営業時間の管理

営業時間の管理

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営業時間は、組織の稼働時間を定義するもので、通常は会社の所在地に基づきます。ただし、組織が複数の国に拠点を持つ場合、本社の営業時間が他のタイムゾーンの営業時間と一致しないことがあります。このような場合に対応できるよう、Zoho Recruit ではタイムゾーンごとにシフト時間を作成できます。

たとえば、組織が米国にあり、米国タイムゾーンでの営業時間が午前9時から午後5時だとしても、ヨーロッパ、日本、インドなど他国にもサービスを提供している場合は、それぞれのタイムゾーン用にシフト時間を作成できます。同様に、組織内の従業員が異なる時間帯（午後シフト、午前シフトなど）で勤務している場合は、その勤務時間に合わせてシフトを作成できます。さらに、拠点ごとに祝日リストを作成し、シフトに関連付けることもできます。
利用可能なユーザー
必要な権限
管理者プロファイルのユーザーがアクセスできます。

営業時間を設定する

営業時間を使用して、組織の稼働時間を定義します。組織の稼働時間に応じて、営業時間を 24/7 または 24/5 から選択できます。さらに、曜日ごとに異なる時間で運用している場合や、週末も稼働している場合は、要件に合わせて営業時間をカスタマイズできます。

営業時間を設定するには

  1. 設定> 全般> 会社情報> 営業時間 に移動します。
  2. 営業時間 ページで、営業時間を作成 をクリックします。
  3. 次の一覧から 営業時間 を選択します。
    a) 24時間 × 7日 - 会社が 24/7 で稼働している場合に選択します。 b) 24時間 × 5日 - 会社が 24/5 で稼働している場合に選択します。
    c) カスタム時間 - 営業日や営業時間をカスタマイズしたい場合に選択します。
    • 毎日同じ時間 - 組織の営業時間が毎日同じ場合に選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
    • 曜日ごとに異なる時間 - 組織の営業時間が曜日によって異なる場合に選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。

  4. 保存 をクリックします。
メモ
  • 営業時間をカスタマイズする際、「毎日同じ時間」「曜日ごとに異なる時間」のどちらの場合も、営業時間として 24時間 を選択できます。
  • 営業時間を設定する際、組織の週の開始曜日を指定できます。選択した曜日に基づき、「翌週」「今週」「先週」のデータがレポート、スマートフィルター、条件で集計されます。

シフトを作成してユーザーに割り当てる

異なるタイムゾーンや勤務時間で働くユーザー向けにシフトを作成できます。たとえば、あるユーザーが米国拠点の顧客を担当している場合は、米国タイムゾーン用のシフトを作成し、そのユーザーに割り当てることができます。また、業務上の必要に応じて、ユーザーをあるシフトから別のシフトへ異動させることもできます。異動の際は、すぐに異動するか、後日付で異動するかを選択できます。後日付での異動をスケジュールする場合は、最大6か月先までの日付を指定できます。

A) シフトを作成するには

  1. 設定 > 会社情報 > 営業時間 に移動します。
  2. シフト時間を作成 をクリックします。
  3. シフト時間を作成 ページで、シフト名 を入力します。
  4. ドロップダウンリストからタイムゾーンを選択します。
  5. シフト時間で、
    a) 毎日同じ時間 - シフト時間が毎日同じ場合に選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
    b) 曜日ごとに異なる時間 - シフト時間が曜日によって異なる場合に選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
  6. 保存 をクリックします。

B) シフトを割り当てるには

  1. 作成したシフトを編集します。
  2. 割り当て先 ドロップダウンリストからユーザーを選択します。
  3. 完了 をクリックし、続けて 保存 をクリックします。
メモ
  • 組織内で作成できるシフトは最大30件です。
  • 組織の営業時間を編集した結果、シフトの時間帯が営業時間外になってしまう場合は、シフト時間を編集するよう警告が表示されます。

休憩時間を追加する

各シフトに休憩時間を設定できます。これにより、そのシフト中のユーザーの空き状況を把握でき、空き時間を考慮してイベントを計画できます。また、休憩時間中にイベントが作成された場合は、ユーザーが不在であることを知らせるアラートが表示されます。

シフト時間と同様に、1週間の各曜日ごとに同じ休憩時間、または異なる休憩時間を設定できます。休憩時間を定義する前に、次の点に注意してください。

  • 1つのシフトに設定できる休憩時間は最大2つまでです。
  • 休憩時間は、シフト時間の範囲内で設定する必要があります。

休憩時間を追加するには

  1. シフト時間を定義した後、Break Hours に移動します。
       
  2. ドロップダウンリストから、Same hours every day （毎日同じ時間）または Different hours every day （毎日異なる時間）を選択します。
       
  3. ドロップダウンリストから時間を選択します。
  4. Done をクリックし、Save をクリックします。

休日リストを作成する

Zoho Recruit では、拠点ごとに休日リストを作成できます。各シフトには、任意の時点で1年につき1つの休日リストのみを関連付けることができます。休日リストは、当年分だけでなく、翌年分も作成できます。

A）休日リストを作成するには

  1. Setup > Company Details > Holidays に移動します。
  2. Holidays Details ページで、Create Holiday List をクリックします。
  3. Apply To Shift で、ドロップダウンリストから対象のシフトを選択します。
    （このオプションは、すでにシフトを作成している場合にのみ表示されます）
  4. ドロップダウンリストからYear を選択します。
  5. Holiday Name を入力し、カレンダーからDate を選択します。
    （プラスアイコンをクリックすると、休日を追加できます）
  6. Save をクリックします。


メモ
  • シフトを作成する前に休日リストを作成した場合、その後に作成されるすべてのシフトに、その休日リストが自動的に適用されます。

B）休日リストを編集するには

  1. Holiday Details ページで、編集する Holiday List を選択します。
  2. Edit List をクリックします。
  3. 休日を追加／削除するか、既存の休日の詳細を編集します。
  4. Save をクリックします。


カレンダーで不在としてマークする

Zoho Recruit のカレンダーで、特定の時間帯を自分の不在時間としてマークできます。これにより、その時間帯にイベントが作成された場合、ユーザーにあなたが不在であることが通知されます。

自分を不在としてマークするには

  1. 上部パネルのCalendar アイコンをクリックします。
  2. Date を選択し、Create をクリックします。
    または、対象の日付を右クリックしてもかまいません。
  3. Mark As Unavailable を選択します。
  4. ポップアップで、Date and Time を選択します。
  5. 必要に応じてComments を入力します。
  6. Saveをクリックします。
メモ
  • 他のサービス（Google カレンダーの同期など）からプライベートイベントをインポートした場合、それらは Recruit カレンダーでは「不在」イベントとして作成されます。

営業時間が他の Recruit 機能に与える影響

イベントの割り当て

ユーザーの空き状況に基づいてイベントを割り当てることができます。ユーザーが不在としてマークされている日、またはそのユーザーの勤務日ではない日にイベントを割り当てようとすると、別の日に予定を変更するようアラートが表示されます。イベントを別の日に再スケジュールすることも、ユーザーの空き状況に関係なくそのまま割り当てることもできます。