シフトスワップを有効にする

1. [Settings > Shifts > Configuration > Shift Swap] に移動します。
   
   
2. Shift Swap を有効にします。
   
   

   シフトスワップ申請の承認プロセスを含めたい場合は、承認 を参照してください。
   
   
3. 組織内でシフトスワップを行える対象を設定します:
   
   
   All users:組織内のすべての従業員が、他の従業員とシフトをスワップできます。
   
   
   
   
   Specific users:定義した条件を満たす従業員のみが、他の対象従業員とシフトをスワップできます。特定の従業員を除外するための例外設定も可能です。
   

   「Allow swaps only within the same department」を有効にすると、従業員は自部署のメンバーとしかシフトスワップできません。
4. 必要な通知設定を有効にします:
   Feeds: Zoho People の [Home > My Space > Overview > Feeds] タブにフィード通知が表示されます。
   
   Email: 従業員のメールアドレス宛にメール通知が送信されます。
   
   
5. Preferences セクションでは、シフトスワップ申請の提出および処理に関するルールや期限を定義できます。これらの設定により、シフト変更を事前に計画し、業務への影響を最小限に抑えることができます。
   
   
1. Submit swap requests at least _ hours before shift start

   このオプションを有効にすると、従業員は予定されているシフト開始時刻の少なくとも指定時間前までにシフトスワップを申請する必要があります。これにより、十分な確認および承認時間を確保できます。制限時間内に送信された申請は許可されません。
   
2. Accept or approve swaps at least _ hours before shift start
   このオプションを有効にすると、シフトスワップ申請への対応期限を設定できます。従業員または承認者は、シフト開始前の指定時間までに申請を承諾または承認する必要があります。これにより、直前の変更を防ぎ、スケジュールの安定性を保てます。
   
3. Allow swaps only within the same department
   このオプションを有効にすると、同じ部署内の従業員同士にのみシフトスワップを制限できます。有効な場合、従業員は自部署の同僚としかシフトをスワップできません。無効な場合は、（適用範囲の設定に基づき）部署をまたいだシフトスワップが可能です。

メモ:
- スワップ対象のシフトは、交換する両方の従業員に適用されている必要があります。
- 従業員は自分自身とシフトをスワップすることはできません。

従業員がシフトスワップを申請する方法

従業員は、[Attendance] タブから シフトスワップ申請 を送信してシフトをスワップできます。

1. [Attendance > My Data > Shift Swap] に移動します。
   
   
   
2. [Add Request] をクリックします。
   
3. スワップ申請の種類を選択します:
   
1. Same day: 同一日のシフトをスワップします。
   
2. Different day: 異なる日付同士でシフトをスワップします。
   
4. スワップしたいシフトの日付を選択します。
5. Swap with で、シフトをスワップしたい従業員を検索して選択します。
   [Swap shift with different day] タブを使用する場合は、相手側のシフト日付を選択します。
   
   
   
6. シフトの詳細を確認します: 選択した自分のシフト日付とシフト内容、および相手のシフト日付とシフト内容が表示されます。
7. シフトスワップの理由を入力します。
   
8. [Submit] をクリックします。
   選択した従業員に申請が送信されます。相手は申請を承諾または却下できます。

マネージャーは、[Attendance > Team > Shift Swap] タブから、直属またはすべての部下のシフトスワップ申請を作成、承認（設定されている場合）、および管理できます。

従業員がシフトスワップ申請を確認・対応する方法

1. [Attendance > My Data > Shift Swap] に移動します。
   
2. [Received] タブをクリックします。
   
3. 申請をクリックし、スワップ内容を確認して [Accept] をクリックします。
   
   
   
4. 設定によっては、申請にマネージャー／管理者の承認が必要な場合があります。申請状況は次のタブで確認できます:
1. Sent（自分が送信した申請）
   
2. Received（自分宛てに送信された申請）