割り当てルールにおけるZiaによるデータ担当者の提案

割り当てルールにおけるZiaによるデータ担当者の提案

Ziaは、特定の条件に基づいて適切なデータ担当者を提案します。組織において割り当て条件が設定されている場合、Ziaはその条件の中から最も適したデータ担当者を特定します。

たとえば、業種が「IT」の見込み客をユーザーAに割り当て、業種が「製造」の見込み客をユーザーBに割り当てるような設定が可能です。テリトリー、興味がある商品、見込み客のデータ元など、さまざまな項目を見込み客の割り当て条件に設定できます。さらに、複数の条件を組み合わせて設定することも可能です。割り当てルールの設定についての詳細はこちらをご参照ください。

見込み客を割り当てるユーザーは、以下の2つの方法で選択できます:
  1. 割り当てルールの設定時に、特定のユーザーを手動で選択する。
  2. Ziaにユーザーを提案してもらう。
Ziaから提案されたユーザーを選択するには、割り当てルールの設定時に、対象の選択肢にチェックを入れます。



Ziaが適切な担当者を提案する仕組み

Ziaは、適切なデータ担当者を提案するために、以下のすべての情報を確認します。

既存のパターン

Ziaは、データを分析し、既存の割り当てパターンを分析して、見込み客を割り当てます。商品の種類と顧客の地域情報に基づいて、見込み客のデータを割り当てる場合を考えてみましょう。 
  1. たとえば、「投資信託」に興味のある「東京都」からの見込み客は、通常、木村さんに割り当てられるとします。
  2. また、「法人定期預金」に興味のある「神奈川県」からの見込み客は、通常、間宮さんに割り当てられるとします。
Ziaはこれらのパターンをもとにデータを確認し、登録された見込み客データが同様の条件に一致する場合、適切なユーザーを提案します。

営業担当者の日々のコミュニケーション方法

Ziaは、メールや電話など、営業担当者がよく利用するコミュニケーション方法を確認します。Ziaは担当者に応じたコミュニケーション方法のパターンを分析して、見込み客を割り当てます。
たとえば、担当者Aが主にメールでやりとりしている場合、[メール]項目に値がある見込み客データはユーザーAに割り当てられます。同様に、[メール]項目に値がなく、[電話番号]項目に値のある見込み客データは、主に電話でやりとりする担当者Bに割り当てられます。

ユーザーのログイン状況(オンラインステータス)

割り当てルールの設定時に、担当者の対応可否を確認してから割り当てるように設定した場合、Ziaはユーザーがオンラインであるかどうかのステータスを確認します(ステータスがオンラインの場合、担当者がZoho CRMにログインしていることを表します)。担当者がログインしていない場合、データは初期設定の担当者に割り当てられます。

担当者の対応負荷

Ziaは、担当者が1日に対応するデータ数に応じて、担当者を提案します。たとえば、担当者Aは1日に50人の見込み客に対応し、担当者Bは30人に対応することを目安としている場合、Ziaは各担当者が対応しているデータ数が1日の上限に達していないかどうかを確認します。その後、対応しているデータ数をもとに、1日あたりの上限に対して余裕がより大きい担当者を提案します。これにより、各担当者の対応負荷が偏らないように計算して割り当てられます。
Ziaが組織内のデータ割り当てパターンを予測するためには、CRMに1,000件以上のデータが登録されている必要があります。

Ziaが適切な担当者をデータに割り当てるパターンの特定方法

Ziaは、既存のデータからパターンを把握し、それに基づいて最適な担当者をデータに割り当てます。このパターンの予測においては、以下の要素が考慮されます:

Ziaが予測機能で参照する項目

たとえば、地域Aの見込み客を林さんに、地域Bの見込み客を松田さんに割り当てるとします。また、IT業界の見込み客は林さんだけに、通信業界の見込み客は松田さんだけに割り当てたいとします。

組織におけるすべての見込み客に対して上記のパターンが適用されていた場合、Ziaは、「地域」と「業界」を、見込み客の割り当て時に参照する主な項目として使用します。 


ただし、見込み客の登録時に「地域」か「業界」のどちらかが空欄になっていることもあるでしょう。仮に「業界」が空欄であるとします。その場合、Ziaは「地域」で割り当てを行います。これは、「業界」の情報がない場合、見込み客の割り当ては「地域」の情報によって決まるためです。

Ziaは、上記のデータに基づいて、予測に使用する項目と、各項目のスコアを表示します。 


メモ
  1. Ziaのタブには、CRM管理者のみがアクセスできます。
  2. 予測で参照する項目(予測のもとになる項目)は、パターンに基づいてZiaが自動抽出します。CRMユーザーは、該当の項目の一覧に新しい項目を追加することはできません。
  3. Ziaが割り当てパターンを予測する際、参照したくない項目がある場合は、一覧のチェックを外すことができます。
  4. Ziaが提案した割り当てとは別のユーザーを割り当てることもできます。
  5. 後から割り当てルールの条件に項目を追加した場合、Ziaは、予測内容を定期的に更新する際に、該当の追加項目もあわせて考慮します。たとえば、地域と業界に加えて市区町村も条件として使用するように追加した場合、市区町村の項目も予測に反映されるようになります。該当の項目は、予測のもとになる項目の一覧で確認できます。
  6. データは毎月自動で更新されます。また、最終更新日時が表示されます。このデータを手動で更新することはできません。ただし、ユーザーが予測のもとになる項目のデータを変更した場合、その一定期間後に自動でZiaの計算方法が更新されます。

ユーザーのパターンの決定

ユーザーのパターンを決定するために、Ziaはすべての予測のもとになる項目とそれに対応する値を計算し、適切なユーザーを提案します。
たとえば、以下の条件を満たす見込み客は、林さんに割り当てられるとします。
  1. 業界がIT
  2. 地域が関東
  3. 都市が横浜
  4. 請求金額が1,000,000円以上
また、請求金額が異なる次のような割り当て条件を満たす見込み客は、松田さんに割り当てられるとします。
  1. 業界がIT
  2. 地域が関東
  3. 都市が横浜
  4. 請求金額が1,000,000円未満
Ziaは、こういったパターンから適切なユーザーを提案します。 

どのユーザーにどの見込み客を割り当てるかを決定するには、他にもさまざまな条件があるでしょう。たとえば、次のような見込み客のデータがあるとします。
  1. 請求額が1,000,000円、都市が東京
  2. 業界がIT、請求額が1,000,000円、都市が横浜
  3. 業界が通信、請求額が5,000,000円、都市が東京
この例の場合、請求額、都市、業界などの項目が、予測のもとになります。Ziaは、対象データについて、予測のもとになる項目の値や条件に応じて、適切な担当者を提案します。
結果は2種類の方法で表示できます。
条件表示:設定した条件に基づいて、適切なユーザーがデータの担当者として提案されます。   



ユーザー表示:それぞれのCRMユーザーに最も適したデータの内容が表示されます。




表示されるデータの内容は、予測のもとになる項目以外にも、データの基準値によって決まります。特定のユーザーに1日、1週間、1か月に割り当てられるデータの理想的な数が表示されます。  

ユーザーの基準値の決定

ユーザーの基準値とは、特定の期間においてCRMユーザーが対応するデータ数のことです。Ziaが、理想的な基準値を計算するのに役立ちます。
たとえば、林さんに対して1週間の見込み客を次のように割り当てたとします。 
  1. 月 - 30件
  2. 火 - 35件
  3. 水 - 40件
  4. 木 - 25件
  5. 金 - 15件 
Ziaは、各週のある曜日に割り当てられたデータ数をもとに、曜日ごとに林さんに割り当てられる理想的な見込み客数を計算します。

同様に、毎週、林さんには30件、松田さんには35件の見込み客が割り当てられている場合、Ziaはそのパターンをもとに両ユーザーの基準値を計算します。

この計算により、ユーザーの担当データ数が多すぎたり少なすぎたりするのを避けることができます。Ziaは常にユーザーの基準値を考慮した上で、データ担当者の候補として提案します。 

たとえば、ユーザーAがデータ担当者になる確率が90%で、ユーザーBの確率が70%だとします。しかし、ユーザーAがその日の基準値に達した場合は、確率が低くても、ユーザーBがデータの担当者として選ばれます。
注意
  1. Ziaがデータの担当者を提案できるのは、CRMアカウントに1,000件以上のデータがある場合のみです。
  2. Ziaが担当者を提案するには、CRMアカウントに1人以上のユーザーがいて、条件に基づいてデータが割り当てられている必要があります。
  3. Ziaは過去6か月間のデータからパターンを計算します。正確な予測を行うためには、アカウントを定期的に確認して、重複したデータや不正確なデータを削除することをお勧めします。
  4. 予測のもとになる項目に値がなかったり、出現頻度の低い値が含まれている場合、Ziaはそういった項目のスコアを生成できないことがあります。そのような場合、スコアは「不確定」と表示されます。



  5. 管理者が特定のZiaの予測のもとになる項目に対して権限を持っていない場合、その項目の値は3つのアスタリスク(***)で表示されます。 
Ziaのパターン推測を表示するには
  1. 設定アイコン[自動化][割り当てルール][Zia]をクリックします。
  2. Ziaのパターン推測を表示するタブ(カスタムタブまたは標準タブ)を選択します。



  3. [予測のもとになる項目]で、Ziaの参照から外す項目のチェックを外し、[変更の保存]をクリックします。
  4. [Ziaによって算出されたユーザーのパターン]で、ユーザー名を使用して抽出し、それぞれのパターンを表示します。
  5. [Ziaによる割り当てのユーザーごとの基準値]で、ユーザー名を使用して抽出し、それぞれのパターンを表示します。



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