2つのZoho CRM組織間でメールパーサーを使用してデータを同期する方法を探る
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Requirement 概要
ユーザーは、2つのZoho CRM組織間でデータを同期し、Org Aで作成または更新されたデータが自動的にOrg Bにも反映されるようにしたいと考えています。すなわち、Zoho CRM Org Aでデータが追加または更新されるたびに、同じ変更がOrg Bにも同期される必要があります。
使用事例
企業は、地域ごとの運用、異なる法人単位、または外部パートナーとの共同作業のために複数のZoho CRM組織を管理しています。このような場合、組織間でデータを同期することで、チーム間で一貫性、共同作業、表示設定が確保されます。
- 主な法人での使用例
グローバル＋リージョナル組織
-> ある企業では、中央レポート用のグローバルZoho CRM組織と、各地域の営業チーム用の複数のリージョナルZoho CRM組織を運用しています。
-> リージョナル組織で取得した見込み客は、集中管理のためグローバル組織に同期する必要があります。
-> グローバル組織から「Qualified Lead」や「完了済みWon商談」などの更新情報をリージョナル組織に戻して反映することもあります。
親会社＋子会社
-> 親会社は、法人取引先およびエンタープライズ商談を1つの組織で管理しています。
-> 子会社組織はローカル営業をそれぞれの組織で管理します。
-> 同期によって親会社は子会社の営業進捗を把握することができます。
販売者–パートナー共同作業
-> 販売者は1つのZoho CRM組織を使用し、リセラーやパートナーは別の組織を使用します。
-> 同期により、パートナーは商談や案件を販売者の組織に送信し、承認・履行・請求処理を行うことができます。
-> 販売者の組織から商品や価格情報の更新がパートナーの組織に戻される場合もあります。
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現状の課題（直接実現する場合）
現時点では、2つのZoho CRM取引先間で統合を直接設定するオプションはありませんが、ユーザーは手動でエクスポート・インポートを行うことが可能です。しかし、これには継続的な手動作業が必要となります。一方、ユーザーは手作業なしで自動的にデータを同期したいと考えています。
Solutions - 手順ごとの実装ガイド
本記事では、メールパーサーメソッドがユーザーによる2つのZoho CRM取引先間のデータ（作成・更新）の同期にどのように役立つかを解説します。
以下でメール設定によりどのように実現できるかを詳しく見ていきます：
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Configuration 設定
ステップ1- CRM Org BでメールParserを生成
まず、宛先アカウントで「メールparser ID」を生成し、「承認済みメールアドレス」を追加する必要があります。つまり、CRM Org Bです。メールParser IDの生成および承認済みメールアドレスの追加については、ヘルプリンクをご参照ください。
ステップ2- CRM Org Aでメールテンプレートの作成
次に、データ元アカウント、つまりCRM Org Aの見込み客タブ用のマージ項目付きメールテンプレートを作成します。テンプレートは必ずプレーンテキスト形式で作成してください。
ステップ3- 組織メール設定でのメールアドレス
「設定 >> チャンネル >> メール >> メール設定 >> 組織メール」から組織メールにメールアドレスを追加します。追加後は認証し、必ず承認済みメールアドレス（Parser作成時に追加したもの）を登録してください。
ステップ4- メール通知の作成
「設定 >> 自動化 >> 操作 >> メール通知 >> 新しく作成するメール通知 >> メール通知を追加」から、Leadタブを選択してメール通知を作成します。
次に、Parser IDのメールアドレスをTo 住所項目に追加し、作成したメールテンプレートを選択します。その後、事前に追加したOrganisationメールアドレスを選択し、メール通知を保存します。
メモ: すでにZoho CRM Org 1で認証済みのメールアドレスを使用している場合、同じメールアドレスをOrg 2のメールParserで承認済みアドレスとしてそのまま使用できます。
Zoho CRM Org 1で認証されていないメールアドレスを追加した場合は、Org 2のメールParserには別の承認済みメールアドレスを使用する必要があります。
例: 例@abc.xyzを組織メールアドレスとして追加したものの、ドメインがCRM Org 1で認証されていない場合は、正しいメールアドレスを取得するために下記の手順に従い、その後、メールParserで承認済みメールアドレスとして追加してください。
正しいメールアドレスを取得する手順:
1. メール通知操作の「To」項目にダミーのメールアドレスを追加します。
2. そのメール通知操作をワークフローに追加します。
3. ワークフローを1度トリガーし、ダミーのメールアドレス宛にメールを送信します。
4. メールボックスでメールを開きます。Fromメールは例.abc.xyz@viazohocrm.comの形式で表示されます。
5. このFromメールアドレスをコピーし、Org 2のメールParserで承認済みメールアドレスとして追加してください。
設定後、メールはメールParserで正確に受信・処理されます。
この方法はDC間でも有効です（例: IN DCのCRMアカウント1とUS DCのCRMアカウント2）。
Step5- ワークフルールの作成
次に、見込み客タブ用のワークフローを作成し、トリガーを「作成または編集時」に設定します。ワークフローはすべてのリードデータに対して実行されるようにし、操作では、前にParser IDで作成したメール通知を選択します。その後、ワークフローを保存してください。
Step6- 作成した設定でのテスト
次に、CRM Org Aの見込み客タブでテストデータを作成します。これにより、「Org B」でParserルールを作成できるようになります。リードが作成されるとワークフローが実行され、リードデータがマージされた状態でメールParser ID宛てにメールが送信されます。
Step7- CRM Org B内の作成済みメールParserでの最終設定
「CRM Org B」のメールParser >> メールに移動します。Parsingステータスが「Rules not 照合済み」となっているメールを確認できます。「更新するデータ」チェックボックスを選択してください。これにより、「Org A」でデータが更新された際、「Org B」でも同様に更新されます。
Parserルールの設定が完了したら、有効化の準備が整いました。「Org A」でリードデータの作成や編集が可能です。メールParser経由で「Org B」に同期されます。
メモ: 複数のタブからデータをメールparserで同期する場合、各タブおよびレイアウトごとに同じ設定を再作成する必要があります。
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動作 - スクリーンショット
CRM Org 1からのデータ
メールparser - データ作成
メールParser - データ更新済み
他の方法もご参照ください - ソリューション 記事で、データを2つのZoho CRM取引先間で同期する方法をご案内しています。
カスタム Solution 作成者 Harish K
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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