Recruitアカウントにレコードをインポートすることで、購入したレコードデータベースや、異なる事業部から収集したデータなど、様々なソースから収集したデータから新しい候補者を作成することができます。インポートするレコードには2つの機能があります：

「[モジュール]」をインポートする: この機能を使用して、（割り当てられた）レコードをインポートします。デフォルトでは、レコードの所有権は、レコードをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。

私の組織のインポート[モジュール]: この機能を使用して、組織内の（割り当てられた）すべてのレコードをインポートします。インポートファイルには、レコードを割り当てるユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。

注意： Zoho Recruitは、Google ChromeとMozilla Firefoxの最新バージョンと互換性があります。最良の結果を得るために、これらのブラウザを使用することをお勧めします。

利用可能性  

必要なプロファイルの許可：インポートの許可を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

インポートチェックリスト  

データのインポート前に、以下のチェックリストをご確認ください。

1. 権限: データのインポートにアクセスできることを確認してください。権限がない場合、インポートリンクはユーザーインターフェースに表示されません。
   
2. ファイル形式：インポートするファイルは、CSV（カンマ区切りの値）形式であり、通常はWindows環境では.txtまたは.csvの拡張子を持つASCIIファイルでなければなりません。各テキスト行が1つのレコードを表します。サポートされているフォーマットは、Excel（XLS、XLSX）、カンマ区切り値（CSV）、ビジネスカードまたはvCardフォーマット（VCF）です。すべてのファイル添付はデータから分離する必要があります。XLSまたはXLSXファイルにコンボフィルターなどの特殊なコントロールや埋め込み画像が含まれている場合、予期しないエラーが発生する可能性があります。
   
3. 禁止文字：インポートするファイルのデータには、次の文字を含めてはなりません：
   
   • ダブル引用符（'）- フィールド区切りとしてのみ使用してください
     
   • 縦線（|）
     
   • 角括弧（<>）
     
4. 必須フィールド：必須のフィールドには値が必要です。例えば、アカウント情報をインポートする場合、各アカウントレコードにはアカウント名が必要です。インポートウィザードのフィールドマッピングページでは、必須フィールドは * でマークされています。必須フィールドのマッピングが完了していない場合は、次のステップに進めません。
   
5. チェックボックスデータ： Booleanまたはチェックボックスフィールドからインポートするデータプランが、インポートプロセス中に適切に変換されることを確認してください。 Booleanおよびチェックボックスフィールドからインポートされたデータは次のように変換されます。
   
   • チェックボックスが選択されている場合： Trueまたは1
     
   • チェックボックスが選択されていない場合： Falseまたは0
     
6. ドロップダウンリスト：ドロップダウンリストに表示されるすべてのデータ値は、対応するZoho Recruitフィールドに存在する必要があります。 例えば、アカウント情報に業界タイプのドロップダウンリストの値をインポートする場合は、ソースファイル内のすべての業界値がZoho Recruit内の既存の値と一致するように変更するか、管理者が新しい値を追加する必要があります。
7. フィールド名: ソースファイルの最初の行（レコード）には、実際のデータ値ではなく、列の見出しまたはフィールド名が含まれていることを確認してください。これらの見出しフィールド名は、Zoho Recruitに新しいデータをマップするときにデータを識別するのに役立ちます。
   
8. 空行：インポートするファイルからすべての空行を削除してください。空行は、ファイルの終わりとして解釈されます。
   
9. ユーザー名: インポートされたレコードが他のユーザーに割り当てられる場合、Owner フィールドをインポート ファイルからの適切なフィールドにマップする必要があります。インポート ファイルには、各レコードを割り当てるユーザーのメール アドレスを含む列が必要です。これが存在する場合のみ、インポート中にレコードがユーザーに割り当てられます。
   
10. ファイルサイズ：インポートデータのファイルサイズが5 MBを超えないことを確認してください。
    

以下の表は、データをインポートできるモジュールとその必須フィールドを一覧表示しています：

インポート制限  

XLS、XLSX、VCF形式の入力ファイルの場合は、1回のバッチで最大5000件のレコードをインポートできます。CSV形式の場合は、1回のバッチで5000件を超えるレコードをインポートできます。 

注意

• サポートされているフォーマットは、Excel（XLS、XLSX）、カンマ区切り値（CSV）、およびビジネスカードまたはvCardフォーマット（VCF）です。
  
• 上記で指定された制限を超えるレコードがある場合は、レコードを2つ以上のファイルに分割してからインポートできます。
  

データのインポート  

「インポートマイ[レコード]」機能を使用して、割り当てられたレコードをインポートします。デフォルトでは、レコードの所有権は、レコードをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。

「インポート私の組織[モジュール]」機能を使用して、組織に割り当てられたすべてのレコードをインポートします。それには、レコードを割り当てるユーザーのメールアドレスを含む列が含まれている必要があります。そうすると、インポート時にレコードがそれぞれのユーザーに自動的に割り当てられます。

注意:  モジュールとは、候補者、連絡先、クライアントなどのさまざまなタブのことを指します。

データのインポート 

1. 「[モジュール]」タブをクリックしてください。「モジュール」とは、候補者、接触者、クライアントなどのタブを指します。
   
2. [モジュール] ホームページで、インポートをクリックします。
   
3. インポート[モジュール]ページで：
   
   • 「インポートマイ[レコード]」または「インポートマイ組織[レコード]」を選択します。
     
   • インポートするファイルを検索して選択します。
     
   • チェックボックスを選択して、手動リード承認を有効にします。レコードは、特定のユーザーに割り当てる前に、管理者によって手動で承認されます。このオプションは、候補をインポートする場合にのみ利用可能です。
      
   • 重複レコードをスキップ、上書き、または複製するかどうかを選択します。スキップと上書きオプションは、有料版でのみ利用可能です。
     
4. 「ピックリストフィールドを使用して重複を検出する」からフィールドを選択します。ここで選択したフィールドは、Zoho Recruitがインポートファイル内の現存のレコードと比較するために使用されます。Zoho Recruitは、選択した基準に基づいて、一致するレコードを拒否、上書き、または重複として検出します。また、「フィールドを一意のフィールドとしてマークする方法」も参照してください。
   
   • モジュールのカスタマイズ - 古いバージョン 
     
   • モジュールのカスタマイズ - 新しいバージョン 
     
5. 「詳細オプション」の下：
   
   • リストから文字エンコーディングを選択します。
     
   • 必要な場合はワークフロータスクを選択します。
     注：リストには既に作成されたワークフロータスクのみが表示されます。
     
   • インポートファイル内の日付と時刻の値の日付と時刻フォーマットを選択します。
     
   • ドロップダウンリストからルールを選択し、[レコード]の所有者を割り当てるルールとして適用します。このオプションは、組織レコードをインポートする場合にのみ利用可能です。レコードは、ここで選択したルールに基づいてユーザーに割り当てられます。ラウンドロビン法を実装してレコードをユーザーに割り当てることもできます。参照：割り当てルール。
     
   • リストからオプションを選択し、インポートされたすべての候補者をこの候補者ソースに割り当てます。このオプションは、候補者をインポートする場合にのみ利用可能です。
     
   • 「次へ」をクリックして続行します。
     
6. 「マップフィールド」セクションで：
   
   • CSV/XLSファイルの列ヘッダーのフィールドを、Zoho Recruitの対応するフィールドに関連付けます（必須フィールドは正しくマップする必要があります）。
     
   • 次に進むには、「次へ」をクリックしてください。
     
7. 「確認マッピング」セクションで、フィールドが正しくマッピングされていることを確認してください。
   
8. 「インポート」をクリックします。
   プロセスが完了すると、追加、更新、スキップされたレコードが参照用にリストされます。

注意

• モジュールにレコードをインポートするとき、そのモジュールで一意とマークされたフィールドが「ピックリストフィールドを使用して重複を検出」にリストされます。選択したフィールドは、Zoho Recruitがインポート中に既存のレコードをRecruitと比較するために使用されます。例えば、社会保障番号を一意のフィールドとして選択すると、Zoho Recruitはこのフィールドを使用して既存の候補者をインポートファイルと比較します。一致するレコードが見つかった場合、「重複レコード」セクションで選択した次のいずれかの処理が実行されます。
  
  • 「スキップ」を選択した場合、インポートファイル内の一致するレコードは、Zoho Recruitに追加されません。
    
  • 「上書き」を選択した場合、Zoho Recruit内の一致するレコードが更新され、インポートファイルからの新しいレコードが追加されます。
    
  • 「複製」を選択した場合、インポートファイルからの新しいレコードが追加されます。
    
• Zoho Recruitからエクスポートしたレコードを再インポートする場合、[モジュールID]のみを選択してください。[モジュールID]はZoho Recruitが生成したもので、Zoho Recruitに固有のものです。一連のレコードをスプレッドシートにエクスポートし、変更を加えて再インポートする場合は、[モジュールID]を一意のフィールドとして選択することをお勧めします。他の場合で[モジュールID]を一意のフィールドとして選択すると、レコードの重複が発生する可能性があります。
  
• ユニークなフィールドは大文字と小文字を区別しません。インポートファイル内のユニークなフィールドの値が「ABC」で、既存のレコードの値が「abc」の場合でも、Zoho Recruitは一致を認識します。
  
• インポート処理が開始された後は、キャンセルできず、手動承認オプションは、候補者のインポート中のみ利用可能です。
  
• インポートの際にワークフロータスクを選択した場合、選択したワークフロータスクの「通知する担当者」オプションは適用されません。
  
• フリー版では、クローンオプションのみが利用可能です。
  
• プロフェッショナル版およびエンタープライズ版で、レコードのクローン、スキップ、または上書きオプションが利用可能です。スキップおよび上書きオプションは、インポートファイルがCSV形式であり、1バッチあたり5,000レコード以下の場合のみ使用できます。例えば、Zoho RecruitアカウントにAレコードとBレコードがあり、BレコードとCレコードをインポートしたい場合です。

選択時：

• オーバーライトオプションが選択された場合、重複レコードは、レコードタイプに応じて次のフィールドに基づいて特定されます：
  
  • 候補者：メール
    
  • コンタクト：メール
    
  • クライアント：アカウント名
    
  • 潜在的：潜在的な名前
    
• これらのフィールドがマップされていない場合、一致するレコードは特定されず、Zoho Recruitに重複が発生します。
  
• 一致するレコードが特定された場合、マップされたフィールドのみが上書きされます。
  
• 上記のフィールドを使用しないが、インポート時に重複レコードをチェックしたい場合は、レコードIDを使用できます。 Zoho Recruitの各レコードには一意のIDがあります。レコードをエクスポートすると、それぞれのレコードIDを取得できます。
  

インポートノート  

頻繁に複数のレコードに同時にメモを作成したり、メモを複数のレコードに関連付けたりする必要がある場合があります。Zoho Recruitの「インポートメモ」機能を使用することで、レコードを開いてメモを関連付ける必要がなくなります。既存のレコードをスプレッドシートにエクスポートし、新しい列にメモを追加し、その後ファイルを再インポートします。

ノートをインポートするには：

1. レコードごとにメモを記入したスプレッドシート（Recruitからエクスポートしたものまたは新しいシート）を準備してください。 ノートタイトルとノートコンテンツの列を必ず含めるようにしてください。 スプレッドシートには、メールアドレスやレコードIDなど、選択したモジュールの専用フィールドの1つの列も含める必要があります。
   
2. Zoho Recruitのアカウントで、必要なモジュールをクリックしてください。
   
3. 「インポート」をクリックし、「ノートのインポート」を選択します。       
   
4. 「インポートノート」ページで、準備したファイルを選択してください。
   
5. 「レコードを検索する」フィールドで、Recruitがノートを関連付ける親レコードをどのように決定するかを指定します。例えば、連絡先のノートをインポートする場合には、シートに指定されている連絡先IDを使用します。
   
6. クリックして次へをクリックしてください。
   
7. 「ノートのタイトル、ノートの内容、メール（または他の選択したユニークなフィールド）」を、「インポート・マイ・ノート」ウィザードの「ノート情報」セクションでのインポートフィールドとマッピングしてください。
   
8. 「次へ」をクリックしてください。
   
9. 「インポート」をクリックしてください。記録の詳細ページにインポートされたノートが表示されます。
   

注意

• ユーザーのプロフィールに以下の権限を有効にしなければ、メモをインポートできません。
  
  • モジュールレベルの権限の下でメモの作成権限を有効にする
    
  • 親モジュールのインポート権限を有効にする
    
  • 例えば、ユーザーがメモの作成権限を持っていても、候補者のインポート権限を持っていない場合、候補者のメモをインポートすることはできません。

インポート履歴を表示  

Zoho Recruit アカウントで行われた活動のログを保持することは常に有用です。レコードが編集されたときや誰がレコードを追加したかを確認することができます。同様に、インポート活動のログを確認することで、誰がレコードをインポートしたか、いつインポートされたか、レコードが正しくインポートされたかを確認することができます。Zoho RecruitのImport Historyページでは、ImportとMigrate機能を使用して最近インポートされたファイルが明確な状況で表示されます。

インポート履歴で以下の詳細を確認することができます：

• インポートされたファイル名
  
• レコードがインポートされたモジュールの名前
  
• レコードをインポートしたユーザーの名前
  
• インポートされた日時
  
• 追加、更新、スキップされたレコードの数の詳細
  

以下の操作をインポート履歴ページで行うことができます：

• インポートの詳細を確認してください
  
• インポートされたデータを確認してください
  
• データのインポートを取り消してください
  

60日以内にインポートされたファイルは、インポート履歴にリスト表示されます。インポート履歴の各エントリーでは、追加、更新、スキップされたレコードを表示できます。これらの詳細は、レコードがインポートされた7日間のみ利用可能で、その後は追加、更新、スキップされたレコードの数だけを見ることができます。レコードが正しくインポートされなかった場合は、30日以内にインポートを元に戻すことができます。その後、インポートアクションはロックされ、自動的に確定されます。 

利用可能性  
プロファイル権限が必要：インポート権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

インポート詳細の確認  

ファイルがインポートされると、インポート履歴にインポートの詳細が表示されます。これには、レコードが追加、更新、またはスキップされた日時、ファイルをインポートしたユーザーの名前、追加、更新、またはスキップされたレコードの数の詳細、およびレコードがスキップされた理由の詳細が含まれます。

インポートの詳細を確認するには：

1. 「設定」>「データ管理」>「データ移行」>「インポート履歴」に移動します。
   各インポートアクションは、実行された日時の詳細とともに、「インポート履歴」ページに記録されます。
   
2. 「追加」をクリックして、インポート中に追加されたレコードを確認します。
   インポートファイルのフィールドが、各レコードの値とともにリスト表示されます。
              
3. 「更新」をクリックして、インポート中に更新されたレコードを確認します。
   インポートファイルのフィールドが、各レコードの値とともにリスト表示されます。行番号は、インポートファイル内のレコードを簡単に特定できます。
4. 「スキップ」をクリックして、Zoho Recruitに追加されなかったレコードを確認します。
   インポートファイルのフィールドが、インポートされなかった理由とともにリスト表示されます。行番号は、インポートファイル内のレコードを簡単に特定できます。
5. 「エクスポート」をクリックして、スキップされたレコードと、それらがインポートされなかった理由をダウンロードします。
   

注意

• インポートファイルからZoho Recruitフィールドにマップされた最初の5つのフィールドの詳細が、Skipper Recordsリストにリストされます。他のフィールドの詳細は、リストをエクスポートするときに利用できます。
  
• スキップされたレコードをエクスポートすると、インポートプロセス中にZoho Recruitフィールドにマップされたすべてのフィールドと、レコードがスキップされた理由が含まれたCSVファイルが取得できます。ファイルに必要な変更を行ってから、再度インポートすることが可能です。
  
• 追加されたと更新されたビューには、モジュールのすべての[レコード]リストビューにあるフィールドのみが表示されます。
  
• 追加されたと更新されたレコードの数と、詳細リストに表示されているレコードの数との間で、ミスマッチが発生する可能性があります。このミスマッチが発生する理由は2つあります：
  
  • ユーザーによって手動でレコードが削除された
    
  • レコードを閲覧する権限がない

データインポートの確認または取り消し  

30日以内にインポートプロセスを元に戻し、Zoho Recruitからインポートされたレコードを削除することができます。セキュリティ上の理由から、インポートされたレコードをロックして、誰もインポートされたレコードを削除しないようにすることをお勧めします。データをインポートした後、確認オプションを使用すると、Recruitアカウントに永久に追加されます。

インポート活動の確認または取り消しを行うには：

1. 「設定」＞「データ管理」＞「データ移行」＞「インポート履歴」に移動します。
   インポート履歴ページには、インポートされたエントリが一覧表示されます。
   
2. エントリの上にカーソルを合わせると、以下のいずれかを行うことができます:
   
   • インポートを確認するには、クリックしてください。
     
   • インポートを取り消すには、「このインポートを取り消す」リンクをクリックしてください。

注意

• 確認後、インポートを元に戻すことはできません。
  
• インポートから30日経過後、インポートアクションは自動的に確認され、確認後は元に戻すことはできません。
  
• インポートしたコンタクトを元に戻すと、関連付けられたインポートアカウントも削除されます。
  
• インポートしたアカウントを削除すると、関連付けられたインポートコンタクトも削除されます。
  
• データインポートに失敗した場合は、データ履歴に明示的に表示されます。