カレンダー予約

カレンダー予約

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採用担当者は、Zoho Recruitでカレンダー予約を使用して、空き状況の設定を行えるようになりました。カレンダー予約を使用すると、採用担当者は空き状況に基づいて日付を設定できます。予約リンクは候補者にメール経由で共有したり、採用担当者のWebサイトに埋め込んだりできます。
Idea例として、Travisはジルカーの求人に応募したばかりで、自分がその求人に最適な候補者であることを示すため、面接の日程を調整したいと考えています。そこで、採用チームにメールを送り、面接に適した時間を問い合わせます。Travisは採用チームからの確認を待つ必要があります。その間に、「自分のメールが届いていなかったらどうしよう」「自分のメールが見落とされたらどうしよう」「忙しい時間に面接が設定されたらどうしよう」といったさまざまな疑問が頭に浮かびます。


こうした状況を避けるため、カレンダー予約を使用すると、すべての候補者／連絡先／クライアントは自分の空き状況を基準に、通話／面接に最適な時間を選択し、必須の詳細を入力できます。これで予定が予約されます。予定の時間に都合がつかない場合は、予定を再設定するか、予約をキャンセルできます。これにより、複数のチームとの一連の通話やメールのやり取りを省き、自分で簡単に予約できます。

設定が完了すると、ユーザーが予約できるURLが生成され、共有できます。カレンダー予約は2種類に分類できます。以下のとおりです。

  • チーム予約
  • ユーザー予約

空き状況

必要な権限
カレンダー予約の管理権限を持つユーザーはチーム予約を作成でき、予定、面接、通話の作成権限を持つユーザーはユーザー予約を作成できます。

必要なプラン
Zoho RecruitのStaffing版およびCorporate HR版のエンタープライズプランで利用できます。

カレンダー予約の設定

カレンダー予約を設定するには

  1. Zoho Recruitにログインします。
  2. ［カレンダー］に移動し、日付を選択するか、［日］、［週］、または［月］をクリックします。


  3. ［オプション］をクリックし、ドロップダウン一覧から［カレンダー予約］を選択します。

    また、    ［設定］→［一般］→［カレンダー予約］に移動することもできます。


  4. カレンダー予約の管理ページで［カレンダー予約を作成］をクリックし、次の操作を行います。

チーム予約

候補者に「選考面接」などの予約を許可したい場合は、チーム予約を使用できます。主催者を追加すると、候補者が予約した際に、対応する主催者が割り当てられます。
  1. ［チーム予約］をクリックします。

  2. ［カレンダー情報］セクションで、次の操作を行います。
    • ［カレンダー名］を入力します。
      例：フォローアップ通話。
    • ［カレンダーの説明］を追加します。
    • ［カレンダーの種類］で、ドロップダウンリストから面接／通話／予定のいずれかを選択します。
    • ドロップダウンリストから、予定／面接／通話の［所要時間］を指定します。
      または、カスタム値を入力できます。
  3. ［参加者への質問］セクション
    • ［名前］、［メール］、［携帯電話番号］は、面接を予約する際の必須項目であり、標準で利用できます。
    • 質問をさらに追加する場合は、［+質問を追加］をクリックします。
    • 質問を追加し、回答を反映する項目を選択します。
      複数の質問を追加すると、回答は対応する項目に自動的に入力されます。
  4. ［主催者情報］で、次の操作を行います。
    • ［割り当て先］ドロップダウンリストでは、ユーザー／グループ／テリトリー／割り当て済み採用担当者から選択できます。たとえば、ユーザーを選択すると、予定／面接／通話は選択したユーザーに順繰り方式で割り当てられます。
    • ドロップダウンリストからユーザーを選択すると、予約の割り当て先となるユーザーを選択できます。

    • ドロップダウンリストからグループを選択すると、予約の割り当て先となるグループを選択できます。
    • ドロップダウンリストからテリトリーを選択すると、予約の割り当て先となるテリトリーを選択できます。
  5. ［詳細設定］セクションで、次の基準に基づいて予約時間の表示条件を設定します。
    • ［空き時間の表示単位］
      • 隣り合う2つの時間枠の間隔を設定します。
    • ［予約を有効にするまでの時間］
      • 参加者が時間枠を予約できるようになるまでの時間を設定します。
    • ［予約の有効期間］
      • 参加者がどのくらい先まで予約できるかを設定します。
    • ［予約の開始前に主催者に必要な空き時間］
      • ドロップダウンリストから空き時間を選択します。
      • カスタム値を入力することもできます。
Notes
メモ。
組織でテリトリー管理が有効になっている場合にのみ、特定のテリトリーからユーザーを選択できます。

ユーザー予約

参加者があなた（ユーザー）との予約を行えるようにする場合は、このオプションを使用できます。
  1. ［ユーザー予約］をクリックします。
  2. カレンダー情報セクションで、次の操作を行います。
    • ［カレンダーの種類］で、ドロップダウンリストから［予定］、［面接］または［通話］を選択します。
    • ドロップダウンリストから予定／面接／通話の［所要時間］を指定します。
      または、カスタム値を入力できます。
  3. 参加者への質問セクションで、次の操作を行います。
    • ［名前］と［メール］は予定を予約する場合の必須項目です。一方、［名前］と［電話番号］は通話の必須項目で、標準で利用できます。また、［名前］、［メール］、［携帯電話番号］は面接の必須項目です。
    • 質問をさらに追加する場合は、［+質問を追加］をクリックします。
    • 質問を追加し、回答を入力する項目を選択します。
      複数の質問を追加でき、回答は対応する項目に自動的に入力されます。
      参加者による質問への回答は任意にできます。

  4. 詳細設定セクションで、次の条件に基づいて予約時間の表示方法を設定します。
    • ［空き時間の表示単位］
      • 隣り合う2つの時間枠の間隔を設定します。
    • ［予約を有効にするまでの期間］
      • 参加者が時間枠を予約できるようになるまでの遅延時間を設定します。
    • ［予約を有効にしておく期間］
      • 参加者がどのくらい先まで予約できるかを設定します。
    • ［予約の開始前に主催者に必要な空き時間］
      • ドロップダウンリストからバッファー時間を選択します。
      • カスタム値を入力することもできます。
  5. ［保存］をクリックします。
  6. カレンダー予約が作成され、カレンダー予約の管理画面に表示されます。

カレンダー予約の共有

参加者とリンクを共有する方法は3つあります。
  • リンクをコピーし、任意の媒体（ソーシャルメディア、SMS、メールなど）で参加者と共有します。
  • コードをWebサイトに埋め込みます。
  • リンクをメールの署名として追加します。
  1. Zoho Recruitにログインします。
  2. ［カレンダー］に移動します。
  3. ［オプション］をクリックし、ドロップダウンリストから［カレンダー予約］を選択します。
  4. カレンダー予約の管理ページで、共有する予約の横にある［その他］をクリックします。

  5. ［リンクをコピー］をクリックします。

カレンダー予約の埋め込み

Zoho Recruitでは、3つの方法でカレンダー予約をWebサイトに埋め込むことができます。
  • ボタン - カレンダー予約はボタンとして埋め込まれます。クリックすると、予約ページがオーバーレイで表示されます。
  • リンク - カレンダー予約はリンクとして埋め込まれます。
  • 詳細：カレンダー予約の埋め込み

カレンダー予約を埋め込むには

  1. カレンダー予約の管理画面で、共有する予約の［その他］→［埋め込み］をクリックします。

  2. 埋め込みオプションポップアップで、次の操作を行います。
    • ［ボタン／リンク］を選択します。
      ボタンとリンクの      ［名前］を入力します。
    • ［テーマ］、［フォントの色］、［背景色］を選択します。
    • 埋め込みコードのセクションで、［コードをコピー］をクリックし、コピーしたコードをWebサイトのHTMLソースコードに貼り付けます。

  3. ［完了］をクリックします。

メール署名に追加

リンクをメールの署名として追加すると、候補者が予約しやすくなります。

予約をメール署名として追加するには
  1. カレンダー予約の管理画面で、共有する予約の［その他］→［メール署名に追加］をクリックします。

  2. リンクの挿入ページで、次の操作を行います。
    • ［選択したテキスト］欄にテキストを入力します。
      予約リンクのURLがデフォルトで表示されます。
    • ［タイトル（ツールチップ）］を入力し、［OK］をクリックします。

複製の作成

設定済みのチーム予約は複製でき、要件に応じて設定を修正できます。［その他］→［複製する］をクリックすると、複製を作成できます。

カレンダー予約の削除

適切な権限を持つユーザーは、不要になったカレンダー予約を削除できます。

カレンダー予約を削除するには

  1. カレンダー予約の管理画面で、削除する予約の［メニュー］→［削除する］をクリックします。

  2. 予約削除の確認ポップアップで、予約を削除するには［削除する］をクリックします。

カレンダー予約の有効化と無効化

作成した予約が現時点で不要な場合は、いつでも無効にできます。無効にしても、予約が無効状態になる以外は変更されません。適切な権限を持つユーザーは、カレンダー予約を有効または無効にできます。

カレンダー予約を有効／無効にするには
  1. ［カレンダー予約の管理］ウィンドウで、ステータスボタンを切り替えて有効／無効を設定します。


    グリーンは、カレンダー予約が有効であることを示します。
Notes
メモ。

各有料ユーザーは3件の予約リンクまで作成できます。組織全体では、25件のチーム予約リンクまで作成できます。

ユーザー／チームとの予約

参加者は、希望する日時を選択して予約できます。予約が完了すると確認メールが送信され、ユーザーは確定済みの予約について日程変更またはキャンセルを選択できます。

ユーザー／チームとの予約を設定するには

  1. 希望する［日付］を選択します。

  2. 希望する［時刻］を選択します。
    AM／PM形式または24時間形式で時刻を絞り込めます。

  3. 自分の［名前］と［メールアドレス］を入力し、［保存する］をクリックします。
    確認ステータスが表示されます。

  4. 予約が確認されると、完了した予約の概要を記載したメールがすべての参加者に送信されます。
    このメールから、参加者は作成された予約の日程変更／キャンセルもできます。

予約の日程を変更するには

  1. メール内の［日程変更］をクリックします。
    予約ページにリダイレクトされます。
  2. ［予約の日程変更］をクリックし、手順1から続けます。

予約をキャンセルするには

  1. メール内の［キャンセルする］をクリックします。
    予約ページにリダイレクトされます。
  2. ［自分の予約をキャンセルする］をクリックすると、予約がキャンセルされます。

求人に基づくカレンダー予約の作成

複数の求人について予約を一括で行う場合、求人ごとに個別のユーザー／チーム予約を作成して毎回データを入力するのは現実的ではありません。心配はいりません。求人の詳細ページから、求人固有のカレンダー予約を直接作成できます。

求人固有の予約を作成するには、次の手順を実行します。
  1. カレンダー予約を作成する求人の詳細ページに移動します。
  2. ［その他］ アイコンをクリックし、［カレンダー予約］を選択します。

  3. 選択した求人専用のカレンダー予約画面が新しいタブで開きます。
    ［カレンダー予約の作成］をクリックします。

  4. ユーザー予約またはチーム予約のどちらを作成するかを選択します。
  1. 予約の作成画面では、求人に関連する項目データが自動入力されます（例：［求人名］、［カレンダーの種類］など）。
    これらの項目は求人から取得されるため、編集できません。［割り当て済みの採用担当者］は自動的に［面接者］として選択されます。

  2. カレンダー予約を作成するには、［保存する］をクリックします。予約が作成され、［設定］→［一般］→［カレンダー予約］で確認できます。