通話の記録

通話の記録

営業担当者の重要な日常業務には、通話の発着信があります。顧客に発信した通話を記録し、顧客の都合に合わせて通話の予定を立て、データベースに通話の内容を記録し、不在着信を記録してフォローアップできるようにしておく必要があります。どんなに多忙であっても、通話に関するこれらの情報をすべて整理して記録しておくことが重要です。

[活動]タブの通話のレイアウトを使用すると、 通話に関連するすべての詳細を保存して追跡できます。営業担当者は、通話時間、通話の日時、通話内容のメモなどの、通話の詳細を入力できます。これらのデータを使用して、各通話に費やした時間や通話の平均時間などを評価できます。請求情報、通話のステータス、1日あたりの通話回数などに関するレポートを生成するのにも役立ちます。

利用条件

必要な権限
表示、作成、編集、削除の権限を含む通話へのアクセス権限

通話のレイアウトのカスタマイズ

レイアウトは、4つのセクションに区分されます。各セクションには標準項目があり、営業担当者が通話に関する情報を入力できます:

  • 通話の情報
  • 発信通話の目的
  • 発信通話の結果
  • 着信通話の理由


[通話の情報]以外のセクションにカスタム項目を追加することで、レイアウトをカスタマイズできます。カスタム項目の種類ごとに追加できる合計数は、以下のとおりです:

  • 文字列項目:40件
    (一行テキスト、選択リスト、複数選択リスト、複数行テキストを含みます)
    複数業テキスト、選択リスト、複数選択リストの上限:10件ずつ
  • 数値項目:10件
  • 小数とパーセントの項目:20件
  • 日付項目:10件
  • 日時項目:10件

カスタム項目を追加するには

  1. [設定] > [タブと項目] > [通話]に移動します。
  2. 標準レイアウトをクリックします。
    代わりに、標準レイアウトにカーソルを合わせて、[その他の操作]をクリックし、[レイアウトの編集]をクリックすると、標準レイアウトに項目を追加できます。
  3. 左側の[新しい項目]トレイから、必要な項目の種類をドラッグ&ドロップします。

  4. 項目名を入力します。
  5. [保存]をクリックします。

現在の通話の記録

通話の記録機能を使用すると、着信通話(見込み客やお客さまからの着信)と発信通話(見込み客やお客さまへの発信)を、通話時間、通話日時、メモなどの通話詳細とともに登録できます。記録できる通話は、以下のとおりです:
  1. 現在の通話
  2. 完了した通話
  3. 予約した通話

Zoho CRMで通話データを保存するメリット:

  1. 営業担当者が通話に費やした平均時間を把握できます:顧客サポートの管理者は、通話を記録して各通話に費やした時間を把握し、各担当者が通話に費やした平均時間を月単位で追跡できます。

  2. プリセールスチームが行った通話を追跡できます:マネージャーは、通話データを元に、プリセールスチームが獲得した見込み客の人数を把握できます。

  3. 請求情報に関するレポートを生成できます:通話の詳細情報を使用して、請求情報や通話の平均時間、1日あたりの通話回数などに関するレポートを生成できます。

現在の通話を記録するには
  1. [活動]タブで、[新しい通話]をクリックします。
    個々のデータの詳細ページにある[未完了の活動]関連リストで[通話の記録]をクリックすると、通話を見込み客/連絡先に関連付けることもできます。
  2. [通話の作成]ポップアップ画面で、次の手順を実行します:
    [通話の作成]ページにはカスタム項目を追加できません。ただし、ページレイアウトのカスタマイズで、既存の項目をカスタマイズできます。
    1. 通話の発信元または通話の発信先の[連絡先名]/[見込み客名]を入力します。
    2. [通話の開始時間]を入力します。
    3. 適切な[通話の目的]を一覧から選択します。
      一覧から、通話の[関データ](例:取引先、見積書、受注書)を選択します。
    4. [件名]を入力します。
    5. 一覧から[通話の目的]を選択します。
    6. [通話の議題]を入力します。


    7. [通話]をクリックします。
      通話タイマーは、現在の通話時間を示します。
      通話画面に移動します。
      必要に応じて、通話を[停止]できます。


      通話画面の下部に、通話の詳細を追加します。
      通話が保存されると、入力した詳細が該当の通話の[詳細]項目に表示されます。
    8. 通話が完了したら、[通話の終了]をクリックします。
    9. 必要に応じて、通話にフォローの予定、通話、タスクを添付できます。これは連絡先に関連付けられます。


  3. [保存]をクリックして、現在の通話を保存します。
メモ
  • [関連データ]項目は、連絡先に電話をかけている場合にのみ使用できます。
  • 通話を記録したユーザーが通話の担当者であり、通話の担当者を変更することはできません。
  • 通話の詳細は、[活動]タブで確認できます。

完了した通話の記録

完了した通話を記録するには

  1. [活動]タブで、[新しい通話]をクリックします。
    個々のデータの詳細ページにある[未完了の活動]関連リストで、[通話の記録]をクリックして、通話を見込み客/連絡先に関連付けることもできます。
  2. [通話の作成] ポップアップ画面で、次の手順を実行します:
    • 通話の発信元または通話の発信先の[連絡先名]/[見込み客名]を入力します。
    • 通話の[件名]を入力します。
    • [通話の目的]一覧から、通話目的を選択します。
    • 連絡先からの通話着信/連絡先への通話発信の場合は、必要に応じて[関連データ]を選択します。
    • [通話の種類][着信]または[発信]を選択します。
    • [通話の詳細]セクションで、[完了した通話]をクリックします。
      初期設定では、[現在の通話]が選択されています。
    • [通話時間]を分と秒単位で入力します。

    • [詳細][通話の結果]を入力します。
  3. [保存]をクリックします。
    通話は[活動]タブに保存されます。
    また、通話は、該当の見込み客または連絡先の[詳細]ページにある[完了した活動の関連リスト]にも表示されます。
メモ
  • [関連データ]項目は、連絡先に電話をかけている場合にのみ使用できます。
  • 通話の詳細は、[活動]タブで確認できます。
  • 通話が[完了]に設定されると、データを編集できなくなります。

通話の予約

Zoho CRMで通話を予約すると、後でユーザーが対応できます。予約された各通話は、詳細ページで3通りに表示されます。

  • [完了として設定]:完了として設定された通話は、関連付けられたデータの[完了した活動の関連リスト]に移動されます。
  • [通話の最予約]:通話の予約に合わせられない場合は、後の時間で再予約できます。
  • [通話のキャンセル]:必要に応じていつでも通話をキャンセルできます。

これらのオプションは、[通話の詳細]ページ、[一覧表示]、[関連リスト]、[リマインダー]、[カレンダー]で使用できます。

通話を予約するには

  1. [活動]タブで、[新しい通話]をクリックします。
    個々のデータの詳細ページにある[未完了の活動]関連リストで、[通話の記録]をクリックして、通話を見込み客/連絡先に関連付けることもできます。
  2. [通話の作成] ポップアップ画面で、次の手順を実行します:
    1. 通話の発信元または通話の発信先の[連絡先名]/[見込み客名]を指定します。
    2. 通話の[件名]を入力します。
    3. [通話の目的]一覧から、通話目的を選択します。
    4. 連絡先からの通話着信/連絡先への通話発信の場合は、必要に応じて[関連データ]データを選択します。
    5. [通話の種類]は、初期設定では[発信]が選択されています。
    6. [通話の詳細]セクションで、[通話の予約]をクリックします。
      [通話の予約]を選択すると、通話をユーザーに割り当てるオプションが表示されます。
    7. [通話の担当者]を検索から選択します。

    8. [詳細][通話の結果]を入力します。
    9. 一覧から[リマインダー]オプションを選択します。
  3. [保存]をクリックします。

CRMデータと通話の関連付け

CRMデータに通話を関連付けるには

  1. [見込み客]または[連絡先]タブをクリックします。
  2. 通話を記録するデータを選択します。
  3. [データの詳細]ページに、既存の通話の詳細があれば表示されます。
    • データの表示順を並べ替えるには、[件名][活動の種類][ステータス][期限]、または[担当者名]のリンクをクリックします。
    • 通話の詳細を変更または削除するには、[編集]または[削除]リンクをクリックします。
  4. [通話の記録]リンクをクリックします。
  5. [通話の記録]ページで、通話関連の詳細を入力します。
  6. [保存]をクリックするか、[フォロータスクを保存して作成]をクリックし、保存してフォローのタスクを作成します。




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