「設計図を作成する」
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Zoho RecruitのBlueprintは、オフラインの人材紹介プロセスのオンラインレプリカであり、定義された手順に従って、漏れのないように人材紹介プロセスを実行するのを助けるように設計されています。Blueprintを使用すると、次のことができます：
- プロセスの各段階を定義し、重要な情報を検証する
- チームをプロセスの実行に導く
- ルーティンなアクションを自動化する
Zylker, Inc. はクラウドアプリケーションを販売するソフトウェア会社です。彼らは定期的に候補者を雇用しています。彼らの一般的な候補者パイプラインプロセスは次のステージで構成されています：
Zoho Recruitを使用してBlueprintを介してこのプロセスを設計する方法を見てみましょう。
利用可能性
許可が必要です： 「管理ワークフロー」の権限を持つユーザーのみがこの機能にアクセスできます。
必要なエディション： Zoho Recruitのスタッフィングエディションおよびコーポレートエディションの、Enterprise、Zoho One、People Plus、HR Enterpriseプランで利用可能です。
ブループリントの基本
ブループリントは、プロセスのステージを順番に配置することで設計されます。 Zoho Recruitでは、主な構成要素はステートと遷移です。 ブループリントを使用すると、次の詳細を定義できます。
- プロセスの各段階
- 各段階に関連する人物
- 各段階で行うべきアクションとその後の処理
- 各段階の完了を検証するための基準
プレインブループリントの構成要素として主なものは次のとおりです：
状態
Blueprintの各段階を「状態」と呼びます。例えば、候補者が雇用される前にさまざまな段階を経ていきます：評価待ち、合格、クライアントへの提出、面接のスケジュール、そして最後に雇用されます。プロセスフローを設計するために、状態をBlueprint Editorにドラッグ＆ドロップしてください。
遷移
「遷移」とは、プロセス内の状態の変化を指します。遷移は、レコードが一つの状態から別の状態へ移行するために必要な条件を定義します。通常、資格のある候補者だけが関連付けられる仕事を開くことができます。ここでは、QualifiedからAssociatedへレコードが移行するための条件とアクションが、Associate Job Openings遷移ブロックで定義されています。
Zoho RecruitのBlueprintには2つのTransitionsタイプがあります。
- システム変更
- カスタム変更
システムの変更 は、アカウントにデフォルトで存在する一連の条件です。これらは、採用プロセスの中で頻繁に使用される条件です。
Zoho Recruit で使用されるシステム遷移の一覧を以下に示します。
スタッフエディション:
- メールを送信する
- 求人を関連付ける
- 顧客に提出する
- 面接をスケジュールする
企業HR版:
- メールを送信する
- 求人関連付けを行う
- クライアントに提出する
- 面接をスケジュールする
- オファーレターを生成する
- オファーを取り消す
- オファーレターを編集して再送信する
カスタム遷移は、Zoho Recruit内であなたが採用担当者として作成する条件のセットです。カスタム遷移の場合、条件が発生する前、中、後に何が起こるかを決定する必要があります。
新しいブループリントを作成する
ブループリントの作成は3ステップのプロセスです：
- ステップ1： 基本情報を入力します
プロセスを作成するモジュールとフィールドを指定します。 - ステップ2： プロセスフローを定義します
ブループリントエディターで、開始またはデフォルトの状態から終了状態までのプロセスフローを定義します。 - ステップ3： 遷移設定を構成します
プロセス内のさまざまな状態について、前、途中、後の遷移設定を構成します。
ステップ1: 基本情報の入力
- 設定に移動してください オートメーション > ブループリント.
- クリックプロセスの作成をしてください。
- 「作成プロセス」ポップアップ内で、モジュールとフィールドを選択します。今回のシナリオでは、プロセスが「候補者パイプライン」であるため、「候補者」モジュールと「候補者ステータス」をフィールドとして選択します。
- レコードがプロセスに入るための基準を指定してください（必要な場合）。例えば、候補者IDが空でないこと。
- 次をクリックしてください 次へ。
注意: もし条件を指定しない場合、選択したモジュールのレコードはブループリントプロセスに入る資格があります。
ステップ2: ブループリントエディターでプロセスフローを定義する
- プロセスを構成するすべての州を、ブループリントエディタにドラッグ＆ドロップしてください。
- ステート間のプロセスフローを、ステートボタン内のノードをつなぐことで構築してください。
- 2つの状態間で、+ボタンをクリックして、遷移を作成します。
- トランジションを削除するには、トランジションラインを右クリックして、「トランジションの削除」をクリックします。
- 上記の流れは、Zylker, Inc.で実施される候補者パイプラインの視覚的な表現です。このプロセスに参加する候補者は、写真に示されている順序ですべてのステージを経由します。
- 白いボタンは設計図の状態を表しています。
- 黄色のボタンは、各ステージを完了するために必要な条件を表しています。
- 各トランジション設定は、レコードの詳細ページに表示されるボタンとして表示されます。
- トランジションを完了するには、トランジションボタンをクリックし、ポップアップウィンドウに記載されたアクションを実行します。
例えば、連絡先をクリックすると、このトランジションを実行するためのガイドが表示されるポップアップウィンドウが開きます。
- トランジションが正常に完了したら、ブループリントの次の状態に移行します。
- ブルーの「Associate Job Opening」ボタンは、 グローバル・トランジション と呼ばれ、すべてのブループリントの状態で表示されます。
プロセスフローがステートと遷移で定義されたので、最後のステップとして遷移設定を定義する必要があります。
ステップ3： 遷移設定を構成する
遷移とは、プロセス内の状態の変化のことです。遷移は、変化の条件が明確に定義された2つの状態をつなぐリンクで構成されています。遷移は、それぞれ「前」「中」「後」の3つの部分から構成されています。
例えば、Contacted と Qualified の状態間の遷移を見てみましょう。この遷移を「Qualify」と名付けましょう。Zylker におけるこの遷移を設定する際に遵守すべきガイドラインを以下に示します：
- 「Qualify」への移行を完了するために、候補者の予想される給与は$50,000以下でなければなりません。
- 「Qualify」への移行が実行されたら、採用担当者に候補者の状態の変更を通知するための電子メール通知が送信されなければなりません。
Blueprintを使ってこれを達成する方法を見てみましょう。
変更前
特定のユーザー、役割、またはグループが、作成された遷移を閲覧できるように指定します。例えば、Recruiter Admin、Recruiter、またはGuestなどの役割を指定します。この遷移がプロセス内のレコードで利用可能になるときに正確に定義された基準を定義します。
例：候補者選択基準
この場合、候補者の予想給与が50,000ドル以下の場合にのみ、遷移を表示する必要があります。
過渡期間中
このセクションでは、プロセスのあるステージを完了するために、特定のフィールド、ノート、添付ファイルなどを入力して、適切な情報を入力するように、遷移所有者を案内します。
例えば、候補者の給与交渉にオファー管理を使用している場合、採用担当者は給与の増額率や、会社のポリシーに従って最終オファーレターを添付するためのメモなどを入力する必要があります。このような場合、すべての詳細は、オファーの送信の遷移の遷移中セクションに必須とすることができます。
以下は、「過渡期間」セクションに記載する必要がある詳細です：
- 主モジュールからのフィールドを必須として確認・検証します。
- トランジションオーナーにチェックリストを提供します。
- 関連アイテムを必須とします。
- トランジションオーナーにメッセージを追加します。
- ノートを必須とします。
- 添付ファイルを必須とします。
- タグを必須とします。
遷移後
トランジション完了時に自動化するアクションを定義します。 After Transitionセクションで自動化できるアクションは次のとおりです：
- メール通知を送信
- タスクを割り当てる
- フィールドの更新を行う
- Webhooksをトリガーする
- カスタム関数をトリガーする
- タグを追加する
Zylkerの例では、面接がスケジュールされたときに候補者とインタビュアーに電子メール通知が自動化されなければなりません。そのため、 メールアラート を選択し、必要な電子メールテンプレートを関連付けてください。
同様に、各 遷移 に対して条件を構築することができます。プロセスの終わりまで。
グローバル移行
グローバル移行とは、プロセス内のすべての状態から実行できる移行のことです。 例えば、候補者が「不適格」または「クライアントによる拒否」としてマークされていても、候補者をジョブオープニングに関連付けることができます。 候補者がJava Developerに適していない場合でも、別のポジションに関連付けたい場合があります。
もう1つのシナリオを考えましょう。1つのポジションで雇用された候補者が、別のポジションにも関連付けられているとします。クライアントが望むなら、候補者は簡単に関連付けを解除し、不適格とすることができます。
これを可能にするために、チェックボックスを選択することで、グローバルトランジションのUnqualifyを行う必要があります。選択すると、すべての状態にUnqualifyトランジションが表示されます。
注意： 一度に一つのプロセスしか実行できません。
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