Blueprintの実行

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データが特定の業務フローの開始条件を満たすと、そのデータは業務フロー内の有効なデータになります。データの詳細ページには、データの現在の状態と、その状態で利用可能な遷移が表示されます。遷移を実行するには、該当する遷移ボタンをクリックします。たとえば、メールアドレスがzylker.comで終わる候補者は、候補者パイプラインの業務フローに入るように設定されます。遷移の担当者は、遷移ボタンをクリックして業務フローの自動化を実行できます。

ボタンをクリックするとポップアップが表示され、業務フローで定義されている内容に応じて、メモの追加や特定項目の更新を求められます。たとえば、ユーザーが［採用］ボタンをクリックすると、携帯電話番号と候補者の経験年数の入力を求められます。経験年数が3年未満の候補者データを入力すると、エラーが発生します。これにより、Recruitはユーザーが入力した値を検証できます。

業務フロー内のいずれかの遷移で［面接の評価完了時に許可］を選択すると、ユーザーは保留中のすべての決定について画面上の通知を受け取ります。

遷移の担当権限の仕組み

遷移の担当権限はプロフィール権限より優先されます。つまり、ユーザーが遷移の担当者に設定されている場合、そのユーザーはデータにアクセスするために必要なプロフィール権限がなくても、そのデータに対して遷移を実行できます。

遷移の担当権限はタブとデータの権限より優先されます。ユーザーは遷移を実行する際に、ルックアップを通じて関連タブのデータにアクセスできます。
例：ユーザーが候補者データに対して［クライアントへの紹介］の遷移を実行すると、クライアントタブへのアクセス権限がない場合でも、ルックアップからクライアントを表示して選択できます。

業務フローのプロセスの表示

設定済みの業務フローを表示するには、次の手順を実行します。

業務フローの条件を満たすデータの詳細ページに移動します。
自動化ストリップには、データの現在の状態と、その状態で利用可能な遷移が表示されます。
遷移は、遷移前で指定した条件を満たすデータでのみ利用できます。
［設定済みプロセスの表示］をクリックします。現在の状態から次の状態までの業務フローが表示されます。

メモ：

業務フローの設定に使用した項目は、データが業務フローに入ると編集できないようにロックされます。

たとえば、候補者のステータス項目を使用して候補者パイプラインの業務フローの自動化を設定した場合、データが業務フローの自動化に入ると、業務フローが完全に実行されるまでステージを手動で更新できません。

これにより、データはフローで定義された業務フローの各ステージを必ず通過し、必要な条件を満たさない限り、誰もステータスを変更できません。

自分の業務フローデータへのアクセス

業務フローが設定されると、業務フローの条件を満たすデータが業務フローに入り、業務フローで指定された遷移の担当者が、それぞれの遷移を実行できるようになります。

業務フローを開始するには、全体の業務フローの中で自分が担当する操作の実行を待っているデータを把握しておく必要があります。

自分の操作から業務フローの遷移にアクセスするには

Zoho Recruitのアカウントで、［自分の操作］タブをクリックします。
［自分の操作］には、自分の承認待ちのデータと業務フローの遷移が表示されます。
一覧表示で、［業務フローのみ］を選択します。
任意の項目をクリックして該当データに移動し、業務フローの自分の担当分を実行します。

業務フローの利用状況レポートの表示

業務フローレポートでは、業務プロセスとその実行状況に関する有益なインサイトを得られ、プロセスをより適切に効率化できます。Zoho Recruitには、業務フローレポートとして標準レポートとカスタマイズレポートの2種類があります。

標準の業務フローレポート

利用可能な各種業務フローレポートは次のとおりです。

業務フローレポートを確認するには

［設定］→［自動化］→［業務フロー］に移動します。
［利用状況］タブをクリックします。
各種業務フローレポートが一覧表示されます。
レポートをクリックして、インサイトを表示します。
例：次の画像は、候補者フォローの業務フローにおける業務フローごとの平均時間に関するレポートです。
このレポートでは、指定期間内に開始遷移から任意の終了遷移まで業務フローを完了するのにかかる平均時間の詳細を確認できます。

カスタマイズした業務フローレポート

Zoho Recruitの［分析］タブには、候補者の登録経路別の採用、登録元別の候補者、候補者のステータスレポートなど、さまざまなインサイトを確認できる標準レポートが多数用意されています。これらのレポートは、業務フローのインサイトに基づいてカスタマイズできます。タブのレポートを作成すると、関連タブの選択セクションの一部として業務フローのインサイトが表示されます。ここから、業務フローのインサイトに基づいて独自のレポートを作成できます。

業務フローのインサイトに基づくレポートを作成するには

［分析］タブに移動し、［レポート］サブセクションを選択します。
［レポートの作成］をクリックします。
メインのタブを選択します。例：［候補者］。
［関連タブ］の一覧から、アカウント内の業務フローの一覧にある適切な業務フローを選択します。
［レポートの種類］を選択します。例：要約レポート。
レポートに表示する項目を選択します。選択可能な項目の一覧にある業務フローセクションから、必要な詳細を選択できます。
必要に応じて［フィルター］を追加します。
レポートに名前を付け、フォルダーに分類します。例：採用プロセスの業務フローステータスレポート。
レポートを実行して、各候補者の業務フローの詳細を確認します。

業務フローでの一括操作の選択

業務フローでは、候補者のステータス変更、候補者のクライアントへの送信、候補者の関連付け解除などの処理を一括で実行できます。一括処理を実行しても、すでに処理中のデータは開始済みの処理の影響を受けません。たとえば、10件のデータがあり、そのうち5件が処理中だとします。候補者のステータスを［関連付け済み］から［面接予定を登録する］に更新する場合、処理中ではないデータのみが更新されます。

重要事項。

現在、業務フローで作成できるプロセス数に制限はありません。
プロセスは、業務フローのページに表示されている順序で実行されます。プロセスは並べ替えることができます。
すべての自動化機能が設定済みの場合、実行順序は、割り当てルール、ワークフロープロセス、承認プロセス、最後に業務フローの順です。
1つのプロセス内の移行ごとに、異なるユーザーを担当者にできます。ユーザーがデータへのアクセス権を持っていなくても、移行の担当者に設定されている場合、そのユーザーは移行を実行できますが、データを編集することはできません。
面接者またはゲストの権限を持つユーザーは、プロセスの移行前ステージの［担当者］で選択できません。