通話の記録(通話データの作成)

通話の記録(通話データの作成)

  1. [活動]タブは、データの種類に応じて[タスク]、[予定]、[通話]の3つのタブに分割されました。この変更は、2021年9月6日以降に登録したZoho CRMアカウントに適用されています。
  2. それ以前に登録したZoho CRMアカウントでは、[活動]タブを引き続き利用できるほか、[タスク]、[予定]、[通話]のタブもあわせて利用可能です。 
  3. ただし、[活動]タブは、一定期間の経過後に廃止される予定です。[活動]タブの廃止後は、[タスク]、[予定]、[通話]のタブを利用できます。
営業担当者の重要な日常業務には、電話対応があります。具体的には、見込み客へのフォロー電話などの架電の予定を立てる、電話がつながったかどうかの履歴を記録する、顧客からの着信に応答する、不在着信は記録しておき後で折り返しの対応をするなどです。特に、効果的な営業活動を行うには、やみくもに電話対応をするのではなく、通話に関する予定や履歴をしっかりと記録しておくことが重要です。

[通話] タブでは、通話に関するこのような詳細情報を管理できます。 通話相手、通話の開始日時と所要時間、通話の目的や用件、通話の結果などの詳細を、簡単に入力して管理できます。また、通話データの詳細をもとにレポートを作成し、営業活動の実績把握や改善検討に役立てることも可能です。レポートでは、今日の通話の一覧、ステータス別の通話件数、種類別(発信/着信)の通話件数など、通話データを簡単に確認/分析できます。

利用条件
必要な権限
[通話]タブへのアクセス権限(表示/作成/編集/削除)が必要です。
各プランの機能と制限を確認する                       

通話の記録(通話データの作成)

通話の記録機能を使用すると、 着信通話 (見込み客/連絡先からの着信)と 発信通話 (見込み客/連絡先への発信)に関して、通話日時、通話時間、通話相手、用件など、通話の詳細をZoho CRMに登録できます。通話の画面では、次の操作を実行できます。
  1. 通話を予約する
  2. 通話を記録する
  3. 通話を発信する

また、通話の記録の利用例とメリットは、次のとおりです。

通話の所要時間の比較: 通話の記録から、各通話の所要時間を確認し、特に長時間を要した通話の内容を確認して、担当者をフォローできます。たとえば、電話での営業対応や顧客サポートにかかっている時間の把握や分析に役立ちます。 
通話の実績件数の把握:  担当者が記録した通話データをもとに、チーム全体で1週間あたりに発信した通話件数を確認し、推移を把握できます。たとえば、営業チームにおける見込み客フォローの架電状況を確認するのに役立ちます。 

通話に関する詳細レポートの作成: 通話の実績データをもとに、通話件数、通話時間、平均時間などの詳細な集計レポートを作成できます。たとえば、架電業務を請け負う事業を行っている場合に業務実績を依頼主に報告するのに役立ちます。

通話の発信(現在の通話の記録)

通話を発信(現在の通話を記録)するには
  1. [通話] タブで、画面の右上にある [通話を作成] をクリックし、表示されたメニューから [通話を発信する] を選択します。
  2. 通話の記録 画面で、次の手順を実行します。
    なお、[通話]タブの[通話情報]セクションには、カスタム項目を追加できません。ただし、標準項目の選択リストの値(選択肢)をカスタマイズすることは可能です。
    • 通話の[発信元]/[発信先]のルックアップ項目では、 [連絡先] [見込み客] のいずれかを選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定できます。
    • 通話の[関連データ]の項目から、通話に関連付けるデータのタブ(種類)を選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定します(例:取引先、商談、商品、問い合わせ、見積書、キャンペーン)。
    • [通話の目的] で、通話の目的を選択します(例:見込み調査、デモ、サポート)。
    • [通話の用件] 欄に、通話の用件などを入力します。

    • 通話の発信ボタンをクリックします。
      画面の右下に、通話の画面が表示されます。通話タイマーには、現在の通話時間が表示されます。
      必要に応じて、通話を 停止 できます。

      通話画面の下部に通話の説明を追加できます。入力した内容は、通話データの保存後に [詳細情報] 項目に表示されます。
    • [完了する] をクリックすると、通話を完了できます。
    • 必要に応じて、通話データに対して、フォローアップ用の活動(予定/タスク/通話)のデータを関連付けることが可能です。フォローアップ用の活動データは、連絡先データに関連付けられます。
  3. [保存する] をクリックすると、現在の通話の記録を保存できます。
メモ:
  1. 通話の[関連データ]項目は、連絡先データとの通話の場合にのみ使用できます。
  2. 通話データの担当者には、通話を記録したユーザーが自動で設定されます。後からは変更できません。
  3. 通話の詳細は、 [通話] タブで確認できます。

完了した通話の記録(過去の通話のデータの作成)

完了した通話を記録(過去の通話のデータを作成)するには
  1. [通話] タブで、画面の右上にある [新しい通話] をクリックし、表示されたメニューから [通話を記録する] を選択します。
  2. 通話の記録 画面で、次の手順を実行します。 
    • 通話の[発信元]/[発信先]のルックアップ項目では、 [連絡先] [見込み客] のいずれかを選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定できます。
    • 通話の [件名] を入力します。
    • [通話の目的] で、通話の目的を選択します(例:見込み調査、デモ、サポート)。
    • 連絡先との通話の場合は、必要に応じて、 [関連データ] から、通話に関連付けるデータのタブ(種類)を選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定します(例:取引先、商談、商品、問い合わせ、見積書、キャンペーン)。
    • [通話の種類] で、 [着信] または [発信] を選択します。
    • [発信通話ステータス] には、初期設定で [完了] が選択されています。変更はできません。

    • [通話の時間] 欄に、通話の所要時間を入力します(分と秒の単位)。

    • 必要に応じて、 [詳細情報] [通話の結果] の欄を入力します。
  3. [保存する] をクリックします。
    作成した通話データは、 [通話] タブに保存されます。
    また、通話データは、見込み客/連絡先の詳細ページにある [完了した活動]の関連リスト にも表示されます。

メモ:
  1. 通話の[関連データ]項目は、連絡先データとの通話の場合にのみ使用できます。
  2. 通話データの詳細は、[通話]タブで確認できます。
  3. [発信通話ステータス]の項目と、[通話の種類]、[通話の開始日時]、[通話の時間]などの必須項目の値は、後から編集できません。

通話の予約(通話の予定の登録)

Zoho CRMで通話を予約(通話の予定を登録)することで、指定した日時に担当者が確実に通話を発信できるようにすることが可能です。予約した通話データは、詳細ページで以下の3通りの処理を実行できます。

  • [完了にする] :完了した通話データは、関連付けられているデータの [完了した活動] の関連リストに表示されます。
  • [通話の予定を変更する] :通話の予約日時に対応できなくなった場合には、別の日時に変更できます。
  • [通話をキャンセルする] :必要に応じて、いつでも通話をキャンセルできます。

これらの処理は、通話の詳細ページのほか、通話データの一覧ページ、見込み客/連絡先の詳細ページの[未完了の活動]関連リスト、リマインダー画面、カレンダー上の予定でも、実行できます。

通話を予約(通話の予定を登録)するには

  1. [通話] タブで、画面の右上にある [通話を作成] をクリックし、表示されたメニューから [通話を予約する] を選択します。
  2. 通話の記録 画面で、次の手順を実行します。 
    • 通話の[発信元]/[発信先]のルックアップ項目で、 [連絡先] [見込み客] のいずれかを選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定できます。
    • 通話の [件名] を入力します。
    • [通話の目的] で、通話の目的を選択します(例:見込み客調査、デモ、サポート)。
    • 連絡先との通話の場合は、必要に応じて、 [関連データ] から、通話に関連付けるデータのタブ(種類)を選択してから、該当のタブ内のデータを検索して設定します(例:取引先、商談、商品、問い合わせ、見積書、キャンペーン)。
    • [通話の種類] には、初期設定では [発信] が選択されています。
    • [発信通話ステータス] には、初期設定で [予約中] が選択されています。変更はできません。
      通話を予約する場合、[通話の担当者]の選択欄が表示されます。こちらで、ユーザーを検索して割り当てます。
    • [通話の担当者] を検索して選択します。

    • [通話の結果] [詳細情報] を入力します。
    • [リマインダー] の項目で、予約日時までの時間を選択します(例:5分前、15分前、1時間前)。
  3. [保存する] をクリックします。

通話データのその他の種類のデータへの関連付け

通話データをその他の種類のデータに関連付けるには

  1. [見込み客] [連絡先] タブをクリックします。
  2. 通話を記録するデータを選択します。
  3. 見込み客/連絡先の詳細 ページの[未完了の活動]の関連リストに、既存の通話データの詳細が表示されます。
    • データの表示順を並べ替えるには、一覧の見出しをクリックします。
    • 編集 削除 リンクをクリックすると、通話の詳細を変更/削除できます。
  4. 関連リストの右上にある[新しく追加する]をクリックし、[通話]を選択し、[通話を記録する]を選択します。
  5. 通話の記録 の画面で、通話に関する詳細情報を入力します。
  6. [保存する] をクリックします。

[通話]タブの標準項目

[通話]タブでは、通話に関連する情報を入力して記録できます。[通話]タブで使用できる標準項目は、次の表のとおりです。

項目名説明データの種類
件名通話の件名を入力します。1行テキスト
通話の種類
  • 着信通話には[着信]を選択します。
  • 発信通話には[発信]を選択します。
選択リスト
関連データデータの種類を選択してから、通話に関連付けるデータを選択します。選択リスト
発信先/発信元通話の発信先または発信元(着信元)を選択します。選択リスト
通話の目的通話の目的を選択します(例:見込み調査、デモ、サポート)。選択リスト
通話の結果通話の結果について入力します。1行テキスト
発信通話ステータス
  • 通話の予約時は、初期設定で[予約中]が選択されています。変更はできません。
  • 通話の記録時/完了時は、初期設定で[完了]が選択されています。変更はできません。
選択リスト
通話の開始日時通話の予約/記録時には、日時を指定します。通話の完了時には、現在の日付と時刻が自動的に入力されます。日時
通話の時間
  • 通話の予約/記録時には、通話の所要時間を指定します。
  • 通話の完了時には、通話の所要時間が自動的に入力されます。
数値
詳細情報通話に関する詳細を入力します。複数行テキスト


メモ:
  1. [通話情報]セクションにはカスタム項目を追加できません。ただし、[通話]タブのレイアウトの編集で、標準項目の選択リストの値(選択肢)をカスタマイズすることはできます。
  2. [通話の時間]と[通話の開始日時]の必須設定は変更できません。

[通話]タブのレイアウトのカスタマイズ

[通話]タブのレイアウトには、以下の4つのセクションがあります。内容に応じたセクションと標準項目があらかじめ用意されています。

  • 通話情報
  • 発信の目的
  • 発信の結果 
  • 着信の目的

[通話情報] 以外のセクションにはカスタム項目を追加できます。その他、項目の並べ替えや設定の変更などにより、[通話]タブのレイアウトをカスタマイズできます。追加可能なカスタム項目の数には上限があります。項目の種類ごとの上限は、次のとおりです。

  • テキスト項目:40件
    (1行テキスト、複数行テキスト、選択リスト、複数選択リスト:各10件)
  • 数値項目:10件
  • 小数項目とパーセント項目:15件
  • 日付項目:10件
  • 日時項目:10件

カスタム項目を追加するには

  1. [設定] [タブと項目] [通話] タブの順に移動します。
  2. [標準] レイアウトをクリックします。
    (または、 [標準] レイアウト名にカーソルを合わせると表示される […] (設定)をクリックし、操作メニューから [レイアウトを編集する] をクリックします。)
  3. 画面左側の [新しい項目] の一覧から右側のレイアウト画面([通話情報]以外のセクション)に、必要な項目をドラッグ&ドロップで移動します。
  4. 項目の名前を入力します。
  5. 画面右上にある [保存する] をクリックして、レイアウトの変更を反映します。

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho Desk Resources

              • Desk Community Learning Series


              • Digest


              • Functions


              • Meetups


              • Kbase


              • Resources


              • Glossary


              • Desk Marketplace


              • MVP Corner


              • Word of the Day









                                • Related Articles

                                • iPhoneによる顧客とのやりとり

                                  通話の発信と記録 Zoho CRMに登録されている見込み客や連絡先に対する通話を発信できます。また、Zoho CRMに通話の内容を記録することもできます。通話の内容を記録するには、Zoho CRMアプリの設定で[通話の記録]を有効にする必要があります。 通話の発信(架電) Zoho CRMの見込み客、連絡先、取引先などのデータの画面から直接電話をかけることができます。通話の内容を記録し、後から参照することもできます。 通話を発信するには 対象のタブ(見込み客、連絡先、取引先など)に移動します。 ...
                                • 電話連携の操作

                                  通話の発信 Zoho CRMでの通話の発信は、[見込み客]、[連絡先]、[取引先]タブのデータから実行できます。Ringio電話連携を設定している場合は、キーパッド、ミュート、保留を使用できませんのでご注意ください。 通話を発信するには [タブ] タブ をクリックします。 一覧から、対象のデータをクリックします。 [データの詳細] ページで、電話番号の横にある [電話]アイコン をクリックします。 通話が開始され、ポップアップ画面に該当データの概要ビューが表示されます。 オプション ...
                                • Android用Zoho CRMアプリの設定

                                  テーマの変更 カラーテーマを変更するには Zoho CRM Androidアプリで、 [設定] に移動します。 [設定] ページの [テーマ] で、カラーテーマを選択します。 選択したテーマが、アプリケーション全体に適用されます。 フォントの選択 Zoho CRMアプリで、 [設定] に移動します。 [設定] ページの [フォント] セクションで、 [フォントの種類を選択] をタップします。 [フォントの選択] ポップアップで、使用するフォントを選択します。 カレンダーの設定 Zoho CRM ...
                                • 顧客とのコミュニケーション

                                  通話の発信(架電) 顧客に発信するには、通話する連絡先のデータを選択してください。後から参照できるよう、通話情報を記録することもできます。 通話を発信するには タブ(見込み客、取引先、連絡先など)に移動します。 発信対象のデータをタップします。 連絡先データの詳細ページで、(通話)アイコンをタップします。 電話番号をタップして発信します。 通話が終了すると、通話情報を記録できます。記録した内容は[通話]タブで使用できます。 通話の記録 ...
                                • 営業活動の概要

                                  [活動]タブは、[タスク]タブ、[予定]タブ、[通話]タブに分割されました。この変更は、2021年9月6日以降に登録したアカウントに適用されています。 既存のアカウントには、[活動]タブとは別に、[タスク]タブ、[予定]タブ、[通話]タブが追加されています。 [活動]タブは、一定期間経過後に廃止される予定です。[活動]タブの廃止後は、[タスク]タブ、[予定]タブ、[通話]タブのみ利用可能です。 Zoho ...

                                Resources

                                Videos

                                Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                eBooks

                                Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                Webinars

                                Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                CRM Tips

                                Make the most of Zoho CRM with these useful tips.