Recruitのアカウントにデータをインポートすると、購入済みのデータベースや別の事業部門のデータなど、さまざまなソースから収集したデータをもとに新しい候補者を作成できます。データは、次の2つの機能でインポートできます。

自分の［タブ］のインポート：あなたが担当者として割り当てられているデータをインポートする機能です。標準では、データの担当者は、そのデータをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。

自分の組織の［タブ］のインポート：あなたが担当するデータを含め、組織内のユーザーが担当者として割り当てられているすべてのデータをインポートする機能です。インポートするファイルには、各データを割り当てるユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。

メモ：Zoho Recruitは、Google ChromeとMozilla Firefoxの最新バージョンに対応しています。最適な結果を得るため、これらのブラウザーの使用をおすすめします。

利用条件

必要なプロフィール権限：インポート権限を持つユーザーが、この機能にアクセスできます。

インポートのチェックリスト

データをインポートする前に、以下のチェックリストを確認してください。

1. 権限：データをインポートする権限があることを確認します。権限がない場合、操作画面にインポートのリンクは表示されません。
   
2. ファイル形式：インポートするファイルはCSV（コンマ区切り値）形式で、各テキスト行が1件のデータを表すASCIIファイル（Windows環境では通常、.txtまたは.csvの拡張子）である必要があります。対応形式は、Excel（XLS、XLSX）、コンマ区切り値（CSV）、名刺またはvCard形式（VCF）です。すべての添付ファイルはデータから分離しておく必要があります。XLSまたはXLSXファイルにコンボフィルターや埋め込み画像などの特殊なコントロールが含まれている場合、予期しないエラーが発生することがあります。
   
3. 禁止文字：インポートするファイル内のデータには、次の文字を含めることはできません。
   
   • 二重引用符（'） - 項目の区切り文字としてのみ使用します
     
   • 縦棒（|）
     
   • 山かっこ（<>）
     
4. 必須項目：必須項目には値が含まれている必要があります。たとえば、アカウント情報をインポートする場合、各アカウントデータにアカウント名を含める必要があります。インポートウィザードの項目の関連付けページでは、必須項目に*が表示されます。必須項目を関連付けずに次のステップに進まないでください。
   
5. チェックボックスデータ：真偽値またはチェックボックス項目からインポートする予定のデータに、インポート処理中に正しく変換される値が含まれていることを確認します。真偽値項目およびチェックボックス項目からインポートされたデータは、次のように変換されます。
   
   • チェックボックスが選択されている場合：Trueまたは1
     
   • チェックボックスが選択されていない場合：Falseまたは0
     
6. ドロップダウンリスト：ドロップダウンリストに表示されるすべてのデータ値が、対応するZoho Recruitの項目に存在している必要があります。たとえば、業界の種類のドロップダウンリストに値を含むアカウント情報をインポートする場合、アカウント情報をインポートする前に、元ファイル内のすべての業界の値がすでにドロップダウンリストに表示されていることを確認してください。値が存在しない場合は、元ファイルの値をZoho Recruitの既存の値と一致するように変更するか、管理者に新しい値を追加してもらう必要があります。
   
7. 項目名：元ファイルのデータ（レコード）の最初の行には、実際のデータ値ではなく、列の見出しまたは項目名が含まれていることを確認します。これらの見出し項目名は、新しいデータをZoho Recruitの既存の項目に関連付ける際に、データを識別するのに役立ちます。
   
8. 空白行：インポートするファイルからすべての空白行を削除します。空白行はファイルの終端として解釈されます。
   
9. ユーザー名：インポートしたデータを他のユーザーに割り当てる場合は、担当者項目をインポートするファイル内の適切な項目に関連付ける必要があります。インポートするファイルには、各データを割り当てるユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。この列がある場合にのみ、インポート時にデータがユーザーに割り当てられます。
   
10. ファイルサイズ：インポートデータのファイルサイズが5MBを超えていないことを確認します。
    

次の表は、データをインポートできるタブとその必須項目の一覧です。

インポートの制限

インポートするファイルがXLS、XLSX、またはVCF形式の場合、1回の処理で最大5,000件のデータをインポートできます。CSV形式では、1回の処理で5,000件を超えるデータをインポートできます。

メモ

• 対応形式は、Excel（XLS、XLSX）、コンマ区切り値（CSV）、名刺またはvCard形式（VCF）です。
  
• データ件数が上記の制限を超える場合は、データを2つ以上のファイルに分割してからインポートできます。
  

データのインポート

あなたに割り当てられているデータをインポートするには、自分の［データ］のインポート機能を使用します。標準では、データの担当者は、そのデータをインポートしたユーザーに自動的に割り当てられます。

あなたが担当するデータを含め、組織内のユーザーに割り当てられているすべてのデータをインポートするには、自分の組織の［タブ］のインポート機能を使用します。インポートするファイルには、各データを割り当てるユーザーのメールアドレスを含む列が必要です。この列がある場合にのみ、インポート時に各ユーザーへデータが自動的に割り当てられます。

メモ：タブとは、候補者、連絡先、クライアントなどの各タブを指します。

データをインポートするには

1. ［タブ］をクリックします。タブとは、候補者、連絡先、クライアントなどのタブを指します。
   
2. ［タブ］のホームページで、［インポート］をクリックします。
   
3. ［タブ］のインポートページで、以下を実行します。
   
   • ［自分のデータをインポート］または［自分の組織のデータをインポート］を選択します。
     
   • インポートするファイルを参照して選択します。
     
   • ［手動の見込み客承認を有効にする］チェックボックスを選択します。データは特定のユーザーに割り当てられる前に、管理者が手動で承認します。このオプションは、候補者のインポート中のみ利用できます。
      
   • 重複データの処理として、［スキップ］、［上書き］、［複製］のいずれかを選択します。［スキップ］と［上書き］のオプションは、有料プランでのみ利用できます。
     
4. ［重複している項目の検索］の選択リスト項目から項目を選択します。ここで選択した項目は、Zoho Recruitで既存データとインポートするファイル内のデータを比較するために使用されます。Zoho Recruitは、選択内容に基づいて、検出した条件に一致したデータを却下、上書き、または複製します。関連情報：項目を一意の項目として設定する方法
   
   • タブのカスタマイズ-以前のバージョン
     
   • タブのカスタマイズ-新しいバージョン
     
5. ［詳細設定］で、以下を設定します。
   
   • 一覧から文字コードを選択します。
     
   • 必要に応じて、ワークフロータスクを選択します。
     一覧には、作成済みのワークフロータスクのみが表示されます。
     
   • インポートするファイル内の日時値の日付と時刻のフォーマットを選択します。
     
   • 割り当てルールに従って［データ］担当者を割り当てるには、ドロップダウンリストからルールを選択します。このオプションは、組織のデータをインポートする場合にのみ利用できます。データは、ここで選択したルールを基準にユーザーに割り当てられます。順繰り（ラウンドロビン）方式でデータをユーザーに割り当てることもできます。関連情報：割り当てルール。
     
   • インポートしたすべての候補者をこの候補者の登録経路に割り当てるには、一覧からオプションを選択してください。このオプションは、候補者のインポート中のみ利用できます。
     
   • 続けるには、［次へ］をクリックします。
     
6. ［項目の関連付け］セクションで、以下を設定します。
   
   • CSV／XLSファイルの列ヘッダーの項目を、Zoho Recruitの対応する項目に関連付けます。（必須項目は正しく関連付ける必要があります）。
     
   • 続けるには、［次へ］をクリックします。
     
7. ［関連付けの確認］セクションで、項目が正しく関連付けられていることを確認します。
   
8. ［インポート］をクリックします。
   処理が完了すると、追加、更新、スキップされたデータの一覧が参考用に表示されます。

メモ

• タブにデータをインポートすると、そのタブで一意として設定されている項目が［重複している項目の検索］の選択リスト項目に表示されます。選択した項目は、Zoho Recruitでインポート中に既存データとインポートするファイル内のデータを比較し、重複データを管理するために使用されます。たとえば、一意の項目として社会保障番号を選択した場合、Zoho Recruitはこの項目を使用して、既存の候補者とインポートするファイル内の候補者を比較します。条件に一致したデータが見つかった場合、［重複データ］セクションでの選択内容に基づいて、次のいずれかの処理が実行されます。
  
  • ［スキップ］を選択した場合、インポートするファイル内の条件に一致したデータはZoho Recruitに追加されません。
    
  • ［上書き］を選択した場合、Zoho Recruit内の条件に一致したデータが更新され、ファイル内の新規データが追加されます。
    
  • ［複製］を選択した場合、インポートするファイル内の新規データが追加されます。
    
• Zoho Recruitからエクスポートしたデータを再インポートする場合にのみ、［重複している項目の検索］項目で［タブID］を選択してください。［タブID］項目はZoho Recruitによって生成され、Zoho Recruit内で一意です。Zoho Recruitから一連のデータをスプレッドシートにエクスポートし、変更を加えてから再度インポートする場合は、これを一意の項目として選択します。その他の場合に［タブID］を一意の項目として選択すると、データが重複する可能性があります。
  
• 一意の項目では、大文字と小文字は区別されません。インポートするファイル内の一意の項目の値が「ABC」で、既存データ内の値が「abc」の場合でも、Zoho Recruitは一致として識別します。
  
• インポート処理が開始されるとキャンセルできません。また、手動承認オプションは候補者のインポート中のみ利用できます。
  
• インポート中にワークフロータスクを選択した場合、選択したワークフロータスクの［担当者に通知］オプションは適用されません。
  
• 無料プランでは、複製オプションのみ利用できます。
  
• データの複製、スキップ、上書きのオプションは、プロフェッショナルプランとエンタープライズプランで利用できます。スキップと上書きのオプションを使用できるのは、インポートするファイルがCSV形式で、1回の処理あたりのデータ件数が5,000件以下の場合のみです。たとえば、Zoho RecruitのアカウントにAとBの2件のデータが登録されているとします。データBとCをインポートするとします。

次を選択した場合。

• ［上書き］オプションを選択した場合、データの種類に応じて、重複データは次の項目を基準に識別されます。
  
  • 候補者：メール
    
  • 連絡先：メール
    
  • クライアント：アカウント名
    
  • 案件：案件名
    
• これらの項目が関連付けられていない場合、条件に一致したデータを識別できず、Zoho Recruitで重複データが作成されます。
  
• 条件に一致したデータが識別された場合、関連付け済みの項目のみが上書きされます。
  
• 上記の項目を使用せず、インポート中に重複データを確認したい場合は、データIDを使用できます。Zoho Recruit内の各データには一意のIDがあります。データをエクスポートすると、各データの個別のデータIDを取得できます。
  

メモのインポート

複数のデータに対して同時にメモを作成したり、1件のメモを複数のデータに関連付けたりする必要がある場合があります。Zoho Recruitのメモのインポート機能を使用すると、各データを開いて手動でメモを関連付ける手間を省けます。既存データをスプレッドシートにエクスポートし、新しい列にメモを追加してから、ファイルを再インポートするだけです。

メモをインポートするには：

1. 各データのメモを含むスプレッドシート（Recruitからエクスポートしたもの、または新しいシート）を準備します。シートに［メモのタイトル］と［メモの内容］の列が含まれていることを確認してください。スプレッドシートには、選択したタブ内の一意の項目（メールやデータIDなど）のいずれかの列も含める必要があります。
   
2. Zoho Recruitのアカウントで、対象のタブをクリックします。
   
3. ［インポート］をクリックし、続いて［メモのインポート］をクリックします。
   
4. ［メモのインポート］ページで、準備したファイルを選択してください。
   
5. ［既存の［データ］を検索する項目］で、メモを関連付ける親データをRecruitでどのように判定するかを指定します。データIDまたはメールを選択できます。たとえば、連絡先のメモをインポートする際に連絡先IDを選択すると、Recruitではシートに指定された連絡先IDを持つ連絡先にメモが関連付けられます。
   
6. ［次へ］をクリックします。
   
7. ［メモのインポート］ウィザードの［メモ情報］セクションで、Recruitの項目である［メモのタイトル］、［メモの内容］、［メール］（または選択したその他の一意の項目）を、シート内のインポート項目に関連付けます。
   
8. ［次へ］をクリックします。
   
9. ［関連付けの確認］ページで［インポート］をクリックします。メモがインポートされ、データの詳細ページに表示されます。
   

メモ

• メモをインポートできるようにするには、ユーザーの権限設定で次の権限を有効にする必要があります。
  
  • タブレベルの権限にあるメモの作成権限
    
  • 親のタブで有効になっているインポート権限
    
  • たとえば、ユーザーにメモの作成権限があっても、候補者のインポート権限がない場合、候補者のメモをインポートすることはできません。

インポートの履歴の表示

Zoho Recruitのアカウントで実行された活動のログを保持しておくと、常に役立ちます。データがいつ編集されたか、誰がデータを追加したかを確認できます。同様に、インポート活動のログでは、誰がデータをインポートしたか、いつインポートされたか、データが正常にインポートされたかどうかを把握できます。Zoho Recruitの［インポートの履歴］ページでは、インポート機能と移行機能を使用して最近インポートされたファイルを明確に確認できます。

インポートの履歴では、次の詳細も確認できます。

• インポートされたファイル名
  
• データのインポート先タブの名前
  
• データをインポートしたユーザーの名前
  
• インポート日時
  
• 追加、更新、スキップされたデータ数の詳細
  

［インポートの履歴］ページでは、次の操作を実行できます。

• インポートの詳細の確認
  
• インポートされたデータの確認
  
• データのインポートの取り消し
  

過去60日以内にインポートされたファイルが、インポートの履歴に表示されます。インポートの履歴の各項目では、追加、更新、スキップされたデータを表示できます。これらの詳細は、データがインポートされてから7日間のみ利用できます。その後は、追加、更新、スキップされたデータ数のみ確認できます。データが正常にインポートされず、インポートを元に戻したい場合は、30日以内であれば実行できます。それ以降は、インポート処理がロックされ、自動的に確定されます。 

利用条件
必要な権限：インポート権限を持つユーザーがこの機能にアクセスできます。

インポートの詳細の確認

ファイルがインポートされると、インポートの詳細がインポートの履歴に表示されます。これには、データがインポートされた日時、ファイルをインポートしたユーザーの名前、追加、更新、スキップされたデータ数の詳細、データがスキップされた理由に関する情報が含まれます。

インポートの詳細を確認するには：

1. ［設定］→［データ管理］→［データの移行］→［インポートの履歴］に移動します。
   すべてのインポート処理は、実行された日時とともに［インポートの履歴］ページに記録されます。
   
2. インポート中に追加されたデータを確認するには、［追加済み］をクリックします。
   インポートファイル内の項目が、各データの値とともに表示されます。
              
3. インポートで更新されたデータを確認するには、［更新済み］をクリックします。
   インポートファイル内の項目が、各データの値とともに表示されます。行番号を使用すると、インポートファイル内のデータを簡単に見つけることができます。
4. Zoho Recruitに追加されなかったデータを確認するには、［スキップ済み］をクリックします。
   インポートファイル内の項目が、データがインポートされなかった理由とともに表示されます。行番号を使用すると、インポートファイル内のデータを簡単に見つけることができます。
5. スキップしたデータとインポートされなかった理由のコピーをダウンロードするには、［エクスポート］をクリックします。
   

メモ

• インポートするファイル内の項目のうち、Zoho Recruitの項目に関連付けられた最初の5項目の詳細が、スキップしたデータの一覧に表示されます。残りの項目の詳細は、一覧をエクスポートすると確認できます。
  
• スキップしたデータをエクスポートすると、インポート処理中にZoho Recruitの項目に関連付けられたすべての項目と、データがスキップされた理由を含むCSVファイルを取得できます。ファイルに必要な変更を加えて、再度インポートできます。
  
• ［追加済み］ビューと［更新済み］ビューには、対象のタブの［すべてのデータ］一覧表示で利用可能な項目のみが表示されます。
  
• 追加および更新されたデータの数と、詳細一覧に表示されるデータの数が一致しない場合があります。この不一致が発生する理由は2つあります。
  
  • ユーザーがデータを手動で削除した
    
  • データを表示する権限がない

データのインポートの確定または取り消し

インポートから30日以内であれば、インポート処理を元に戻し、Zoho Recruitからインポートしたデータを削除できます。セキュリティ上の理由から、インポートされたデータが削除されないように、インポートしたデータをロックすることを推奨します。データのインポート後に［確定］オプションを使用すると、データをRecruitのアカウントに永続的に追加できます。

インポート操作を確定または取り消すには、次の手順を実行します。

1. ［設定］→［データ管理］→［データの移行］→［インポートの履歴］に移動します。
   インポートの履歴ページに、インポートのエントリーが一覧表示されます。
   
2. エントリーにカーソルを合わせます。次のいずれかを実行します。
   
   • クリックしてインポートを確定します。
     
   • ［このインポートの取り消し］リンクをクリックして、処理を元に戻し、インポートしたデータを削除します。

メモ

• 一度確定すると、インポートを元に戻すことはできません。
  
• インポートから30日が経過すると、インポート処理は自動的に確定されます。確定後は元に戻すことはできません。
  
• インポートした連絡先を元に戻すと、関連付けられているインポート済みの取引先も削除されます。
  
• インポートした取引先を削除すると、関連付けられているインポート済みの連絡先も削除されます。
  
• データのインポートに失敗した場合は、データの履歴に明確に表示されます。