Zoho CRMで既存のメールを失うことなくメール設定を切り替える方法
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Requirement 概要
Zoho CRM のメール設定を更新する際、既存の emails（送信済みまたは受信済み）の IMAP/POP 手段はそのまま保持される必要があります。
使用する Case
以前、HA乗用車ショールームのユーザーは、IMAP 設定で個人用メールアドレス（例: ha****room@gmail.com）を設定していました。現在、法人メールアドレス（例: ha****room@companydomain.com）を利用するように設定変更を希望しています。ただし、個人メールのやり取りに関するすべての既存メールデータへ、法人メール設定に切り替えた後も引き続きアクセスできるようにしたいと考えています。
両方のメールボックスは、異なるメールサービス上にホストされる場合もあります。例えば、個人メールは Gmail、法人メールは Zoho Mail で管理している場合があります。または、個人用には Yahoo メール、業務用には Outlook を利用しているケースも考えられます。
直接達成する際の課題:
Zoho CRM で IMAP/POP 設定を削除すると、データの関連リストで利用できるすべてのメールも削除されます。これらのメールは Zoho CRM に保存されません。また、「Zoho Mail 追加-オン ユーザー」オプションでは、バックアップファイルはユーザーが無効な場合のみ利用可能です。しかし、今回はすべて有効ユーザーです。
Solution
メール設定を別のアドレスに変更する際に既存の emails を保持するには、現在のメールボックスからメールをエクスポートし、新しいメールボックスへインポートする必要があります。インポートが完了したら、新しいメールボックスを IMAP または POP で Zoho CRM に設定できます。
例えば、Harry が最初に個人メールアドレス ha****roomcrm@gmail.com（メールボックス: Gmail）を設定しており、様々なデータに関連付けられた多くのメール会話があります。今後、Harry は法人メールアドレス ha****room@partnersuppot.shop（メールボックス: Zoho Mail）を設定したいと考えています。
このシナリオでは、HarryはGmailからメールをエクスポートする必要があります。その後、エクスポート済みメールファイルをZoho Mailにインポートします。すべてのメールがZoho Mailにインポートされた後、Harryは現在のメール設定—ha****roomcrm@gmail.com—を無効化し、新しいメールアドレス—ha****room@partnersupport.shop—をZoho CRMでIMAP/POPとして設定できます。
Gmailからエクスポートし、Zoho Mailにインポートする
Gmailからメールをエクスポートし、Zoho Mailにインポートする手順は以下の通りです。
手順 1: Zoho CRMで設定されている既存メールアカウントのメールバックアップファイルをダウンロードする
-> Gmailからメールバックアップファイルをダウンロードする手順：
a. takeout.google.comにアクセスし、Gmailメールボックスから完了メールデータをエクスポートしてください。
b. Gmailを検索 >> 選択 >> 次へ進む
c. ファイルの種類を選択し、『エクスポートを作成』をクリック
d. エクスポートがあなたによって開始されたことを認証するメールが届きます。
e. エクスポートの種類で『ダウンロードリンクをメールで送信』を選択した場合、データファイルが添付されたメールが受信箱に届きます。
手順 2: 移行先メールアカウントに合わせたファイル形式の変更
GmailはメールファイルをMBOX形式でエクスポートしますが、Zoho MailではEML形式のファイルのみインポート可能です。そのため、ファイル形式を変更する必要があります。
手順 3: 変換済みファイルの移行先メールアカウントへのインポート
ファイルの変換が完了したら、下記の手順でZoho Mailへインポートできます。
a. 移行先メール（mail.zoho.com）にログインし、［設定］>>［インポートとエクスポート］>>［EMLからインポート］の順に進みます。
b. 変換したEMLファイルを選択します。次に、インポート先のフォルダーを選び、［インポート］をクリックして続行します。
-> メールのインポートが正常に完了すると、確認のメールが届きます。インポートされたメールはすぐに確認可能です。すべてのメールがインポートされたら、Zoho CRMのメール設定の再構成へ進めます。
メモ:- この手順はGmailやZoho Mailだけでなく、インポート／エクスポート機能を備えたすべてのメールサービスに適用できます。
IMAPアカウントからのエクスポートとZoho Mailへのインポート
ご利用のメールボックスがエクスポート機能に対応していない場合は、まずIMAP同期を利用してZoho Mailに設定できます。同期が完了した後は、Zoho MailからEMLファイルとしてメールをエクスポートし、ご自身の法人Zoho Mailアカウントへインポートすることが可能です。
以下は例です:ユーザーHarryは、個人用メールアドレス harish****002@yahoo.com（Yahooメールボックス）を設定しており、プロフェッショナルメールアドレスは ha****room@partnersupport.shop（Zoho Mail）です。Harryは次の手順に従うことができます。
1. 個人用メールアドレスをZoho MailでIMAP/POPとして設定するには、以下のヘルプリンクをご参照ください。
2. 設定が完了したら、設定ページを閉じ、Zoho Mail内で harish****002@yahoo.comアカウントに切り替えます。左下隅に切り替えオプションがあります。
3. すべてのメールが同期されたら、EMLファイルのエクスポートを続行できます。[設定へ移動] >> [インポート/エクスポート] >> [EMLとしてエクスポート] >> エクスポートしたいフォルダと期間を選択してください。フォルダ内のすべてのメールをエクスポートオプションの選択を推奨します。
設定済みIMAPメールボックスから、必要なすべてのメールがエクスポートされていることを必ずご確認ください。
4. エクスポートファイルの準備ができたら、ファイルのリンク付きメールが届きます。アクセスしてファイルをダウンロードしてください。
5. ダウンロード後、Zoho Mailアカウントに切り替えてファイルをインポートします。
エクスポート済みのメールをすべてIMAPアカウントからZoho Mailアカウントへインポートした後は、メール設定の再構成を進めることができます。
メール設定の再構成
すべてのメールをZoho Mailにインポートした後は、Zoho CRMでメール設定の変更を進めることができます。以下の手順に従って、新規メールアドレスの削除と再設定を行ってください。
a.設定 >> チャンネル >> メール >> メール設定 >> メール へ移動します。
b. 設定済みのIMAP/POP同期で、IMAP/POPの無効化オプションをクリックし、無効化を進めます。
c. 次に、Zoho CRMでZoho MailをIMAP/POPとして設定する必要があります。IMAP/POPの設定については、以下のヘルプリンクをご参照ください。
d. メールの同期が完了すると、すべてのメールがそれぞれのデータにマッピングされます。その後、Zoho CRMでデータを確認できます。
メモ:手動で商談データに関連付けられたメールは、IMAP同期の再構成後に再度関連付けされません。
カスタム Solution 作成者 Harish K | Zoho パートナー サポート
ご不明点がございましたら、どうぞご遠慮なく パートナー-サポート@zohocorp.com までご連絡ください。