経費精算承認

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仮定しましょう、あなたは従業員で、作業旅行を完了して経費精算フォームを送信する必要があるとします。ホテルの受取請求書、食事、交通費など、すべての領収書をフォームに記入して送信し、通常の承認プロセスを期待します。しかし、メールを待つのではなく、承認プロセスの各ステージがシームレスに行われ、裏側でどのような複雑な動作が行われているかすら気づかないでしょう。そのすべてはZoho Formsが裏側で管理しています。

従業員が経費精算フォームを送信し、承認プロセスは経費の金額や経費の種類に基づいて複数のステージが存在します。これらの要素に基づいて異なる承認パスが実行されます。

まず、必要な項目を持つフォームを作成します。

では、このフォームを提出した際に動作するべき承認ワークフローを理解しましょう。

承認ワークフロー

もし経費が500ドル以下で出張関連ではない場合、チームマネージャーが速やかにレビューを行い、承認または否認します。この初期の確認は迅速であり、日常的な小さな経費についてはシンプルに保ちます。ただし、500ドル以上を支出しているか、または出張経費がある場合、フォームの処理はそこで止まりません。次にどこへ進むべきか、自動的に知っています。

任意の500ドルを超える払い戻しや出張に関わる場合、部署の責任者がステップインします。この段階では、経費はより綿密なチェックが必要です。会議への出張であれ、プロジェクトのための大きな購入であれ、部署の責任者は、それがチームの予算や方針に合致していることを確認します。そして、あなたの経費合計が1,000ドルの設定を超えると、フォームは財務部署に自動的に送られて承認を得ます。

もし払い戻しが1,000ドルを超える場合、財務部署はすべての数字が合計することと、全ての出費が適切に計上されていることを確認します。彼らは企業の資金の守護者であり、すべての経費が正当で、適切に書類化されていることを確認します。

しかし、もし払い戻しが2,500ドルを超え、不通例である場合はどうでしょうか？このようなケースでは、フォームは直接CEOや経営陣にエスカレートされ、意思決定が行われます。このレベルは、大きな出費が細心の注意を払って確認されることを保証します。

これを満足させるべき条件として明確に記述しましょう。