経費精算の承認

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あなたが出張を終えたばかりの従業員で、経費精算フォームを提出する必要があるとします。ホテルの請求書、食事代、交通費など、すべての領収書をフォームに入力して送信し、いつものように何度かやり取りしながら承認されることを想像するでしょう。しかし、メールが届くのを待つ代わりに、承認プロセスの各段階が自動的に進み、Zoho Forms の裏側でどれほど複雑な処理が行われているかを意識することもありません。

従業員は経費精算フォームを送信し、承認プロセスは経費金額や経費の種類に応じて複数レベルで行われます。これらの条件に基づいて、異なる承認ルートが実行されます。

まず、必要な項目を含むフォームを作成します。

次に、このフォームを送信したときに動作する承認ワークフローについて説明します。

承認ワークフロー

経費が 500 ドル未満で、出張に関連しない場合は、チームマネージャーが内容を簡単に確認し、承認または却下します。この最初の確認は迅速に行われ、日常的な少額経費の処理をシンプルに保ちます。しかし、500 ドルを超える支出や出張経費が含まれる場合、フォームはそこで処理を止めません。次にどこへ回送すべきかを自動的に判断します。

500 ドルを超える精算や出張を含む場合は、部署責任者が承認に関与します。このレベルでは、経費をより厳密に確認します。カンファレンスへの出張やプロジェクトの大きな購入など、部署責任者はチームの予算やポリシーに合致しているかを確認します。また、合計経費が 1,000 ドルを超えた場合、フォームは自動的に経理部門に回送され、承認されます。

1,000 ドルを超える精算については、経理部門がすべての数値が正しく合っているか、支出の一円一円まで適切に計上されているかを確認します。経理部門は会社の資金を守る役割を担い、すべての経費が正当で、十分な証跡があることを保証します。

さらに、精算額が 2,500 ドルを超え、内容が通常と異なるような場合には、フォームは直接CEO または経営幹部にエスカレーションされ、最終判断が行われます。このレベルでは、多額の支出について、必要な慎重な確認が行われます。

これらを満たすべき条件として、わかりやすく整理してみましょう。

経費金額が 500 未満で、出張を含まない場合、申請は最終承認のためにチームマネージャーに送信されます。
経費金額が 500 未満で、出張を含む場合、申請は追加の操作なしで自動的に最終承認されます。
経費金額が 500 より大きい、または 500 と等しい場合、申請は承認のためにチームマネージャーに送信され、承認されると次のレベルに進みます。
経費金額が 500 ドル以上 1,000 ドル未満で、出張を含む場合、申請は最終承認のために部署責任者に送信されます。
経費金額が 500 ドル以上 1,000 ドル未満で、出張を含まない場合、申請は別の部署責任者に最終承認のため送信されます。
経費金額が1,000 ドル以上 2,500 ドル以下の場合、申請は最終承認のために直接経理責任者（Finance Head）に送信されます。
経費金額が2,500 ドルより大きい$2,500, the request is directly 送信済み to the CEO for final approval.