ヘルプセンターの従業員ポータルの管理と［学習］タブでの学習資料へのアクセス
従業員ポータルとは、組織のサポート担当者や、システム管理者、パートナー、人事管理者、コンプライアンスチームなどの関係者間でデータを管理、共有するためのスペースです。
ユーザーが従業員ポータルでアクセスできる内容は、以下のとおりです。
ナレッジベースの記事
ユーザーは、内部参照用を含むナレッジベースのすべての記事にアクセスできます。問い合わせに対応するにあたって、これらの記事の情報を参照できます。
ナレッジベースの記事の使用例は、以下のとおりです。
- サポート担当者は、サービスの新しい料金の詳細や各サービスで使用できる機能の内訳を確認し、顧客の問い合わせに返信できます。
- システム管理者は、従業員用に新しいソフトウェアをインストールする前に、ソフトウェアのインストール方法を確認できます。
- 人事管理者は、経費の新しい精算ポリシーを確認し、従業員からの問い合わせに対応できます。
学習資料と修了証（機能の提供元：TrainerCentral）
TrainerCentralは、オンライン上で学習プログラムや修了証を管理できるサービスです。Zoho Deskでは、TrainerCentralと連携して従業員向けの学習機能を利用できます。Zoho Deskの操作画面から組織の要件に合わせて学習プログラムを作成し、学習の目標や目的を設定することが可能です。また、学習の進捗状況に関するレポートを確認することもできます。受講者は、Zoho Deskアカウントで学習コースを受講することが可能です。
学習による主なメリットは、以下のとおりです。
- Zoho Deskの操作画面から従業員やパートナー向けの学習機能を利用できます。
- 受講者は、自身のペースで学習コースを受講できます。
- 必須の学習コースの受講状況を把握したり、ルールやポリシーを満たしているかどうかを確認したりできます。
- さまざまなトピックに関する学習コースを作成できます。
利用条件
必要な権限- 従業員ポータルを有効にするには、サポートの経路の権限が必要です。
- ［学習］タブで各種操作を実行するには、該当の操作に関する権限が必要です。
サポートの経路の権限を持つ管理者または担当者は、TrainerCentral連携を有効にできます。 有効にすると、TrainerCentralに専用のポータルが作成されます。また、管理者権限を持つユーザーとしてTrainerCentralにアクセスできるようになります。
ヘルプセンターの従業員ポータルの有効化
従業員ポータルを有効にするには、［設定］→［経路］→［ヘルプセンター］の順に移動します。
従業員ポータルは、各部門で有効にする必要があります。
有効にすると、ヘルプセンターのメニュー内に［従業員］のサブメニューが作成され、画面上部のバーに
（従業員ポータル）アイコンが表示されます。
従業員ポータルを有効にすると、Zoho DeskとTrainerCentral間の連携が自動で有効になります。
従業員ポータルを有効にするには
- ［設定］→［ヘルプセンター］→［ポータルの管理］の順に移動します。
- ［従業員ポータル］の切り替えボタンを有効にします。
- TrainerCentral連携のセクションに移動します。
- 利用規約を確認し理解した上で、TrainerCentralの利用規約に同意するためのチェックボックスにチェックを入れ、連携ボタンをクリックして連携を有効にします。
- 必要に応じて［学習］タブの切り替えボタンを有効にします。
Zoho DeskとTrainerCentralの連携
TrainerCentralは、Zohoが提供するオンライン学習サービスです。社内での学習、従業員やパートナー向けの研修など、さまざまな用途で使用できます。
従業員ポータルを有効にすると、Zoho DeskとTrainerCentralの連携が自動で有効になります。これにより、以下の操作を行うことが可能です。
- Zoho Deskの［学習］タブから学習コースを作成できます。
- 従業員ポータルで学習コースを受講したり、課題に取り組んだりすることができます。TrainerCentralや他のサービスの画面を開く手間を省くことが可能です。
この連携により、Zoho Deskに［学習］タブが追加されます。こちらからコースの内容や進捗状況を確認できます。
［学習］タブを管理するには、［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］の順に移動します。
［学習］タブの概要
［学習］タブでは、ユーザーは自身のペースで学習コースを受講できます。また、管理者は［学習］タブで学習資料を作成、管理することが可能です。
［学習］タブで作成されたコースの資料は、該当の部門でのみ使用できます。コースには複数のレッスンを追加することが可能です。特定の商品／サービスや機能について、教育を行うことが可能です。
レッスンに追加できるコンテンツの種類は、以下のとおりです。
- テキスト
- 動画、GIF
- 画像、表／図
- アンケート、クイズ、課題
［学習］タブ内で行える操作を設定するには、［設定］→［ユーザー管理］→［権限］の順に移動します。権限を設定するにあたって、作成、表示、削除、更新の操作を選択できます。
- 作成と更新の権限を持つユーザーは、［学習］タブで学習資料を作成できます。
- 表示の権限のみを持つユーザーは、［学習］タブで作成された学習資料を表示できます。他の操作を行うことはできません。
学習コースを受講するには、従業員ポータルで［学習］の切り替えボタンが有効になっている必要があります。
［ナレッジベース］タブと［学習］タブの管理
従業員ポータルには、［ナレッジベース］と［学習］の2種類のタブが用意されています。
管理者は、必要に応じて従業員ポータルに表示するタブを選択することが可能です。
- ［ナレッジベース］タブ：従業員ポータルに標準で表示されるタブです。こちらには、公開中のすべてのナレッジベースの記事が表示されます。ユーザーの部門の各カテゴリーにおいて作成された記事も、こちらからアクセスできます。
- ［学習］タブ：従業員ポータルを有効にした後、このタブの表示設定を有効にできます。有効にすると、ユーザーは従業員ポータルの［学習］タブから学習資料にアクセスできるようになります。
従業員ポータルの外観のカスタマイズ
必要に応じて、従業員ポータルの外観をカスタマイズできます。標準の外観を選択したり、独自の外観を指定したりすることが可能です。カスタマイズした外観は、部門全体で適用されます。
従業員ポータルの外観を選択するには
- ［設定］→［ヘルプセンター］→［ポータルの管理］の順に移動します。
- 従業員ポータルの外観の欄で、［標準］または［カスタム］を選択します。
- ［更新する］をクリックします。
［学習］タブでのコースの作成
［学習］タブで作成と更新の権限を持つユーザーは、［学習］タブでコースを作成できます。作成したコースは、TrainerCentralに反映されます。
コースを作成するには
- 画面上部のメニューから［学習］タブに移動し、［+］をクリックします。
- コース名、概要、説明を入力し、［コースを作成する］をクリックします。
- TrainerCentralのコースの作成ページで、レッスンの件名、説明、課題を入力し、必要に応じて設定内容を変更します。
- ［設定］タブで、コースのコンプライアンスの設定を行います。
- 完了後、［公開］タブに移動して［公開する］をクリックします。
- 確認画面で［公開する］をクリックし、ユーザーに対してコースを公開します。
メモ
- ［学習］タブでコースをクリックすると、コースの編集ページに移動します。
- 必要に応じて、［公開］タブでコースの公開を中止したり、再公開したりできます。
- ［学習］タブで設定されている権限に応じて、コースに対して行える操作（編集、更新、削除）が表示されます。
- ［レポート］タブには、コースの受講者の名前、メールアドレス、受講日、コースの進捗状況、ステータスが表示されます。必要に応じてレポートのデータを更新したり、レポートをエクスポートしたりできます。
従業員ポータルの各種操作
従業員ポータルにアクセスするには、画面上部の
アイコンをクリックします。
メモ- 画面左下の
（全画面表示）アイコンをクリックすると、従業員ポータルのナレッジベースの記事や学習資料を全画面表示で確認できます。
- 画面左下の
（分割表示）アイコンをクリックすると、従業員ポータルのナレッジベースの記事や学習資料を分割表示で確認できます。
［ナレッジベース］タブ
従業員ポータルの［ナレッジベース］タブには、公開中のナレッジベースの記事の一覧が表示されます。
［ナレッジベース］タブで行える操作は、以下のとおりです。
- 部門で作成されている記事の表示
- カテゴリーのフォロー
- 記事へのコメント
- 記事の共有
- 印刷
- 記事のダウンロード（PDF形式）
［学習］タブ
従業員ポータルの［学習］タブには、作成された学習資料の一覧が表示されます。
［学習］タブで行える操作は、以下のとおりです。
- コースの表示
- 課題の受講
- ファイル、画像のアップロード（課題の提出）
- コースの進捗状況の確認
［学習］タブに関して今後リリース予定の機能
［学習］タブに関して今後リリース予定の機能は、以下のとおりです。
- 部門でコースが作成された際の通知の送信
- コースの完了状況の確認
- コースの割り当て
- 完了したコースの一覧の表示
- 受講中のコースの一覧の表示
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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