Blueprintの作成

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Zoho Recruitの業務フローでは、採用プロセスの各ステージを定義することで、構造化された自動採用ワークフローをデザインできます。この記事では、業務フローの作成、業務フローの流れの定義、遷移の効果的な設定方法について説明します。

業務フローの新規作成

［設定］→［自動化］→［業務フロー］に移動します。
［業務フローの作成］をクリックします。

ステップ1：基本情報の入力

業務フローを適用する［タブ］（例：［候補者］、［連絡先］、［カスタムタブ］）を選択します。
［項目］を選択します。この項目の値は、業務フローの状態（例：連絡済み、適格など）として使用されます。
［条件］を定義して、この業務フローに従う対象のデータを指定します。条件を設定しない場合、業務フローはすべてのデータに適用されます。
［次へ］をクリックして、業務フローのデザインに進みます。

ステップ2：業務フローエディターでのプロセスフローの定義

状態をドラッグ＆ドロップして、業務フローのさまざまなステップを定義します。
遷移を使用して状態を接続し、データがあるステージから別のステージへどのように移動するかを決定します。

求人応募を体系的に処理する人材紹介会社、ジルカー株式会社を例にします。同社の採用ワークフローには、次の状態があります。

新規– 候補者が求人に応募すると、応募情報が受信されます。
評価待機中– 採用担当者が応募内容を確認し、候補者の資格を評価します。
連絡済み– 採用担当者が候補者に連絡し、初回の話し合いを行います。
不適格– 候補者が求人条件を満たしていない場合、不適格としてマークされます。
適格– 候補者が要件を満たしている場合、採用プロセスの次のステージに進みます。

ステップ3：遷移の設定

遷移は、業務フロー内でデータがある状態から別の状態へどのように移動するかを定義します。Zoho Recruitでは、遷移には3種類あります。

システム遷移

システム遷移は、業務フローエディターで利用できる事前定義済みの遷移です。これには、候補者をクライアントに送信する、面接予定を登録する、内定通知書を作成するなど、一般的な採用アクションが含まれます。詳細はこちら

カスタム遷移

各カスタム遷移には、3つのフェーズがあります。

遷移前

［遷移を実行できるユーザー］を定義します（特定のユーザー、役職、グループ）。
［条件］を設定して、遷移が表示されるタイミングを制御します。
［面接の決定を必須にする］がチェック済みの場合、予定済みのすべての面接が完了した後にのみ遷移が表示されます。

例：面接予定を登録する遷移は、採用担当者が選考中ステージを完了した場合にのみ表示されるようにします。

遷移中

このステージでは、遷移が完了する前に特定の操作を必須にできます。

［メモを必須にする］

次に進む前に、採用担当者が追加情報を入力するようにします。

［タグを必須にする］

有力な候補者や改善が必要などのキーワードで候補者にタグを付けます。

［添付ファイルを必須にする］

履歴書や面接フィードバックフォームなど、必要なドキュメントを必須にします。

項目の追加と検証

希望給与や勤務開始可能日などの必須項目を指定します。
項目が検証条件を満たすようにします（例：給与項目は空にできません）。

チェックリストの追加

採用担当者向けのToDoリストを定義します（例：照会先を確認する、重複応募を確認する）。

関連項目の追加

候補者を複数の求人に関連付けるなど、データをリンクします。

移行の担当者へのメッセージの追加

移行を実行するときに、手順や通知を表示します。

例：次に進む前に、候補者が面接の参加可能日時を確認済みであることを確認します。

移行後

メール通知を設定します（例：候補者が面接予定に移行したときに通知します）。
タスクをユーザーに割り当てます（例：面接後に候補者にフォローアップします）。
項目を自動的に更新します（例：候補者ステータスが面接予定に変更されます）。
Webhookまたはカスタム関数を連携のために実行します。
タグを追加してすばやく分類できるようにします。

共通移行

「共通移行」では、業務フロー内のどのステージからでも、データを特定の状態に移行できます。状態ごとに個別の移行を定義する代わりに、全体に適用される単一の移行を作成できます。

共通移行を設定する際は、次の操作を柔軟に行えます。

ブループリント内のすべての状態に適用すると、移行を常に利用できるようになります。
移行を利用可能にする特定の状態を選択すると、業務フローの流れをより細かく制御できます。

例。

候補者が選考中または面接予定のステージにいるかどうかに関係なく、採用担当者はいつでも候補者を不採用にする必要がある場合があります。不採用を共通移行として設定すると、採用担当者はこの処理をいつでも実行できます。

移行の色分け

業務フローの設計時に見分けやすくするため、業務フローの移行に色を割り当てることができます。色分けすると、さまざまな種類の処理を視覚的に区別でき、複雑な業務フローも読みやすく、操作しやすくなります。

たとえば、次のように使用できます。

グリーンは承認処理に使用
レッドは却下処理に使用
ブルーは確認や情報共有の処理に使用
イエローは中間ステップに使用

メモ：移行の色は、業務フローの設計時に視覚的に整理するためのものです。業務フローの実行や動作には影響しません。

移行に色を割り当てるには

カスタマイズする移行を選択します。
［移行］タブで、移行名の横にある［色］アイコンをクリックします。
利用可能なパレットから色を選択するか、［詳細な色］を選択してカスタムの色を定義します。
［完了］をクリックします。

選択した色は、業務フローキャンバス内の移行にすぐに適用されます。

データ内の色分けされた移行の表示

業務フローが有効になると、移行に割り当てられた色がデータの「業務フロー処理」セクションに反映されます。これにより、ユーザーはすべての移行ラベルを読まなくても、適切な処理をすばやく識別して実行しやすくなります。

たとえば、承認処理にはグリーン、却下処理にはレッドを使用し、その他の色をチームのワークフローの運用ルールに合わせて使用できます。

ヒント：すべての業務フローで一貫した配色を使用すると、ユーザーが移行の種類をひと目で認識できます。

状態に対するSLAの設定

移行を適切なタイミングで実行できるように、SLA（サービスレベル契約）を状態に設定できます。

SLAでは、次のことができます。

各状態に制限時間を設定します（例：候補者が選考中ステージに48時間を超えて留まらないようにする）。
エスカレーション処理を定義します（例：面接が24時間以内に予定されない場合、採用管理者に通知する）。

SLAを設定するには

業務フローエディターを開き、SLAを適用する状態を選択します。
データがその状態に留まることができる最大制限時間を設定します。
エスカレーションアラートを設定し、制限時間に到達する前または後にユーザーへ通知します。
SLAの制限時間を超過したときに通知する相手を指定します。

例：

ジルカーでは、面接予定済みの候補者について、24時間以内にフィードバックを入力する必要があるSLAを設定しています。フィードバックが未入力の場合、自動リマインダーが送信されます。

Zoho Recruitで業務フローを使用すると、採用ワークフローを構造化し、一貫性を保ち、定型タスクを自動化できます。状態を定義し、移行を設定し、グローバル移行とSLAを効果的に使用することで、採用担当者は採用業務フローを効率よく進められます。

業務フローの並べ替え

同じタブに複数の業務フローが存在し、候補者データが同時に複数の業務フローの条件を満たす場合、実行順序によって最初に適用される業務フローが決まります。ここで、業務フローの並べ替えオプションを使用します。

業務フローを並べ替えるには

［設定］→［自動化］→［業務フロー］に移動します。
関連するタブを選択します。
［業務フローの並べ替え］をクリックします。
業務フローをドラッグして任意の順序に並べます。一番上に表示されているものが最初に実行されます。

これにより、ワークフローの優先度を基準に、最も関連性の高い業務フローが適用されます。