ウェブフックを使用してZohoシートからデータを事前入力する方法 - Zohoフォーム

ウェブフックを使用してZohoシートからデータを事前入力する方法 - Zohoフォーム

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Zoho Formsでは、外部ソースから取得したデータを使ってフォーム項目を動的に事前入力することができます。よくある活用例の一つとして、Zoho Sheetに保存されている顧客データを取得し、ユーザーがフォームを開いた際に自動で入力する方法が挙げられます。既にZoho Sheetに従業員の詳細などのデータが保存されている場合、固有の識別子をもとにフォームを事前入力したいときに特に便利です。例えば、従業員がZoho Formに従業員IDを入力するだけで、名前・メール・部署などその他の情報がZoho Sheetから自動的に入力されます。

この設定方法をまとめた短い動画をご覧ください。


Zoho Sheetに下記の従業員データがあると仮定します。


  1. Zoho Formsアカウントで、左側のパネルからControl Panelをクリックします。
  2. 開発者向け情報の下で、外部連携をクリックします。

    Click Connections

  3. 作成 Connectionをクリックします。

    Create Connection

  4. サービス一覧からZoho Sheetを選択します。

    Choose Zoho Sheet

  5. Connection名(ZohoSheet)を入力します。

    Enter a Connection Name

  6. スコープでZohoSheet。data。API。READ.を選択します。これにより、Zoho FormsがZoho Sheetからデータを読み取ることができます。

    Choose Scope

  7. 作成 and 接続をクリックします。表示されたら権限を付与し、Zoho FormsがZoho Sheetからデータへアクセスできるようにします。

    Grant permissions

  8. 接続が完了すると、接続の概要が表示されます。

    Connection Summary

  9. フォームビルダーを開き、設定 > Form設定 > Prefill > Dynamic Prefill - Webhookへ移動します。

    Go to Dynamic Prefill - Webhook
  10. 設定するをクリックします。

    Configure

  11. Webhook設定内:
    1. 検索する項目: Zoho Sheet内のデータを検索する際に使用する項目を選択します(例:従業員ID)。

      Pick your Search Field

    2. Webhook URL:
      1. Zoho Sheet APIドキュメント(Zoho Sheet API documentation)から、Zoho Sheet APIベースURLをコピーします。

        Copy the API URL
      2. Webhook設定画面で、このURL(https://sheet.zoho.com/api/v2/)をWebhook URL項目に貼り付けます。



      3. Zoho Sheetを開き、URLからSheet IDをコピーし、上記リンクの末尾に追加します。形式はhttps://sheet.zoho.com/api/v2/<sheetid>



        例として、Sheet IDがabcd1234efgh5678の場合、最終的なURLは以下のようになります:https://sheet.zoho.com/api/v2/abcd1234efgh5678

        Webhook URL
  12. Authorization 種類で、Connectionを選択します。リストから、先ほど作成したZoho Sheet用のコネクションを選んでください。

    作成したコネクションを選択

  13.  Zoho Formsがデータを取得し表示する方法を定義する、以下のURLパラメーターを追加してください。


    パラメーター
    説明 入力
    criteria Zoho FormsがZoho Sheet内のどの列を検索するかを指定します。
    選択する項目」セクションで、手動で入力を追加をクリックし、列名(Zoho Sheetと同じ名称)をクォーテーションで囲んで入力してください。
    例として、Zoho Sheetの列名が
    IDの場合、入力内容は 'ID'=となります。その後、従業員IDが入力されるフォームの項目を選択してください。
    worksheet_name データが含まれているZoho Sheetのワークシートを指定します。 Zoho Sheetでワークシートの名前をコピーしてください。
    method Zoho Formsにシートからデータの取得元を指示します。
    種類:
    worksheet。データ。fetch
    render_option Zoho Sheetと同じ形式でデータが表示されるようにします。
    入力欄にカスタム input として formatted と入力します。
URL Parameters

Webhookをテストし、検索する項目値として1001などを入力し、受領済みレスポンスが有効かどうかを確認します。

Test the webhook

Webhookのテストが成功したら、JSONレスポンス内の各項目を対応するフォーム項目にマッピングします。クリック 保存

Map form fields to prefill

回答者がフォームを開き、従業員IDを入力して「検索する」アイコンをクリックすると、フォームはZoho Sheetに通話して詳細を取得し、自動的に項目が入力されます。

Employee enters the Employee ID

Form fields are prefilled




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