Zoho CRMからZoho WorkDriveへのファイル同期を自動化する
目的
以下を実現します:
-
新規CRMデータごとにWorkDriveフォルダーを自動作成する。
-
CRMのファイルアップロード項目にアップロードされたファイルを、チェックボックストリガーを使用して対応するWorkDriveフォルダーへ同期する。
シナリオ:
ある不動産会社がZoho CRMを使って受信した物件見込み客を管理しています。各見込み客（データ）ごとに、以下のような重要なドキュメントを収集します。
-
身分証明書（例：パスポート、運転免許証）
-
物件の各種設定書類や法的書類
-
署名済み契約書
自動化による解決策:
-
リード作成時のフォルダー自動生成:
Zoho CRMで新規リードが追加されると、リード名（例:John_Doe_Lead_#1294）を用いて、あらかじめ指定したWorkDriveの場所に自動でフォルダーが作成されます。フォルダーIDはCRM内の非表示カスタム項目に保存され、今後の参照に利用できます。 -
アップロード時のファイル同期:
担当者がCRMリードデータのファイルアップロード項目にドキュメントをアップロードした際、「WorkDriveへ同期」というラベルのチェックボックスをチェックするだけで、ワークフローが起動し、すべての添付ファイルが該当するWorkDriveフォルダーにアップロードされ、整理された状態が保たれます。 -
法務・営業チームの一元的アクセス:
すべてのドキュメントが構造化されたWorkDriveの階層内に保存されるため、社内チームは法務確認や契約書作成、将来の参照の際にCRMの添付ファイルを探し回る必要がありません。
手順 1: CRM データ作成時にWorkDriveでフォルダーを作成
必要なもの:
-
CRM内にWorkDriveフォルダーID（例：
WorkDrive_Folder_ID）を保存するカスタム項目 -
Zoho CRMでデータ作成時に実行されるワークフロー
-
WorkDriveでフォルダーを作成するためのカスタム関数
ワークフロー設定:
-
タブ: 見込み客 / 商談 / [ご利用のタブ]
-
トリガー: データ作成時
-
操作: カスタム関数（WorkDriveフォルダー作成）
サンプル Deluge 関数: WorkDriveでフォルダーを作成
-
LEAD_ID= '3361723000090030015';
- PARENT_FOLDER_ID= '4ea6978af62a11a1840ed823f7f25e1f6c0a7';
- leadInfo = Zoho。crm。getRecordById('見込み客', LEAD_ID);
- fullName =leadInfo。取得する('Full_Name');
- info fullName;
- header = Map();
- header。put('承認する','application/vnd。api+json');
- data=Map();
- data_param1=Map();
- att_param1=Map();
- att_param1。put('名前',fullName);
- att_param1。put('parent_id',PARENT_FOLDER_ID);
- data_param1。put('属性',att_param1);
- data_param1。put('種類','files');
- data。put('data',data_param1);
- createFolder = invokeurl
- [
- url :'https://www。zohoapis。com/workdrive/api/v1/files'
- 種類 : POST
- パラメーター : data。toString()
- ヘッダー : header
- connection : 'workdrive'
- ];
- info createFolder;
- folderId = createFolder。取得する('data').取得する('id');
- mp= Map();
- mp。put('Workdrive_Folder_ID', folderId);
- updateLead = Zoho。crm。updateRecord('見込み客',LEAD_ID,mp);
- info updateLead;
手順 2: チェックボックスのトリガーでファイルをWorkDriveに同期する
CRM 設定:
-
チェックボックス項目（例：
Sync_to_WorkDrive）を追加します。 -
ワークフロー：編集時に
Sync_to_WorkDrive == trueの場合に実行されます。
サンプル Deluge 関数：WorkDrive フォルダーへのファイルアップロード
- leadInfo = Zoho。crm。getRecordById('見込み客', LEAD_ID);
- workdriveFolderId =leadInfo。取得する('Workdrive_Folder_ID');
- filesInTheFileUploadField = leadInfo。取得する('file');
- info filesInTheFileUploadField ;
- downloadedFiles = list();
- for each file in filesInTheFileUploadField
- {
- fileId = file。取得する('attachment_Id');
- downloadFile = invokeurl
- [
- url :' https://www。zohoapis。com/crm/v8/見込み客/'+LEAD_ID+'/添付ファイル/' + fileId
- 種類 :取得する
- connection:'stagehistory'
- ];
- info downloadFile;
- downloadedFiles。追加する({'file': downloadFile, 'fileName': file。取得する('file_Name')});
- }
- for each fileObj in downloadedFiles
- {
- header = Map();
- header。put('承認する','application/vnd。api+json');
- info fileObj ;
- list_of_text=List();
- list_of_text。追加する({'paramName':'filename','content':fileObj。取得する('fileName'),'stringPart':'真'});
- list_of_text。追加する({'paramName':'parent_id','content':workdriveFolderId,'stringPart':'真'});
- list_of_text。追加する({'paramName':'override-名前-exist','content':'真','stringPart':'真'});
- list_of_text。追加する({'paramName':'content','content':fileObj。取得する('file'),'stringPart':'無効'});
- uploadFile = invokeurl
- [
- url :'https://www。zohoapis。com/workdrive/api/v1/アップロードする'
- 種類 : POST
- files : list_of_text
- ヘッダー : header
- connection : 'workdrive'
- ];
- info uploadFile;
- }
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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