Zoho CRMからZoho WorkDriveへのファイル同期を自動化する

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概要:この記事では、Zoho CRM データにアップロードされたファイルを自動的に対応するZoho WorkDrive内のフォルダーへ同期する方法について説明します。ワークフロー、カスタム関数、カスタム項目を組み合わせることで、フォルダー作成やファイル同期を手作業なしで自動化できます。

目的

以下を実現します:

シナリオ:

ある不動産会社がZoho CRMを使って受信した物件見込み客を管理しています。各見込み客（データ）ごとに、以下のような重要なドキュメントを収集します。

WorkDriveフォルダーを手動で作成し、これらのドキュメントを一つずつアップロードしていると、ファイル構造が煩雑になり、時間も無駄になります。

自動化による解決策:

リード作成時のフォルダー自動生成:
Zoho CRMで新規リードが追加されると、リード名（例: John_Doe_Lead_#1294）を用いて、あらかじめ指定したWorkDriveの場所に自動でフォルダーが作成されます。フォルダーIDはCRM内の非表示カスタム項目に保存され、今後の参照に利用できます。
アップロード時のファイル同期:
担当者がCRMリードデータのファイルアップロード項目にドキュメントをアップロードした際、「WorkDriveへ同期」というラベルのチェックボックスをチェックするだけで、ワークフローが起動し、すべての添付ファイルが該当するWorkDriveフォルダーにアップロードされ、整理された状態が保たれます。
法務・営業チームの一元的アクセス:
すべてのドキュメントが構造化されたWorkDriveの階層内に保存されるため、社内チームは法務確認や契約書作成、将来の参照の際にCRMの添付ファイルを探し回る必要がありません。

leadInfo = Zoho。crm。getRecordById('見込み客', LEAD_ID);
workdriveFolderId =leadInfo。取得する('Workdrive_Folder_ID');
filesInTheFileUploadField = leadInfo。取得する('file');
info filesInTheFileUploadField ;
downloadedFiles = list();
for each file in filesInTheFileUploadField
{
fileId = file。取得する('attachment_Id');
downloadFile = invokeurl
[
url :' https://www。zohoapis。com/crm/v8/見込み客/'+LEAD_ID+'/添付ファイル/' + fileId
種類 :取得する
connection:'stagehistory'
];
info downloadFile;
downloadedFiles。追加する({'file': downloadFile, 'fileName': file。取得する('file_Name')});
}
for each fileObj in downloadedFiles
{
header = Map();
header。put('承認する','application/vnd。api+json');
info fileObj ;
list_of_text=List();
list_of_text。追加する({'paramName':'filename','content':fileObj。取得する('fileName'),'stringPart':'真'});
list_of_text。追加する({'paramName':'parent_id','content':workdriveFolderId,'stringPart':'真'});
list_of_text。追加する({'paramName':'override-名前-exist','content':'真','stringPart':'真'});
list_of_text。追加する({'paramName':'content','content':fileObj。取得する('file'),'stringPart':'無効'});
uploadFile = invokeurl
[
url :'https://www。zohoapis。com/workdrive/api/v1/アップロードする'
種類 : POST
files : list_of_text
ヘッダー : header
connection : 'workdrive'
];
info uploadFile;
}