Zoho CRMでのZoho Finance Suite連携の使用

Zoho CRMでのZoho Finance Suite連携の使用

Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Expenseのタブの表示

Zoho CRMにZoho Finance Suiteを連携すると、Zoho Financeの各アプリケーションで次の処理を実行できるようになります。

Zoho Books

  • [Zoho Books]タブでは、サブタブ [請求書] [見積書] [受注書] [発注書] がグループ化されています。


  • CRM内で請求書、見積書、受注書、発注書を作成できます。これはZoho Booksとも同期されます。
  • Zoho CRMでは、請求書、見積書、受注書、発注書を状況に応じて表示できます。
  • [Zoho Books]タブ用に、CRMでカスタムビュー、レポート、ダッシュボードを作成できます。
  • また、取引先/連絡先データの詳細ページでZoho Financeの 買掛金/売掛金 の情報を表示することもできます。
  • [商品]タブの[Zoho Finance情報]セクションで、最新の在庫情報を確認できます。これはZoho Finance Suiteから取得されています。

Zoho Invoice

  • [Zoho Invoice]タブでは、サブタブ [請求書] [見積書] がグループ化されています。


  • CRM内で請求書や見積書を作成できます。これはZoho Invoiceとも同期されます。 
  • Zoho CRMで状況に応じて、請求書、見積書の内容を表示できます。
  • [Zoho Invoice]タブ用に、CRMでカスタムビュー、レポート、ダッシュボードを作成できます。

Zoho Expense

  • [Zoho Expense]タブでは、サブタブ [経費] [経費申請] がグループ化されています。



  • Zoho CRM内で、経費と経費申請を作成できます。これはZoho Expenseとも同期されます。
  • また、Zoho CRMで状況に応じて、Zoho Expenseの情報を表示することもできます。

Zoho Subscriptions

  • 現在、[Zoho Subscriptions]タブは表示されません。Zoho CRMで状況に応じて、Zoho Subscriptionsの情報を表示、追加、編集できます。



Zoho Inventory

  • 現在、[Zoho Inventory]タブは表示されません。ただし、関連するアカウントと連絡先の詳細ページの関連リストと情報ストリップを使用して、状況に応じてZoho Inventoryの情報を表示できます。荷物の状況([出荷済み]、[配送済み]など)を示すイメージは、下図のとおりです:


    取引先の詳細ページでの情報表示は、下図のとおりです。Zoho Inventoryの詳細は、  [注文した商品] セクションと [出荷処理中] セクションに表示され、Zoho Booksの情報は [売掛金と買掛金] の下に表示されます。 

請求書/見積書/発注書/受注書のステータスの更新

Zoho CRMから直接、請求書、見積書、発注書、受注書のステータスを更新できます。


承認のために見積書を顧客に送信した際、顧客がオフラインの手段(電話など)で、その見積書の承認を連絡してくることもあります。このような場合は、Zoho CRMから直接、見積書を承認済みに手動で設定できます。






同様に、Zoho CRMから直接、請求書や見積書、発注書、受注書に対して実行できる操作も数多くあります。これらの操作は次のとおりです: 

請求書に関連する操作

  • [送信済みにする]

見積書に関連する操作

  • [送信済みにする]
  • [承認済みにする]
  • [却下済みにする]

受注書に関連する操作

  • [発行済みにする]
  • [完了にする]
  • [無効にする]
  • [再開]

発注書に関連する操作

  • [発行済みにする]
  • [キャンセル済みにする]
  • [完了にする]
  • [再開]

Zoho CRMでのZohoの会計データの作成

Zohoの会計データを作成するために、Zohoの会計アプリケーションにログインする必要はありません。データはZoho CRMから作成できます。これには、[Zoho Books]タブの[請求書]、[見積書]、[受注書]、[発注書]、[Zoho Expense]タブの[経費]、[経費申請]などが含まれます。 

Zoho CRMでZohoの会計データを作成するには

  1. 目的のZohoの会計タブ([Zoho Books]/[Zoho Expense])に移動します。
  2. 目的のサブタブ(例: [請求書] など)をクリックします。
  3. [新しい[データ]] をクリックします( 例: [新しい請求書] など)。
    Zoho Booksの請求書フォームがZoho CRM内に表示されます。
  4. [データ] の詳細を入力し、そのデータを 保存 します。
    Zoho CRMで作成されたZohoの会計データも、各Zohoの会計アプリケーション(この例ではZoho Books)とすぐに同期されます。 
メモ 
  • 取引関連タブ内のデータの同期は、すぐに実行されます。一方、取引先、連絡先、商品の同期は2時間ごとに1回行われます。
  • ただし、Zoho BooksやZoho CRMから、取引先、連絡先、商品の即時同期をいつでも手動で有効にできます。
  • Zoho CRMで手動同期を有効にするには、 [設定] > [マーケットプレイス] > [Zoho] > [Zohoの会計サービス] に移動し、必要に応じて[連絡先の同期]、[仕入先の同期]、[商品の同期]セクションの [今すぐ同期] をクリックします。
  • Zoho Booksで取引先、連絡先、商品の手動同期を有効にするには、 [設定] > [連携] > [Zohoサービス] > [Zoho CRM] の順にクリックし、必要に応じて取引先、連絡先、商品をすぐに同期の有効にする処理を実行します。 

状況に応じたZoho Finance Suite情報の表示

Zoho Finance Suite連携を設定すると、関連する取引先、連絡先、商談の下で、Zoho Finance Suiteの情報を表示できます。この機能を使用できるのは、ユーザー権限設定で、必要なZoho Books、Zoho Expenses、Zoho Subscriptionsの権限が有効になっているユーザーのみですのでご注意ください。請求書を関連付ける前に、Zoho CRMからZoho BooksまたはZoho Expenseに取引先データをインポートしていることをご確認ください。 

状況に応じてZoho Finance Suite情報を表示するには

  1. [連絡先] [取引先]、[仕入先]   [商談] のタブをクリックして、データを選択します。
  2. [連絡先]、[取引先]、[仕入先]、[商談]タブの [データの詳細] ページで、 Zoho Books、Zoho Expenses、Zoho Subscriptions の関連リストに移動します。
    • Zoho Books関連リスト。



    • Zoho Expense関連リスト。



    • Zoho Subscriptions関連リスト。



    • Zoho Inventory関連リスト(荷物)。

      データに関連付けられているZohoの会計情報がすべて表示されます。
      発注書は 仕入先 に対してのみ表示されます。



  3. 各関連リストの横にある [更新] アイコンをクリックして、最新のデータを表示します。
  4. マウスポインターをデータに合わせ、 [PDF] リンクをクリックして、請求書/見積書/受注書をPDF形式でダウンロードします。
  5. また、これらの関連リストから新しいデータを作成することもできます。


    [パッケージ]関連リストから新しい商品を作成することはできません。

Zohoの会計情報のメール送信

Zoho CRMから、顧客/仕入先に請求書/見積書/受注書/発注書をPDF形式で送信します。この機能を使用できるのは、Zoho Booksの メール 権限を持つユーザーのみです。

取引情報のPDFをメールで送信するには

  1. [Zoho Books] タブをクリックします。
  2. 目的のサブタブをクリックします
  3. 請求書/見積書/受注書/発注書の [データの詳細] ページで、[メール]ボタンをクリックします。
  4. 請求書/見積書/受注書/発注書をクリックします。
  5. 詳細ページで、 [メール] をクリックします。


    メールの詳細を入力します。
    請求書の場合は、 [請求書のPDFを添付] または [顧客の明細を添付] を選択できます。
  6. [送信] をクリックします。 
メモ 
  • [請求書のPDFを添付] は、請求書と見積書に使用できます。
  • [顧客の明細を添付] は、請求書に対してのみ使用できます。
  • 発注書または受注書に対しては、どちらのオプションも使用できません。 

カスタムビューの作成([Zoho Books]タブのみ)

[Zoho Books]タブはCRMデータとして使用できるようになったため、請求書、見積書、受注書、発注書のカスタムビューを作成できます。

たとえば、特定の取引先に対して作成された請求書のカスタム一覧表示を作成できます。


関連項目: カスタムビューの作成

レポートとダッシュボードの作成

Zoho CRMでは、[Zoho Books]タブと[Zoho Expense]タブに基づいて、レポートとダッシュボードを生成できます。

Zoho Booksレポート

Zoho CRMでZoho Books連携を有効にすると、[レポート]タブにZoho Booksのレポートも表示されます。このセクションには、6つの標準レポートがあります。次のとおりです:

  • [顧客別の買掛金の総額]
  • [顧客別の期限超過の請求書]
  • [今月の発注書]
  • [顧客別の売上]
  • [商品別の売上]
  • [ユーザー別の売上]



これらのレポートは事前に定義されています。これらのレポートはいつでも編集できます。また、[Zoho Books]タブ用のカスタムレポートも作成できます。Zoho Invoiceを連携している場合は、Zoho Invoiceレポートが表示されます。



次のスクリーンショットは、支払い期限が今後5日間以内の請求書がその日にいくつあるかを示すために作成された請求書レポートです。
 

関連項目: レポートの作成

Zoho Booksのレポートのさまざまな項目を使用してZoho Booksのダッシュボードを作成することもできます。次のダッシュボードには、支払い期限が今後5日間以内の請求書がその日にいくつあるかが表示されます。


関連項目: ダッシュボードの作成

Zoho Expenseレポート

Zoho CRMのZoho Expenseレポートは、売上に関連する経費を的確に把握するのに役立ちます。たとえば、新たなビジネスを創出するために、多くの潜在顧客と会う必要があるとします。出張全体の旅費、宿泊費、その他の費用を書き留めていたとしても、これらの費用が成果につながっているかどうかはどのように確認できるでしょうか?

これは、各商談の成立金額と、商談を成立させるために使った経費を比較した場合にのみ可能です。ただし、費用の詳細と売上データの管理が異なるツールで行われている場合、この処理には手間がかかります。Zoho CRMとZoho Expenseの連携によって、このギャップを埋めることができます。この連携により、Zoho CRM内のあらゆる営業の場面で経費申請を作成できます。

そのため、上記の例では、商談と関連する経費に関するレポートを迅速に生成し、支出が多すぎるか、少なすぎるかを確認できます。Zoho CRMには、他の初期設定の経費レポートも用意されています。以下にそのいくつかを示しています。




これらのレポートを編集したり、新しいレポートを生成したり、それらのレポートからダッシュボードを作成したりできます。

 

メモ
 
  • Zoho CRMでレポートを作成する際に、請求書など、Zoho Booksタブのいずれかをメインのタブとして選択すると、関連タブのリストに項目が表示されます。



  • [商品]タブには、見積書、受注書、請求書の作成に使用される品目/商品が保存されます。[Zoho Books]タブからレポートを作成する場合は、必ずこのタブを選択します。
  • Zoho BooksとZoho Inventoryの連携を有効にすると、レポートの名前がZoho Financeレポートに変更されます。 

関連情報



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