Zoho Oneの利用開始 第1部：組織とアプリケーションの設定

Zoho Oneの利用開始 第1部：組織とアプリケーションの設定

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Zoho Oneでは、営業、マーケティング、財務、サポート、人事、共同作業、分析など、組織に必要なアプリを1か所で管理できます。
Zoho Oneを初めて設定する場合、すべてを一度に設定する必要はありません。まず組織のニーズを把握し、優先度の高い分野を1つ選び、その用途に必要なアプリを設定してから、段階的に利用範囲を広げることをおすすめします。
このガイドでは、Zoho Oneの利用を開始する際に重点を置くべき主な分野について簡単に説明します。各セクションでは、できることを紹介し、詳細な設定ガイドへのリンクを案内します。

開始する前の準備

Zoho Oneの設定を開始する前に、数分かけて組織で最初に達成したい目標を確認してください。
たとえば、次のような目標があります。
  1. 見込み客、商談、顧客との関係を管理する
  2. メールキャンペーンやマーケティング活動を実施する
  3. 会計、請求、経費管理を設定する
  4. 従業員情報や人事業務を管理する
  5. 顧客からのサポート申請に対応する
  6. チームのコミュニケーションと共同作業を改善する
  7. 既存のツールからZohoアプリにデータを移行する
Zoho Oneはこれらすべての分野で使用できますが、まず1つの業務分野から始め、段階的に拡大することで、スムーズに導入できます。

Zoho Oneの概要

設定を開始する前に、Zoho Oneの構成を簡単に確認しましょう。Zoho Oneは、営業、マーケティング、財務、人事、サポート、共同作業、分析などのアプリを、相互に接続された1つのプラットフォームに集約しています。
Zoho Oneでは、アプリへのアクセス、ユーザーの管理、アプリへのアクセス権の割り当て、プラットフォームの利用を開始するチームへの案内を行えます。
詳細はこちら：Zoho Oneの概要

ソリューションの選択

最初に導入するソリューションを決定します。
たとえば、営業をすぐに優先したい場合は、Zoho CRMなどの営業アプリから始めます。財務を優先する場合は、Zoho Books、Zoho Billing、Zoho Expenseなどの財務アプリから始めます。共同作業を最初に改善したい場合は、Zoho Mail、Zoho Cliq、Zoho WorkDriveなどのアプリから始めます。
最初のソリューションを1つのチームで問題なく運用できるようになったら、アプリ、ユーザー、ワークフローをさらに追加できます。
一般的な導入例
目的
最初に導入するもの
見込み客、連絡先、商談を管理する
営業アプリ
キャンペーンを実施して見込み客を獲得する
マーケティングアプリ
取引先、請求書、経費を管理する
財務アプリ
顧客をサポートし、問い合わせを追跡する
サポートアプリ
従業員と人事業務を管理する
人事アプリ
コミュニケーションとファイル共有を改善する
共同作業アプリ
カスタムワークフローを作成する
カスタムアプリと自動化
おすすめの次の手順：最初に設定する業務分野を1つ選択します。アプリやチームは後からさらに追加できます。

組織情報の設定

組織情報には、組織名、住所、タイムゾーン、言語、連絡先情報など、組織の基本情報が含まれます。
この情報は複数のZohoアプリで使用される場合があるため、各アプリを設定する前に確認することをおすすめします。
実施事項
Zoho Oneで組織情報を確認し、更新します。組織名、タイムゾーン、言語、その他の基本情報が正しいことを確認してください。
重要である理由
組織情報が正しくない場合、後からアプリの設定、メールでのコミュニケーション、請求書、ユーザーの利用環境、レポートなどに影響する可能性があります。ここで数分かけて確認しておくことで、後の混乱を防げます。
簡単なヒント
一時的または非公式な情報ではなく、組織の正式な情報を使用してください。Zoho One内における組織情報として設定します。
詳細はこちら：組織情報の設定

ドメインの追加と認証

ドメインは、Zoho One内で組織の識別情報として使用されます。ドメインを設定すると、メールやユーザーの識別に役立ち、従業員や顧客によりプロフェッショナルな利用環境を提供できます。
現在の設定フローでは、ドメインの認証とメール認証をまとめて行えます。ドメインの認証ではドメインの所有権を確認し、メール認証では信頼性とメールの到達率を向上させます。
実施事項
Zoho Oneに組織のドメインを追加し、DNSホストでドメインの認証とメール認証に必要な手順を完了します。
重要である理由
認証済みのドメインを使用すると、Zohoアプリ全体で組織の識別情報を安心して使用できます。メール関連のアプリを使用する場合や、組織のドメインから顧客に連絡する場合は、特に重要です。
簡単なヒント
DNSレコードを管理していない場合は、開始する前にITチームまたはドメインの管理者に依頼してください。
詳細はこちら：ドメインの追加と認証

選択したソリューションに適したアプリの追加

Zoho Oneには幅広いアプリが含まれていますが、すべてのアプリをすぐに導入する必要はありません。
この段階では、先ほど選択したソリューションを基に、その業務目標を支援するアプリを選択します。これにより、必要な設定に集中でき、ユーザーもプラットフォームを導入しやすくなります。
営業アプリからの開始
見込み客、連絡先、商談、顧客とのコミュニケーション、営業のフォローアップを管理する場合は、営業アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho CRM
  2. Zoho SalesIQ
  3. Zoho Campaigns
  4. Zoho Forms
  5. Zoho Analytics
マーケティングアプリからの開始
見込み客の獲得、キャンペーンの実施、集客用ページの作成、イベントの管理、キャンペーン効果の追跡を優先する場合は、マーケティングアプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Campaigns
  2. Zoho Marketing Automation
  3. Zoho Forms
  4. Zoho LandingPage
  5. Zoho Social
  6. Zoho Survey
財務アプリからの開始
会計、請求管理、支払い、経費、在庫、サブスクリプション管理を優先する場合は、財務アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Books
  2. Zoho Billing
  3. Zoho Invoice
  4. Zoho Expense
  5. Zoho Inventory
サポートアプリからの開始
顧客からの問い合わせ、サポートチャネル、リモート支援、ヘルプセンターのコンテンツを管理する場合は、サポートアプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Desk
  2. Zoho Assist
  3. Zoho SalesIQ
  4. Zoho Analytics
人事アプリからの開始
従業員情報、採用、入社手続き、勤怠、休暇、給与計算、社内研修を管理する場合は、人事アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho People
  2. Zoho Recruit
  3. Zoho Payroll
  4. Zoho Learn
共同作業アプリからの開始
チーム間のコミュニケーション、ファイル共有、会議の管理、共同作業を優先する場合は、共同作業アプリを使用します。
次のアプリから始めることができます。
  1. Zoho Mail
  2. Zoho Cliq
  3. Zoho WorkDrive
  4. Zoho Meeting
  5. Zoho Calendar

アプリへのデータ移行

チームが既存のツールから移行する場合、ユーザーがZohoアプリを使い始める前に、重要な組織データを移行する必要がある場合があります。

まず設定するアプリを決め、そのアプリにインポートまたは移行する必要があるデータを確認します。

たとえば、次のデータを移行できます。
  1. Salesforce、HubSpot、Pipedrive、表計算シート、その他のCRMツールから、見込み客、連絡先、取引先、商談をZoho CRMに移行する
  2. QuickBooks、Xero、Tally、FreshBooks、表計算シート、その他の会計ツールから、顧客や仕入先のデータをZoho Booksに移行する
  3. Stripe、Chargebee、Recurly、表計算シート、その他の請求システムから、サブスクリプションと請求のデータをZoho Billingに移行する
  4. Zendesk、Freshdesk、Intercom、Help Scout、表計算シート、その他のヘルプデスクツールから、問い合わせ、連絡先、ナレッジベースのコンテンツをZoho Deskに移行する
  5. BambooHR、Gusto、Workday、表計算シート、その他の人事システムから、従業員の詳細をZoho Peopleに移行する
  6. Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、ローカルストレージ、その他のクラウドストレージツールから、ファイルやフォルダーをZoho WorkDriveに移行する
  7. Slack、Microsoft Teams、その他のメッセージツールから、チームの会話や共同作業のワークフローをZoho Cliqに移行する
実施事項
最初に設定するアプリを選択し、そのアプリで利用できるインポートまたは移行の方法を確認します。

  1. 営業ワークフローを設定する場合、Salesforce、HubSpot、Pipedrive、スプレッドシートなどから、見込み客、連絡先、取引先、商談、メモ、関連データをZoho CRMに取り込めます。
  2. コラボレーション環境を設定する場合、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、BoxなどからZoho WorkDriveにファイルを移動できます。また、チームがSlackやMicrosoft Teamsなどで行っている日常の会話をZoho Cliqに移行できるよう支援できます。
  3. 財務管理を設定する場合、QuickBooks、Xero、Tally、FreshBooks、Stripe、Chargebee、スプレッドシートなどから、顧客、仕入先、請求書、経費、在庫、サブスクリプション、支払いに関するデータを、対応するZohoの財務アプリにインポートできます。
  4. サポートを設定する場合、Zendesk、Freshdesk、Intercom、Help Scoutなどから、顧客の問い合わせ、連絡先、担当者、ヘルプセンターのコンテンツをZoho Deskに移行できます。
  5. 人事管理を設定する場合、BambooHR、Gusto、Workday、スプレッドシートなどから、従業員データ、部署、役職、関連情報をZoho Peopleにインポートできます。
重要な理由
適切なデータを早い段階で移行しておくと、ユーザーは有用な情報がアプリに用意された状態で利用を開始できます。これにより、手動作業や設定の重複を減らせるほか、使い慣れた組織データをZoho One内で引き続き使用できるため、チームへの定着も促進できます。

ヒント
大量のデータをインポートする前に、移行元ファイルを整理し、少量のサンプルでテストしてください。重複データ、未入力の項目、表記が統一されていない名前、古い情報、正しく関連付ける必要がある必須項目がないか確認します。
利用できる移行方法はアプリや移行元のツールによって異なる場合があるため、開始前に各アプリの移行ガイドを確認してください。
詳細：Zoho Oneへのデータの移行

カスタムアプリと連携の作成

Zoho Oneでは、カスタムソリューションの作成や外部ツールとの連携により、標準アプリの枠を超えて設定を拡張することもできます。
Zoho Creatorを使用すると、組織のワークフローに合わせたカスタムアプリを作成できます。また、シングルサインオン（SSO）を使用して他社製アプリを連携したり、外部ツールにすばやくアクセスできるWebタブを追加したり、システム間を連携してユーザーに統一された利用環境を提供したりできます。

できること
  1. Zoho Creatorを使用したカスタムアプリの作成
  2. シングルサインオンを使用した外部アプリの追加
  3. よく使用するツールにアクセスするためのWebタブの作成
  4. アプリの連携とシステム間のワークフローの自動化
重要な理由
カスタムアプリと連携機能を活用すると、Zoho Oneを組織固有の業務プロセスに適応させることができます。ワークフローをシステムに合わせて変更するのではなく、組織の実際の業務形態に合わせてシステムを拡張できます。
詳細：Zoho Creatorを使用したカスタムアプリの作成
詳細：シングルサインオンアプリの設定
詳細：Webタブを追加する
 

スペースを使用したアプリの整理

Zoho Oneでは多数のアプリにアクセスできますが、すべてのユーザーがすべてのアプリを表示する必要はありません。

スペースを使用すると、チーム、部署、ワークフローごとにアプリを特定の作業領域にまとめられます。これにより、ユーザーは自分の業務に関連するアプリを簡単に見つけられます。

Zoho Oneには、すぐに利用を開始できる標準スペースがいくつか用意されています。営業、財務、サポート、コラボレーションなどの一般的な業務機能に基づいて設計されているため、チームは体系化された環境ですぐに作業を開始できます。

これらの標準スペースに加えて、組織固有のニーズに応じたスペースを作成し、カスタマイズできます。チームの実際の業務形態に合わせて、アプリ、ツール、ワークフローをグループ化できます。

標準のZohoアプリに加えて、Zoho Creatorで作成したカスタムアプリや、その他の連携ツールもスペースに追加できます。これにより、既成のソリューションと独自に作成したソリューションを、チーム向けの単一のワークスペースにまとめられます。
例
営業スペースには、CRM、SalesIQ、Campaigns、Forms、Analyticsに加えて、Zoho Creatorで作成した見込み客評価用のカスタムアプリを追加できます。

財務スペースには、Books、Billing、Expense、Invoice、Inventoryに加えて、カスタムの承認ワークフローアプリを追加できます。

サポートスペースには、Desk、Assist、SalesIQ、Analyticsに加えて、問い合わせのエスカレーション用カスタムアプリを追加できます。

コラボレーションスペースには、Mail、Cliq、WorkDrive、Meeting、Calendarに加えて、チームの連携用に作成した社内ツールを追加できます。

重要な理由

用途を絞ったワークスペースを用意すると、ユーザーはより早く利用を開始できます。アプリの長い一覧を表示する代わりに、各チームには使用する可能性が高いツールのみが表示されます。

標準スペースを使用すればすぐに開始でき、カスタムスペースを使用すれば、組織の成長に合わせて実際の業務プロセスに即した設定に調整できます。

スペースにカスタムアプリを追加すると、ワークスペースを実際の業務プロセスに合わせることができます。チームはシステムを切り替えることなく、標準のZohoアプリと業務に合わせたソリューションの両方に1か所からアクセスできます。
詳細：スペースを作成して管理する

次のステップ
初期設定が完了し、次はZoho Oneのユーザーとアクセス権限の管理に進みます。
  1. 組織の設定と適切なアプリの選択
  2. ユーザーの追加、グループへの整理、アクセス権限の管理
  3. セキュリティ設定、ワークフローの自動化、Zoho One環境の拡張
次のパートでは、ユーザーを追加して適切にグループ化し、チームがZoho Oneを使い始められるように適切なアクセス権限を割り当てる方法を説明します。
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