Zoho Webinar連携

Zoho Webinar連携

「Zoho Webinar」（ゾーホー・ウェビナー）は、Webセミナーやオンラインイベントを実施し、管理するためのツールです。プレゼンテーションの配信、アンケートや質疑応答の実施、予定の管理と参加者の招待、参加状況に関するレポートの作成などが可能です。

Zoho Webinar連携により、次のことが可能になります。

  • Zoho CRMの画面からのWebセミナーの登録
  • Webセミナーへの見込み客／連絡先の招待
  • アンケートの作成と実施
  • 質疑応答（質問の受け付けと回答の表示）
利用条件
必要な権限
管理者権限を持つユーザーが、この連携を設定できます。

Zoho Webinar連携の設定

Zoho CRMでWebセミナーを作成するには、まずマーケットプレイスでZoho Webinar連携を有効にする必要があります。連携を有効にすると、次のことが可能になります。

ユーザーの追加
Zoho WebinarにZoho CRMユーザーを追加することで、ユーザーがZoho CRMの画面からWebセミナーの情報を登録できるようになります。

リマインダーの設定
主催者と参加者に対して、指定の時刻に、Webセミナーに関するリマインダー通知を送信するように設定できます。

Webセミナーの登録者をZoho CRMの見込み客／連絡先として登録
Webセミナーに登録した人の情報を、Zoho CRMに見込み客／連絡先として登録できます。

反応ステータスの更新
Zoho Webinarのサービス用ステータスを、Zoho CRMのキャンペーン反応ステータスと同期できます（［サービス用ステータス］は連携するサービス専用に使用するもので、［キャンペーン反応ステータス］はすべての種類のキャンペーンを横断して共通的に使用するものです）。これにより、Zoho Webinarで登録者／参加者のステータスが更新された場合に、Zoho CRM内のキャンペーンにおける該当者（見込み客／連絡先）のステータスを連動して更新することが可能です。
たとえば、サービス用ステータスが［参加済み］の場合に、参加者のキャンペーン反応ステータスを［Webセミナー参加済み］に更新するといった設定が可能です。設定内容に応じて、参加者のキャンペーン反応ステータスが自動で更新されます。

なお、サービス用ステータスには、［招待済み］、［登録済み］、［参加済み］の3つの種類があり、それぞれのステータスに対して、どのキャンペーン反応ステータスを関連付けるかを指定することが可能です。また、キャンペーン反応ステータスとサービス用ステータスを同期しないように選択することも可能です。


Zoho Webinar連携を設定するには

  1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［すべて］ → ［Zoho Webinar］ の順に移動します。
  2. ［設定する］ をクリックし、Zoho Webinarの設定画面で ［有効にする］ をクリックします。
  3. Zoho Webinarの設定 画面で、次の手順を実行します。
    • ［ユーザーを追加する］ リンクをクリックします。
    • 表示された画面で、対象のユーザーを選択し、 ［割り当てる］ をクリックします。
    • ［リマインダー］ の項目で、通知するタイミング（開始時刻の何分／何時間前に送信するか）を選択します。
    • ［Zoho Webinarの参加者を見込み客／連絡先としてZoho CRMに登録する］ の設定で、 ［見込み客］ ／ ［連絡先］ のいずれかを選択します。
    • 反応ステータスの更新 の設定欄で、ステータスを選択します。
  4. ［保存する］ をクリックします。

Webセミナーの登録

連携が完了すると、Zoho CRMの［キャンペーン］タブからWebセミナーの情報を登録（Webセミナー用のキャンペーンを作成）できます。

Webセミナーを登録するには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動します。
  2. 画面の右上にある ［キャンペーンを作成］ をクリックし、メニューから ［Zoho Webinar］ を選択します。
  3. キャンペーンの作成 画面で、 Webセミナーの詳細 、 キャンペーンの詳細 を入力します。
  4. ［保存する］ をクリックします。

メールテンプレートへのWebセミナーの登録用URLの追加

作成したWebセミナーにはそれぞれ専用の登録用URLが自動的に生成されます。Webセミナーの登録用URLは、メールテンプレートに差し込み項目として挿入できます。この差し込み項目が、招待メールの送信時に、実際のURLに自動的に置き換えられます。

メールテンプレートにWebセミナーの登録用URLを挿入するには

  1. ［設定］ → ［カスタマイズ］ → ［テンプレート］ の順に移動します。
  2. ［メール］ タブで対象のテンプレートを選択します。
    ［見込み客］ ／ ［連絡先］ タブのメールテンプレートのみ選択可能です。
  3. テンプレートの編集画面で、上部メニューから 鎖 （リンクの作成）アイコンをクリックします。
  4. リンクの追加 画面で、 次の手順を実行します。
    • ［リンクの種類］ から、 ［Zoho Webinarの登録用URL］ を選択します。
    • リンクの ［タイトル］ （リンクテキスト）を入力して、 ［保存する］ をクリックします。

Webセミナーへの見込み客／連絡先の招待

Webセミナーの登録後、見込み客／連絡先に招待メールを送信できます。

Webセミナーに見込み客／連絡先を招待するには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動して、対象のWebセミナーに対応するキャンペーンを選択します。
  2. キャンペーンの データの詳細 ページで、 ［見込み客］ または ［連絡先］ の関連リストを表示します。
  3. ［招待する］ ボタンをクリックします。
  4. 対象の見込み客／連絡先を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
  5. キャンペーン反応ステータス  を選択し、 ［次へ］ をクリックします。
    メールテンプレートの選択画面が表示されます。
  6. メールテンプレートを選択し、 ［送信する］ をクリックします。


メモ：
招待メールの送付先の選択時に、新しい見込み客／連絡先を作成して選択することもできます。
  1. 新しい見込み客／連絡先を作成して招待するには
    1. ［見込み客］／［連絡先］の関連リストで、［招待する］ボタンをクリックします。
    2. 画面の右上にある［新しい見込み客］／［新しい連絡先］ボタンをクリックします。
    3. 見込み客／連絡先のかんたん作成画面で、詳細を入力して［保存する］をクリックします。

キャンペーン反応ステータスの更新

キャンペーン反応ステータスでは、Webセミナーに参加した見込み客／連絡先の参加状況を管理できます。
キャンペーン反応ステータスは、見込み客ステータスとは異なりますのでご注意ください。 キャンペーン反応ステータスは、特定のキャンペーンにおけるステータスを管理するためのものであり、同じ見込み客に対してもキャンペーンごとに異なるステータスを設定できます。

キャンペーン反応ステータスを更新するには

  1. キャンペーン データの詳細 ページで、 ［見込み客］ または ［連絡先］ の関連リストを表示します。
  2. 対象の見込み客／連絡先にカーソルを合わせ、 鉛筆 （編集する）アイコンをクリックします。  
  3. キャンペーン反応ステータス を選択し、 ［保存する］ をクリックします。

Webセミナーの開始

Zoho Webinar連携により、Zoho CRMアカウントから直接、Webセミナーを開始できます。対象のWebセミナーに対応するキャンペーンを選択し、 ［Webセミナーを開始する］ ボタンをクリックします。


メモ：
  1. Webセミナーを開始できるのは、該当のWebセミナーに対応するキャンペーンを作成したユーザーのみです。

Webセミナーのレポートのダウンロード

Webセミナーを開催すると、参加者、登録者、アンケート、質疑応答などに関するレポートが、自動的に作成されます。レポートは、参照用にCSVまたはExcel形式のファイルとしてダウンロードできます。

Webセミナーのレポートをダウンロードするには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動します。
  2. 対象のデータをクリックし、データの詳細ページで ［Zoho Webinarのレポート］ のリンクをクリックします。
  3. ［レポートの作成］ タブで、 ［ダウンロードする］ をクリックします。

アンケートの作成

アンケートを作成して、個々のWebセミナーに関する参加者の評価や意見を収集できます。アンケートの質問形式は、次の2通りから選択できます。

  • 選択肢
    参加者に対して複数の選択肢を提示し、その中から回答を選んでもらうことができます。また、選択肢を1つのみ選べるようにするか（単一選択式／択一式）、複数選択できるようにするか（複数選択式）を指定することも可能です。
  • 星による評価
    星の数を選択して回答してもらうことができます。星の数に応じた意味合いを説明する表示ラベルを入力できます。
    たとえば、星1つは「低評価」、星5つは「高評価」などと表示できます。

メモ：

  1. アンケートを作成するには、Zoho CRMとZoho Webinarの両方のアカウントに登録している必要があります。
  2. アンケートを作成できるのは、該当のアンケートを実施するWebセミナーを作成したユーザーのみです。

アンケートを作成するには

  1. ［キャンペーン］ タブに移動して、対象のWebセミナーに対応するキャンペーンを選択します。
  2. Webセミナーのアンケートの関連リストを表示し、 ［新しく作成］ ボタンをクリックします。
    代わりに、 データの詳細 ページで、画面の右上にある ［アンケートを作成する］ ボタンをクリックすることも可能です。
  3. アンケートの質問形式を選択します。
    • 選択肢の形式のアンケートの場合は、次の手順を実行します。
      • 質問と選択肢を入力します。
      • 必要に応じて、 ［参加者に複数の回答を許可する］ をクリックします。
    • 星による評価の形式のアンケートの場合は、次の手順を実行します。
      • 質問を入力します。
      • 星の数 を選択します。
      • 説明ラベル を入力します。

質問と回答の表示

Webセミナーに対応するキャンペーンのデータの詳細ページでは、参加者の質問と回答を表示できます。質問と回答は、3つまで表示されます。 ［さらに表示する］ をクリックすると、すべての詳細を表示できます。

シグナルによる通知 

Webセミナーを継続的に、あるいは同時並行で開催する場合、登録者／参加者の情報を把握して適切なタイミングでフォローアップするのが困難になる場合があります。そこで、シグナル通知の機能を利用すると、Webセミナーに登録があった場合にリアルタイムで通知を受け取ることができます。これにより、漏れなく確認して対応できます。また、通知内でWebセミナーと登録者の詳細を確認したり、タスクを追加したりすることも可能です。 
Zoho Webinarに関するシグナル通知は、初期設定で有効になっています。通知を受け取らない場合は、シグナル通知を無効にすることもできます。
メモ：  
  1. Zoho Webinarのシグナル通知を有効にできるのは、Zoho WebinarとZoho CRMを連携している場合のみです。
Zoho Webinarに関するシグナル通知を無効にするには
  1. ［設定］ → ［チャネル］ → ［シグナル］ の順に移動します。
  2. ［シグナルの設定］ で、 ［Webセミナー］ の ［登録］ のチェックボックスをクリックして、選択を解除します。

  3. ［保存する］をクリックします。 

スコアリングルールでのZoho Webinarに関する条件の追加

スコアリングルールにZoho Webinarの関連項目を追加して条件を設定することもできます。スコアリングルールの設定により、Webセミナーの参加状況に応じたスコアを見込み客／連絡先に付与できます。  詳細はこちらをご確認ください。

Zoho Webinar連携の無効化

不要になった場合、Zoho Webinar連携をいつでも無効にできます。連携を無効にしても、Zoho Webinarアカウントの設定には影響しません。Zoho Webinarアカウントから引き続き、Webセミナーを管理できます。

Zoho Webinar連携を無効にする場合の留意事項は、以下のとおりです。

  • データを保持するか、データを完全に削除するかを選択できます。
    • データを保持する ：作成済みのWebセミナーのキャンペーンのデータがすべて残ります。ただし、Zoho CRMでは新しいWebセミナーを登録／作成できなくなります。
    • データを完全に削除する ：作成済みのWebセミナーの種類が、オフラインに変更されます。この設定を選択するには、あらかじめすべてのWebセミナーの登録用URLを既存のテンプレートから削除しておく必要があります。
  • 新しいメールテンプレートでは、［リンクの作成］メニューでWebセミナーの登録用URLは表示されなくなります。

Zoho Webセミナー連携を無効化するには

  1. ［設定］ → ［マーケットプレイス］ → ［すべて］ → ［Zoho Webinar］ → ［管理］ の順にクリックします。
  2. Zoho Webinarの設定 画面で、 ［連携を無効にする］ をクリックします。
  3. 表示された画面で、 ［データを保持する］ または ［データを完全に削除する］ のいずれかを選択します。
  4. ［はい、理解しました。無効にします］ をクリックします。


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