとMicrosoft Office 365間の同期を設定するには、権限が必要です。権限については、あなたの組織の管理者にお問い合わせください。
  2. 標準では、管理者と標準の権限において、同期の権限が付与されています。
詳細については、こちらをご参照ください。
見込み客や連絡先によって予定に招待され、予定を承諾した場合、選択したOffice 365のカレンダーに該当の予定を追加できます。追加するには、［Check for customer's meeting invitation emails and add them as Meetings in Zoho CRM］（顧客からの予定の招待メールを確認してZoho CRMの予定として追加する）のチェックボックスにチェックを入れます。この設定は、見込み客と連絡先以外にも適用されます。Zoho CRMのユーザーによって予定に招待された場合でも、予定が追加されます。

また、選択したOffice 365のカレンダーの予定に応じて、自身のステータスを［Unavailable］（対応不可）に自動で設定することも可能です。設定するには、Office 365の同期の設定画面で時間の自動ブロックの設定を有効にして、対象のカレンダーを選択します。

Zoho CRMの予定とOffice 365の同期を有効にするには
  1. ［設定］→［マーケットプレイス］→［Microsoft］の順に移動します。
  2. ［Office 365］タブの［予定］の欄で、［有効にする］をクリックします。

    Microsoftの認証画面が開きます。Office 365の認証情報でログインします。
  3. 表示されるポップアップ画面で、以下の手順を実行します。
    1. 同期を有効にします。

    2. 同期対象のOffice 365のカレンダーを選択します。
    3. 同期設定として、以下のいずれかを選択します。
      1. 双方向同期
      2. 一方向同期：Zoho CRMのカレンダーからOffice 365のカレンダーへの同期
      3. 一方向同期：Office 365のカレンダーからZoho CRMのカレンダーへの同期
  4. 必要に応じて、［Automatically block time in the Zoho CRM calendar based on meetings in your Office365 calendar］（Microsoft Office 365のカレンダーの予定に応じてZoho CRMのカレンダーの時間を自動でブロックする）を有効にします。

    時間をブロックするにあたって、最大で5件のカレンダーを選択できます。
Zoho CRMとOffice 365のカレンダー間で予定の同期が開始されます。

同期の設定を行い、時間のブロックの設定を有効にすると、選択したカレンダーに予定がある時間は［Unavailable］（対応不可）として表示されます。

組織の他のユーザーは、対応の可否を確認することができますが、予定の詳細を表示することはできません。

メモ
メモ
  1. Office 365とZoho CRMのログイン用のユーザーIDが同じ場合、同期はすぐに有効になります。Office 365とZoho CRMのログイン用のユーザーIDが異なる場合、同期を有効にするにはOffice 365アカウントにサインインする必要があります。アカウントへのサインインは、初回の設定時にのみ求められます。
  2. Zoho CRMの予定に追加された参加者の情報は、Office 365には同期されません。
  3. ［Check for customer's meeting invitation emails and add them as Meetings in Zoho CRM］（顧客からの予定の招待メールを確認してZoho CRMの予定として追加する）のチェックボックスにチェックを入れる場合は、以下の点にご注意ください。
    1. 予定の主催者がZoho CRMで見込み客／連絡先として登録されている場合、Office 365の自分のカレンダーからZoho CRMに予定が同期されます。主催者が見込み客／連絡先以外の場合（Zoho CRMのユーザーを含む）でも、これらの予定はZoho CRMに同期されます。 

    2. ［Check for customer's meeting invitation emails and add them as Meetings in Zoho CRM］（顧客からの予定の招待メールを確認してZoho CRMの予定として追加する）を有効にしたユーザーは、Zoho CRMの予定の主催者として設定されます。なお、他のユーザーを主催者に設定することはできません。
    3. 複数のユーザーが［Check for customer's meeting invitation emails and add them as Meetings in Zoho CRM］（顧客からの予定の招待メールを確認してZoho CRMの予定として追加する）を設定していて、これらすべてのユーザーが予定に招待されている場合、すべてのユーザーに対して個別に予定が作成されます。共通する1件の予定としては作成されません。
  4. ［Free］（空き時間）として設定されている予定は、Zoho CRMには同期されません。［Busy］（取り込み中）として設定されている予定、または他のステータスの予定のみを適切に同期するためです。

予定の同期の無効化

予定の同期を無効にするには
  1. Zoho CRMアカウントで、［設定］→［マーケットプレイス］→［Microsoft］の順に移動します。
  2. ［予定］セクションで、［無効にする］をクリックします。

    Office 365とZoho CRMの間で、カレンダーの同期が無効になります。
    Office 365アカウントのZoho CRMのカレンダーを削除して、同期を無効にすることも可能です。
メモ メモ
メモ
  1. 同期を無効にしたり、Office 365からZoho CRMのカレンダーを削除したりすると、同期済みの予定はOffice 365から削除されます。ただし、Zoho CRM内の予定は保持されます。
  2. 繰り返しの予定をOffice 365に同期することはできません。

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期

Zoho CRMの連絡先とOffice 365を同期することで、アプリケーションを切り替えることなく、どちらのアプリケーションからでも効率的に連絡先を管理できます。Zoho CRMユーザーであれば、Zoho CRMアカウントとOffice 365アカウントの間で、連絡先の同期を有効にできます。同期を有効にすると、Office 365の連絡先フォルダーに［Zoho CRM Contacts］（Zoho CRMの連絡先）フォルダーが追加されます。このフォルダーに、Zoho CRMの［連絡先］タブが自動的に取得されます。自分の担当する連絡先のみが、Office 365に同期されます。 

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期を有効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで、 ［設定］ > ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Microsoft］ をクリックします。
  2. ［連絡先］ セクションで、 ［有効にする］をクリックします。


  3. ［設定］ポップアップで、Microsoftの項目とZoho CRMの項目を関連付けします。初期設定の関連付けが使用でき、必要に応じて編集も可能です。



  4. Office 365で連絡先が削除されたときにZoho CRMの連絡先を削除する場合は、チェックボックスを選択します。
    API経由でサポートされていないMicrosoftの連絡先項目は、この ［設定］ ポップアップでは関連付けできませんのでご注意ください。 
    これで、Office 365とZoho CRMの間で、連絡先の同期が有効になります。Office 365アカウントに、［Zoho CRM Contacts］（Zoho CRMの連絡先）フォルダーが表示されます。




    いずれかのアプリケーションで作成した連絡先は、相互に同期されます。同期された連絡先はZoho CRMの連絡先に表示され、その他の連絡先には表示されませんのでご注意ください。 
メモ
留意事項
  1. Office 365の連絡先の同期を有効にするにあたって、同期可能な連絡先の件数の上限は10,000件です。
  2. フォルダーではなくカテゴリーで連絡先を管理している場合、「Zoho CRM Contacts - <ユーザーの組織名>」のカテゴリーに分類する必要があります。このカテゴリーは、Microsoftの連絡先の同期を有効にした際にZoho CRMで自動的に作成されます。このカテゴリーを使用して連絡先を管理することで、Office 365とZoho CRM間でデータを効率よく同期できます。

連絡先の同期の無効化

Zoho CRMの連絡先とOffice 365の同期を無効にするには

  1. Zoho CRMアカウントで、 ［設定］ > ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Microsoft］ をクリックします。
  2. ［連絡先］ セクションで、 ［無効にする］ をクリックします。 



    Office 365とZoho CRMの間で、連絡先の同期が無効になります。
    また、Office 365アカウントで［Zoho CRM Contacts］（Zoho CRMの連絡先）フォルダーを削除しても、同期を無効にできます。 
Notes
メモ 
  • 同期を無効にすると、Office 365から［Zoho CRM Contacts］（Zoho CRMの連絡先）フォルダーが削除されます。ただし、連絡先はZoho CRMにそのまま保持されます。

Zoho CRMのタスクとOffice 365の同期

Zoho CRMで作成されたタスクは、Office 365に同期できます（Office 365からZoho CRMへの同期も同様です）。これにより、すべてのタスクを一箇所で管理できます。同期を有効にすると、Office 365アカウントに［Zoho CRM Tasks］（Zoho CRMのタスク）という名前のフォルダーが作成されます。このフォルダーにZoho CRMのすべてのタスクが表示されます。Office 365でタスクが作成されると、すぐにZoho CRMの［タスク］タブに取得されます。


Zoho CRMのタスクとOffice 365の同期を有効にするには
  1. ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Microsoft］に移動します。
  2. ［Office 365］タブの［タスク］で、［有効にする］をクリックします。



  3. ［設定］ページで、Microsoft Office 365の項目とZoho CRMの項目を関連付けます。



  4. ［次へ］をクリックします。
  5. Zoho CRM の追加の項目値をMicrosoft Office 365の項目値に関連付けます。



  6. ［有効にする］をクリックします。
    必要に応じて、［同期オプションの編集］をクリックして、項目の関連付けを変更することもできます。



Notes
メモ
  1. Zoho CRMとOffice 365の同期を設定するには、［タスク］タブの作成、編集、削除の権限が必要です。
  2. 繰り返しのタスクとリマインダーは、Zoho CRMとOffice 365間では同期できません。
  3. Zoho CRMでタスクの担当者が変更された場合、Office 365から該当のタスクが削除されます。
  4. Office 365の［Zoho CRM Tasks］（Zoho CRMのタスク）フォルダーから別のフォルダーにタスクが移動された場合、Zoho CRMから該当のタスクが削除されます。
  5. Zoho CRMまたはOffice 365のいずれかのサービスでタスクが削除された場合、もう一方のサービスからも該当のタスクが自動的に削除されます。

タスクの同期の無効化

Office 365のタスクの同期を無効にすると、Office 365から［Zoho CRM Tasks］（Zoho CRMのタスク）フォルダーが削除され、同期されたタスクも削除されます。ただし、Zoho CRMで作成されたタスクはそのまま残ります。
Notes
メモ 
  1. Office 365から［Zoho CRM Tasks］（Zoho CRMのタスク）フォルダーを手動で削除すると、同期が無効になります。

同期を無効にするには
  1. ［設定］ > ［マーケットプレイス］ > ［Microsoft］に移動します。
  2. ［Office 365］タブの［予定］セクションで、［無効にする］をクリックします。



Office 365ユーザーの招待

Office 365用のZoho CRMアプリを有効にすると、Zoho CRMでOffice 365アカウントからユーザーを招待できます。ユーザーの招待方法には、次のケースがあります。
Notes
メモ
  1. Zoho CRMとOffice 365でログインユーザーのメールアドレスが同じ場合にのみ、Zoho CRMにOffice 365のユーザーを追加できます。両者のメールアドレスが異なる場合は、Zoho CRMにOffice 365のユーザーを追加できません。

ケース #1: 管理者がOffice 365ユーザーに招待メールを送信する

この場合、管理者がOffice 365ユーザーに招待メールを送信した後、ユーザーが招待を承諾します。

Office 365アカウントからユーザーを招待するには

  1. Zoho CRMアカウントで、［設定］ > ［ユーザーと権限］ > ［ユーザー］に移動します。
  2. ［ユーザー］ページで、［+ Office 365ユーザー］をクリックします。



    ［新しいユーザー］オプションは、Office 365を使用していない新規ユーザーをZoho CRMに招待するために使用します。

  3. ［ユーザーの追加］ポップアップで、一覧から対象のユーザーを選択し、［保存］をクリックします。


    選択したユーザーに、招待メールが送信されます。

Zoho CRMへの招待を承諾するには

  1. Office 365アカウントの管理者から届いたメール内の招待リンクをクリックします。
    代わりに、Office 365アカウントの［アプリ］セクションから、［Zoho CRM］アプリを参照してクリックすることも可能です。
  2. Zoho CRMへのログインページで、サービス規約と利用条件に同意した上で、Zoho CRMの組織アカウントに参加します。
    別のメールアドレスで登録済みの既存のZoho CRMアカウントを関連付けたい場合は、［アカウントの関連付け］をクリックして、既存のZoho CRMアカウントのログイン情報を使用して、ログインします。この場合、招待メールを受け取ったZoho CRMアカウントには参加せず、すでに所属しているアカウントに参加しますのでご注意ください。

 ケース #2:  365ユーザーがZoho CRMへの参加を申請する

この場合、Office 365ユーザーが管理者に対して、Zoho CRMアカウントに自分を追加するよう申請します。管理者がこの申請を承認します。

Zoho CRMの組織アカウントへの参加を申請するには

自分の組織のZoho CRMアカウントにまだ招待されておらず、参加したい場合、アカウントへの参加申請を送信できます。

  1. Office 365アカウントで、［アプリ］アイコンをクリックします。
  2. ［Zoho CRM］アプリを参照して、クリックします。
    ［Zoho CRM］ページで、すでに自分の組織のZoho CRMアカウントがあることが表示されます。
  3. ［参加を申請する］をクリックします。
    ［ユーザーの管理］権限を持つ、すべてのZoho CRMユーザーに申請メールが送信されます。

Office 365ユーザーからのZoho CRMアカウントへの参加申請を承認するには

  1. Office 365ユーザーから届いた申請メール内に記載されている、承認リンクをクリックします。
    Zoho CRMの［ユーザー］画面が開きます。
    Zoho CRMのユーザー権限で［ユーザーの管理］権限がある場合のみ、ユーザーを追加できますのでご注意ください。
  2. ［新しいユーザーの追加］ポップアップで、［承認して追加］をクリックします。
    該当のOffice 365ユーザーが、Zoho CRMユーザーとして追加されます。