自動シフト割り当て

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自動シフト割り当て機能とは？

Zoho Peopleの自動シフト割り当て機能は、従業員の打刻時間に基づいてリアルタイムでシフトを自動的に割り当てます。この機能により、手動での管理が不要になり、特にローテーションやフレックスシフトがある組織において、シフト管理をスムーズに行うことができます。

どのように機能しますか？

有効化すると、システムは従業員に対して当日の日付のエントリーのみシフトを自動割り当てします（過去のデータには影響しません）。この割り当ては、打刻時間と選択した自動割り当てシフト設定に基づいて行われます。

シフト自動割り当て各種設定

自動シフト割り当てを有効にするには、設定> Shift> Configuration> Auto Shift Assignmentタブに移動し、Auto shift assignmentオプションを有効にします。

次に、システムがどのシフトを割り当てるかを決定するため、以下の3つのドロップダウン設定から選択できます。

最も近いシフト（時間基準）

システムは従業員の打刻時間とすべての利用可能なシフトを比較し、打刻時間に最も近い開始時間のシフトを割り当てます。

例:

一般シフト: 9:00 AM – 6:00 PM

Noonシフト: 2:00 PM – 10:00 PM

従業員が12:00 PMに打刻した場合、システムはNoonシフト（2:00 PMが9:00 AMよりも近いため）を割り当てます。

直近で開始したシフト

システムは、打刻時間の直前に開始したシフトを割り当てます。

例:

一般シフト: 9:00 AM – 6:00 PM

Noonシフト: 2:00 PM – 10:00 PM

従業員が1:30 PMに打刻した場合、システムは一般シフト（9:00 AMに開始）を割り当てます。

これから開始するシフト

システムは、打刻時間の直後に開始する次のシフトを割り当てます。

例:

一般シフト: 9:00 AM – 6:00 PM

Noonシフト: 2:00 PM – 10:00 PM

従業員が9:30 AMに打刻した場合、システムはNoonシフト（次に開始するシフト）を割り当てます。

従業員への通知

これを有効にすると、シフトが割り当てまたは更新された際に従業員へ自動的に通知されます。

メール通知、Feed通知、または両方を有効にして併用できます。

通知用のメールテンプレートは、カスタマイズするメールテンプレートリンクをクリックしてカスタマイズできます。

設定および承認の管理

設定 > Shift > 承認に移動し、ドロップダウンからAuto Shift Assigned Requestsの承認プロセスを設定します。Zoho Peopleの承認についての詳細はこちら。

承認プロセスを設定し、システムが自動シフト変更リクエストを開始すると、管理者やマネージャー（設定による）は、以下のいずれかからリクエストを確認・承認できます。

オペレーション> シフト>自動シフト割り当てリクエスト

または、左側パネルのユーザーサービス内の勤怠 > チームタブ。

適用範囲の管理

提供された設定を利用して適用範囲を設定します。

すべてのユーザー – 組織内の誰にでもルールがグローバルに適用されます。
特定のユーザー – ルールを特定の従業員やグループにのみ適用することができます。例えば、自動シフト割り当ての適用対象を「サポート」部署の「Team Member」役割、「Mumbai」拠点の従業員のみにしたい場合は、以下のスクリーンショットのように設定します。