業務負荷レポート

業務負荷レポート

Zoho Projectsの業務負荷レポート機能を使用することで、各従業員の業務負荷を適切に管理し、業務効率を向上させることができます。この機能により、各従業員に割り当てられたタスクや業務の負荷を確認できます。ユーザーの予定工数と休日は、そのユーザーに関連付けられている稼働時間に基づいて計算されます。また、レポートのグラフでは、負荷状況に応じてユーザーを「未割り当て」、「余裕あり」、「過剰な割り当て」、「最適な割り当て」と色分けして表示します。

利用可能なプラン
  1. 全体用の業務負荷レポート：エンタープライズプラン
  2. プロジェクトの業務負荷レポート：プレミアムプランとエンタープライズプラン

使用例

建設業：監督者は、各チームメンバーに割り当てられているタスクと業務負荷の状況を、日単位や週単位で視覚的に確認します。負荷状況に応じて、タスクが集中しているメンバーから、余裕のあるメンバーへ割り当てることができます。 

ソフトウェア開発／IT業：サポート担当者は、顧客から受信した問い合わせや課題を技術者に割り当て、調査を依頼します。割り当て時には、各技術者の負荷や業務状況を確認し、余裕のある技術者に適切に振り分けることができます。
 
イベント企画：イベント担当者は、イベントの実施にあたり、各メンバーにタスクを割り当てます。ただし、特定のメンバーにタスクが集中すると、負荷が増加し、業務の見落としや遅延につながる可能性があります。担当者は、負荷状況レポートを確認した上で、タスクを適切に再配分し、特定のメンバーに負担が偏らないように管理できます。

メリット

  1. 各ユーザーの業務負荷を視覚的に把握できます。
  2. レポート上から他のユーザーにタスクを割り当て、各メンバーの業務負荷を調整できます。
  3. レポートの時系列表示から開始日と終了日を変更することも可能です。
  4. タスクの予定工数を編集することで、ユーザーの業務負荷を適切に調整できます。
  5. レポートから新しいタスクを直接追加できます。

全体用の業務負荷レポート

  1. 画面左側のメニューの［レポート］をクリックします。
  2. レポートのドロップダウンから［業務負荷レポート］を選択します。
  3. 「日」、「週」、「月」の単位でレポートを表示するには、カレンダーアイコンをクリックします。
  4. また、タスクの担当者、関連チーム、権限、役割別に業務負荷を表示するには、該当する設定項目を選択します。タスクの再割り当ては、レポートが［タスクの担当者別］にグループ化されている場合にのみ可能です。 

プロジェクトの業務負荷レポート

  1. 対象のプロジェクトに移動して、上部のメニューで［レポート］タブをクリックします。
  2. ［レポート］タブが表示されていない場合は、（その他のタブ）アイコンをクリックして、［レポート］を表示します。
  3. レポートのドロップダウンから［業務負荷レポート］を選択します。
  4. 「日」、「週」、「月」の単位でレポートを表示するには、カレンダーアイコンをクリックします。
  5. また、タスクの担当者、関連チーム、権限、役割別に業務負荷を表示するには、該当する設定項目を選択します。
    1. タスクの再割り当ては、レポートが［タスクの担当者別］にグループ化されている場合にのみ可能です。 

業務負荷のグラフ表示

業務負荷は、棒グラフ、ヒートマップ、時系列で表示できます。


業務負荷の棒グラフ

業務負荷の棒グラフは、縦軸に時間を取り、タスクの割り当て状況を棒の形で表示します。
  1. 対象のプロジェクトに移動して、上部のメニューで［レポート］タブをクリックします。 
    1. ［レポート］タブが表示されていない場合は、（その他のタブ）アイコンをクリックして、［レポート］を表示します。
  2. レポートのドロップダウンから［業務負荷レポート］を選択します。
  3. グラフの種類で、［棒グラフ］を選択します。
  4. すべてのユーザーの業務負荷状況を、棒グラフでまとめて表示します。
  5. タスクにカーソルを合わせると、業務負荷と割り当て状況が表示されます。
  6. 新しいタスクを作成して割り当てるには、ユーザーの横にある棒にカーソルを合わせ、［+］（追加）アイコンをクリックします。
  7. ユーザーに割り当てられたタスクと負荷状況を確認するには、該当するユーザーをクリックします。
  8. タスクをユーザーに割り当てるには、タスクにカーソルを合わせ、（ユーザーの割り当て）アイコンをクリックします。
  9. タスクの担当者を更新するには、該当するタスクにカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックし、ドラッグ＆ドロップで他のユーザーに割り当て直します。
  10. タスクの終了部分にカーソルを合わせ、タスクバーの矢印をドラッグしてスケジュールを延長します。
    1. タスクのスケジュールは、カレンダーの「日」表示でのみ変更できます。
  11. タスクのスケジュールを変更するには、タスクバーを対象の日付にドラッグ＆ドロップします。
  12. グラスを全画面表示で表示するには、（全画面表示）アイコンをクリックします。
  13. タスクの詳細表示を変更するには、（詳細表示）アイコンをクリックして、［詳細表示形式］から該当する項目を選択します。
    1. タスクの詳細表示形式
      1. ガント形式：ユーザーに割り当てられたタスクをガントチャートで表示します。
      2. 時系列形式：ユーザーに割り当てられたタスクを時系列で表示します。
    2. 詳細表示
      1. 件名：タスクの件名を時系列の展開表示で表示します。
      2. プロジェクト名：プロジェクト名を時系列の展開表示で表示します。
    3. 凡例
      1. 凡例なし：グラフに数値データは表示されません。
      2. 割り当て時間：割り当て時間をグラフに表示します。
      3. 割り当て割合：割り当て割合をグラフに表示します。
      4. 空き時間：ユーザーの空き時間を表示します。
      5. 空き割合：ユーザーの空き時間をパーセンテージで表示します。
  14. グラフの凡例を表示するには、（凡例）アイコンをクリックします。

業務負荷のヒートマップ表示

この表示では、業務負荷をヒートマップ形式で確認できます。
  1. 対象のプロジェクトに移動して、上部のメニューで［レポート］タブをクリックします。 
    1. ［レポート］タブが表示されていない場合は、（その他のタブ）アイコンをクリックして、［レポート］を表示します。
  2. レポートのドロップダウンから［業務負荷レポート］を選択します。
  3. 上記の手順に従って、［業務負荷レポート］に移動します。
  4. グラフの種類で、［ヒートマップ］を選択します。
  5. すべてのユーザーの業務負荷状況を、ヒートマップでまとめて表示します。
  6. 該当するタスクにカーソルを合わせると、業務負荷と割り当て状況が表示されます。
  7. 新しいタスクを作成して割り当てるには、ユーザーの横にある棒にカーソルを合わせ、［+］（追加）アイコンをクリックします。
  8. タスクの終了部分にカーソルを合わせ、タスクバーの矢印をドラッグしてスケジュールを延長します。
  9. タスクのスケジュールを変更するには、タスクバーを対象の日付にドラッグ＆ドロップします。
    1. タスクのスケジュールは、カレンダーの「日」表示でのみ変更できます。
  10. ユーザーに割り当てられているタスクと負荷状況を確認するには、該当するユーザーをクリックします。
  11. タスクの担当者を更新するには、該当するタスクにカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックし、ドラッグ＆ドロップで他のユーザーに割り当て直します。
  12. タスクにカーソルを合わせて、をクリックします。
  13. グラスを全画面表示で表示するには、（全画面表示）アイコンをクリックします。
  14. タスクの詳細表示を変更するには、（詳細表示）アイコンをクリックして、［詳細表示形式］から該当する項目を選択します。
    1. タスクの詳細表示形式
      1. ガント表示：ユーザーに割り当てられたタスクをガントチャートで表示します。
      2. 時系列表示：ユーザーに割り当てられたタスクを時系列で表示します。
    2. 詳細表示
      1. 件名：タスクの件名を時系列の展開表示で表示します。
      2. プロジェクト名：プロジェクト名を時系列の展開表示で表示します。

    3. 凡例
      1. 凡例なし：グラフに数値データは表示されません。
      2. 割り当て時間：割り当て時間をグラフに表示します。
      3. 割り当て割合：割り当て割合をグラフに表示します。
      4. 空き時間：ユーザーの空き時間を表示します。
      5. 空き割合：ユーザーの空き割合をパーセントで表示します。
  15. グラフの凡例を表示するには、（凡例）アイコンをクリックします。

業務負荷の時系列表示

この表示では、業務負荷を時系列形式で確認できます。
  1. 対象のプロジェクトに移動して、上部のメニューで［レポート］タブをクリックします。 
    1. ［レポート］タブが表示されていない場合は、（その他のタブ）アイコンをクリックして、［レポート］を表示します。
  2. レポートのドロップダウンから［業務負荷レポート］を選択します。
  3. 上記の手順に従って、［業務負荷レポート］に移動します。
  4. グラフの種類で、［時系列］を選択します。

  5. ユーザーに割り当てられたすべてのタスクを、棒時系列でまとめて表示します。
  6. タスクの担当者を更新するには、該当するタスクにカーソルを合わせて、（詳細）アイコンをクリックし、ドラッグ＆ドロップで他のユーザーに割り当て直します。
  7. ユーザーにタスクを割り当てるには、該当するタスクにカーソルを合わせて、（ユーザーの割り当て）アイコンをクリックします。
  8. タスクの終了部分にカーソルを合わせ、タスクバーの矢印をドラッグしてスケジュールを延長します。
  9. タスクのスケジュールを変更するには、タスクバーを対象の日付にドラッグ＆ドロップします。
    1. タスクのスケジュールは、カレンダーの「日」表示でのみ変更できます。
  10. 該当するタスクにカーソルを合わせて、タスクの詳細画面を表示して、予定工数を編集します。
  11. グラスを全画面表示で表示するには、（全画面表示）アイコンをクリックします。
  12. タスクの詳細表示形式を変更するには、（詳細表示）アイコンをクリックして、該当する［詳細表示形式］を選択します。
    1. 詳細表示
      1. 件名：タスクの件名を時系列の展開表示で表示します。
      2. プロジェクト名：プロジェクト名を時系列の展開表示で表示します。 

業務負荷レポートの抽出

業務負荷レポートのフィルター機能を使用すると、必要なデータだけを抽出して表示できます。
  1. 対象のプロジェクトに移動して、上部のメニューで［レポート］タブをクリックします。 
    1. ［レポート］タブが表示されていない場合は、（その他のタブ）アイコンをクリックして、［レポート］を表示します。
  2. レポートのドロップダウンから、［業務負荷レポート］を選択します。
  3. 画面右上にある（フィルター）アイコンをクリックします。
  4. 必要なフィルター条件を選択し、［検索する］をクリックします。
  5. レポートのデータは、選択したフィルター条件に基づいて抽出され、表示されます。

業務負荷レポートのエクスポート

  1. ［業務負荷レポート］に移動し、画面右上の（詳細）アイコンをクリックします。
  2. ［PDF形式でエクスポートする］をクリックします。
  3. ファイルを暗号化するかどうかを選択します。
  4. ファイルを暗号化する場合は、パスワードを入力して、［OK］をクリックします。
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