メールテンプレートの使用
問い合わせメールへの返信をすべていちから書いていると、時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。そこで、メールテンプレート機能が役立ちます。共通的な文章やよく使用する文章をあらかじめテンプレート（ひな形）として登録しておくことで、返信時にその文章をすぐに呼び出して使用できます。
メールテンプレートの使用
メールテンプレートには、問い合わせへの返信において繰り返し使用する文章を記載しておくことができます。文中には、差し込み項目を挿入することも可能です。差し込み項目を使用すると、宛名など、相手に応じて変える必要がある情報を文章に反映させることができます。なお、テンプレートは、顧客などの社外の相手への返信用メールだけではなく、同僚や上司への社内連絡用メールでも使用できます。
テンプレートを使用してメールを送信するには
- Zoho Deskのアプリを開きます。
- 返信対象の問い合わせの詳細を開きます。
（その他）アイコンをタップします。
- 返信、全員に返信、転送のいずれかのメニューを選択します。
（その他）アイコンをタップします。
- ［メールテンプレート］を選択します。
- 使用するテンプレートを選択します。なお、
（矢印）アイコンをタップすると、テンプレートの内容をプレビューできます。
- テンプレートを使用するためのメニューをタップします。
- メールを送信します。
お気に入り／標準のテンプレートの設定
よく使用するテンプレートは、お気に入りとして設定できます。お気に入りとして設定したテンプレートは、一覧の上部に表示され、すぐにアクセスしやすくなります。なお、テンプレートの表示順は、必要に応じて並べ替えることができます。
また、特定のテンプレートを標準として設定して、初期設定で適用することも可能です。
特定のテンプレートをお気に入りにするには
- Zoho Deskのアプリを開きます。
- いずれかの問い合わせの詳細を開きます。
（その他）アイコンをタップします。
- 返信、全員に返信、転送のいずれかのメニューを選択します。
（その他）アイコンをタップします。
- ［メールテンプレート］をタップします。
- 画面右上にある編集メニューをタップします。
- 対象のテンプレートの星印をタップしてお気に入りに設定します。
- 操作を完了します。
特定のテンプレートを標準として設定するには
- Zoho Deskのアプリを開きます。
- 返信対象の問い合わせの詳細を開きます。
（その他）アイコンをタップします。
- 返信、全員に返信、転送のいずれかのメニューを選択します。
（その他）アイコンをタップします。
- ［メールテンプレート］をタップします。
（矢印）アイコンをタップし、プレビューを表示します。
（その他）アイコンをタップします。
- 標準に設定するためのメニューを選択します。
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メールテンプレート Zoho Deskでは、メールテンプレートを作成して、顧客への返信の作成時に使用できます。メールテンプレートは、返信文の作成時間を短縮したり、返信時のミスを防止したりするのに役立ちます。また、同じような問い合わせがたくさん寄せられる場合に返信を効率的に行うのにも便利です。作成したメールテンプレートは、内容や用途ごとにフォルダーによって分類できます。また、個人で使用するだけでなく、複数人または全体で共有して使用することも可能です。 ...