Webhookを使ってZoho SheetのデータでZoho Formsを事前入力する方法

Webhookを使ってZoho SheetのデータでZoho Formsを事前入力する方法

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Zoho Forms では、外部ソースから取得したデータを使ってフォーム項目に動的に値を自動入力できます。よくある利用ケースとして、Zoho Sheet に保存されている顧客データを取得し、ユーザーがフォームを開いたときにあらかじめ入力しておく方法があります。これは、Zoho Sheet に従業員情報などの既存データが保存されており、一意の識別子に基づいてフォームに自動入力したい場合に特に便利です。たとえば、従業員に Zoho Forms のフォームで従業員 ID だけを入力してもらい、名前、メールアドレス、部署などの残りの情報を Zoho Sheet から自動入力させることができます。

この設定方法を紹介した短い動画をご覧ください。


次のような従業員データを含む Zoho Sheet があるとします。


  1. Zoho Forms アカウントで、左側パネルの Control Panel をクリックします。
  2. 開発者向け情報 の下で、外部連携 をクリックします。

    Click Connections

  3. 作成 Connection をクリックします。

    Create Connection

  4. サービスの一覧から Zoho Sheet を選択します。

    Choose Zoho Sheet

  5. Connection 名 (ZohoSheet など) を入力します。

    Enter a Connection Name

  6. Scope で ZohoSheet.data.API.READ を選択します。これにより、Zoho Forms が Zoho Sheet からデータを読み取れるようになります。

    Choose Scope

  7. 作成 and 接続 をクリックします。表示される画面で権限を付与し、Zoho Forms が Zoho Sheet のデータにアクセスできるようにします。

    Grant permissions

  8. 接続が完了すると、接続の概要を表示できます。

    Connection Summary

  9. フォームビルダーを開き、設定 > フォーム設定 > Prefill > Dynamic Prefill - Webhook に移動します。

    Go to Dynamic Prefill - Webhook
  10. 設定する をクリックします。

    Configure

  11. Webhook 設定 で次を行います。
    1. 検索する項目: Zoho Sheet 内のデータを検索する際に使用するフォーム項目を選択します（例: 従業員 ID）。

      Pick your Search Field

    2. Webhook URL:
      1. Zoho Sheet API ドキュメント から Zoho Sheet API のベース URL をコピーします。

        Copy the API URL
      2. Webhook 設定画面で、この URL（https://sheet.zoho.com/api/v2/）を Webhook URL 項目に貼り付けます。



      3. Zoho Sheet を開き、URL から Sheet ID をコピーし、上記リンクの末尾に https://sheet.zoho.com/api/v2/<sheetID>



         の形式で追加します。たとえば、Sheet ID が abcd1234efgh5678 の場合、最終的な URL は次のようになります。https://sheet.zoho.com/api/v2/abcd1234efgh5678

        Webhook URL

    3. Authorization 種類 で Connection を選択します。リストから、先ほど Zoho Sheet 用に作成した接続を選択します。

      Choose the connection you created

    4.  Zoho Forms がデータを取得・表示する方法を定義するため、次の URL パラメーターを追加します。


      Parameter
      		 説明 Input
      criteria Zoho Forms が Zoho Sheet のどの列を検索するかを指定します。
      選択する項目 セクションで、追加する Input Manually をクリックし、Zoho Sheet 上の列名を引用符で囲んで入力します。
      たとえば、Zoho Sheet の列名が       ID の場合、'ID'= と入力します。その後、従業員 ID が入力されるフォーム項目を選択します。
      worksheet_name Zoho Sheet 内でデータが保存されているワークシートを指定します。 Zoho Sheet からワークシート名をコピーして入力します。
      method Zoho Forms に対し、シートからデータを取得するよう指示します。
      次を入力します:
      worksheet.data.fetch
      render_option Zoho Sheet と同じ形式でデータが表示されるようにします。
      カスタム入力として formatted と入力します。
​URL Parameters
Webhook を、1001 などの検索する項目の値でテストし、返されるレスポンスが有効かどうかを確認します。
​
Test the webhook

Webhook のテストが成功したら、JSON レスポンス内の各項目を対応するフォーム項目にマッピングします。最後に 保存 をクリックします。

Map form fields to prefill​

これで、回答者がフォームを開き、従業員 ID を入力して検索アイコンをクリックすると、フォームが Zoho Sheet にアクセスして詳細を取得し、フォーム項目が自動入力されます。

従業員が従業員 ID を入力する

フォーム項目が自動入力される