日々の業務の中では、さまざまな人からたくさんのメールが届きます。その中から必要なメールを探し出すのは一筋縄ではいきません。逆に、必要のないメールを見分けるのも簡単ではありません。

メールに関してどのような作業を行うにしても、対象となるメールをどのように見つけ出せるかが課題となります。

Zoho CRMの［セールスインボックス］タブのフィルター機能が、このような課題の解決に役立ちます。フィルターを活用することで、条件に当てはまるメールを特定のフォルダーに自動で振り分けることが可能です。また、ラベルの追加、未読／既読の設定、ごみ箱への移動などの処理も実行できます。

メールの内容とCRM内の情報を組み合わせたフィルターの作成

Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでは、メールの内容とCRM内の情報を組み合わせてフィルターを作成することができます。通常のメールサービスでは、メールの内容のみをもとに作成しますが、それだけでなく顧客情報を組み合わせることが可能です。

たとえば、宛先が自分であり、かつ、差出人が展示会からの見込み客であるメールを抽出したいとします。このような場合、フィルターの条件を以下のように設定します。

フィルターの設定では、上記の条件に当てはまるメールを、指定したフォルダー（例：展示会からの見込み客）に移動するように設定します。

また、必要に応じて、他の処理を実行するように設定することも可能です。フィルターの作成や管理の方法については、以下をご参照ください。

フィルターの作成

フィルターのインポート

他のメールサービスで利用しているフィルターを、［セールスインボックス］タブにインポートできます。同じ設定内容を反映させることが可能です。［セールスインボックス］タブでフィルターを利用するにあたって、いちからすべて設定する手間を省くことができます。

フィルターによる処理は、フィルターの作成後に受信したメールについてのみ実行されます。

たとえば、フィルターを通じて、条件に当てはまるメールを特定のフォルダーに移動するよう設定したとします。この場合、フィルターの作成後に受信したメールのみが該当のフォルダーに移動します。フィルターの作成前に受信したメールについても同じ処理を実行したい場合、

フィルターによる処理を手動で実行することが可能です。フィルターの設定画面から、対象のフォルダーを選択したうえで、該当のフィルターによる処理を実行できます。

フィルターの編集

フィルターの削除

フィルターで実行する処理の設定

フィルターを通じて実行できる処理は、以下の6種類です。フィルターの条件の設定が完了すると、実行する処理の設定欄が表示されます。それぞれの処理の内容は以下のとおりです。

フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、指定したフォルダーに移動できます。移動先のフォルダーは自由に選択できます。

ラベルを追加する

フィルターで指定した条件に当てはまるメールに対して、ラベルを追加できます。たとえば、購入金額が100万円を超えている顧客からのメールに対して、［お得意様］というラベルを追加できます。

既読に設定する

フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、自動で既読に設定できます。たとえば、特定の会社から自分宛てに送られてくる営業メールを自動で既読に設定できます。

ごみ箱に移動する

フィルターで指定した条件に当てはまるメールを、自動でごみ箱に移動できます。

タスクを割り当てる

フィルターで指定した条件に当てはまるメールに関するタスクを、自動で割り当てることができます。

受信メールに対して一定期間返信していない場合に通知する：

顧客から受信したメールに対して、指定した時間内に返信を行っていない場合に、自分に対して通知できます。

この通知は、条件に当てはまるメールに対して自動的に行うよう設定することも可能ですが、個々のメールに対して行うことも可能です。

なお、受信したメールに関する通知とは逆に、顧客に対して送信したメールに対して、指定した時間内に顧客からの返信がない場合に通知することもできます。ただし、送信したメールに関する通知は、自動的に行うように設定することはできません。個々のメールに対して手動で設定することのみ可能です。

メモ：

• フィルターは複数設定することが可能ですが、同時並行で実行しないように設定することも可能です（あるフィルターの処理が実行されている時は別のフィルターの処理を実行しない）。
  

1. 自分のメール
   
2. 受信トレイ
   
3. 下書き
   
4. 予約中
   
5. 送信済み
   
6. 迷惑メール
   
7. ごみ箱
   
8. 未読

1. 今月完了予定の商談
   
2. 顧客

1. Zoho CRMの［セールスインボックス］タブに移動し、［設定］をクリックします。
   
2. 画面左側に表示されている［フォルダー］のメニューの隣にある［＋］（追加）アイコンをクリックします。
   
3. ［フォルダーの作成］ページで、以下の操作を行います。
   
1. フォルダー名を入力します。
   
2. 必要に応じて、親フォルダーを選択します。
   
3. 必要に応じて、新しいフィルターを追加します。なお、フィルターの候補を確認し、提案された候補のいずれかを選択してフィルターを追加することも可能です。
   
4. 保存ボタンをクリックします。なお、フォルダーは、フィルターの作成や編集時に作成することも可能です。
   

1. 画面左側に表示されるフォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
   
2. 右クリックし、名前の変更メニューをクリックします。
   
3. 新しい名前を入力し、保存します。
   

1. 画面左側に表示されるフォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
   
2. 右クリックし、フォルダーを空にするメニューをクリックします。
   
3. 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
   

1. 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
   
2. フォルダーの一覧で、対象のフォルダー名にマウスのカーソルを合わせます。
   
3. フォルダー名の横に表示される削除アイコンをクリックします。
   
4. 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。
   

なお、メールの受信画面において、対象のフォルダー名を右クリックすることで同様の操作を行うことも可能です。

タスクの割り当ては、フィルターを通じて行います。このため、フィルターに対してタスク設定を関連付ける必要があります。手順は以下のとおりです。

1. 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
   
2. 画面左側のメニューの中から、［フィルター］をクリックします。
   
3. 対象のフィルターの欄にマウスのカーソルを移動し、編集アイコンをクリックします。
   または、新しいフィルターの作成ページを開きます。
   タスクの設定欄で、既存のタスク設定を選択するか、新しいタスク設定を作成します。
4. 保存ボタンをクリックします。
   

タスク設定を編集するには

1. 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
   
2. 画面左側のメニューの中で、［タスク］の欄にマウスのカーソルを合わせます。
   
3. 編集対象のタスク設定をクリックします。
   
4. 詳細が表示されますので、編集アイコンをクリックします。
   
5. 必要な変更を行い、保存ボタンをクリックします。
   

タスク設定を削除するには

1. 画面左側のメニューから、［設定］をクリックします。
   
2. 画面左側のメニューの中で、［タスク］の欄にマウスのカーソルを合わせます。
   
3. 削除対象のタスク設定をクリックします。
   
4. 詳細が表示されますので、削除アイコンをクリックします。
   
5. 確認メッセージが表示されるので、［OK］をクリックします。

Zoho CRMの［セールスインボックス］タブでのラベルの管理

ラベルは、メールの内容や種類をひと目で確認するのに役立ちます。

新しいラベルを作成するには

1. ［セールスインボックス］タブを開き、［ラベル］の欄に移動し、［＋］（追加）アイコンをクリックします。
2. ラベル名を入力し、色を指定します。
   
3. 作成ボタンをクリックします。