データストレージ容量の管理

データストレージ容量の管理

データストレージは、標準タブとカスタムタブ内のデータが占める容量の合計です。これには、データに追加されているメモも含まれます。また、ごみ箱に入っているデータが占める容量も含まれます。 

データストレージの計算方法

データストレージは、各タブに保存しているデータのサイズ、データに追加したメモ、ごみ箱に入っているデータを元に計算されます
(1人のユーザーの平均消費量を元に、おおよその値が概算されます)

タブ
サイズ
標準タブ
(見込み客、連絡先、取引先、商談、キャンペーン、商品、仕入先、見積書、発注書、請求書、受注書、問い合わせ、価格表、訪問、タスク、通話、予定)
2 KB
カスタムタブ
2 KB
関連付けタブ
1 KB
メモ
1 KB
メール (メール関連リスト内の各データ)
1 KB
ごみ箱
各データのサイズは上記と同じになります。

追加のデータストレージの購入

追加のストレージ購入は、プロフェッショナルプラン以上で利用できます。
登録したプランで提供される初期設定のストレージ容量以外に、追加のデータストレージを個別に購入できます。 ストレージの上限に近づいている場合や、すでに上限に達している場合は、追加のストレージを購入できます。追加のストレージを購入するには、

  1. [設定]  >  [データの管理]  >  [ストレージ]  > [データストレージ] に移動します。
  2.   [ストレージの追加] をクリックします。
別の方法としては、 [サブスクリプション管理] >   [データストレージアドオン]  をクリックして、追加のストレージを購入できます。
こちらをクリック すると、プランごとのデータストレージの上限と追加のストレージの料金を確認できます。 
追加のストレージ容量は、月単位の課金体系です。たとえば、200人未満のユーザーでエンタープライズプランを利用している場合、追加のデータストレージ100MBあたりの料金は月間480円です。ただし、200人を超えるユーザー数でエンタープライズプランを利用している場合、追加のデータストレージ100MBあたりの料金は、月間240円です。 こちらをクリック すると、プラン別のデータ・ストレージの条件と追加のストレージの料金を確認できます。                             
有料プランの 試用版 では、基本のデータストレージの上限は最大5,000件までのデータです。ただし、有料プランを購入している場合に他のプランの試用版を選択したときには、すでに購入しているプランの基本のストレージを引き続き利用できます(試用版の上限は適用されません)。たとえば、プロフェッショナルプランをすでに購入していて、エンタープライズプランの試用版を選択した場合、 データストレージの上限はプロフェッショナルプランに基づきます。

プロフェッショナルプランの2人分のユーザーライセンスを購入した場合、利用可能なストレージ容量の合計は 10 GB + 20 MB (ユーザーライセンス1人あたり10 MB)となります。追加のデータストレージを購入して、ストレージの上限を最大5 GBまで拡張できます(このストレージは、購入したユーザーライセンスとは別です)。

データストレージとファイルストレージを分ける理由

Zoho CRMに保存するデータは、システムによる分析に使用されます。たとえば、Zoho CRM内の 見込み客の詳細は 自動で処理され 、レポートやアナリティクス(旧ダッシュボード)の生成、売上予測の作成、その他の独自の分析が実行され ます。有意義な情報を生み出すために、 システム上では 保存されているデータに対して多数の処理が実行されます。

さらに、未確認で無制限のデータが 長期間 保存されると、有意義な分析が困難になり、間違った分析結果につながる可能性があります。したがって、組織のZoho CRMアカウントに入力するデータおよび保存したデータを 継続的に 確認することが重要です。また、そうすることで、データベースをクリーンに維持することに役立ちます。

データストレージの構成要素 

[ストレージの詳細] では、以下の内容を確認できます: 
  1. 利用中のプランに割り当てられているストレージ容量の合計と使用済みのデータストレージ容量。



  2. [使用状況の詳細]
    では、各タブのデータが占める容量の合計(すべてのデータとメモを含む)を確認できます。 タブ名をクリックすると、使用済みのストレージ容量が多い上位25人のユーザーが表示されます。



  3. クリーンアップツールの画面では、ストレージの空き容量を増やすために削除できるデータが表示されます。
    クリーンアップツールでは、次のことができます:

    1. ごみ箱を空にする。
    2. 無効なデータ([見込み客]タブで[無効]に設定されたデータ)を削除する。
    3. 更新のないデータ(タブ全体で3か月以上更新のないデータ)を削除する。

メモ:無効なデータと更新のないデータを削除すると、ごみ箱に移動されます。ストレージの空き容量を増やすには、ごみ箱からデータを削除する必要があります。     

データストレージを確認するには
  1. [設定]  [データの管理]  [ストレージ]  に移動します。
  2. [データストレージ] タブをクリックすると、使用済みおよび残りのストレージ容量を確認できます。 

データストレージの上限による制限と通知

データストレージの上限に達すると、データ作成などの操作が実行できなくなります。ストレージの容量が必要な操作を実行しようとした場合に、メールとZoho CRM上で通知されます。
表示される通知の種類は、下図のとおりです。

                                

Zoho CRM内で受け取る通知:

次の操作を行った場合に、通知を受け取ります:
  1. 手動でデータを作成した場合
  2. 承認プロセスを通じてデータを承認した場合
  3. 通話を記録した場合
  4. タスクを作成した場合 
  5. メールを送信した場合
  6. 新しい連携を設定した場合





オフラインでデータが作成された場合の通知:
Zohoサービス(例:Zoho Desk、Zoho Finance連携など)または外部アプリ(例:Google、Microsoftなど)からのデータの同期(他のアプリからZoho CRMへのデータ転送)、ワークフロールールなどを通じたデータの作成のようなオフラインでの活動が、このカテゴリーに入ります。ストレージの上限に達すると、これらすべての活動が制限されます。
はじめてオンラインでデータが作成された際に、通知が届きます。通知は、24時間ごとに表示されます。

   

データストレージの上限を超えた場合に制限される操作の一覧
  1. ワークフロールールの処理を通じたデータの作成 
  2. 複数選択ルックアップ項目を使用したタブの作成
  3. データのインポート
  4. 変換:見込み客の変換および見積書の変換 
  5. 承認(データのプロセス、承認プロセス、Zia vision)を通じたデータの作成
  6. 下書きの作成とウィザードを使用したデータの保存
  7. Zoho Meetingや外部サービスを使用したオンラインミーティングの作成(予約済みのミーティングおよびすぐに実行するミーティング)
  8. カレンダーを使用した通話、タスク、予定の作成
  9. [通話]タブでの[通話のフォローアップ]のポップアップを使用した通話履歴の作成とデータの更新
  10. シートビューを使用したデータの作成
  11. データの一括更新、タスクの一括作成などの一括操作
  12. Zoho CRM全体でのメモの作成(商談ステージを[完了]/[失注]に更新する際に失注理由として追加されたメモ、通話の再予約/通話のキャンセルの理由として追加されたメモを含む) 
  13. ポータルユーザーとのメモの共有
  14. QuickBooks、Outlook、Google Contextual Gadgets、電話連携、Office 365、Google Sync、Google 広告との同期
  15. Zohoサービス連携との同期(Zoho SalesIQ連携、Zoho Finance Suite連携、Zoho Campaigns連携、Zoho Desk連携、Zoho Calendar連携、Zoho Survey連携など) 
  16. モバイルアプリを使用したチェックイン 
  17. メールの送信(一括送信、個別送信)
  18. Webフォームの作成とA/Bテスト
  19. メールマグネット、ワークフロー、マクロを使用したタスク作成。リストビュー、カレンダー、関連リストでの一括タスク
  20. 関連リストを使用したデータの作成
  21. BCCメール取り込みでのメール
  22. API、カスタム関数を使用したデータの作成      

メモ: 上記すべての制限が、iOSおよびAndroid用のモバイルアプリとモバイル向けのWebサイト(m.zoho.com )に適用されます。









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