営業時間の管理

営業時間の管理

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営業時間は、組織の勤務時間を定義するもので、通常は会社の所在地に基づきます。ただし、組織が複数の国にオフィスを持つ場合、本社で採用している営業時間が他のタイムゾーンと一致しないことがあります。これに対応するため、Zoho Recruitでは、タイムゾーンごとにシフト時間を作成できます。

たとえば、組織が米国にあり、米国のタイムゾーンで営業時間が午前9時から午後5時までの場合でも、会社がヨーロッパ、日本、インドなど他の国にもサービスを提供している場合は、それらのタイムゾーン用にシフト時間を作成できます。同様に、組織内の従業員が異なる時間帯（午後シフト、朝シフト）で仕事をしている場合は、その勤務時間に応じたシフトを作成できます。また、場所ごとに祝休日リストを作成し、シフトに関連付けることもできます。
利用条件
必要な権限
管理者プロフィールのユーザーがアクセスできます。

営業時間の設定

営業時間を使用して、組織の勤務時間を定義します。組織の勤務時間に応じて、営業時間を24時間365日または週5日24時間から選択できます。また、組織が日ごとに異なる時間で営業している場合や週末も業務を行っている場合は、要件に合わせて営業時間をカスタマイズできます。

営業時間を設定するには

  1. ［設定］→［一般］→［組織情報］→［営業時間］に移動します。
  2. ［営業時間］ページで、［営業時間を作成］をクリックします。
  3. 次の一覧から［営業時間］を選択します。
    a) ［24時間×7日］-会社が24時間365日営業している場合は、このオプションを選択します。b) ［24時間×5日］-会社が週5日24時間営業している場合は、このオプションを選択します。
    c) ［カスタム時間］-営業日または営業時間をカスタマイズする場合は、このオプションを選択します。
    • ［毎日同じ時間］-組織の営業時間が毎日同じ場合は、このオプションを選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
    • ［毎日異なる時間］-組織の営業時間が日ごとに異なる場合は、このオプションを選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。

  4. ［保存］をクリックします。
メモ
  • 営業時間をカスタマイズする際、毎日同じ時間と毎日異なる時間の両方で、営業時間を24時間として選択できます。
  • 営業時間の設定時に、組織の週の開始日を特定の日に設定できます。選択した日に基づいて、翌週、今週、先週のデータがレポート、スマートフィルター、条件で使用されます。

シフトの作成とユーザーへの割り当て

異なるタイムゾーンや時間帯で仕事をするユーザー向けに、シフトを作成できます。たとえば、ユーザーが米国を拠点とするクライアントを担当している場合、米国のタイムゾーン用のシフトを作成し、そのユーザーに割り当てることができます。また、業務上の必要に応じて、ユーザーをあるシフトから別のシフトへ移行できます。移行する際は、ユーザーを今すぐ移行するか、後日に移行するかを選択できます。後日に移行を予定する場合は、最大6か月先までの日付を選択できます。

A) シフトを作成するには

  1. ［設定］→［組織情報］→［営業時間］に移動します。
  2. ［シフト時間を作成］をクリックします。
  3. ［シフト時間を作成］ページで、［シフト名］を入力します。
  4. ドロップダウンリストからタイムゾーンを選択します。
  5. シフト時間では、
    a) ［毎日同じ時間］-シフト時間が毎日同じ場合は、このオプションを選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
    b) ［毎日異なる時間］-シフト時間が日ごとに異なる場合は、このオプションを選択し、ドロップダウンリストから時間を選択します。
  6. ［保存］をクリックします。

B) シフトを割り当てるには

  1. 作成したシフトを編集します。
  2. ［割り当て先］ドロップダウンリストからユーザーを選択します。
  3. ［完了］をクリックしてから、［保存］をクリックします。
メモ
  • 組織内で最大30件のシフトを作成できます。
  • 組織の営業時間を編集した結果、シフトの時間が営業時間内に収まらない場合は、それに応じてシフト時間を編集するよう通知されます。

休憩時間の追加

各シフトに休憩時間を含めることで、特定のシフトにおけるユーザーの対応可能状況を把握できます。これにより、ユーザーの対応可能状況を考慮して予定を計画できます。また、休憩時間中に予定が作成された場合は、ユーザーが対応不可であることを通知するアラートが表示されます。

シフト時間と同様に、週の各日に対して毎日同じ時間または毎日異なる時間の休憩時間を選択できます。休憩時間を定義する前に考慮すべき重要なポイントは次のとおりです。

  • 1件のシフトには、最大2件の休憩時間を設定できます。
  • 休憩時間は、シフト時間内に収まっている必要があります。

休憩時間を追加するには

  1. シフト時間を定義した後、［休憩時間］に移動します。
       
  2. ドロップダウンの一覧から、［毎日同じ時間］または［毎日異なる時間］を選択します。
       
  3. ドロップダウンの一覧から時間を選択します。
  4. ［完了］、［保存する］の順にクリックします。

祝休日の一覧の作成

Zoho Recruitでは、場所に応じて祝休日の一覧を作成できます。各シフトには、特定の時点で1年につき1件の祝休日の一覧のみ関連付けることができます。現在の年と翌年の祝休日の一覧を作成できます。

A）祝休日の一覧を作成するには

  1. ［設定］→［組織情報］→［祝休日］に移動します。
  2. 祝休日の詳細ページで、［祝休日の一覧を作成］をクリックします。
  3. ［シフトに適用する］で、ドロップダウンの一覧からシフトを選択します。
    （このオプションは、すでにシフトを作成している場合にのみ表示されます）
  4. ドロップダウンの一覧から［年］を選択します。
  5. ［祝休日の名前］を入力し、カレンダーから［日付］を選択します。
    （さらに祝休日を追加するには、プラスアイコンをクリックします）
  6. ［保存する］をクリックします。


メモ
  • シフトを作成する前に祝休日の一覧を作成した場合、その祝休日の一覧は、後から作成されるすべてのシフトに標準で適用されます。

B）祝休日の一覧を編集するには

  1. 祝休日の詳細ページで、祝休日の一覧を選択します。
  2. ［一覧を編集］をクリックします。
  3. 祝休日を追加／削除するか、既存の祝休日の詳細を編集します。
  4. ［保存する］をクリックします。


カレンダーでの対応不可の設定

Zoho Recruitのカレンダーで、1日の特定の時間帯を対応不可に設定できます。これにより、その時間帯に予定が作成された場合に、ユーザーに自分が対応不可であることが通知されます。

自分を対応不可に設定するには

  1. 上部パネルの［カレンダー］アイコンをクリックします。
  2. ［日付］→［作成する］を選択します。
    または、特定の日付を右クリックすることもできます。
  3. ［対応不可に設定］を選択します。
  4. ポップアップで、［日時］を選択します。
  5. 必要に応じて、［コメント］を入力します。
  6. ［保存する］をクリックします。
メモ
  • その他のソース（Google カレンダーの同期）から非公開の予定がインポートされた場合、それらはRecruitのカレンダーで「対応不可」の予定として作成されます。

営業時間がRecruitの他の機能に与える影響

予定の割り当て

ユーザーの対応可能状況に基づいて、予定をユーザーに割り当てることができます。ユーザーが対応不可に設定されている日、またはユーザーの勤務日ではない日に予定が割り当てられた場合は、予定を別の日に再設定するようアラートが表示されます。ユーザーの対応可能状況に関係なく、予定を再設定するか、そのまま割り当てることができます。