レイアウトとレイアウトルールの利用

レイアウトとレイアウトルールの利用

レイアウトの作成

レイアウトとは、データの入力画面における項目の配置をカスタマイズするための機能です。レイアウト機能を利用すると、データの入力画面にどの項目を、どの順番で配置するかを指定できます。レイアウトには標準レイアウトと独自のレイアウトがあります。

各タブでは、部門ごとに標準レイアウトが1件あらかじめ用意されています。これに加えて、1つのタブで複数の種類のデータを登録、管理したい場合などには、独自のレイアウトを作成すると便利です。

レイアウトの編集画面では、データの入力画面をさまざまな方法でカスタマイズできます。具体的には、レイアウトの項目を追加／削除したり、並べ替えたりすることが可能です。また、特定の項目を入力必須に設定したり、項目の権限を指定したりすることもできます。さらに、セクションを追加して、セクション内に複数の項目をまとめて表示することも可能です。

独自のレイアウトは、1件のタブ内で、複数の商品やサービスのデータを登録、管理したい場合に便利です。たとえば、ある企業では、カー用品販売と、車両点検サービスの2つの事業を展開しています。この場合、カー用品販売と車両点検サービスで別のレイアウトを利用できます。これにより、たとえば、車両点検サービスのレイアウトにのみ、車両情報（メーカーや車種など）の項目を追加することが可能です。以上のように、独自のレイアウトを作成すると、商品やサービスなどに応じて、レイアウトを使い分けることが可能です。これにより、データの登録や管理の業務を効率化することが可能です。
留意事項
レイアウトを追加する際の留意事項は、以下のとおりです。
  1. 自分自身が所属している部門のレイアウトのみを作成、カスタマイズできます。
  2. ［問い合わせ］タブ用に複数のレイアウトを作成している場合、Zoho Deskのサポート担当者だけでなく、ヘルプセンターの利用者（顧客）も、問い合わせのレイアウトを選択できます。
  3. ヘルプセンターで利用者（顧客）に対して表示されるのは、問い合わせのレイアウトのみです。
  4. ［取引先］、［連絡先］、［商品］など、全部門共通のタブでは、組織全体でタブごとに20件までレイアウトを作成できます。
  5. ［問い合わせ］、［活動］、［工数］の各タブでは、部門ごとに20件までレイアウトを作成できます。
  6. ［契約］タブでは、標準レイアウト1件のみを利用できます。独自のレイアウトを作成することはできません。

  7. レイアウトルールは、複数選択リストに対しても設定できます。たとえば、［問い合わせ］タブのレイアウトに［問い合わせのトピック］という複数選択リスト項目があるとします。この場合、レイアウトルールを利用すると、［問い合わせのトピック］の項目で［請求関連］が選択された場合にのみ、［請求書番号］の項目が表示されるように設定できます。なお、［問い合わせ］タブのレイアウトルールは、ヘルプセンター内の問い合わせの送信フォームにも適用されます。

  8. レイアウトルールでは、正規表現を使用できます。具体的には、［正規表現に一致する］、［正規表現に一致しない］、［正規表現に一致する値を含む］の各設定を利用できます。たとえば、［注文番号］という項目に対してレイアウトルールを設定し、この項目で半角英数字を入力できるようにするとします。この場合、[正規表現に一致する］を選択し、半角英数字のみからなるデータを検証するための正規表現を指定することで、［注文番号］の項目に英数字のみが入力されるように設定できます。［注文番号］の項目にデータを入力すると、［請求の詳細］という項目が表示されます。

  9. ［問い合わせ］タブにおいて、［ステータス］項目の値、選択リスト／複数選択リスト項目の選択肢の値、項目を必須にする設定などはレイアウトごとにのみ設定可能です（設定を、組織内、部門内で共有することはできません）。つまり、ある部門のレイアウトで必須にした項目を、別の部門のレイアウトでは任意に設定できます。
  10. レイアウトを作成する際には、レイアウトの権限を設定する必要があります。Zoho Deskのユーザーは、権限が付与されているレイアウトのデータのみを作成できます。
  11. 独自のレイアウトを作成する際、レイアウトの権限を持っている他の部門の担当者に対して、レイアウトへのアクセスを許可することができます。
  12. 各部門では、タブごとに標準レイアウトが1件あらかじめ用意されています。標準レイアウトは、無効にしたり、削除したりすることはできません。また、あらかじめ初期設定のレイアウトとして指定されています。
  13. ただし、独自のレイアウトを作成し、初期設定のレイアウトを既存の標準レイアウトから独自のレイアウトに変更することは可能です。
  14. レイアウトは、複製できます。複製する場合、複製元と複製先の部門は、同じである必要はありませんが、タブは同じである必要があります。たとえば、組織内に部門Aと部門Bの2つの部門がある場合、部門Aの［問い合わせ］タブのレイアウトは、部門Bの［問い合わせ］タブに複製できます。また、部門Aの［問い合わせ］タブにも複製できるため、似たようなレイアウトを作成する場合、一から作成する手間を省けます。  
  15. 標準レイアウトには、初期設定ですべての権限が割り当てられています。標準レイアウトの権限を変更することはできません。
  16. 標準レイアウトにおいては、レイアウトの名前変更、項目やセクションのカスタマイズ、複製などの操作を実行できます。
  17. レイアウトを新たに作成するかどうかを判断するための基準は以下のとおりです。以下のいずれかの基準を満たした場合、レイアウトを作成することをお勧めします。
    1. 必要な項目やセクションが、既存のレイアウトとは異なる
    2. 選択リスト項目の値が、既存のレイアウトとは異なる
    3. 項目の必須設定が、既存のレイアウトとは異なる（例：既存のレイアウトで必須に設定されている項目を任意項目として利用したい）
利用条件 
Info必要な権限
レイアウトやレイアウトルールの作成、編集、削除には、レイアウトと項目の管理の権限が必要です。
各プランの機能と制限を確認する
新しいレイアウトを追加するには：
  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。
  2. 設定画面から、［カスタマイズ］の欄にある［レイアウトと項目］をクリックします。
  3. レイアウトの設定ページで、ページ上部の選択リストから対象のタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
    レイアウトの一覧ページが表示されます（独自のレイアウトをまだ作成したことがない場合は、標準レイアウトのみが表示されます）。



  4. 画面右上にある［レイアウトを追加する］をクリックします。
  5. レイアウトの追加画面で、以下の手順を実施します。
  6. レイアウトの［名前］、［ヘルプセンターでの表示名］、［説明］を入力します。
  7. ［レイアウトの権限］の項目で、レイアウトへのアクセスを許可する権限を選択します。
  8. 必要に応じて、［他の部門の権限を持つユーザーに対し、このレイアウトからの問い合わせの送信を許可する］のチェックボックスを選択します。
  9. 必要に応じて、［ヘルプセンターで表示する］のチェックボックスを選択します。
  10. ［保存して設定する］をクリックします。
    レイアウトの編集画面が表示されます。
  11. 項目やセクションを追加するには、項目やセクションを画面右側の編集メニューから画面左側のレイアウト内にドラッグ＆ドロップします。
    左側のレイアウト内では、項目やセクションをドラッグ＆ドロップの操作で並べ替えることができます。また、各項目の上にカーソルを重ねて設定アイコンをクリックすると、項目の必須設定や権限を変更できます。また、項目の詳細を編集したり、項目を削除したりすることも可能です（選択リスト項目の場合、選択肢の値を編集することもできます）。
  12. ［保存する］、または［保存して終了する］をクリックします。

レイアウトのカスタマイズ

レイアウトの編集画面では、以下のカスタマイズが可能です。
  • レイアウトの詳細（名前、説明、権限など）の編集
  • 項目の追加／削除
  • セクションの追加／削除
  • 項目の必須設定や権限の変更

レイアウトの編集

レイアウトの設定ページでは、部門内で特定のタブ用に作成されているレイアウトを一覧表示できます。また、レイアウトの一覧ページでレイアウト名をクリックすると、レイアウトの編集画面が開き、該当のレイアウトをカスタマイズすることが可能です。
レイアウトを編集するには
  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。

  2. 設定ページで、［カスタマイズ］の欄にある［レイアウトと項目］をクリックします。

  3. レイアウトの設定ページで、ページ上部にある選択リストからタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
    たとえば、タブとしては、［問い合わせ］、［連絡先］、［タスク］などを選択します。
  4. レイアウトの一覧から、編集するレイアウトの名前をクリックします。
  5. レイアウトの編集画面が表示されます。レイアウトから項目を削除するには、対象の項目をレイアウト内から画面右側の［使用していない項目］にドラッグ＆ドロップします。
    メモ：一部の必須項目（表示専用項目と標準項目）は、ページレイアウトから削除できません。
  6. 必要に応じて、レイアウト内の項目を
    ドラッグ＆ドロップの操作で並べ替えます。

  7. ［保存する］／［保存して終了する］をクリックします。


必須項目の設定

レイアウト内の項目は、必要に応じて、必須に設定できます。
項目を必須に設定するには
  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。

  2. 設定画面から、［カスタマイズ］の欄にある［レイアウトと項目］をクリックします。

  3. レイアウトの設定ページで、ページ上部にある選択リストからタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
    たとえば、タブとしては、［問い合わせ］、［連絡先］、［タスク］などを選択します。
  4. レイアウトの一覧から、編集するレイアウトの名前をクリックすると、レイアウトの編集画面が開きます。



  5. 必須に設定する項目の上にカーソルを重ねて、（設定）アイコンをクリックし、［必須に設定する］のチェックボックスを選択します。
    必須に設定されている項目は、赤字で表示されます。

  6. ［保存する］／［保存して終了する］をクリックします。
Notes
メモ：
  • 項目を必須に設定するには、該当のレイアウトに関連付けられているすべての権限に対して、該当の項目に関する［表示と編集］の権限が付与されている必要があります。項目の権限の変更は、画面右上の設定アイコン→［レイアウト項目］→［項目の権限］の順に移動し、該当のページで設定を行うことによって可能です。

セクションの追加

セクションは、レイアウトを区切るためのものです。セクションを追加すると、セクション名の下に、該当のセクションに属する項目をまとめて表示できます。これにより、各項目に値を入力しやすくなります。セクションは、レイアウト内の項目数が多い場合に特に便利です。なお、各タブのレイアウトには、初期設定のセクションがあらかじめ追加されています。
新しいセクションを追加するには
  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。

  2. 設定ページで、［カスタマイズ］の欄にある［レイアウトと項目］をクリックします。

  3. レイアウトの設定ページで、ページ上部にある選択リストからタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
    たとえば、タブとしては、［問い合わせ］、［連絡先］、［タスク］などを選択します。
  4. レイアウトの一覧から、編集するレイアウトの名前をクリックすると、レイアウトの編集画面が開きます。



  5. 画面右側の編集メニューから、［+ セクションを追加する］をドラッグ＆ドロップして左側のレイアウト内に配置します。
  6. 必要に応じて、セクションの名前を編集します。

  7. ［保存する］／［保存して終了する］をクリックします。
Notes
メモ：
  • レイアウトのセクションは、必要な分だけ、追加／削除できます（上限はありません）。 
  • セクションを削除する場合、該当のセクション内の表示専用項目と必須項目をあらかじめ削除しておく必要があります。

カスタム項目の追加

Zoho Deskでは、標準項目に加えてカスタム項目を追加することができます。レイアウト内にカスタム項目を追加するには、レイアウトの編集画面で、右側にある［項目を追加する］の欄から、対象の種類の項目をレイアウト内にドラッグ＆ドロップします。表示された画面で、項目の設定を行い、［追加する］をクリックすると、項目が追加されます。カスタム項目の追加に関する詳細は、こちらの記事をご参照ください。

レイアウトの削除

レイアウトは、必要に応じて削除できます。削除する場合、該当のレイアウトに関連付けられているすべてのデータは別のレイアウトに移行されます。そのため、削除の際には、移行先のレイアウトを選択する必要があります。
また、レイアウトを削除すると、該当のレイアウトに関連付けられているワークフロー、ブループリント、Webフォーム、入力規則、レイアウトルール、問い合わせテンプレート、項目の依存関係などは削除されます。 
Notes
メモ：
  1. 初期設定のレイアウトは削除できません。ただし、別のレイアウトを初期設定にすることで削除できます。 
  2. 移行した問い合わせのステータスは、移行先のレイアウトにおける初期設定のステータスに変更されます。
レイアウトを削除するには
  1. 画面右上にある設定アイコンをクリックし、［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［レイアウト］の順に移動します。
  2. レイアウトの設定ページで、ページ上部にある選択リストからタブと部門（複数存在する場合）を選択します。
  3. レイアウトの一覧ページで［…］（その他）アイコンをクリックし、［レイアウトを削除する］を選択します。

  4. レイアウトの削除に関する確認画面で移行先のレイアウトを選択します。
  5. ［転送して今すぐ削除する］をクリックします。

レイアウトルールの作成

レイアウトルールを利用すると、データの作成／編集画面で、メインの項目（基準とする項目）の入力値が条件を満たした場合に、特定の項目やセクションが表示されるように設定できます。たとえば、「依頼内容」の項目の値が「返品」である場合にのみ、「返品先の住所」の項目が表示されるように設定することが可能です。逆に、「依頼内容」の項目の値が「返品」でない場合、「返品先の住所」の項目は表示されません。このように、レイアウトルールを利用すると、メインの項目の入力値に応じて、特定の項目やセクションを表示したり、非表示にしたりすることが可能です。
レイアウトルールは、データの入力画面をすっきりと見やすくするのに役立ちます。レイアウト内にすべての項目が表示されていると、データの入力作業も煩雑になる場合があります。レイアウトルールによって、必要な項目のみが表示されるようにすることで、データをすばやく作成、編集できます。

以下では、［問い合わせ］タブのレイアウトにある「問い合わせの対象」の項目を例に説明します。レイアウトルールを用いて、「問い合わせの対象」の項目で「部品」が選択された場合にのみ、「部品番号」の項目が表示されるように設定します。また、「問い合わせの対象」の項目で「サービス」が選択された場合にのみ、「料金単価」の項目が表示されるように設定します。つまり、「部品」に関する問い合わせを作成する場合には、「料金単価」の項目を非表示できます。また、「サービス」に関する問い合わせを作成する場合には、「部品番号」の項目を非表示にできます。以上のように、レイアウトルールを作成することで、「問い合わせの対象」の項目に入力された値に応じて、必要な項目のみを表示することができます。以下では、レイアウトルールの概要と利用方法について説明します。
メリット

レイアウトルールを作成するメリットは、以下のとおりです。
  1. レイアウトに、必要な項目のみを表示できる。
  2. レイアウトに、必要なセクションのみを表示できる。
  3. メインの項目に入力された値に応じて、特定の項目を必須に設定できる。

レイアウトルールの条件が満たされた時に実行可能な処理は、3種類あります。
  1. 項目の表示 ：特定の項目を表示する場合は、この処理を選択します
  2. セクションの表示 ：特定のセクションを表示する場合は、この処理を選択します
  3. 必須項目の設定 ：項目を必須にする場合は、この処理を選択します

留意事項
レイアウトルールを作成する際は、以下の点にご注意ください：
  1. 1件のレイアウトにおけるレイアウトルール数の上限：1件のレイアウトにつき、レイアウトルールを10件まで作成できます。
  2. 以下は、レイアウトルールの作成時における、条件に関する各項目の上限数です。
    1. 1件のルールにつき、 25件までの親条件
    2. 1件の親条件につき、 5件までのサブ条件
    3. 1件のサブ条件につき、 5件までの条件
    4. 1件のサブ条件につき、 25件の処理
  3. レイアウトルールは 部門ごとに専用 です。つまり、問い合わせなどの同じタブで同じ項目に関して、異なるレイアウトルールを部門ごとに設定することができます。
  4. 1部門につき、最大50件のレイアウトルールを作成できます。また、最大20件のレイアウトルールを同時に有効にできます。
  5. レイアウトルールが適用されるメインの項目に対して、 （各データの）担当者 の項目を指定することはできません。
  6. レイアウトルールは、ユーザーが手動でデータを 作成、編集 した場合のみ適用されます。
  7. インポート 、 Webフォーム 、 API を通じて作成されたデータに対してレイアウトルールを適用することはできません。

  8. 複数選択リスト 、 複数行 の項目をメインの項目としたレイアウトルールを作成することはできません。
  9. 以下の 項目 では、レイアウトルールを適用できません：
    1. 部門名
    2. 説明
    3. 解決策
  10. レイアウトルールで使用されるメインの項目に対して、 一括処理 のメニューの操作から更新することはできません。
  11. レイアウトルールで［メインの項目］として指定した項目は、ヘルプセンターでも表示されるように設定しておく必要があります。これにより、ヘルプセンターから送信された問い合わせについても、［メインの項目］に関する条件を適用できます。
  12. 処理を指定した項目に対して、別のルールを再度追加することはできません。
レイアウトルールを作成するには：
  1. 上部のバーの 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ の欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
  3. ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［レイアウトルール］ をクリックします。
  4. レイアウトルール の画面で、画面上部のメニューから対象の タブ と 部門 （複数の部門が存在する場合）を選択します。
  5. 右上の ［ルールを作成する］ をクリックします。
  6. レイアウトルールの作成 画面で、以下の手順を実施します：
    1. ルールの ［名前］ を入力します。
    2. ［説明］ を入力します。
    3. このルールを適用する メインの項目 を選択します。今回は例として、 課題の種類 を選択します。
    4. ルールを開始する 条件 を選択します。例として、 ［課題の種類］ + ［が次の値と等しい］ + ［部品］ と設定します。
    5. ［次へ］ をクリックします。
  7. レイアウトルールの編集画面 では、指定した条件がすでに入力されています。必要に応じてサブの条件を指定することも可能です。
    次に、     ［処理を実行する］ をクリックします。
  8. 一覧から処理を選択します。例として、 ［項目を表示する］ を選択します。
  9. 処理の作成 画面で、表示する項目を指定します。今回の例では、 ［部品番号］ の項目を指定します。
    必要に応じて、さらに条件と処理を指定できます。セクションの表示や、必須項目の設定などの処理を設定できます。
  10. ［完了する］ をクリックします。
  11. ヘルプセンターの問い合わせ送信画面においてもレイアウトルールを適用する場合、 ［ヘルプセンターに適用する］ にチェックを入れます。
  12. ［保存する］ を クリック します。
レイアウトルール名の変更
いつでもレイアウトルール名を変更したり、説明を更新したりできます。
ルール名を変更するには：
  1. 上部のバーの 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
  3. ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［レイアウトルール］ をクリックします。
  4. レイアウトルール の画面で、名前を変更するルールにマウスのカーソルを合わせて その他 アイコン（ ）をクリックし、 ［名前を変更する］ を選択します。
  5. ルール名の変更 画面で、ルールの 名前 と 説明 を変更します。
  6. ［保存する］ をクリックします。

レイアウトルールの無効化
いつでもレイアウトルールを有効、または無効にできます。ルールを無効にすると、ルールは無効としてラベル付けされます。必要に応じて、レイアウトルールを再度有効にすることができます。

ルールを無効にするには：
  1. 上部のバーの 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
  3. ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［レイアウトルール］ をクリックします。
  4. レイアウトルール の画面で、対象のレイアウトルールの 切り替えボタン をクリックして オフ にします。
  5. 確認画面で ［無効にする］ をクリックします。

レイアウトルールの削除
利用していないレイアウトルールは削除することができます。ルールを削除すると、ルールは完全に削除されます。元に戻すことはできません。

ルールを削除するには：
  1. 上部のバーの 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
  3. ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［レイアウトルール］ をクリックします。
  4. レイアウトルール の画面で、削除するルールにマウスのカーソルを合わせて その他 アイコン（ ）をクリックし、 ［削除する］ を選択します。
  5. 確認画面で ［はい、ルールを削除します］ をクリックします。

関連情報