Google Sheetsのデータをウェブフックを使ってZohoフォームにプリフィルする方法

Google Sheetsのデータをウェブフックを使ってZohoフォームにプリフィルする方法

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Zoho Formsでは、外部ソースから取得済みデータでフォーム項目を動的にプレフィルできます。よく利用されるケースの一つが、Google シートに保存されている顧客データを取得し、ユーザーがフォームを開いた際に自動入力する方法です。これにより、時間の節約や入力ミスの削減、ユーザーエクスペリエンスの向上が実現します。

この記事では、Google 表計算シートのApps Scriptをセットアップし、ウェブアプリとしてデプロイし、Dynamic Prefill Webhook経由でZoho Formsと連携する手順を順を追ってご説明します。

注目:この設定方法について短い動画もご覧いただけます。


  1. データが保存されているGoogle シートを開きます。


  2. 上部メニューから拡張機能 → Apps Scriptをクリックします。


  3. 新しいタブでApps Scriptエディターが開きます。

  4. 以下のスクリプトをコピー&ペーストしてください:

    function doGet(e) {

        

    const sheetId = '{sheet_id}'; // <-- 実際のシートIDに置き換えてください

    const sheetName = 'Sheet1';

    const columnToSearch = 1; // 例:列Bの場合は2

    const query = e。parameter。query || ''; // 例: ?query=Doe


    if (!query) {

    返品する ContentService

    .createTextOutput(JSON。stringify({ メッセージ: '検索クエリがありません' }))

    .setMimeType(ContentService。MimeType。JSON);

    }


    const ss = SpreadsheetApp。openById(sheetId);

    const sheet = ss。getSheetByName(sheetName);

    const data = sheet。getDataRange().getValues();


    for (let i = +10、-10; i < data。length; i++) {

    const cellValue = data[i][columnToSearch - 1].toString();

    if (cellValue。includes(query)) {

    const result = {

    row: i + 1, // オプション:1から始まる行番号

    data: data[i] // 一致した行全体

    };

    返品する ContentService

    .createTextOutput(JSON。stringify(result))

    .setMimeType(ContentService。MimeType。JSON);

    }

    }


    返品する ContentService

    .createTextOutput(JSON。stringify({ メッセージ: '一致する行が見つかりませんでした。' }))

    .setMimeType(ContentService。MimeType。JSON);

    }

  5. sheetIdをGoogle シートのURLからコピーします。下図を参照してください。

  6. Google シートのURLからsheetIdを取得し、スクリプト内の該当部分に置き換えてください。



  7. シート名も表示例のように、実際のシート名に置き換えてください。

  8. ユニークな識別子(例:メール、ID)が保存されている列を置き換えます。数字を使用してください。
    例えば、メールが列Bに保存されている場合は、次のように設定します:const columnToSearch = 2;


  9. Apps Scriptエディタで、右上のDeployボタンをクリックし、新規デプロイを選択します。


  10. 種類を選択の下で、Web appを選択します。


  11. 詳細を入力してください:

    • 説明Fetch data APIなどと入力してください。

    • 実行するユーザー:Me(あなたのアカウント)。

    • アクセス権があるユーザー:Anyone。


  12. Deployをクリックします。

  13. 初めてデプロイする場合、Googleから権限の確認が求められます。認証をクリックしてください。


  14. デプロイ後、GoogleよりWeb App URLが発行されます。


  15. ブラウザでシートの検索列から値を使ってスクリプトをテストできます。


  16. 該当行のデータを含むJSONレスポンスが返されます。


  17. Zoho Formsでフォームビルダーを開きます。設定 > フォーム設定 > プレフィル > ダイナミックプレフィルWebhookへ移動します。

  18. Webhook設定では、従業員IDを検索項目として選択します。ここで選択した項目がGoogle ScriptでcolumnToSearchとして設定した列と一致していることを確認してください。

  19. Webhook URLにはコピーしたWeb App URLを貼り付けます。

  20. データ識別子をqueryとして入力します。次へをクリックしてください。


  21. 検索項目の値(例:1002)でWebhookをテストし、受信したレスポンスが有効かどうかを確認します。

  22. シートの項目「差出人」の回答を、対応するフォーム項目にマッピングします。


  23. 保存をクリックします。

これで、回答者がフォームを開いて従業員IDを入力し、検索するアイコンをクリックすると、フォームがGoogleシートにアクセスして詳細を取得し、自動で入力されます。


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