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Zoho RecruitのBlueprintでは、採用プロセスの各段階を定義し、構造化された自動化採用ワークフローを設計できます。本記事では、Blueprintの作成方法、プロセスフローの定義、そして遷移の効果的な設定についてご案内します。

新規Blueprintの作成

1. 「設定 > 自動化 > Blueprint」に移動します。

2. 「Blueprintを作成」をクリックします。
   
   

手順 1：基本情報の入力  

1. Blueprintを適用したいタブを選択します（例：Candidates、連絡先、またはカスタムタブ）。

2. Blueprint内で都道府県として機能する値を持つ項目を選択します（例：Contacted、Qualifiedなど）。

3. どのデータがこのBlueprintに従うかを指定するための条件を定義します。条件を設定しない場合、Blueprintはすべてのデータに適用されます。

4. プロセスフローの設計を続行するには次をクリックします。

手順 2: Blueprintエディターでプロセスフローを定義する 

1. 都道府県をドラッグ＆ドロップして、プロセスの各段階を定義します。
   
   

2. Transitionsを使用して都道府県を接続し、データがどのようにしてある段階から別の段階へ移動するかを決定します。
   
   

Zylker Inc. という人材派遣会社を例に説明します。この会社では、求人アプリケーションを体系的に処理しています。採用ワークフローには、次の都道府県が含まれます。

• 新規－候補者が求人に応募すると、アプリケーションが受領済みとなります。

• Waiting-for-evaluation－採用担当者がアプリケーションを確認し、候補者の資格を評価します。

• Contacted－採用担当者が候補者に初回連絡を行います。

• Unqualified－候補者が求人条件を満たしていない場合、不合格としてマークされます。

• Qualified－候補者が要件を満たしている場合、次の採用プロセス段階へ進みます。

手順 3: Transition 設定を構成する  

Transitionsは、Blueprint内でデータがどのように状態間を移動するかを定義します。Zoho Recruit では、3種類のTransitionsがあります。

システム Transition

システム Transitionは、Blueprintエディターで利用可能なあらかじめ定義されたtransitionです。これには、候補者のクライアントへの提出、面接のスケジューリング、オファーレターの作成など、一般的な採用処理が含まれます。詳細はこちら

カスタム Transition

各カスタム transition には3つのフェーズがあります：

Transition前の処理

• transitionを実行できるユーザー（特定のユーザー・ロール・グループ）を定義します。

• transitionの表示タイミングを制御する条件を設定します。

• 「面接判断を必須」が選択されている場合、transitionはすべてのスケジュール済み面接が完了した後にのみ表示されます。
  

例:「Schedule Interview」の遷移は、リクルーターがスクリーニング段階を完了したときのみ表示される必要があります。

遷移中  

この段階では、遷移が完了する前に特定の処理が必要です。

メモの必須化  

リクルーターが転送を行う前に、追加の背景情報を必ず記入してください。

タグの必須化  

「Strong Candidate」や「Needs Improvement」などのキーワードで候補者にタグ付けを行います。

添付ファイルの必須化  

履歴書や面接フィードバックフォームなど、必要なドキュメントの添付を必須にします。

項目の追加と認証  

• 「希望給与」や「利用可能日」など、必須項目を指定します。

• 項目がバリデーション基準を満たしていることを確認します（例：salary項目が空であってはならない）。

チェックリストの追加  

• リクルーター向けのToDoリストを定義します（例：referenceの認証や、複製アプリケーションの確認）。

関連商品を追加  

• リンクデータ（例：候補者を複数の求人に紐付ける）

Transitionオーナーへのメッセージ追加  

• トランジション実行時に、指示やアラートを表示できます。

例:候補者が面接可能日程を確認したことを、進める前に必ず確かめてください。

トランジション後  

• メール通知を設定（例：候補者が「面接予定」に移動した際に通知）

• ユーザーにタスクを割り当て（例：面接後に候補者へフォローアップ）

• 項目を自動で更新（例：Candidateステータスが「面接予定」に変更される）

• 統合のためにWebhookやカスタム関数をトリガー

• 素早く分類できるようにタグを追加

グローバルトランジション  

グローバルトランジションを利用すると、データをプロセス内のどの段階からでも特定の状態へ移動できます。各状態ごとに個別のトランジションを定義する代わりに、全体に適用できる単一のトランジションを作成できます。

グローバルトランジションを設定する際、次の柔軟性があります。

• Blueprint内のすべての都道府県に適用して、トランジションが常に利用可能になるように設定できます。

• トランジションを利用可能にする特定の都道府県を選択して、プロセスフローの管理を強化できます。

例:  

リクルーターは、候補者がスクリーニングまたは面接予定のいずれの段階にいても、却下する必要がある場合があります。却下するをグローバルトランジションとして設定することで、リクルーターはいつでもこの操作を実行できます。

都道府県のSLA設定

トランジションがタイムリーに実行されるように、SLA（サービスレベルアグリーメント）を都道府県ごとに設定できます。

SLAにより、以下のことが可能です。

• 各状態に時間制限を設定できます（例：候補者がスクリーニング段階に48時間以上留まらないようにする）。

• エスカレーション処理を定義できます（例：面接が24時間以内にスケジュールされていない場合、採用担当者に通知する）。

SLAを設定するには:  

1. Blueprint Editor を開き、SLA を適用したい 状態 を選択します。

2. その 状態 にデータがとどまることができる 最大 時間 を設定します。

3. エスカレーション 注意 を設定し、が次の前またはが次の後、時間制限 に達した際にユーザーへ通知します。

4. SLA の時間制限を超えた場合に 通知される対象 を指定します。

例:  

Zylker は「Interview Scheduled」状態の候補者に対して、24 時間以内にフィードバックを入力するSLAを設定しています。フィードバックが未入力の場合、自動リマインダーが送信されます。

Zoho Recruit の Blueprint は、採用ワークフローの構築、一貫性の維持、定型タスクの自動化を実現します。都道府県の定義やトランジションの設定、Global Transitions や SLA の活用により、採用プロセスを効率的に最適化できます。

Blueprint の並べ替え

同じタブに複数の Blueprint が存在し、1件の候補データが同時に複数の Blueprint の条件を満たす場合、実行の順番によって最初に申請される Blueprint が決定されます。Blueprint の並べ替えオプションはこの時に活用します。

Blueprints を並べ替えるには:  

1. 設定 > 自動化 > Blueprints に移動します。

2. 該当する タブ を選択します。

3. 並べ替え Blueprint をクリックします。

4. ドラッグしてBlueprintを希望の順序に配置します。一番上にあるものが最初に実行されます。

これにより、ワークフローの優先順位に基づいて最も関連性の高いBlueprintが申請済みとなります。