この記事に記載されている機能の一部は、今後、段階的にリリースされる予定です。一部のアカウントでは、利用できない可能性があります。

Zoho CRMでは、登録された各データに関してさまざまな変更、操作や処理、やりとりが行われます。たとえば、項目値の入力や更新、関連するタスク／通話／予定の作成や完了、メモや添付ファイルの追加や削除、自動処理の適用、メールのやりとりなどです。このような変更／やりとりを、個人が記憶し、時系列に整理して、活用することは困難です。そこで、Zoho CRMのデータの履歴機能が役立ちます。

Zoho CRMでは、各データの詳細ページの［履歴］タブから、対象のデータに関するこれまでの変更／やりとりを、すべて時系列で確認できます。

具体的には、変更／やりとりの日時、実行したユーザー、実行元の機能や処理、内容などの詳細を確認できます。これらの情報は、データに関する問題の原因を分析し、適切な対応を行うのに役立ちます。

データの履歴では、3年前までの履歴を確認できるように機能が変更されました。この機能変更は、今後、段階的にリリースされる予定です。
上記の機能変更が反映されていないアカウントでは、6か月前までの履歴のみを確認できます。

データの履歴を表示するには

1. Zoho CRMで対象のタブに移動します（例：見込み客、取引先、連絡先など）。
   
2. タブのデータの一覧ページで、履歴を表示する対象のデータをクリックし、詳細ページを開きます。
   
3. データの詳細ページで、［履歴］タブをクリックします。
   

履歴の一覧における操作

1. フィルターによる履歴の抽出：条件に一致する履歴のみを抽出して表示できます。フィルター条件としては、以下を指定できます（複数指定可）。
   

• タブ：メモ、添付ファイル、タスク、予定、通話、メールなど、変更された対象を指定できます。
  
• ユーザー：変更／やりとりを行ったユーザーを指定できます。
  
• 時間：［今日］、［昨日］、［過去7日間］などの期間を選択できます。また、特定の期間や日付を指定することも可能です。
  
• データ元：変更／やりとりの実行元となった機能や処理を指定できます。［手動］のほか、自動処理（例：API、ワークフロールール）や、プロセス管理機能（例：ブループリント、ジャーニー設計）などを選択できます。
  
  

2. 履歴の表示：指定した条件に一致する履歴を、時系列で確認できます。履歴は、日付ごとにまとめて表示されます。
   
3. 今後予定されている自動処理の表示：対象のデータに対して、今後、実行される予定の自動処理を確認できます。
   

各履歴に対する操作

送信メールのステータスの表示

各データ（例：見込み客、連絡先）では、メールアドレスが、メインのメール項目のほか、サブのメール項目、カスタム項目などに複数保存されている場合があります。このような場合も、履歴には、すべてのメールアドレスとの間のやりとりが記録されます。ただし、同一のデータに関連する複数のメールアドレス宛てに、1件のメールを送信した場合、履歴は1件のみ記録されます（履歴が複数記録されることはありません）。たとえば、ある商談データでは、商談に関連するメールアドレスが、メールアドレスA、B、C、Dの合計4件登録されているとします。1件のメールを、これらの4件のメールアドレスを宛先として送信した場合、「メールアドレスA、メールアドレスB、その他2件宛てにメールが送信されました」という履歴が1件のみ追加されます。また、その場合、対象の履歴の欄で［履歴を表示する］をクリックすると、うち1件の宛先（メールアドレス）における送信メールのステータスを確認できます。この際、メールのステータスとしては、1. メインのメール項目、2. サブのメール項目、3. カスタム項目の優先順位に従い、優先順位が高いメールアドレス1件におけるステータスが表示されます。

メモの追加

履歴画面から追加したメモは、対象のデータの詳細ページにおいて、［メモ］の関連リストから確認できます。関連リストで対象のメモをクリックすると、メモに関連する履歴を表示することが可能です。

なお、データごとの履歴ではなく、Zoho CRMのあらゆるタブや機能における操作履歴をすべてまとめて確認したい場合は、監査ログの機能をご利用ください。