タスク用のカスタム関数の設定

タスク用のカスタム関数の設定

カスタム関数は、自社の要件に合わせて独自の処理を自動で実行するための機能です。ワークフローやブループリントなどの自動化設定と関連付けることで、タスクに関するさまざまな処理を自動化できます。指定した条件が満たされたときに、データを自動で追加／更新したり、他のアプリと連携する処理を実行したりすることができます。処理内容は、Zoho独自のスクリプト言語であるDelugeを使用することで、標準機能では実現が難しい内容でも、柔軟かつ詳細に記述することが可能です。なお、カスタム関数は、複数のワークフロールールやブループリントと関連付けることが可能です。
活用例：タスクを作成したときに、自動的に先行タスクを作成して関連付けます。このような処理は、標準機能の範囲ではできませんが、カスタム関数を作成することで可能になります。

実際に作成するカスタム関数のパラメーターの設定例は以下のとおりです。

カスタム関数のスクリプト（コード）の設定例は以下のとおりです。
  1. dependencyType = "FS";
    values_map = Map();
    values_map.put("name","タスク名を記述します");
    values_map.put("description","タスクの説明を記述します");
    createTaskResponse = zoho.projects.create(portalId,projectId,"tasks",values_map);
    if(createTaskResponse != null && createTaskResponse.get("tasks") != null)
    {
        taskInfo = createTaskResponse.get("tasks").get(0);
        newTaskId = taskInfo.get("id_string");
        dependencyParam = Map();
        dependencyParam.put("taskid",newTaskId);
        dependencyParam.put("predids",taskId);
        dependencyParam.put("projId",projectId);
        dependencyParam.put("toupdate","dependencyset");
        dependencyParam.put("childprojId",projectId);
        dependencyParam.put("dependencytype",dependencyType);
        info dependencyParam;
        info "------------------";
        projectsAPIEndPoint = " https://projectsapi.zoho.com/restapi";
        dependency = invokeurl
        [
            url :projectsAPIEndPoint + "/portal/" + portalId + "/projects/" + projectId + "/taskdependency/"
            type :POST
            parameters:dependencyParam
            connection:"zprojects"
        ];
        info dependency;
        info "-------------------------------------";
    }
    return "success";
［保存する］ をクリックします。または ［保存して実行する］ をクリックしてカスタム関数を実行し、処理内容をテストします。なお、関数を実際に実行するには、 ワークフロールール を関連付ける必要があります。


ワークフロールールで指定した条件に当てはまる場合、カスタム関数が自動的に実行されます。

利用可能なプラン ：最新のエンタープライズプラン

メリット：

  1. Zohoアプリや外部アプリと連携できます。
  2. 繰り返しの処理を自動化できます。
  3. ワークフローなどの自動処理と関連付けると、特定の条件を満たしたときに、独自の処理を実行できます。

カスタム関数の追加

  1. 画面右上の アイコンをクリックします。
  2. ［マーケットプレイス］ に移動し、 ［開発者向け情報］ の ［カスタム関数］ をクリックします。
  3. 右上の一覧から ［タスク］ を選択します。
  4. ［カスタム関数を作成する］ をクリックします。
  5. ［関数名］ を入力し、 ［説明を追加する］ リンクをクリックして関数の説明を入力します。関数名はアルファベットで始める必要があります。
  6. ［レイアウトを選択］ 一覧からレイアウトを選択します。必要に応じて、［関数名］欄の下にある ［入力値を追加する］ をクリックしてパラメーターを設定します（関数の処理において、プロジェクトやタスクのデータを使用する場合）。
  7. Delugeスクリプトの編集欄でコードを入力するか、左側のパネルからパラメーターをドラッグ＆ドロップで移動して、カスタマイズします。
  8. ［保存する］ をクリックします。
  9. カスタム関数をすぐに実行する場合は、 ［保存して実行する］ をクリックします。
  10. ［入力値］を設定した場合、入力値の指定用のポップアップが表示されます。タスクIDを指定し、［実行する］をクリックします。

ブループリントやワークフローを通じてカスタム関数が実行された際にエラーが発生した場合は、エラー履歴で確認できます。   ［エラー履歴］ をクリックして、確認したいログを選択します。

カスタム関数とワークフロールールの関連付け

  1. 画面右上の アイコンをクリックします。
  2. ［タスクの自動化］ に移動して、 ［ワークフロールール］ をクリックします。
  3. ルールを選択します。
  4. ［処理を追加する］ で、 ［カスタム関数を関連付ける］ をクリックします。
  5. 既存のカスタム関数を関連付けるか、新しいカスタム関数を作成します。
  6. ［ルールを保存する］ をクリックします。

カスタム関数とブループリントの関連付け

  1. 画面右上の アイコンを クリックします。
  2. ［タスクの自動化］ に移動して、 ［ブループリント］ をクリックします。
  3. 対象の ブループリント を選択します。
  4. 対象の遷移名 をクリックして、 ［遷移後］ タブをクリックします。
  5. ［カスタム関数］の欄の ［追加する］ をクリックし、カスタム関数を関連付けるか、新しいカスタム関数を作成します。
  6. ［公開する］ ボタンをクリックします。

  1. カスタム関数は、レイアウトごとに25件まで追加できます。
  2. カスタム関数の入力値（パラメーター）は、25件まで使用できます。
  3. カスタム関数の実行の失敗回数には制限があります。1日あたり20回までです。1日あたりのカスタム関数の実行の失敗回数が上限に達すると、カスタム関数は自動的に無効になります。その場合、カスタム関数を作成したユーザーに対して、メールで通知が送信されます。
  4. 1つのポータルにおいて、ワークフロールール／ブループリントに関連付けられているカスタム関数は、1日あたり5,000回まで実行できます。

ギャラリーの関数

関数は、ギャラリー（サンプルの一覧）から選択してすぐに作成することも可能です。
  1. 画面右上の設定アイコン（ ）をクリックします。
  2. 画面左側のメニューの ［開発者向け情報］ → ［カスタム関数］ をクリックします。
  3. 画面上部のドロップダウンから ［タスク］ を選択します。
  4. カスタム関数をはじめて作成する場合、［ギャラリーから作成する］をクリックします。
  5. カスタム関数をすでに作成したことがある場合、画面右上の［カスタム関数を作成する］メニューの右側の逆三角の印（▽）にカーソルを合わせ、 ［ギャラリーの関数］ をクリックします。
  6. 利用する関数にカーソルを合わせ、表示される［作成する］をクリックします。

  7. 必要に応じて説明や入力値を変更します。
    関数の内容（Delugeのコード）は事前に入力された状態で表示されます。コード内のコメントに記載されている「TODO」の欄には、必要な事前設定や、自分のアカウントに合わせて編集すべき箇所などが記載されています。

  8. ［保存する］ をクリックします。または ［保存して実行する］ をクリックして、カスタム関数を実行します。

ギャラリーに用意されている関数の一覧

  1. マイルストーンを自動で完了
  2. タスクの期限変更の履歴データをZoho Analyticsに送信
  3. Slackのチャンネルにメッセージを送信
  4. Zoho Cliqのチャンネルにメッセージを送信
  5. プロジェクトのステータスを更新
  6. 後続タスクのステータスを変更
  7. 後続タスクを作成
  8. サブタスクを作成
  9. タスクに関する課題を作成
  10. タスクのステータス変更の履歴データをZoho Analyticsに送信

その他の操作

カスタム関数は、編集／削除／複製できます。また、REST APIを有効にすることもできます。
  1. 対象のカスタム関数の上にマウスのカーソルを重ねて、   （設定）アイコンをクリックします。

  2. 表示された選択肢から実行したい操作を選択します。
    編集： 既存のカスタム関数の修正
    削除： 既存のカスタム関数の削除
    複製：  カスタム関数のコピーの作成
    Rest API： カスタム関数のREST APIのURLの有効化

参考情報：