入力規則の作成
Webサイトの登録フォームでは、対応していない形式でデータを入力すると、メッセージが表示されることがよくあります。たとえば、フォームの電話番号の欄に値が入力されていない場合や、入力した番号が10桁に満たない場合、エラーを通知するメッセージが表示されます。このような場合、フォームを送信するには、電話番号を正しくもう一度入力する必要があります。これはフォームでの検証機能と呼ばれ、適切な形式のデータのみを収集するための方法の1つです。
カスタマーサービスでは、的確な解決策を提供するには正確なデータが不可欠です。正しくないデータを基に顧客とやりとりを続けることで、さまざまな問い合わせに対応しなければならない担当者の業務が全体的に遅延する可能性があります。Zoho Deskの入力規則では、正しくないデータが入力されるのを事前に防ぐことで、このような問題に対処することができます。
利用条件
- レイアウトと項目の管理 に関する権限を持つユーザーのみ、この機能を利用できます。
- 入力規則は、最大 50 件まで部門ごとに作成できます。
入力規則の基本機能
- 入力規則を適用すると、データが適切な形式で正しく入力されるように、特定の項目の値を検証することができます。
- 入力されたデータが指定した条件を満たしていない場合、ユーザーに対してエラーメッセージを表示するように設定することができます。これにより、誰もが適切なデータを入力できるようにすることができます。
- 項目に対する入力規則には、入力必須、使用禁止文字、最大/最小文字数、開始/終了文字の指定など、さまざまな条件を指定することができます。
- 例 ： 旅行に関する情報を入力するWebフォームがあり、顧客の旅行の種類が「海外」の場合、旅行者のパスポート番号が必要だとします。Zoho Deskでこの入力規則を設定する場合、内容は以下のようになります：
- レイアウト - 航空券 | メインの項目 - パスポート番号 | サブ項目 - 旅行の種類
- 条件 ： パスポート番号が空ではない、かつ、旅行の種類が海外。
- 表示するエラーメッセージ： 「お知らせ：旅行の種類が海外の場合、パスポート番号を正しく入力する必要があります。」
メモ：
- ユーザーに対して何らかの値の入力を必ず求める場合は、テキスト項目に検証を適用せずに、 ［必要項目に設定］ を選択してください。
入力規則の作成
入力規則を作成するには：
- 上部のバーの 設定 アイコン（
）をクリックします。
- 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
- ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［入力規則］ をクリックします。
- 入力規則 の画面で、画面上部のメニューから対象の タブ と 部門 （複数の部門が存在する場合）を選択します。
- 右上の ［ルールの作成］ をクリックします。
- 入力規則の作成 画面で、以下の手順を実施します：
- 項目 を選択して、ルールを開始する メインの条件 を設定します。
たとえば、旅行の種類が海外で、パスポート番号の項目を検証する場合、メインの条件は「パスポート番号［が空である］」になります。
- ［次へ］ をクリックします。
- 入力規則の編集画面 で、入力されたデータが条件に一致する際に表示される 通知メッセージ を入力します。このメッセージは、指定した条件を満たすすべてのデータに対して表示されますのでご注意ください。
例：「お知らせ：旅行の種類が海外の場合、パスポート番号を正しく入力する必要があります。」 - 複数の条件を作成する場合。サブの条件にマウスのカーソルを合わせて、 編集 アイコン（
）をクリックします。
今回の例では、入力規則の追加条件として、「旅行の種類」に「海外」と入力します。
- プラス アイコン（
）をクリックすると、複数の サブの条件 を定義し、それぞれに通知メッセージを指定できます。
- ［別の選択肢の追加］ をクリックすると、メインの項目における条件の値を変更し、それぞれに通知メッセージを設定できます。
- ヘルプセンターを通じて送信された問い合わせを検証するには、［ヘルプセンターに適用］にチェックを入れてください。
- 完了したら、 ［保存］ をクリックします。
留意事項
入力規則を作成する際は、以下の点にご注意ください：
- 以下は、入力規則の作成時における、条件数の上限です。
- 1件の入力規則につき、 10件までの親条件
- 1件の親条件につき、 5件までのサブ条件
- 1件のサブ条件につき、 5件までの条件
- 入力規則は 部門ごとに専用 です。つまり、問い合わせなどの同じタブで同じ項目に関して、異なる入力規則を部門ごとに設定することができます。
- 入力規則は 作成した 順に実行されます。
- 入力規則で使用されているメインの項目、またはサブの項目が、以下のいずれかの方法で更新された場合、項目の更新処理が優先されます。つまり、入力規則は項目の更新によって上書きされます。
- インポート ：新しい問い合わせのインポート時、または既存のデータの上書き時よる更新
- ワークフロールール ：ワークフロー処理による更新
- ブループリント ：設定した遷移後の処理による更新
- API ：APIを通じた更新
- Webフォーム ：フォームの送信による更新
- 入力規則で使用されているメインの項目に対して、 一括更新 を行うことはできません。
入力規則の無効化
いつでも入力規則を有効、または無効にできます。ルールを無効にすると、ルールは無効としてラベル付けされます。必要に応じて、入力規則を再度有効にすることができます。
ルールを無効にするには：
- 上部のバーの 設定 アイコン（
- 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
- ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［入力規則］ をクリックします。
- 入力規則 の画面で、対象の入力規則の 切り替えボタン をクリックして オフ にします。
- 確認画面で ［無効にする］ をクリックします。
入力規則の削除
利用していない入力規則は削除することができます。ルールを削除すると、ルールは完全に削除されます。元に戻すことはできません。
ルールを削除するには：
- 上部のバーの 設定 アイコン（
- 設定 画面から、 ［カスタマイズ］ 欄の ［レイアウトと項目］ をクリックします。
- ［レイアウトと項目］ のサブメニューから、 ［入力規則］ をクリックします。
- 入力規則 の画面で、マウスのカーソルを削除する入力規則に合わせて、 削除（
） アイコンをクリックします。
- 確認画面で、 ［はい、削除します］ をクリックします。
メモ：
- 入力規則を削除すると、入力規則に関連付けられている通知メッセージも削除されます。
- 入力規則に関連付けられている項目を削除しようとすると、最初に入力規則を削除するように求められます。入力規則の削除後、項目を削除できます。
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