Webhookを使ってZoho SheetのデータでZoho Formsを事前入力する方法
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Zoho Forms では、外部ソースから取得したデータを使ってフォーム項目に動的に値を自動入力できます。よくある利用ケースとして、Zoho Sheet に保存されている顧客データを取得し、ユーザーがフォームを開いたときにあらかじめ入力しておく方法があります。これは、Zoho Sheet に従業員情報などの既存データが保存されており、一意の識別子に基づいてフォームに自動入力したい場合に特に便利です。たとえば、従業員に Zoho Forms のフォームで従業員 ID だけを入力してもらい、名前、メールアドレス、部署などの残りの情報を Zoho Sheet から自動入力させることができます。
この設定方法を紹介した短い動画をご覧ください。
次のような従業員データを含む Zoho Sheet があるとします。
- Zoho Forms アカウントで、左側パネルの Control Panel をクリックします。
- 開発者向け情報 の下で、外部連携 をクリックします。
- 作成 Connection をクリックします。
- サービスの一覧から Zoho Sheet を選択します。
- Connection 名 (ZohoSheet など) を入力します。
- Scope で ZohoSheet.data.API.READ を選択します。これにより、Zoho Forms が Zoho Sheet からデータを読み取れるようになります。
- 作成 and 接続 をクリックします。表示される画面で権限を付与し、Zoho Forms が Zoho Sheet のデータにアクセスできるようにします。
- 接続が完了すると、接続の概要を表示できます。
- フォームビルダーを開き、設定 > フォーム設定 > Prefill > Dynamic Prefill - Webhook に移動します。
- 設定する をクリックします。
- Webhook 設定 で次を行います。
- 検索する項目: Zoho Sheet 内のデータを検索する際に使用するフォーム項目を選択します（例: 従業員 ID）。
- Webhook URL:
- Zoho Sheet API ドキュメント から Zoho Sheet API のベース URL をコピーします。
- Webhook 設定画面で、この URL（https://sheet.zoho.com/api/v2/）を Webhook URL 項目に貼り付けます。
- Zoho Sheet を開き、URL から Sheet ID をコピーし、上記リンクの末尾に https://sheet.zoho.com/api/v2/<sheetID>
の形式で追加します。たとえば、Sheet ID がabcd1234efgh5678の場合、最終的な URL は次のようになります。https://sheet.zoho.com/api/v2/abcd1234efgh5678 -
Authorization 種類 で Connection を選択します。リストから、先ほど Zoho Sheet 用に作成した接続を選択します。
-
Zoho Forms がデータを取得・表示する方法を定義するため、次の URL パラメーターを追加します。
Webhook を、1001 などの検索する項目の値でテストし、返されるレスポンスが有効かどうかを確認します。
Webhook のテストが成功したら、JSON レスポンス内の各項目を対応するフォーム項目にマッピングします。最後に 保存 をクリックします。
これで、回答者がフォームを開き、従業員 ID を入力して検索アイコンをクリックすると、フォームが Zoho Sheet にアクセスして詳細を取得し、フォーム項目が自動入力されます。
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