Zoho Oneの利用開始 第1部：組織とアプリケーションの設定

Zoho Oneの利用開始 第1部：組織とアプリケーションの設定

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Zoho Oneでは、営業、マーケティング、財務、サポート、人事、コラボレーション、分析などを1か所で管理するために、ビジネスに必要なアプリがまとめられています。
初めてZoho Oneを設定する場合、すべてを一度に設定する必要はありません。まず組織のニーズを把握し、優先度の高い領域を1つ選んで、その用途に必要なアプリを設定してから、段階的に拡張していくのがおすすめです。
このガイドでは、Zoho Oneを使い始める際に重点的に確認すべき主な領域を簡単に紹介します。各セクションでは、できることの概要と、詳細な設定手順へのリンクを案内します。

開始する前に

Zoho Oneの設定を開始する前に、組織が最初に達成したいことを数分で確認しておきましょう。
たとえば、次のような目的が考えられます。
  1. 見込み客、商談、顧客関係を管理する
  2. メールキャンペーンやマーケティング活動を実施する
  3. 会計、請求、経費を設定する
  4. 従業員情報と人事プロセスを管理する
  5. 顧客サポートの問い合わせに対応する
  6. チームのコミュニケーションとコラボレーションを改善する
  7. 既存ツールのデータをZohoアプリに移行する
Zoho Oneはこれらすべての領域で利用できますが、1つの業務機能から始めて段階的に拡張すると、よりスムーズに導入できます。

Zoho Oneの概要

設定を開始する前に、Zoho Oneの構成を簡単に確認しましょう。Zoho Oneは、営業、マーケティング、財務、人事、サポート、コラボレーション、分析などのアプリを、1つの連携されたプラットフォームにまとめます。
Zoho Oneでは、アプリへのアクセス、ユーザー管理、アプリへのアクセス権の割り当てを行い、チームがプラットフォームを使い始められるように案内できます。
詳細：Zoho Oneの紹介

ソリューションの選択

最初に導入するソリューションを特定することから始めます。
たとえば、直近の優先事項が営業の場合は、Zoho CRMなどの営業アプリから始めます。優先事項が財務の場合は、Zoho Books、Zoho Billing、Zoho Expenseなどの財務アプリから始めます。まずコラボレーションを改善したい場合は、Zoho Mail、Zoho Cliq、Zoho WorkDriveなどのアプリから始めます。
最初のソリューションが1つのチームでうまく機能するようになったら、さらにアプリ、ユーザー、ワークフローを追加できます。
一般的な始め方
目的が次の場合...
最初に使用するもの...
見込み客、連絡先、商談を管理する
営業アプリ
キャンペーンを実施し、見込み客を獲得する
マーケティングアプリ
会計、請求書、経費を管理する
財務アプリ
顧客をサポートし、チケットを追跡する
サポートアプリ
従業員と人事業務を管理する
人事アプリ
コミュニケーションとファイル共有を改善する
コラボレーションアプリ
カスタムワークフローを構築する
カスタムアプリと自動化
次のおすすめ手順：まず設定する業務領域を1つ選択します。後からアプリやチームを追加できます。

組織プロフィールの設定

組織プロフィールには、会社名、住所、タイムゾーン、言語、連絡先情報など、基本的なビジネス情報が含まれます。
この情報は複数のZohoアプリで使用される場合があるため、各アプリケーションの設定を開始する前に確認しておくことをおすすめします。
実施すること
Zoho Oneで組織の詳細を確認し、更新します。会社名、タイムゾーン、言語、その他の基本情報が正しいことを確認してください。
重要な理由
組織の詳細が正確でない場合、後でアプリ設定、メールでのやり取り、請求書、ユーザー体験、レポートに影響する可能性があります。ここで数分かけて確認しておくことで、後の混乱を防げます。
ヒント
一時的または非公式な値ではなく、正式な会社情報を使用してください。これはZoho One内の組織プロフィールとして扱います。
詳細：組織プロフィールの設定

ドメインの追加と認証

ドメインは、Zoho One内で組織のビジネスアイデンティティを表します。ドメインを設定すると、メール、ユーザー識別、従業員や顧客にとってよりプロフェッショナルな利用体験に役立ちます。
現在の設定フローでは、ドメインの確認と認証をまとめて実行できます。確認ではドメインの所有権を確認し、認証では信頼性とメール配信の向上に役立ちます。
実施すること
Zoho Oneに会社のドメインを追加し、確認と認証に必要な手順をDNSホストで完了します。
重要な理由
確認および認証済みのドメインがあると、Zohoアプリ全体でビジネスアイデンティティを安心して使用できます。メール関連アプリを使用する場合や、ビジネスドメインから顧客とやり取りする場合は特に重要です。
ヒント
DNSレコードを管理していない場合は、開始前にITチームまたはドメイン管理者に協力を依頼してください。
詳細：ドメインの追加と認証

選択したソリューションを適切なアプリで拡張

Zoho Oneには幅広いアプリが含まれていますが、すべてのアプリをすぐに導入する必要はありません。
この段階では、先ほど選択したソリューションを基に、そのビジネス目標を支える具体的なアプリを選びます。これにより設定の焦点を絞り、ユーザーがプラットフォームをより簡単に活用できるようになります。
営業アプリから始める
見込み客、連絡先、商談、顧客とのやり取り、営業フォローアップの管理を優先する場合は、営業アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho CRM
  2. Zoho SalesIQ
  3. Zoho Campaigns
  4. Zoho Forms
  5. Zoho Analytics
マーケティングアプリから始める
見込み客の獲得、キャンペーンの実施、ランディングページの作成、イベント管理、キャンペーン成果の追跡を優先する場合は、マーケティングアプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Campaigns
  2. Zoho Marketing Automation
  3. Zoho Forms
  4. Zoho LandingPage
  5. Zoho Social
  6. Zoho Survey
財務アプリから始める
会計、請求、支払い、経費、在庫、サブスクリプションの管理を優先する場合は、財務アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Books
  2. Zoho Billing
  3. Zoho Invoice
  4. Zoho Expense
  5. Zoho Inventory
サポートアプリから始める
顧客からのチケット、サポートチャネル、リモート支援、ヘルプセンターコンテンツの管理を優先する場合は、サポートアプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Desk
  2. Zoho Assist
  3. Zoho SalesIQ
  4. Zoho Analytics
人事アプリから始める
従業員情報、採用、オンボーディング、勤怠、休暇、給与、社内研修の管理を優先する場合は、人事アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho People
  2. Zoho Recruit
  3. Zoho Payroll
  4. Zoho Learn
コラボレーションアプリから始める
チームのコミュニケーション、ファイル共有、会議管理、共同作業の支援を優先する場合は、コラボレーションアプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Mail
  2. Zoho Cliq
  3. Zoho WorkDrive
  4. Zoho Meeting
  5. Zoho Calendar

アプリへのデータ移行

チームが既存のツールから移行する場合、ユーザーがZohoアプリで作業を開始する前に、重要なビジネスデータを取り込む必要があることがあります。

まず最初に設定するアプリを特定し、そのアプリにインポートまたは移行する必要があるデータを確認します。

たとえば、次のデータを移行できます。
  1. Salesforce、HubSpot、Pipedrive、スプレッドシート、その他のCRMツールからZoho CRMへの見込み客、連絡先、取引先、商談の移行
  2. QuickBooks、Xero、Tally、FreshBooks、スプレッドシート、その他の会計ツールからZoho Booksへの顧客および仕入先のデータの移行
  3. Stripe、Chargebee、Recurly、スプレッドシート、その他の請求システムからZoho Billingへのサブスクリプションおよび請求データの移行
  4. Zendesk、Freshdesk、Intercom、Help Scout、スプレッドシート、その他のヘルプデスクツールからZoho Deskへの問い合わせ、連絡先、ナレッジベースのコンテンツの移行
  5. BambooHR、Gusto、Workday、スプレッドシート、その他の人事システムからZoho Peopleへの従業員情報の移行
  6. Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、ローカルストレージ、その他のクラウドストレージツールからZoho WorkDriveへのファイルとフォルダーの移行
  7. Slack、Microsoft Teams、その他のメッセージツールからZoho Cliqへのチームの会話や共同作業ワークフローの移行
実行すること
まず設定するアプリを選択し、そのアプリで利用できるインポートまたは移行の方法を確認します。

  1. 営業ワークフローを設定する場合は、Salesforce、HubSpot、Pipedrive、スプレッドシートなどのツールから、見込み客、連絡先、取引先、商談、メモ、関連データをZoho CRMに取り込めます。
  2. 共同作業を設定する場合は、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、BoxなどのツールからZoho WorkDriveにファイルを移行できます。また、SlackやMicrosoft Teamsなどのツールでの日常的な会話をZoho Cliqへ移行するようチームを支援できます。
  3. 財務を設定する場合は、QuickBooks、Xero、Tally、FreshBooks、Stripe、Chargebee、スプレッドシートなどのツールから、顧客、仕入先、請求書、経費、在庫、サブスクリプション、支払いに関するデータを、関連するZohoの財務アプリにインポートできます。
  4. サポートを設定する場合は、Zendesk、Freshdesk、Intercom、Help Scoutなどのツールから、顧客の問い合わせ、連絡先、担当者、ヘルプセンターのコンテンツをZoho Deskに移行できます。
  5. 人事を設定する場合は、BambooHR、Gusto、Workday、スプレッドシートなどのツールから、従業員データ、部門、役職、関連情報をZoho Peopleにインポートできます。
重要な理由
必要なデータを早い段階で移行しておくと、ユーザーはアプリ内で有用な情報をすぐに利用できる状態で開始できます。手作業を減らし、重複した設定を避けられるうえ、チームがZoho One内で使い慣れた業務データを扱い続けられるため、定着率の向上にもつながります。

ヒント
大量のデータをインポートする前に、移行元ファイルを整理し、少量のサンプルでテストしてください。重複データ、未入力項目、表記ゆれ、古い情報、正しく対応付ける必要がある必須項目を確認します。
移行方法はアプリや移行元ツールによって異なる場合があるため、開始する前にアプリ別の移行ガイドを確認してください。
詳細はこちら：Zoho Oneへのデータ移行

カスタムアプリと連携の構築

Zoho Oneでは、標準アプリだけでなく、カスタムソリューションの構築や外部ツールとの連携によって設定を拡張できます。
Zoho Creatorを使用すると、業務ワークフローに合わせたカスタムアプリを構築できます。また、シングルサインオン（SSO）を使用してサードパーティアプリを接続したり、外部ツールにすばやくアクセスするためのWebタブを追加したり、システムを連携してユーザーに統一された利用環境を提供したりできます。

できること
  1. Zoho Creatorを使用してカスタムアプリを構築する
  2. SSOを使用して外部アプリを追加する
  3. よく使用するツールにアクセスするためのWebタブを作成する
  4. アプリを接続し、システム間のワークフローを自動化する
重要な理由
カスタムアプリと連携により、Zoho Oneを独自の業務プロセスに合わせて調整できます。システムに合わせてワークフローを変更するのではなく、組織の働き方に合わせてシステムを拡張できます。
詳細はこちら：Zoho Creatorでカスタムアプリを構築する
詳細はこちら：SSOアプリを設定する
詳細はこちら：Webタブを追加する
 

スペースへのアプリの整理

Zoho Oneではユーザーが多くのアプリにアクセスできますが、すべてのユーザーがすべてのアプリを表示する必要はありません。

スペースを使用すると、チーム、部門、ワークフローに基づいて、アプリを目的別の作業領域に整理できます。これにより、ユーザーは自分の業務に関連するアプリを見つけやすくなります。

Zoho Oneには、すぐに始められるようにいくつかのデフォルトのスペースが用意されています。これらは営業、財務、サポート、共同作業などの一般的な業務機能に基づいて設計されているため、チームは構成された環境ですぐに作業を開始できます。

これらのデフォルトのスペースに加えて、組織固有のニーズに基づいて独自のスペースを作成し、カスタマイズできます。チームの実際の働き方に合わせて、アプリ、ツール、ワークフローをグループ化できます。

標準のZohoアプリに加えて、Zoho Creatorで構築したカスタムアプリや、その他の連携済みツールをスペースに含めることもできます。これにより、チーム向けに既製のソリューションとカスタム構築したソリューションを1つのワークスペースにまとめられます。
例
営業スペースには、CRM、SalesIQ、Campaigns、Forms、Analytics、Zoho Creatorで構築したカスタムの見込み客評価アプリを含められます。

財務スペースには、Books、Billing、Expense、Invoice、Inventory、カスタム承認ワークフローアプリを含められます。

サポートスペースには、Desk、Assist、SalesIQ、Analytics、カスタムの問い合わせエスカレーションアプリを含められます。

共同作業スペースには、Mail、Cliq、WorkDrive、Meeting、Calendar、チーム連携用に構築した内部ツールを含められます。

重要な理由

目的を絞ったワークスペースにより、ユーザーはより早く作業を開始できます。長いアプリ一覧を表示する代わりに、各チームは使用する可能性が高いツールだけを確認できます。

デフォルトのスペースはすばやく始めるための出発点になり、カスタムスペースを使用すると、組織の成長に合わせて、具体的な業務プロセスに沿った設定に調整できます。

スペースにカスタムアプリを含めることで、ワークスペースを具体的な業務プロセスに合わせられます。チームは、システムを切り替えることなく、標準のZohoアプリと個別に調整したソリューションの両方に1か所からアクセスできます。
詳細はこちら：スペースの作成と管理

次のステップ
初期設定が完了し、現在はZoho Oneでのユーザーとアクセスの管理に進んでいます。
  1. 組織を設定し、適切なアプリを選択する
  2. ユーザーを追加し、グループに整理して、アクセスを管理する
  3. セキュリティ設定を構成し、ワークフローを自動化して、Zoho Oneの設定を拡張する
次のパートでは、チームがZoho Oneを使い始められるように、ユーザーの追加、効果的なグループ化、適切なアクセス権の割り当て方法について説明します。
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