データのインポート

データのインポート

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Recruitアカウントにデータをインポートすることで、購入したデータベースや異なる法人単位から収集した情報など、さまざまなソースから得た候補者データの新規作成を効率化できます。データのインポートには2つの機能が利用可能です。

インポートする My [タブ]: この機能を使用して、自分が所有するデータをインポートできます。初期設定では、インポートしたデータの担当者はインポートを実行したユーザーに自動的に割り当てられます。

インポートする My 組織 [タブ]: この機能を利用すると、組織内のユーザーが所有するすべてのデータ（自身が所有するものも含む）をインポートできます。インポート用ファイルには、各データを割り当てたいユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。

メモ: Zoho Recruitは最新版のGoogle ChromeおよびMozilla Firefoxに対応しています。最適な結果を得るため、これらのブラウザのご利用を推奨します。
利用可能範囲

権限必須: インポートする権限を持つユーザーのみ、この機能にアクセスできます。

インポート チェックリスト

データをインポートする前に、次のチェックリストをご確認ください。

  1. 権限: データのインポート権限があることを確認してください。権限がない場合、インポートリンクはユーザーインターフェース上で利用できません。
  2. ファイル形式:インポート対象のファイルはCSV（カンマ区切り値）形式で、ASCIIファイル（通常、Windows環境では.txtまたは.csv拡張子）である必要があります。各行が1つのデータを表します。対応形式はExcel（XLS、XLSX）、カンマ区切り値（CSV）、および法人カードまたはvCard形式（VCF）です。すべてのファイル添付はデータと分けてください。XLSまたはXLSXファイルにコンボフィルターや埋め込み画像など特殊なコントロールが含まれている場合、予期しないエラーが発生することがあります。
  3. 使用禁止文字: インポート対象ファイル内のデータには、以下の文字を含めないでください。
    • 二重引用符（'）- 項目の区切り文字としてのみ使用してください
    • 縦棒（|）
    • 山括弧（<>）
  4. Mandatory 項目: 必須（Mandatory）項目には必ず値が入力されている必要があります。例えば、アカウント情報をインポートする際、各アカウントデータには必ず勘定名が含まれていなければなりません。インポートウィザードの項目マッピングページでは、必須項目に * が表示されます。必須項目のマッピングが完了するまで、次の手順へ進まないでください。
  5. Checkbox データ: インポート予定のBooleanまたはチェックボックス項目のデータには、インポート処理中に正しく変換される値が含まれていることを確認してください。Booleanおよびチェックボックス項目のインポートデータは次のように変換されます:
    • チェックボックスが選択されている場合：真 または 1
    • チェックボックスが選択されていない場合：無効 または +10、-10
  6. ドロップダウンリスト: ドロップダウンリストに表示されるすべてのデータ値は、対応するZoho Recruit項目に存在している必要があります。例えば、業種ドロップダウンリストに値が含まれているアカウント情報をインポートする場合、データ元ファイル内のすべての業界値が、インポート前にドロップダウンリストにすでに表示されていることを確認してください。値が存在しない場合は、データ元ファイル内の値をZoho Recruit内の既存値に合わせて変更するか、管理者に依頼して新しい値を追加してください。
  7. 項目名: データ元ファイルの最初の行（データ）は、実際のデータ値ではなく列見出しまたは項目名を含めてください。項目名の見出しは、新しいデータをZoho Recruitの既存項目にマッピングする際の識別に役立ちます。
  8. 空白行: インポート対象ファイルからすべての空白行を削除してください。空白行はファイルの終了として認識されます。
  9. ユーザー名前: データを他のユーザーに割り当てる場合、インポートファイル内の担当者項目を適切な項目とマッピングしてください。インポートファイルには、各データを割り当てたいユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。これが存在する場合のみ、インポート時にデータをユーザーに割り当てることができます。
  10. ファイルのサイズ:インポートするデータのファイルサイズが5MBを超えないようにしてください。

下記の表は、インポート可能なタブとその必須項目を一覧にしたものです。

タブ
 Mandatory 項目
 タブ
 Mandatory 項目
候補者
 会社
姓		 求人案件

求人案件名

クライアント名

クローズ日

クライアント

クライアント名

連絡先

連絡先名

姓


インポート制限


インポートするファイルがXLS、XLSX、またはVCF形式の場合、1バッチあたり最大5,000件のデータをインポートできます。CSV形式の場合は、1バッチあたり5,000件を超えるデータのインポートも可能です。

メモ

  • 対応形式はExcel（XLS、XLSX）、カンマ区切り値（CSV）、および法人カードまたはvCard形式（VCF）です。
  • データが上記の制限を超える場合は、データを2つ以上のファイルに分割し、それぞれをインポートできます。

データのインポート

「インポートするMy[データ]」機能を使用して、ご自身が担当するデータをインポートできます。初期設定では、データの担当者はデータをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。

「インポートするMy組織[タブ]」機能を使用して、あなたが所有するデータを含め、組織内ユーザーが担当するすべてのデータをインポートできます。インポートするファイルには、各データの担当ユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。これにより、インポート時に各データが自動的に該当ユーザーに割り当てられます。

メモ: タブとは、Candidates、連絡先、Clientsなどの各タブを指します。

データをインポートする手順

  1. [タブ]タブをクリックします。タブはCandidates、連絡先、Clientsなどを指します。
  2. [タブ]のホームページで、インポートするをクリックします。
  3. インポートする［タブ］ページで:
    • 「インポートするMy[データ]」または「インポートするMy組織[データ]」を選択します。
    • インポートするファイルを参照して選択します。
    • 手動でリード承認を有効にする場合は、チェックボックスを選択します。データは、特定のユーザーに割り当てられる前に管理者によって手動で承認されます。このオプションは候補者のインポート時のみ利用可能です。
       
    • 重複データについて、「スキップする」、「上書き」、「複製する」から選択します。「スキップする」と「上書き」設定は有料エディションのみ利用可能です。
  4. ピッキングリスト項目で重複を検索するための項目を選択してください。ここで選択した項目は、Zoho Recruitが既存データとインポートファイル内のデータを比較する際に使用されます。Zoho Recruitは、選択したオプションに基づき、一致するデータを拒否、上書き、または複製します。関連情報：項目を一意項目として設定する方法
    • タブカスタマイズ - 旧バージョン
    • タブカスタマイズ - 新バージョン
  5. 詳細設定で:
    • リストから文字エンコーディングを選択してください。
    • 必要に応じてワークフロータスクを選択してください。
      メモ：ここで表示されるのは、すでに作成済みのワークフロータスクのみです。
    • インポートファイル内の日付・時間値の形式を選択してください。
    • ドロップダウンリストからルールを選択して、割り当てルールに従い[データ]の担当者を割り当てます。このオプションは、組織データをインポートする場合のみ利用できます。データはここで選択したルールに基づいてユーザーに割り当てられます。ラウンドロビン方式でデータをユーザーに割り当てることも可能です。関連情報：割り当てルール
    • リストから設定を選択して、インポートしたすべての候補者をこの候補者データ元に割り当てます。このオプションは候補者をインポートする場合のみ利用できます。
    • 「次へ」をクリックして続行します。
  6. 項目のマッピングセクションで:
    • CSV/XLSファイルの列ヘッダー内の項目と、Zoho Recruit内の対応する項目を関連付けます。（必須項目は正しくマッピングしてください）
    • 「次へ」をクリックして続行します。
  7. マッピング確定セクションで、項目が正しくマッピングされていることを確認してください。
  8. 「インポート」をクリックします。
    処理が完了すると、追加、更新、スキップされたデータが一覧表示されますのでご参照ください。

メモ

  • タブにデータをインポートする際、ユニークとしてマークされた項目が「Find duplicates using」ピッキングリスト項目に表示されます。選択した項目は、Zoho Recruitがインポート時に既存データとインポートファイル内のデータを比較し、重複データを管理するために使用されます。たとえば、Social Security番号をユニーク項目として選択した場合、Zoho Recruitはこの項目を使って既存候補者とインポートファイルの候補者を比較します。一致するデータが見つかった場合は、複製データセクションで選択した内容に応じて、以下のいずれかの処理が実行されます。
    • 「スキップする」を選択した場合、インポートファイル内の一致したデータはZoho Recruitに追加されません。
    • 「Overwrite」を選択した場合、Zoho Recruit内の一致データが更新され、ファイル内の新規データが追加されます。
    • 「複製する」を選択した場合、インポートファイルの新規データが追加されます。
  • 「Find duplicates using」項目から[タブID]を選択するのは、Zoho Recruitからエクスポートしたデータを再インポートする場合のみとしてください。[タブID]項目はZoho Recruitによって作成され、Zoho Recruit固有のユニークな項目です。Zoho Recruitからデータを表計算シートにエクスポートし、編集後に再度インポートしたい場合に、ユニーク項目として[タブID]を選択します。それ以外の場合に[タブID]をユニーク項目として選択すると、データが重複する可能性があります。
  • ユニーク項目は大文字・小文字を区別しません。インポートファイルのユニーク項目の値が「ABC」、既存データが「abc」でも、Zoho Recruitは一致するとみなします。
  • インポート処理が開始されると、キャンセルはできません。手動承認オプションは候補者のインポート時のみ利用可能です。
  • インポート時にワークフロータスクを選択した場合、選択済みワークフロータスク内の通知担当者オプションは適用されません。
  • 無料エディションでは「複製する」オプションのみ利用可能です。
  • 「複製する」「スキップする」「Overwrite」データの各オプションは、プロフェッショナルおよびエンタープライズエディションで利用可能です。スキップする・Overwrite設定は、インポートファイルがCSV形式で、1バッチあたり5,000件以下の場合のみ使用できます。例えば、Zoho RecruitアカウントにAとBの2件のデータがあり、BとCをインポートしたい場合などが該当します。

 

選択した場合：

 

データ C

データ B

スキップする

インポート済み

すでにZoho Recruitに既存のため、インポートされません。

上書き

インポート済み

マッピングされた項目の値が既存データと異なる場合、インポートするファイルの値で上書きされます。

関連項目がインポート前にマッピングされていれば、新規データも追加されます。

複製する

インポート済み

インポートされ、既存のデータとともに複製されたデータBが作成されます。
  • Overwrite オプションが選択済みの場合、複製するデータはデータ種類に応じて以下の項目で識別されます。
    • Candidate: メール
    • 連絡先: メール
    • Client: 勘定名
    • Potential: Potential 名前
  • これらの項目がマッピングされていない場合、一致するデータが特定できず、Zoho Recruitで重複が作成されます。
  • 一致するデータが特定された場合、マッピングされた項目のみが上書きされます。
  • 上記で指定された項目を使用せずにインポート時に複製データの有無を確認したい場合は、データIDを利用できます。Zoho Recruit内の各データには固有のIDが割り当てられています。データをエクスポートする際、それぞれの個別データIDを取得できます。

メモのインポート

多くのデータに対して一度にメモを作成したり、複数のデータにメモを関連付けたりする必要がある場合があります。Zoho Recruitの「メモのインポート」機能を使えば、各データを個別に開いて手動でメモを関連付ける手間を省くことができます。既存データを表計算シートにエクスポートし、新しい列にメモを追加し、ファイルを再インポートするだけです。

メモをインポートするには:

  1. 各データごとにメモを記入した表計算シート（エクスポート済み差出人Recruitまたは新規シート）を用意します。シートには「メモ件名」と「メモContent」列を必ず含めてください。また、選択したタブの一意な項目（メールやデータIDなど）の列も必要です。
  2. Zoho Recruitアカウントで、必須タブをクリックします。
  3. インポートするをクリックし、続いてインポートするメモをクリックします。
  4. インポートするメモページで、用意したファイルを選択します。
  5. Find既存[データ]using項目で、Recruitがどのように親データを特定し、メモを紐付けるかを指定します（データIDまたはメール）。例えば、連絡先のメモをインポートする際に連絡先IDを選択すると、シートに記載された連絡先IDの連絡先にメモが紐付けられます。
  6. 次へをクリックします。
  7. Recruit項目メモ件名、メモContent、メール（または選択した他の一意な項目）を、インポートするシートの項目と「メモ情報」セクションでマッピングします。
  8. 次へをクリックします。
  9. 確定マッピングページでインポートするをクリックします。メモがインポートされ、データの詳細ページに表示されます。


メモ

  • メモをインポートするためには、ユーザーの権限で以下の権限が有効になっている必要があります：
    • タブレベル権限でメモの作成権限
    • 親タブでインポートする権限が有効
    • 例えば、ユーザーがメモの作成権限を持っていても、候補者タブでインポートする権限がない場合は、候補者に対するメモのインポートはできません。

インポート履歴の表示

Zoho Recruit アカウント内で行われた活動のログを管理することは非常に便利です。データがいつ編集されたか、誰が追加したかを確認できます。同様に、インポート活動のログを確認することで、誰がいつデータをインポートしたか、また、データが正しくインポートされたかどうかを把握できます。Zoho Recruit のインポート履歴ページでは、インポート機能や移行機能を使って最近インポートされたファイルを明確に確認できます。

インポート履歴で次の詳細も確認できます：

  • インポートしたファイル名
  • データをインポートしたタブ名
  • データをインポートしたユーザー名
  • インポート日時
  • 追加・更新・スキップ済みデータ数の詳細

また、インポート履歴ページでは次の操作が可能です：

  • インポートする詳細を確認する
  • インポートしたデータを確定する
  • データのインポートを元に戻す

過去60日以内にインポートされたファイルは、インポートする履歴に一覧表示されます。インポートする履歴の各エントリーから、追加・更新・スキップ済みとなったデータの表示が可能です。これらの詳細は、データがインポートされてから7日間のみ利用可能で、その後は追加・更新・スキップされたデータの件数のみ確認できます。データが正しくインポートされなかった場合などでインポートを元に戻したい場合は、30日以内であれば操作可能です。それ以降はインポート操作がロックされ、自動的に確定されます。 

利用可能範囲
権限 必須: インポートする権限を持つユーザーのみがこの機能にアクセスできます。

インポートする詳細の確認

ファイルがインポートされると、そのインポート詳細がインポートする履歴に一覧表示されます。ここには、データのインポート日付・時間、ファイルをインポートしたユーザー名、追加・更新・スキップ済みとなったデータの件数の詳細、スキップ済みデータの理由などが含まれます。

インポートする詳細を確認するには:

  1. 設定 > Data Administration > Data Migration > インポートする 履歴に移動します。
    インポートする操作は、実行された日付や時間の詳細とともにインポートする履歴ページに記録されます。
  2. Addedをクリックして、インポートする際に追加されたデータを確認します。
    インポートするファイル内の項目が、それぞれのデータの値とともに一覧表示されます。
               
  3. Updatedをクリックして、インポートする際に更新されたデータを確認します。
    インポートするファイル内の項目が、それぞれのデータの値とともに一覧表示されます。行番号により、インポートするファイル内でデータを簡単に特定できます。
  4. スキップ済みをクリックして、Zoho Recruitに追加されなかったデータを確認します。
    インポートするファイル内の項目が、データがインポートされなかった理由とともに一覧表示されます。行番号により、インポートするファイル内でデータを簡単に特定できます。
  5. エクスポートするをクリックして、スキップ済みデータおよびインポートされなかった理由を含むコピーをダウンロードします。

メモ

  • インポートするファイルでZoho Recruit項目とマッピングされた最初の5つの項目詳細のみが、スキップ済みデータリストに表示されます。残りの項目詳細は、リストをエクスポートする際に利用可能です。
  • スキップ済みデータをエクスポートする際には、インポートプロセス中にZoho Recruit項目とマッピングされたすべての項目と、データがスキップされた理由が含まれたCSVファイルを取得できます。必要に応じて内容を修正し、再度インポートすることが可能です。
  • 追加・更新ビューには、すべて[データ]リスト表示のタブで利用可能な項目のみが表示されます。
  • 追加・更新されたデータ数と詳細リストで表示されるデータ数に不一致が発生する場合があります。この不一致は、主に2つの理由で発生します。
    • ユーザーによってデータが手動で削除された場合
    • データの表示権限がない場合

確定またはデータインポートの取り消し

インポートから30日以内であれば、インポートプロセスを取り消してZoho Recruitからインポートしたデータを削除できます。セキュリティ上の理由により、インポートしたデータが削除されないようロックすることも可能です。インポート後に「確定」オプションを使用すると、データがRecruitアカウントに恒久的に追加されます。

データインポートを確定または取り消す手順：

  1. 設定 > Data Administration > Data Migration > インポート履歴に移動します。
    インポート履歴ページにインポート記録が一覧表示されます。
  2. 任意の記録にカーソルを合わせ、次のいずれかを実行します。
    • クリックしてインポートを確定します。
    • 「このインポートを取り消す」リンクをクリックすると、操作が取り消され、インポートしたデータが削除されます。

メモ

  • 一度インポートするを確定すると、元に戻すことはできません。
  • インポートするから30日経過後、自動的にインポートする操作が確定されます。確定後は元に戻すことはできません。
  • インポートした連絡先を元に戻す場合、関連付けられているインポート済みの取引先も削除されます。
  • インポートした取引先を削除すると、関連付けられているインポート済みの連絡先も削除されます。
  • データのインポートするに失敗した場合は、データ履歴で明確に表示されます。