チームスペースの管理

チームスペースの管理

CRM for Everyoneは、現在、早期アクセスの形式で提供されています。申請に基づき、一部のユーザーのみが利用可能です。CRM for Everyoneを実際にお試しになりたい方は、こちらのページからアクセスを申請してください(英語のページが表示されます)。
利用条件
スタンダードプラン、プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン、アルティメットプラン

プラン別の制限
チームスペース数の上限:スタンダードプラン5件、プロフェッショナルプラン10件、エンタープライズプラン25件、アルティメットプラン25件
チームスペース内のフォルダー数の上限:50件

必要な権限
チームスペースの作成/編集/削除には、チームスペースの管理権限が必要です。

チームスペースとは、Zoho CRM内でチームが共同作業を行うためのスペースです。1つの組織内に、必要に応じてさまざまなチームスペースを作成可能です。

たとえば、組織の構造に基づき、部門用やチーム用のチームスペース作成できます(例:営業部門用、マーケティング部門用、事業部門用、法務チーム用など)。

また、以下は業種別の例です。各業種の要件に応じた部門やチームごとにチームスペースを作成できます。
  1. 不動産業:建設、開発
  2. 物流業:運輸、倉庫、調達
  3. 製造業:商品開発、品質保証、生産管理
  4. 金融業:リスク管理、引受業務
  5. ホテル業:調理、料飲、イベント、宿泊

チームスペースには、チームスペースのユーザーを追加し、タブ(チームタブ/組織タブ)を関連付けることができます。チームスペース管理者は、チームスペースのユーザーとタブに関する管理操作(例:追加、削除など)を実行できます。

たとえば、マーケティングチーム用のチームスペースの利用例は、以下のとおりです。
  1. チームスペース管理者:マーケティングチームのリーダー
  2. チームスペースのユーザー:イベント担当者、Web担当者、ソーシャルメディア担当者など
  3. チームスペースのタブ:見込み客、キャンペーン、ソーシャル、広告、事例研究、受注/失注に関する分析、競合他社分析など

チームスペースの作成

チームスペースを作成するには
  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックします。
    画面左側のメニューで[+ 新しいチームスペース]をクリックします。
  2. 新しいチームスペースの作成画面で、チームスペース用のアイコンを設定します。アイコン用の画像をアップロードするか、いずれかの色の標準アイコンを選択します。後者の場合、選択した背景色に、チームスペース名の最初の2文字が白字で表示されます。
    チームスペースの名前説明を入力します。
  3. [+ タブを追加する]をクリックします。表示された画面で、追加するタブを選択し、[追加する]をクリックします。
  4. フォルダーを作成すると、タブをグループ化して管理できます。フォルダーを作成するには、[+ フォルダーを作成する]をクリックします。フォルダー名を入力し、[作成する]をクリックします。

    フォルダーの作成後は、タブの追加時に、追加先のフォルダーを選択できます。
  5. タブの一覧では、タブの並べ替え/別フォルダーへの移動/削除を実行できます。
  6. チームスペースにおける[レポート]タブと[アナリティクス]タブの有効/無効を切り替えることができます。なお、初期設定では両方とも有効になっています。
  7. チームスペース管理者を選択します。チームスペース管理者は、チームスペースに関する管理操作を実行できます。チームスペース管理者には、任意のZoho CRMユーザーを指定できます。
  8. チームスペースのユーザー(チームスペースへのアクセスを許可する対象のユーザー)として、[特定のユーザー]または[すべてのユーザー]を選択します。

    [特定のユーザー]を選択した場合、アクセスを許可する対象のユーザー/役職/権限/グループを指定します。

    [特定のユーザー]を選択した場合、チームスペース管理者は自動で追加されませんので、ご注意ください。
  9. [保存する]をクリックします。
以上で、チームスペースの作成は完了です。


メモ
  1. チームスペースの作成は、[設定]→[カスタマイズ]→[チームスペース]の順に移動し、[チームスペースを作成する]をクリックすることによっても可能です。
  2. チームスペース管理者には、任意のZoho CRMユーザーを指定できます(権限設定にかかわらず、Zoho CRMユーザーであれば誰でもチームスペース管理者になることができます)。チームスペース管理者に指定されたユーザーは、チームスペースの設定を変更できます。
  3. [チームスペースの管理]の権限を持つユーザーは、Zoho CRM内のすべてのチームスペースを管理できます。
  4. チームスペース内のタブの一覧を表示するには、[設定]→[カスタマイズ]→[チームスペース]の順に移動し、対象のチームスペースの欄で、情報アイコンをクリックします。

チームスペースの並べ替え

  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックします。
  2. [チームスペースの管理]をクリックします。
  3. 並べ替えアイコンをドラッグ&ドロップし、チームスペースを並べ替えます。なお、並べ替えは、左から右、上から下の方向にのみ可能です。

チームスペースの切り替え

複数のチームスペースのユーザーである場合、以下の手順によって、表示するチームスペースを切り替えることができます。
  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックます。
  2. 表示するチームスペースを選択します。

チームスペースへのユーザーやタブの追加

  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 設定対象のチームスペースにカーソルを重ね、編集アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの編集画面が表示されます。新しいタブを追加するには、[+ タブを追加する]をクリックします。
  4. 表示された画面で、追加するタブを選択し、必要に応じて、追加先のフォルダーを選択します。[追加する]をクリックします。
  5. 新しいユーザーを追加するには、[管理者と権限]の欄で、チームスペースへのアクセスを許可する対象のユーザーとして、[特定のユーザー]または[すべてのユーザー]を選択します。
  6. [特定のユーザー]を選択した場合、許可する対象のユーザー/役職/権限/グループを指定します。
  7. [保存する]をクリックすると、チームスペースに変更内容が反映されます。
メモ
  1. 画面左側のメニューにおけるチームスペースのタブの管理操作(追加、削除、並べ替え)は、Zoho CRMの管理者、[チームスペースの管理]の権限を持つユーザー、チームスペース管理者のみが実行できます。
  2. Zoho CRMの管理者と、[チームスペースの管理]の権限を持つユーザーは、すべてのチームスペースのタブを管理できます。一方、チームスペース管理者は、自分が管理しているチームスペースのタブのみを管理できます。
  3. 上記の各管理者が、画面左側のメニューでタブを管理するには、以下の手順を実行します。
    1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストで対象のチームスペースを選択します。
    2. 画面左側のメニューで[タブ]の隣に表示されている(設定)アイコンをクリックします。
    3. タブを追加するには、(タブの追加)アイコンをクリックし、追加するタブを選択して、[選択した内容を追加する]をクリックします。
    4. フォルダーの選択画面で、タブの追加先のフォルダーを選択し、[完了する]をクリックします。
    5. タブの設定画面では、タブの削除/別のフォルダーへの移動/並べ替えも実行できます。
  4. チームスペースへのタブの追加は、画面左側のメニューで[+](かんたん追加)アイコンをクリックすることによっても可能です。

チームスペースの編集

  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 設定対象のチームスペースにカーソルを重ね、編集アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの編集画面で、必要に応じて設定を編集します。
  4. [保存する]をクリックします。
メモ:
チームスペースの編集は、[設定]→[カスタマイズ]→[チームスペース]に移動し、対象のチームスペースの欄にカーソルを重ねて、編集アイコンをクリックすることによっても可能です。

チームスペースの削除

  1. 画面左側のメニューでタブアイコンをクリックし、チームスペースの選択リストをクリックします。
  2. 対象のチームスペースの欄にカーソルを重ねて、削除アイコンをクリックします。
  3. チームスペースの削除画面で、[はい、削除します]をクリックします。
メモ:
チームタブは、複数のチームスペースに追加できます。チームタブがチームスペースから削除されるか、チームタブが関連付けられているチームスペース自体が削除されると、チームタブとチームスペースとの関連付けは解除されます。




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